Politique relative aux étudiants disparus et introuvables

Politique relative aux étudiants disparus et introuvables

1. Portée et objectif

Cette politique s'applique à tous les étudiants inscrits aux programmes Language in Action de tous les centres du Royaume-Uni. Elle établit des procédures claires pour répondre à toute situation dans laquelle un étudiant ne peut être localisé, que ce soit lors d'excursions hors site, de séances académiques sur site ou en milieu résidentiel.

Des dispositions spécifiques s'appliquent aux étudiants de moins de 18 ans, pour lesquels Language in Action assume la responsabilité quasi-parentale pendant la durée de leur programme.

Cette politique fonctionne conjointement et en subordination à la politique de sauvegarde et de prévention du Groupe et à l'addendum LiA. Tout incident déclenchant cette procédure doit également être évalué dans le cadre de la politique de sauvegarde par le DSL.

Cette politique est incluse dans le manuel du personnel et le manuel de l'enseignant. Compte tenu du caractère saisonnier de tout le personnel du centre, cette politique et ses procédures constituent un élément obligatoire du programme d'intégration d'avant-saison. Aucun membre du personnel ne peut assumer de responsabilité de supervision pour les étudiants avant d'avoir terminé l'intégration. Les procédures clés sont également communiquées à tous les étudiants et aux chefs de groupe des agences à leur arrivée.

2. Cadre législatif et réglementaire

Cette politique est éclairée par et doit être lue conjointement avec les éléments suivants :

• Loi sur les enfants de 1989 et 2004 — devoir de diligence et bien-être des enfants
• Travailler ensemble pour protéger les enfants (2023) — cadre multi-agences de protection
• RGPD du Royaume-Uni et Data Protection Act 2018 — base légale du traitement des données personnelles lors d'incidents, y compris la notification aux parents
• Cadre d'accréditation du British Council — critères de protection S1–S8
• Keeping Children Safe in Education (KCSIE) septembre 2025 (remplaçant KCSIE 2024)
• La loi sur l'éducation de 2002 (sections 157 et 175)

3. Structure de gestion et rôles

Personnel du centre (saisonnier)

Structure de protection

Chefs de groupe d'agence

Les responsables de groupe de l'Agence ont une responsabilité partagée de surveillance envers les étudiants de leur groupe lors des activités organisées par LiA. Cependant, la responsabilité ultime en matière de protection lors de toute activité LiA incombe au membre du personnel LiA concerné mentionné ci-dessus, quelle que soit la présence du responsable de groupe. Pour les étudiants inscrits individuellement sans responsable de groupe accompagnant, la pleine responsabilité de surveillance incombe au personnel de LiA à tout moment.

4. Prévention et préparation

Avant toute excursion, le Coordonnateur de Tour doit s'assurer que les étudiants et les Chefs de groupe de l'agence sont pleinement informés de l'itinéraire. Dans la mesure du possible, un dépliant avec les détails de l'itinéraire est distribué aux Chefs de groupe de l'agence et aux étudiants individuels.

Tous les étudiants doivent être informés à leur arrivée de :

• Le lieu de rendez-vous désigné pour chaque type d'activité
• Que faire en cas de séparation du groupe (voir Section 5.A)
• Le numéro d'urgence de LiA
• L'obligation de porter sa carte d'identité avec cordon en tout temps et en toutes circonstances

Les guides touristiques et les responsables de groupe d'agence doivent effectuer des comptages réguliers lors des excursions. Un guide touristique principal désigné est responsable des comptages au départ du centre, à l'arrivée à la destination, avant et après toute séparation du groupe, et au retour, avec une réconciliation de fin d'excursion enregistrée dans le journal de bien-être quotidien du centre. Les responsables du campus doivent appliquer la même pratique lors de toutes les activités sur site et résidentielles.

5. Procédures par contexte

Dans tous les contextes, pendant que les tentatives de contact se poursuivent, le personnel procède à une recherche systématique du dernier lieu connu de l'élève et de ses environs immédiats. En dehors des heures de bureau, lorsque le responsable du centre est indisponible, le directeur adjoint de la protection des données en service exécute les étapes du responsable du centre ci-dessous.

