Политика отсутствующих и неучтенных студентов

Политика отсутствующих и неучтенных студентов

1. Область применения и назначение

Настоящая политика применяется ко всем студентам, зачисленным на программы "Language in Action" во всех центрах Великобритании. Она устанавливает четкие процедуры реагирования на любые ситуации, когда студент не может быть найден, будь то во время выездных экскурсий, академических занятий на территории учебного заведения или в условиях проживания.

К студентам младше 18 лет применяются особые положения, поскольку Language in Action несет ответственность за них в качестве родителя на время их обучения по программе.

Данная политика действует совместно и подчиняется групповой Политике по защите детей и предотвращению радикализации, а также дополнительному документу LiA. Любой инцидент, требующий применения данной процедуры, также должен быть оценен в соответствии с Политикой по защите детей, назначенным ответственным лицом по защите детей (DSL).

Эта политика включена в Справочник для сотрудников и Справочник для учителей. Учитывая сезонный характер работы всего персонала центра, данная политика и связанные с ней процедуры являются обязательным компонентом программы вводного инструктажа перед сезоном. Ни один сотрудник не может нести надзорную ответственность за студентов до завершения вводного инструктажа. Ключевые процедуры также сообщаются всем студентам и руководителям групп агентств по прибытии.

2. Законодательная и нормативная база

Настоящая политика основана на следующем и должна толковаться вместе с ним:

• Закон о детях 1989 и 2004 гг. — обязанность заботы и благополучие детей
• Совместная работа по защите детей (2023) — межведомственная система защиты
• Регламент ЕС по защите данных (UK GDPR) и Закон о защите данных 2018 года — законные основания для обработки персональных данных в случае инцидентов, включая уведомление родителей
• Британский Совет. Критерии аккредитации — критерии обеспечения безопасности S1–S8
• Безопасность детей в образовании (KCSIE) сентябрь 2025 года (заменяет KCSIE 2024 года)
• Закон об образовании 2002 года (разделы 157 и 175)

3. Структура управления и роли

Сотрудники центра (сезонные)

Структура обеспечения безопасности

Группы руководителей агентств

Руководители групп несут совместную ответственность за студентов в своей группе во время мероприятий, организованных LiA. Однако, полная ответственность за обеспечение безопасности во время любого мероприятия LiA лежит на соответствующем сотруднике LiA, указанном выше, независимо от присутствия руководителя группы. Для студентов, зачисленных индивидуально без сопровождающего руководителя группы, полная ответственность за уход лежит на сотрудниках LiA в любое время.

4. Профилактика и готовность

Перед любой экскурсией координатор тура должен убедиться, что студенты и руководители групп агентства полностью ознакомлены с маршрутом. По возможности, листовка с подробностями маршрута распространяется среди руководителей групп агентства и отдельных студентов.

Все студенты должны быть проинформированы по прибытии о:

• Место встречи, назначенное для каждого типа мероприятия
• Что делать, если вы отстали от группы (см. раздел 5.A)
• Номер экстренной связи LiA
• Требование всегда и при любых обстоятельствах носить с собой пропуск на шнурке

Ответственные гиды и руководители групп агентств должны регулярно проводить перекличку во время экскурсий. Персонально назначенный главный гид несет ответственность за перекличку при отправлении из центра, по прибытии к месту назначения, до и после любого разделения группы, а также по возвращении, с завершающей сверкой по окончании экскурсии, зафиксированной в Журнале ежедневного благополучия центра. Руководители кампуса должны применять ту же практику во время всех мероприятий на месте и в резиденции.

5. Процедуры по контексту

Во всех случаях, пока предпринимаются попытки связаться, персонал проводит систематический поиск последнего известного местоположения учащегося и прилегающей территории. В нерабочее время, когда руководитель Центра недоступен, назначенный заместителем директора по безопасности (DSL) сотрудник выполняет шаги руководителя Центра, указанные ниже.

