Kayıp ve Kaydı Yapılmayan Öğrenci Politikası

Kayıp ve Kaydı Yapılmayan Öğrenci Politikası

1. Kapsam ve Amaç

Bu politika, Birleşik Krallık'taki tüm merkezlerdeki Language in Action programlarına kayıtlı tüm öğrencileri kapsar. Saha dışı geziler, kampüs içi akademik dersler veya yatılı konaklama ortamlarında olsun, bir öğrencinin nerede olduğunun bilinmediği her duruma müdahale etmek için açık prosedürler belirler.

18 yaşından küçük öğrenciler için velayet görevini üstlenen Language in Action'ın programları süresince ebeveyn yerine geçen özel hükümleri bulunmaktadır.

Bu politika, Grup Koruma ve Önleme Politikası ve LiA ek politikası ile birlikte ve onların emrinde işler. Bu prosedürü tetikleyen herhangi bir olay, DSL tarafından da Koruma Politikası kapsamında değerlendirilmelidir.

Bu politika, Personel El Kitabı ve Öğretmen El Kitabı'nda yer almaktadır. Tüm merkez personelinin mevsimsel doğası göz önüne alındığında, bu politika ve prosedürleri, sezon öncesi oryantasyon programının zorunlu bir bileşenini oluşturmaktadır. Hiçbir personel üyesi, oryantasyon programını tamamlamadan öğrencilerin gözetim sorumluluğunu üstlenemez. Anahtar prosedürler ayrıca varışta tüm öğrencilere ve acente Grup Liderlerine iletilir.

2. Yasal ve Düzenleyici Çerçeve

Bu politika, aşağıdakiler tarafından bilgilendirilir ve bunlarla birlikte okunmalıdır:

• Çocuk Yasası 1989 ve 2004 — çocukların bakım ve refahına ilişkin görev
• Çocukları Korunmak İçin Birlikte Çalışmak (2023) — Kurumlar Arası Koruma Çerçevesi
• İngiltere GDPR ve Veri Koruma Yasası 2018 — olaylar sırasında kişisel verilerin işlenmesi için yasal dayanak, veli bildirimini de içerecek şekilde
• British Council Akreditasyon Çerçevesi — koruma kriterleri S1–S8
• Çocukları Eğitimde Güvende Tutmak (KCSIE) Eylül 2025 (KCSIE 2024'ün yerine)
• Eğitim Yasası 2002 (157 ve 175. maddeler)

3. Yönetim Yapısı ve Roller

Merkez personeli (sezonluk)

Güvenlik yapısı

Acenta Grup Liderleri

Ajans Grup Liderleri, LiA tarafından düzenlenen faaliyetler sırasında gruplarındaki öğrencilere karşı ortak bir özen yükümlülüğü taşırlar. Ancak, LiA tarafından düzenlenen herhangi bir faaliyette nihai koruma sorumluluğu, GR'nin varlığına bakılmaksızın yukarıda listelenen ilgili LiA personelinin sorumluluğundadır. Eşlik eden bir GR'si olmayan bireysel olarak kayıtlı öğrenciler için ise özen yükümlülüğünün tamamı her zaman LiA personeline aittir.

4. Önleme ve Hazırlık

Herhangi bir gezi öncesinde, Tur Koordinatörü öğrencilerin ve acente Grup Liderlerinin gezi programı hakkında tam olarak bilgilendirildiğinden emin olmalıdır. Mümkün olduğunda, acente Grup Liderlerine ve bireysel öğrencilere gezi programı detaylarını içeren bir broşür dağıtılır.

Tüm öğrencilere varışta aşağıdaki konularda bilgi verilmelidir:

• Her aktivite türü için belirlenmiş buluşma noktası
• Gruptan ayrılmanız durumunda ne yapmalısınız (Bölüm 5.A'ya bakınız)
• LiA acil durum iletişim numarası
• Her zaman ve her koşulda yaka kartlarını yanlarında taşıma zorunluluğu

Tur rehberleri ve acente grup liderleri gezi sırasında düzenli olarak sayım yapmalıdır. Belirlenmiş birincil Tur Rehberi, merkezden ayrılırken, varış noktasında, herhangi bir grup ayrılığından önce ve sonra ve dönüşte sayımlardan ve gezi sonu mutabakatının merkezin Günlük Refah Kaydı'na kaydedilmesinden sorumludur. Kampüs Liderleri, tüm tesis içi ve yatılı etkinlikler sırasında aynı uygulamayı uygulamalıdır.

5. Bağlama Göre Prosedürler

Tüm durumlarda, iletişim kurma çabaları devam ederken, personel öğrencinin bilinen son konumu ve çevresini sistematik olarak arar. Mesai saatleri dışında, Merkez Müdürü'nün bulunmadığı durumlarda, nöbetçi Müdür Yardımcısı, aşağıda belirtilen Merkez Müdürü'nün adımlarını uygular.

