Politica sugli studenti scomparsi e non documentati

Politica sugli studenti scomparsi e non documentati

1. Ambito e scopo

Questa politica si applica a tutti gli studenti iscritti ai programmi Language in Action in tutti i centri del Regno Unito. Stabilisce procedure chiare per rispondere a qualsiasi situazione in cui uno studente non possa essere rintracciato, sia durante le escursioni fuori sede, le sessioni accademiche in sede o nei contesti residenziali.

Disposizioni specifiche si applicano agli studenti minorenni, per i quali Language in Action ha un dovere di custodia in loco parentis per la durata del loro programma.

Questa politica opera in congiunzione e in subordinazione alla Politica di Tutela e Prevenzione del Gruppo e all'addendum LiA. Qualsiasi incidente che attivi questa procedura deve essere valutato anche ai sensi della Politica di Tutela dal DSL.

Questa politica è inclusa nel Manuale del Personale e nel Manuale degli Insegnanti. Data la natura stagionale di tutto il personale a livello di centro, questa politica e le sue procedure costituiscono una componente obbligatoria del programma di induzione pre-stagionale. Nessun membro del personale può assumere responsabilità di supervisione per gli studenti prima di completare l'induzione. Le procedure chiave vengono inoltre comunicate a tutti gli studenti e ai Capi Gruppo delle agenzie all'arrivo.

2. Quadro legislativo e normativo

Questa policy è informata e deve essere letta insieme ai seguenti documenti:

• Children Act 1989 e 2004 — dovere di diligenza e benessere dei bambini
• Lavorare insieme per proteggere i bambini (2023) — quadro di salvaguardia multi-agenzia
• Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito e Data Protection Act 2018 - base giuridica per il trattamento dei dati personali durante gli incidenti, inclusa la notifica ai genitori
• British Council Accreditation Framework — criteri di salvaguardia S1-S8
• Protezione dei bambini nell'educazione (KCSIE) settembre 2025 (sostituisce KCSIE 2024)
• Il "Education Act 2002" (articoli 157 e 175)

3. Struttura e Ruoli di Gestione

Personale di centro (stagionale)

Struttura di salvaguardia

Responsabili Gruppo Agenzia

I Leader di Gruppo dell'Agenzia hanno una responsabilità condivisa nei confronti degli studenti all'interno del loro gruppo durante le attività organizzate da LiA. Tuttavia, la responsabilità ultima di salvaguardia durante qualsiasi attività LiA ricade sul membro del personale LiA pertinente sopra elencato, indipendentemente dalla presenza del Leader di Gruppo. Per gli studenti iscritti individualmente senza un Leader di Gruppo accompagnatore, la piena responsabilità di salvaguardia ricade sul personale LiA in ogni momento.

4. Prevenzione e Preparazione

Prima di qualsiasi escursione, il Coordinatore del Tour deve assicurarsi che gli studenti e i Capi Gruppo dell'agenzia siano completamente informati sull'itinerario. Ove possibile, viene distribuito un opuscolo con i dettagli dell'itinerario ai Capi Gruppo dell'agenzia e ai singoli studenti.

Tutti gli studenti devono essere informati all'arrivo di:

• Il punto di ritrovo designato per ogni tipo di attività
• Cosa fare se ci si separa dal gruppo (vedere Sezione 5.A)
• Il numero di emergenza della LiA
• L'obbligo di portare sempre e in qualsiasi contesto il proprio badge identificativo con cordino

Le Guide Turistiche e i Capi Gruppo delle agenzie devono effettuare conteggi regolari durante le escursioni. Una Guida Turistica primaria designata è responsabile dei conteggi alla partenza dal centro, all'arrivo a destinazione, prima e dopo ogni eventuale divisione del gruppo e al rientro, con riconciliazione di fine escursione registrata nel Registro Benessere Giornaliero del centro. I Capi Campus devono applicare la stessa pratica durante tutte le attività in sede e residenziali.

5. Procedure per Contesto

In tutti i contesti, mentre continuano i tentativi di contatto, il personale effettua una ricerca sistematica dell'ultima posizione nota dello studente e dell'area circostante. Fuori orario, quando il Centre Manager non è disponibile, il Deputy DSL reperibile esegue i passaggi del Centre Manager descritti di seguito.

