Politique de protection des données RGPD

Résumé en un coup d'œil

• Malvern International, y compris Language in Action, s'engage à respecter la législation relative à la protection des données et à traiter les données à caractère personnel conformément aux principes de protection des données.
• Le délégué à la protection des données est responsable de la supervision de la conformité et peut être contacté à l'adresse gdpr@malvernplc.com.
• Tout le personnel, les contractuels et les fournisseurs doivent manipuler les données personnelles de manière appropriée et protéger leurs identifiants.
• Le principe « Malvern International » repose sur le principe du « privilège minimal » ; le personnel ne doit accéder qu'aux données pertinentes pour sa fonction.
• Les personnes concernées ont des droits concernant leurs données personnelles, y compris les demandes d'accès gérées par le délégué à la protection des données.

Objectif

Malvern International s'engage à mener ses activités conformément à toutes les lois et réglementations applicables en matière de protection des données et en accord avec les normes les plus élevées de conduite éthique.

Cette politique définit les comportements et les normes attendus des employés et des tiers en ce qui concerne la collecte, l'utilisation, la conservation, le transfert, la divulgation et la destruction des données personnelles.

Champ d'application de la politique

La présente politique s'applique à toutes les entités Malvern et International au sein desquelles les données à caractère personnel d'une personne concernée sont traitées, et couvre à la fois les dossiers électroniques et les dossiers manuels structurés.

Application des politiques

L'équipe de direction doit s'assurer que tous les employés et les tiers qui traitent des données personnelles respectent cette politique. Des garanties appropriées seront recherchées avant d'accorder aux tiers l'accès aux données personnelles.

Principes de protection des données

Légalité, Équité et Transparence

Les données personnelles doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente, avec des registres clairs des activités de traitement tenus par le délégué à la protection des données.

Limitation de la finalité

Les données à caractère personnel doivent être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne doivent pas être traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités.

Minimisation des données

Seules les données nécessaires à la finalité déclarée seront collectées et conservées.

Précision

Les données personnelles doivent être tenues exactes et à jour.

Limitation de stockage

Les données ne doivent être conservées que pendant la durée nécessaire et conformément aux calendriers de conservation.

Intégrité et confidentialité

• Ne partagez pas les mots de passe ou les identifiants.
• Ne téléchargez ni ne transmettez de données de l'entreprise à des tiers non autorisés.
• Ne désactivez pas les contrôles de sécurité ou les systèmes antivirus.

Responsabilité

Malvern International et son personnel sont tenus de démontrer leur conformité à la législation relative à la protection des données.

Responsabilités du personnel de l'entreprise

• N'accéder qu'aux données personnelles requises pour l'accomplissement de tâches autorisées.
• Garder les données personnelles en sécurité et confidentielles.
• Utilisez des mots de passe forts et verrouillez vos appareils lorsqu'ils sont sans surveillance.
• Ne stockez pas de données d'entreprise sur des appareils personnels.
• Supprimez les données personnelles en toute sécurité lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.

Collecte de données

Les données personnelles doivent normalement être collectées directement auprès de la personne concernée, sauf exception légale. Les personnes concernées doivent recevoir des informations appropriées sur la protection de la vie privée, conformément aux exigences légales.

Marketing numérique

Les communications promotionnelles doivent être conformes à la législation sur la protection des données. Les individus doivent toujours avoir le droit de s'opposer aux activités de marketing direct.

Conservation des données

Les données personnelles ne seront conservées que le temps nécessaire pour satisfaire aux exigences légales, contractuelles et commerciales.

Sécurité et confidentialité

• Empêcher tout accès non autorisé aux systèmes.
• Restreindre l'accès au personnel autorisé uniquement.
• Maintenir les journaux d'accès.
• Protégez les données pendant la transmission électronique.
• Fournir une formation obligatoire au personnel.

Droits et Requêtes des Personnes Concernées

Les personnes concernées peuvent demander :

• Accès à leurs informations.
• Rectification des données inexactes.
• Effacement des données lorsque cela est approprié.
• Restriction du traitement.
• Portabilité des données.
• Objection au traitement ou à la prise de décision automatisée.

Les demandes doivent être immédiatement transmises au délégué à la protection des données.

Demandes des forces de l'ordre et divulgations

Les données personnelles peuvent être divulguées sans consentement lorsque cela est requis pour la prévention de la criminalité, les obligations légales, les questions fiscales ou les ordonnances judiciaires.

Formation sur la protection des données

Tout le personnel ayant accès aux données personnelles doit suivre une formation obligatoire sur la protection des données dans le cadre de l'intégration et des exigences de conformité continues.

Transferts entre sites et tiers

Les transferts de données ne doivent s'effectuer que par des canaux autorisés et être étayés par les accords et les garanties appropriés.

Gestion des plaintes

Les plaintes concernant le traitement des données personnelles doivent être adressées à gdpr@malvernplc.com.

Rapport d'incident

Toute violation suspectée de données personnelles doit être signalée immédiatement à gdpr@malvernplc.com afin que des mesures d'enquête et de réponse appropriées puissent être mises en œuvre.

Approbation de la politique