Politique relative aux étudiants disparus et introuvables

Politique relative aux étudiants disparus et introuvables

1. Scope and Purpose

This policy applies to all students enrolled in Language in Action programmes across all UK centres. It establishes clear procedures for responding to any situation in which a student cannot be accounted for, whether during off-site excursions, on-site academic sessions, or residential settings.

Des dispositions spécifiques s'appliquent aux étudiants de moins de 18 ans, pour lesquels Language in Action assume la responsabilité quasi-parentale pendant la durée de leur programme.

Cette politique fonctionne conjointement et en subordination à la politique de sauvegarde et de prévention du Groupe et à l'addendum LiA. Tout incident déclenchant cette procédure doit également être évalué dans le cadre de la politique de sauvegarde par le DSL.

Cette politique est incluse dans le manuel du personnel et le manuel de l'enseignant. Compte tenu du caractère saisonnier de tout le personnel du centre, cette politique et ses procédures constituent un élément obligatoire du programme d'intégration d'avant-saison. Aucun membre du personnel ne peut assumer de responsabilité de supervision pour les étudiants avant d'avoir terminé l'intégration. Les procédures clés sont également communiquées à tous les étudiants et aux chefs de groupe des agences à leur arrivée.

2. Legislative and Regulatory Framework

Cette politique est éclairée par et doit être lue conjointement avec les éléments suivants :

• Loi sur les enfants de 1989 et 2004 — devoir de diligence et bien-être des enfants
• Travailler ensemble pour protéger les enfants (2023) — cadre multi-agences de protection
• RGPD du Royaume-Uni et Data Protection Act 2018 — base légale du traitement des données personnelles lors d'incidents, y compris la notification aux parents
• Cadre d'accréditation du British Council — critères de protection S1–S8
• Keeping Children Safe in Education (KCSIE) septembre 2025 (remplaçant KCSIE 2024)
• La loi sur l'éducation de 2002 (sections 157 et 175)

3. Management Structure and Roles

Personnel du centre (saisonnier)

Safeguarding structure

Chefs de groupe d'agence

Agency Group Leaders hold shared duty of care for students within their group during LiA-organised activities. However, ultimate safeguarding responsibility during any LiA activity rests with the relevant LiA staff member listed above, regardless of the GL’s presence. For individually enrolled students with no accompanying GL, full duty of care rests with LiA staff at all times.

4. Prevention and Preparedness

Avant toute excursion, le Coordonnateur de Tour doit s'assurer que les étudiants et les Chefs de groupe de l'agence sont pleinement informés de l'itinéraire. Dans la mesure du possible, un dépliant avec les détails de l'itinéraire est distribué aux Chefs de groupe de l'agence et aux étudiants individuels.

Tous les étudiants doivent être informés à leur arrivée de :

• Le lieu de rendez-vous désigné pour chaque type d'activité
• Que faire en cas de séparation du groupe (voir Section 5.A)
• Le numéro d'urgence de LiA
• L'obligation de porter sa carte d'identité avec cordon en tout temps et en toutes circonstances

Tour Guides and agency Group Leaders must conduct regular head counts during excursions. A named primary Tour Guide is accountable for head counts at departure from the centre, on arrival at the destination, before and after any group split, and on return, with end-of-excursion reconciliation recorded in the centre’s Daily Welfare Log. Campus Leaders must apply the same practice during all on-site and residential activities.

5. Procedures by Context

In all contexts, while contact attempts continue, staff conduct a systematic search of the student’s last known location and the immediate area. Out of hours, where the Centre Manager is unavailable, the on-rota Deputy DSL executes the Centre Manager’s steps below.

1. On Excursion

Immediate actions – student to follow if separated:

• Appelez leur agence Chef de groupe (ou un ami de confiance en groep)
• Rendez-vous au point de rencontre désigné et attendez
• Appeler le numéro d'urgence de la LiA
• Trouvez un officier de police et présentez votre identification d'étudiant de la "Language in Action" (carte d'identité avec cordon).

