سياسة الطلاب المفقودين وغير المشمولين بالحساب

سياسة الطلاب المفقودين وغير المشمولين بالحساب

1. النطاق والغرض

تسري هذه السياسة على جميع الطلاب المسجلين في برامج "اللغة في العمل" في جميع مراكز المملكة المتحدة. إنها تضع إجراءات واضحة للاستجابة لأي موقف لا يمكن فيه محاسبة الطالب، سواء خلال الرحلات الاستكشافية خارج الموقع، أو الجلسات الأكاديمية في الموقع، أو في أماكن الإقامة.

تنطبق أحكام خاصة على الطلاب الذين تقل أعمارهم عن 18 عامًا، والذين تتحمل شبكة "Language in Action" واجب الرعاية كولي أمر نيابة عنهم طوال فترة برنامجهم.

تعمل هذه السياسة بالتزامن مع وتخضع لسياسة المجموعة للحماية والمنع وملحق LiA. يجب تقييم أي حادث يثير هذا الإجراء بموجب سياسة الحماية من قبل مسؤول حماية البيانات.

تُضمّن هذه السياسة في دليل الموظفين ودليل المعلمين. ونظراً للطبيعة الموسمية لجميع موظفي المركز، تشكّل هذه السياسة وإجراءاتها جزءًا إلزاميًا من برنامج التأهيل قبل الموسم. ولا يجوز لأي موظف تحمل مسؤولية الإشراف على الطلاب قبل إكمال التأهيل. كما تُبلغ الإجراءات الرئيسية لجميع الطلاب وقادة مجموعات الوكالة عند الوصول.

2. الإطار التشريعي والتنظيمي

تستند هذه السياسة إلى ما يلي ويجب قراءتها جنبًا إلى جنب معها:

• قانون الطفل 1989 و 2004 - واجب الرعاية ورفاه الأطفال
• العمل معًا لحماية الأطفال (2023) — إطار العمل متعدد الوكالات لحماية الأطفال
• لائحة حماية البيانات العامة في المملكة المتحدة وقانون حماية البيانات لعام 2018 - الأساس القانوني لمعالجة البيانات الشخصية أثناء الحوادث، بما في ذلك إخطار الوالدين
• إطار اعتماد المجلس البريطاني — معايير الحماية S1–S8
• الحفاظ على سلامة الأطفال في التعليم (KCSIE) سبتمبر 2025 (لتحل محل KCSIE 2024)
• قانون التعليم لعام 2002 (المادتين 157 و 175)

3. هيكل الإدارة والأدوار

موظفو المركز (موسمي)

هيكل الحماية

قادة مجموعات الوكالات

يتحمل قادة فرق الوكالة مسؤولية مشتركة في رعاية الطلاب ضمن مجموعتهم خلال الأنشطة التي تنظمها LiA. ومع ذلك، تقع المسؤولية النهائية للسلامة خلال أي نشاط تنظمه LiA على عاتق موظف LiA المعني المدرج أعلاه، بغض النظر عن وجود قائد الفريق. بالنسبة للطلاب المسجلين بشكل فردي والذين لا يصاحبهم قائد فريق، تقع مسؤولية الرعاية الكاملة على عاتق موظفي LiA في جميع الأوقات.

4. الوقاية والتأهب

قبل أي رحلة، يجب على منسق الرحلة التأكد من أن الطلاب وقادة مجموعات الوكالة قد تم إطلاعهم بالكامل على خط سير الرحلة. حيثما أمكن، يتم توزيع نشرة تحتوي على تفاصيل خط سير الرحلة على قادة مجموعات الوكالة والطلاب الأفراد.

يجب إعلام جميع الطلاب عند وصولهم بما يلي:

• نقطة الالتقاء المحددة لكل نوع من الأنشطة
• ماذا تفعل إذا انفصلت عن المجموعة (انظر القسم 5.أ)
• رقم طوارئ LiA
• متطلبات حمل بطاقة تحديد الهوية الخاصة بهم في جميع الأوقات وفي جميع السياقات

يجب على المرشدين السياحيين وقادة المجموعات في الوكالات إجراء إحصاءات منتظمة للرؤوس أثناء الرحلات. يكون دليل سياحي أساسي مُسمى مسؤولاً عن إحصاء الرؤوس عند المغادرة من المركز، وعند الوصول إلى الوجهة، وقبل وبعد أي انقسام للمجموعة، وعند العودة، مع تسجيل المصالحة في نهاية الرحلة في سجل الرفاهية اليومي للمركز. يجب على قادة الحرم الجامعي تطبيق نفس الممارسة أثناء جميع الأنشطة في الموقع والأنشطة السكنية.

5. إجراءات بحسب السياق

في جميع السياقات، أثناء استمرار محاولات الاتصال، يقوم الموظفون بإجراء بحث منهجي لآخر موقع معروف للطالب والمنطقة المحيطة به. خارج ساعات العمل، حيث لا يكون مدير المركز متاحًا، يقوم نائب مدير حماية الطفل المناوب بتنفيذ خطوات مدير المركز أدناه.