1. Gezide

Acil önlemler – kaybolma durumunda öğrencinin izlemesi gerekenler:

• Acentenin Grup Liderini (veya gruptaki güvenilir bir arkadaşını) arayın
• Belirtilen buluşma noktasına git ve bekle
• LiA acil durum numarasını arayın
• Bir polis memuru bulun ve Language in Action öğrencisi (boyun askılı kimlik kartı) olarak kimliğinizi gösterin

Acil eylemler – personel:

Bir öğrencinin kayıp olduğu bildirildiğinde veya fark edildiğinde, Tur Rehberi derhal Tur Koordinatörü ve Merkez Yöneticisi ile iletişime geçmeli ve öğrenciye cep telefonuyla ulaşmaya çalışmaya devam etmelidir. Öğrenci bir gruba aitse, Tur Rehberi ayrıca acente Grup Lideri ile iletişime geçmeli ve onları aramaya dahil etmelidir.

Öğrenci bulunamadan grup ayrılmak zorunda kalırsa, öğrencinin sorumlu olduğu Grup Lideri ve en az bir Tur Rehberi buluşma noktasında kalmalıdır. Kalan öğrenciler diğer Tur Rehberleriyle ayrılır. Öğretmen-öğrenci gözetim oranları her zaman korunmalıdır; gerekirse ek personel talep edilmelidir.

1. Yerinde — Dersler Sırasında

18 yaşından küçük bir öğrenci ders kaydına katılamazsa, öğretmen derhal Öğretim Direktörüne ve Merkez Yöneticisine bildirmelidir.

Merkez Müdürü öğrenciyle cep telefonundan iletişim kurmaya çalışacaktır. Öğrenci bir grubun parçasıysa, bunun yerine acente Grup Lideri ile iletişime geçilir. Öğrencinin kaldığı yerdeki personele de derhal haber verilecektir.

1. Yerinde – Akşam ve Akademik Olmayan Aktiviteler

Eğer bir öğrenci yerinde bir akşam veya akademik olmayan bir etkinliğe katılmak üzere ayrıldığı yerden dönmezse veya etkinliğe katılmazsa, Kampüs Liderleri durumu derhal Kampüs Koordinatörüne bildirmeli, Kampüs Koordinatörü de Merkez Yöneticisini bilgilendirecektir.

Merkez Müdürü, öğrenciye cep telefonuyla veya öğrenci bir gruba dahilse acente Grup Lideri ile iletişime geçmeye çalışacaktır.

1. İkamette

18 yaş altı öğrenciler için sokağa çıkma yasağı kuralları:

• Pazar'dan Perşembe'ye: 22:30
• Cumartesi ve Pazar: 23:00

Öğrencinin öğleden sonra veya akşam etkinliklerinin ardından dönmemesi veya kararlaştırılan eve dönüş saatine uymaması durumunda, Kampüs Liderleri derhal Kampüs Koordinatörünü ve Merkez Yöneticisini bilgilendirmelidir. Merkez Yöneticisi daha sonra öğrenciyle doğrudan cep telefonu aracılığıyla veya öğrenci bir grup olarak seyahat ediyorsa ilgili kurum Grup Lideri aracılığıyla iletişime geçmeye çalışacaktır.

Language in Action şu anda yatılı ev yerleştirmeleri sunmamakta ve duyurmamaktadır. Gelecekte bu durum değişirse, bu politika buna göre güncellenecektir.

6. Kayıt Tutma

Kayıp veya kaydı bulunamayan her öğrenciyle ilgili olaylar, çözümden sonra en geç 24 saat içinde Merkez Olay Kaydı ve Grup Koruma Kaydına işlenmelidir. Kayıtta şunlar bulunmalıdır:

• Olayın tarihi, saati ve bağlamı
• Öğrenci detayları (ad, yaş, varsa grup üyeliği)
• Alınan aksiyonlar ve yapılan görüşmelerin zaman çizelgesi
• Sonuç ve çözüm süresi
• Herhangi bir takip adımı veya yönlendirme var mı

Her olay, 18 yaşın altındaki tüm öğrencilerin hesaba katıldığından emin olmak için her gün sonunda Merkezi Yönetici tarafından imzalanan Merkez Günlük Refah Kaydı'na da yansır.

Kayıtlar, Birleşik Krallık GDPR'sine ve çocuk koruma en iyi uygulamalarına uygun olarak, en az 7 yıl boyunca veya olay sırasında 18 yaşın altındaysa öğrenci 25 yaşına gelene kadar saklanmalıdır.

7. Olay Sonrası İnceleme

Polisle iletişime geçilen herhangi bir olayda veya Okul Güvenlik Yöneticisi (DSL) tarafından ciddi kabul edilen herhangi bir olayda, olay sonrası bir değerlendirme 5 iş günü içinde yapılmalıdır. Değerlendirme şunları içermelidir:

• Prosedürdeki eksiklikleri veya kusurları belirleyin
• Geliştirilmesi Gereken Alanlar İçin Eylem Planı
• Merkez Olay Kaydı ile birlikte dosyalanmalıdır
• Merkez Yöneticisi ve DSL tarafından gözden geçirilsin

Merkezler arasında bir olay örüntüsü belirlendiğinde, grup düzeyindeki politika gözden geçirmesi için bulgular Grup Koruma ve Önleme Koordinatörüne iletilmelidir.