Immediate actions – staff:

Dès qu'un étudiant est signalé ou remarqué comme manquant, le Guide Touristique doit immédiatement contacter le Coordinateur Touristique et le Directeur du Centre, et continuer à tenter de contacter l'étudiant par téléphone portable. Si l'étudiant appartient à un groupe, le Guide Touristique doit également contacter le Chef de Groupe de l'agence et l'impliquer dans la recherche.

If the group must depart before the student is located, the student’s agency Group Leader and at least one Tour Guide must remain at the meeting point. The remaining students leave with the other Tour Guides. Staff-to-student supervision ratios must be maintained at all times; additional staff must be requested if needed.

1. On Site — During Classes

Si un étudiant de moins de 18 ans ne s'inscrit pas aux cours, l'enseignant doit en informer immédiatement le directeur des études et le responsable du centre.

The Centre Manager will attempt to contact the student by mobile phone. If the student is part of a group, the agency Group Leader is contacted instead. Staff at the student’s accommodation will also be alerted without delay.

1. On Site – Evening and Non-Academic Activities

Si un étudiant ne revient pas d'une activité en soirée ou d'une activité non académique organisée sur le campus, ou s'il ne s'y présente pas, les responsables de campus doivent en informer immédiatement le coordinateur de campus, qui se chargera d'avertir le directeur du centre.

Le responsable du centre tentera de contacter l'étudiant par téléphone portable, ou le responsable du groupe de l'agence si l'étudiant fait partie d'un groupe.

1. In Residence

Règles relatives au couvre-feu pour les élèves de moins de 18 ans :

• Sunday to Thursday: 22:30
• Les vendredis et samedis : 23 h 00

Si un étudiant ne revient pas après ses activités de l'après-midi ou du soir, ou s'il ne respecte pas le couvre-feu, les responsables du campus doivent en informer immédiatement le coordinateur du campus et le directeur du centre. Le directeur du centre tentera alors de contacter directement l'étudiant par téléphone portable, ou le responsable du groupe de l'organisme concerné si l'étudiant voyage en groupe.

Language in Action ne propose ni ne fait la promotion de séjours en famille d'accueil pour le moment. Si cette situation venait à changer à l'avenir, cette politique serait mise à jour en conséquence.

6. Record Keeping

Tout incident impliquant un élève disparu ou dont on ignore où il se trouve doit être consigné dans le registre des incidents du centre et dans le registre de protection des mineurs du groupe dans les 24 heures suivant la résolution de l'incident. Le registre doit comporter les éléments suivants :

• Date, heure et contexte de l'incident
• Informations sur l'étudiant (nom, âge, appartenance à un groupe, le cas échéant)
• Chronologie des mesures prises et des contacts établis
• Résultat et délai de résolution
• Mesures de suivi ou orientation vers d'autres services

Every incident is also reflected in the centre’s Daily Welfare Log, which the Centre Manager signs off at the end of each day so that every student under 18 is accounted for.

Les dossiers doivent être conservés pendant au moins 7 ans, ou jusqu'à ce que l'élève atteigne l'âge de 25 ans s'il avait moins de 18 ans au moment des faits, conformément au RGPD britannique et aux bonnes pratiques en matière de protection de l'enfance.

7. Post-Incident Review

À la suite de tout incident ayant donné lieu à l'intervention de la police, ou de tout incident jugé grave par le DSL, un débriefing post-incident doit être organisé dans un délai de 5 jours ouvrables. Ce débriefing doit :

• Identifier les lacunes ou les défaillances de la procédure
• Plan d'action écrit où des améliorations sont requises
• À classer avec le registre des incidents du Centre
• Être revu par le Directeur du Centre et le DSL

Lorsqu’une tendance se dégage des incidents survenus dans plusieurs centres, les conclusions doivent être transmises au coordinateur du groupe chargé de la protection et de la prévention afin que la politique soit réexaminée au niveau du groupe.