1. На экскурсии

Немедленные действия – что делать студенту, если он потерялся:

• Позвоните руководителю их агентства (или надежному другу в группе)
• Идите в назначенное место сбора и ждите
• Позвоните по номеру экстренной службы LiA
• Найдите офицера полиции и предъявите удостоверение студента "Language in Action" (бейджик на шнурке)

Немедленные действия – персонал:

Как только студент будет заявлен как пропавший или замечен пропавшим, Гид по туру должен немедленно связаться с Координатором тура и Менеджером центра, а также продолжать пытаться связаться со студентом по мобильному телефону. Если студент принадлежит к группе, Гид по туру также должен связаться с Руководителем группы агентства и вовлечь его в поиск.

Если группа должна уехать до обнаружения студента, руководитель группы студента и по крайней мере один сопровождающий должны остаться в месте встречи. Остальные студенты уезжают с другими сопровождающими. Отношение количества персонала к количеству студентов должно поддерживаться постоянно; при необходимости следует запросить дополнительный персонал.

1. На территории — Во время занятий

Если учащийся до 18 лет не явился на регистрацию, преподаватель должен немедленно уведомить руководителя учебной программы и директора центра.

Менеджер центра попытается связаться со студентом по мобильному телефону. Если студент является частью группы, вместо этого будет связываться руководитель группы агентства. Сотрудники места проживания студента также будут немедленно уведомлены.

1. На территории – Вечерние и внеучебные мероприятия

Если студент не возвращается или не появляется на вечернем или неакадемическом мероприятии на территории кампуса, руководители кампуса должны немедленно уведомить координатора кампуса, который, в свою очередь, уведомит руководителя центра.

Менеджер центра попытается связаться со студентом по мобильному телефону или с руководителем группы агентства, если студент является частью группы.

1. В резиденции

Правила комендантского часа для учащихся до 18 лет:

• Воскресенье — Четверг: 22:30
• Пятница и суббота: 23:00

Если студент не возвращается после дневных или вечерних мероприятий или не соблюдает комендантский час, руководители кампуса должны немедленно уведомить координатора кампуса и руководителя центра. Затем руководитель центра попытается напрямую связаться со студентом по мобильному телефону или с соответствующим руководителем группы агентства, если студент путешествует в составе группы.

Language in Action в настоящее время не предлагает и не рекламирует размещение в семьях. Если в будущем ситуация изменится, данная политика будет соответствующим образом обновлена.

6. Ведение учёта

Все инциденты, связанные с пропавшим или неучтенным студентом, должны быть занесены в журнал регистрации инцидентов Центра и журнал учета мер по обеспечению безопасности группы в течение 24 часов после их разрешения. Журнал должен включать:

• Дата, время и контекст инцидента
• Данные студента (имя, возраст, принадлежность к группе, если применимо)
• Хронология предпринятых действий и контактов
• Результат и время решения
• Последующие шаги или направления

Каждый инцидент также отражается в журнале ежедневного благосостояния центра, который менеджер центра подписывает в конце каждого дня, чтобы учитывался каждый студент младше 18 лет.

Записи должны храниться не менее 7 лет или до достижения студентом 25-летнего возраста, если на момент инцидента ему было менее 18 лет, в соответствии с Общим регламентом по защите данных Великобритании (UK GDPR) и передовыми практиками защиты детей.

7. Разбор инцидента

После любого инцидента, о котором было сообщено в полицию, или любого инцидента, признанного DSL серьезным, в течение 5 рабочих дней должна быть проведена пост-инцидентная разборка. Разборка должна:

• Выявить любые пробелы или сбои в процедуре
• План действий, где требуются улучшения
• Быть подшит вместе с Записью о происшествии в Центре
• Быть рассмотренным руководителем центра и DSL

В случае выявления закономерности инцидентов в разных центрах, результаты должны быть переданы Координатору по обеспечению безопасности и предотвращению инцидентов Группы для пересмотра политики на уровне Группы.