1. In gita

Azioni immediate – studente da seguire in caso di separazione:

• Chiama il loro referente di agenzia (o un amico fidato nel gruppo)
• Vai al punto di incontro stabilito e attendi
• Chiamare il numero di emergenza LiA
• Trova un agente di polizia e mostra l'identificazione come studente di Language in Action (tesserino con cordino)

Azioni immediate – personale:

Non appena uno studente viene segnalato o notato assente, la Guida Turistica deve contattare immediatamente il Coordinatore del Tour e il Responsabile del Centro, e continuare a tentare di contattare lo studente tramite telefono cellulare. Se lo studente appartiene a un gruppo, la Guida Turistica deve anche contattare il Capogruppo dell'agenzia e coinvolgerlo nelle ricerche.

Se il gruppo deve partire prima che lo studente venga localizzato, il Group Leader dello studente e almeno una Guida Turistica devono rimanere nel punto di incontro. Gli studenti rimanenti partono con le altre Guide Turistiche. I rapporti di supervisione tra lo staff e gli studenti devono essere mantenuti in ogni momento; se necessario, deve essere richiesto personale aggiuntivo.

1. In Sede — Durante le Lezioni

Se uno studente minorenne non partecipa alla registrazione della classe, l'insegnante deve informare immediatamente il DoS e il Centre Manager.

Il Centro Manager tenterà di contattare lo studente tramite telefono cellulare. Se lo studente fa parte di un gruppo, verrà contattato il Responsabile di gruppo dell'agenzia. Anche il personale dell'alloggio dello studente verrà avvisato senza indugio.

1. In Sede – Attività serali e non accademiche

Se uno studente non rientra o non si presenta a un'attività serale o non accademica in loco, i Responsabili del Campus devono informare immediatamente il Coordinatore del Campus, il quale ne darà avviso al Responsabile del Centro.

Il responsabile del centro tenterà di contattare lo studente tramite telefono cellulare, o il capogruppo dell'agenzia se lo studente fa parte di un gruppo.

1. In Residence

Regole sul coprifuoco per studenti minorenni:

• domenica a giovedì: 22:30
• Venerdì e Sabato: 23:00

Se uno studente non rientra dopo le attività pomeridiane o serali, o non rispetta l'orario di rientro, i Responsabili del Campus devono informare immediatamente il Coordinatore del Campus e il Direttore del Centro. Il Direttore del Centro tenterà quindi di contattare direttamente lo studente tramite telefono cellulare, o il Gruppo Leader dell'agenzia pertinente qualora lo studente viaggi come parte di un gruppo.

Language in Action non offre attualmente né pubblicizza vitto e alloggio presso famiglie ospitanti. Qualora ciò cambiasse in futuro, questa politica sarà aggiornata di conseguenza.

6. Tenuta dei registri

Tutti gli incidenti riguardanti uno studente scomparso o non rintracciabile devono essere registrati nell'Archivio Incidenti del Centro e nel Registro di Tutela del Gruppo entro 24 ore dalla risoluzione. Il registro deve includere:

• Data, ora e contesto dell'incidente
• Dettagli studente (nome, età, affiliazione di gruppo se applicabile)
• Cronologia delle azioni intraprese e dei contatti effettuati
• Esito e tempo di risoluzione
• Eventuali passi successivi o rinvii

Ogni incidente viene anche registrato nel registro giornaliero del centro, che il responsabile del centro firma alla fine di ogni giornata in modo che ogni studente di età inferiore ai 18 anni sia contato.

I registri devono essere conservati per un minimo di 7 anni, o fino a quando lo studente non compie 25 anni se minorenne al momento dell'incidente, in linea con il GDPR del Regno Unito e le migliori pratiche per la salvaguardia dei minori.

7. Revisione post-incidente

A seguito di qualsiasi incidente per il quale siano state contattate le forze dell'ordine, o di qualsiasi incidente ritenuto grave dal DSL, deve essere condotta una debriefing post-incidente entro 5 giorni lavorativi. La debriefing deve:

• Identifica eventuali lacune o falle nella procedura
• Piano d'azione scritto dove sono necessari miglioramenti
• Essere archiviato insieme al Rapporto sugli Incidenti del Centro
• Essere revisionato dal Responsabile del Centro e dal DSL

Dove viene identificato un modello di incidenti tra i centri, i risultati devono essere segnalati al Responsabile del Gruppo per la Salvaguardia e la Prevenzione per la revisione delle politiche a livello di gruppo.