1. En excursion

Actions immédiates – à suivre par l'étudiant en cas de séparation :

• Appelez leur agence Chef de groupe (ou un ami de confiance en groep)
• Rendez-vous au point de rencontre désigné et attendez
• Appeler le numéro d'urgence de la LiA
• Trouvez un officier de police et présentez votre identification d'étudiant de la "Language in Action" (carte d'identité avec cordon).

Actions immédiates – personnel :

Dès qu'un étudiant est signalé ou remarqué comme manquant, le Guide Touristique doit immédiatement contacter le Coordinateur Touristique et le Directeur du Centre, et continuer à tenter de contacter l'étudiant par téléphone portable. Si l'étudiant appartient à un groupe, le Guide Touristique doit également contacter le Chef de Groupe de l'agence et l'impliquer dans la recherche.

Si le groupe doit partir avant que l'élève ne soit retrouvé, le chef de groupe de l'élève et au moins un guide touristique doivent rester au point de rencontre. Les étudiants restants partent avec les autres guides touristiques. Les rapports de supervision entre le personnel et les étudiants doivent être maintenus à tout moment ; du personnel supplémentaire doit être demandé si nécessaire.

1. Sur site — Pendant les cours

Si un étudiant de moins de 18 ans ne s'inscrit pas aux cours, l'enseignant doit en informer immédiatement le directeur des études et le responsable du centre.

Le responsable du Centre tentera de contacter l'étudiant par téléphone portable. Si l'étudiant fait partie d'un groupe, le chef de groupe de l'agence sera contacté à sa place. Le personnel du logement étudiant sera également alerté sans délai.

1. Sur Site – Activités du soir et non académiques

Si un étudiant ne revient pas d'une activité en soirée ou d'une activité non académique organisée sur le campus, ou s'il ne s'y présente pas, les responsables de campus doivent en informer immédiatement le coordinateur de campus, qui se chargera d'avertir le directeur du centre.

Le responsable du centre tentera de contacter l'étudiant par téléphone portable, ou le responsable du groupe de l'agence si l'étudiant fait partie d'un groupe.

1. En résidence

Règles relatives au couvre-feu pour les élèves de moins de 18 ans :

• Du dimanche au jeudi : 22:30
• Les vendredis et samedis : 23 h 00

Si un étudiant ne revient pas après ses activités de l'après-midi ou du soir, ou s'il ne respecte pas le couvre-feu, les responsables du campus doivent en informer immédiatement le coordinateur du campus et le directeur du centre. Le directeur du centre tentera alors de contacter directement l'étudiant par téléphone portable, ou le responsable du groupe de l'organisme concerné si l'étudiant voyage en groupe.

Language in Action ne propose ni ne fait la promotion de séjours en famille d'accueil pour le moment. Si cette situation venait à changer à l'avenir, cette politique serait mise à jour en conséquence.

6. Tenue de registres

Tout incident impliquant un élève disparu ou dont on ignore où il se trouve doit être consigné dans le registre des incidents du centre et dans le registre de protection des mineurs du groupe dans les 24 heures suivant la résolution de l'incident. Le registre doit comporter les éléments suivants :

• Date, heure et contexte de l'incident
• Informations sur l'étudiant (nom, âge, appartenance à un groupe, le cas échéant)
• Chronologie des mesures prises et des contacts établis
• Résultat et délai de résolution
• Mesures de suivi ou orientation vers d'autres services

Chaque incident est également consigné dans le registre quotidien du bien-être du centre, lequel est visé par le directeur à la fin de chaque journée afin que tous les élèves de moins de 18 ans soient recensés.

Les dossiers doivent être conservés pendant au moins 7 ans, ou jusqu'à ce que l'élève atteigne l'âge de 25 ans s'il avait moins de 18 ans au moment des faits, conformément au RGPD britannique et aux bonnes pratiques en matière de protection de l'enfance.

7. Revue post-incident

À la suite de tout incident ayant donné lieu à l'intervention de la police, ou de tout incident jugé grave par le DSL, un débriefing post-incident doit être organisé dans un délai de 5 jours ouvrables. Ce débriefing doit :

• Identifier les lacunes ou les défaillances de la procédure
• Plan d'action écrit où des améliorations sont requises
• À classer avec le registre des incidents du Centre
• Être revu par le Directeur du Centre et le DSL

Lorsqu’une tendance se dégage des incidents survenus dans plusieurs centres, les conclusions doivent être transmises au coordinateur du groupe chargé de la protection et de la prévention afin que la politique soit réexaminée au niveau du groupe.