1. في رحلة استكشافية

الإجراءات الفورية – يجب على الطالب اتباعها في حال الانفصال:

• اتصل بقائد مجموعتهم (أو صديق موثوق به في المجموعة)
• اذهب إلى نقطة الالتقاء المحددة وانتظر
• اتصل برقم طوارئ LiA
• اعثر على ضابط شرطة وأظهر هويتك كطالب في برنامج "اللغة في العمل" (بطاقة هوية الحبل).

إجراءات فورية – الموظفون:

بمجرد الإبلاغ عن فقدان طالب أو ملاحظة ذلك، يجب على المرشد السياحي الاتصال بمنسق الجولة ومدير المركز فورًا، ومواصلة محاولة الاتصال بالطالب عبر الهاتف المحمول. إذا كان الطالب ينتمي إلى مجموعة، يجب على المرشد السياحي أيضًا الاتصال بقائد المجموعة في الوكالة وإشراكهم في البحث.

إذا كان على المجموعة المغادرة قبل العثور على الطالب، فيجب على قائد المجموعة الخاص بالطالب ومرشد سياحي واحد على الأقل البقاء في نقطة الالتقاء. يغادر الطلاب المتبقون مع المرشدين السياحيين الآخرين. يجب الحفاظ على نسب الإشراف بين الموظفين والطلاب في جميع الأوقات؛ ويجب طلب موظفين إضافيين إذا لزم الأمر.

1. في الموقع - أثناء الدروس

إذا لم يحضر الطالب الذي لم يبلغ سن الثامنة عشرة للتسجيل في الفصل الدراسي، يجب على المعلم إبلاغ مدير شؤون الطلاب ومدير المركز على الفور.

سوف يحاول مدير المركز الاتصال بالطالب عن طريق الهاتف المحمول. إذا كان الطالب جزءًا من مجموعة، فسيتم الاتصال بزعيم المجموعة بالوكالة بدلاً من ذلك. سيتم أيضًا تنبيه الموظفين في سكن الطالب دون تأخير.

1. في الموقع - الأنشطة المسائية وغير الأكاديمية

إذا لم يعد الطالب من نشاط مسائي أو غير أكاديمي في الموقع أو فشل في الظهور فيه، يجب على قادة الحرم الجامعي إبلاغ منسق الحرم الجامعي فورًا، والذي سيقوم بإخطار مدير المركز.

سيحاول مدير المركز الاتصال بالطالب عبر الهاتف المحمول، أو قائد المجموعة في الوكالة إذا كان الطالب جزءًا من مجموعة.

1. في الإقامة

قواعد حظر التجول للطلاب دون سن 18:

• الأحد إلى الخميس: 22:30
• الجمعة والسبت: 23:00

إذا فشل الطالب في العودة بعد الأنشطة بعد الظهر أو المساء، أو لم يصل في الوقت المحدد، يجب على قادة الحرم الجامعي إخطار منسق الحرم الجامعي ومدير المركز على الفور. سيحاول مدير المركز بعد ذلك الاتصال بالطالب مباشرة عبر الهاتف المحمول، أو قائد المجموعة الوكالة المعني حيث يسافر الطالب كجزء من مجموعة.

اللغة في العمل لا تقدم حاليًا ولا تعلن عن ترتيبات الإقامة مع العائلات. في حال تغير ذلك في المستقبل، سيتم تحديث هذه السياسة وفقًا لذلك.

6. حفظ السجلات

يجب تسجيل جميع الحوادث المتعلقة بطالب مفقود أو غير محسوب في سجل حوادث المركز وسجل حماية المجموعة في غضون 24 ساعة من حلها. يجب أن يتضمن السجل ما يلي:

• التاريخ والتوقيت والسياق الذي وقع فيه الحادث
• تفاصيل الطالب (الاسم، العمر، الانتماء للمجموعة إن وجد)
• جدول زمني للإجراءات المتخذة والاتصالات التي تمت
• النتيجة ووقت الحل
• أي خطوات متابعة أو إحالات؟

كما ينعكس كل حادث في سجل الرفاهية اليومي للمركز، والذي يوقعه مدير المركز في نهاية كل يوم بحيث يتم حصر جميع الطلاب دون سن 18 عامًا.

يجب الاحتفاظ بالسجلات لمدة 7 سنوات على الأقل، أو حتى يبلغ الطالب 25 عامًا إذا كان تحت سن 18 وقت وقوع الحادث، بما يتماشى مع اللائحة العامة لحماية البيانات في المملكة المتحدة (UK GDPR) وأفضل الممارسات المتعلقة بحماية الطفل.

7. مراجعة ما بعد الحادث

بعد أي حادث تم فيه الاتصال بالشرطة، أو أي حادث يعتبر خطيرًا من قبل مسؤول حماية الطفل (DSL)، يجب إجراء مراجعة ما بعد الحادثة في غضون 5 أيام عمل. يجب أن تتضمن المراجعة:

• تحديد أي ثغرات أو أوجه قصور في الإجراء
• خطة عمل مكتوبة حيث هناك حاجة إلى تحسينات
• يتم تقديمه مع سجل حوادث المركز
• ليتم مراجعته من قبل مدير المركز ومسؤول حماية الطفل (DSL)

عند تحديد نمط للحوادث عبر المراكز، يجب تصعيد النتائج إلى منسق حماية ومنع المجموعة لمراجعة السياسة على مستوى المجموعة.