Richtlinie für fehlende und nicht nachvollziehbare Schüler

1. GELTUNGSBEREICH UND ZWECK

Diese Richtlinie gilt für alle Studierenden, die an den Language in Action-Programmen in allen britischen Zentren eingeschrieben sind. Sie legt klare Verfahren für die Reaktion auf jede Situation fest, in der ein Studierender nicht aufgefunden werden kann, sei es bei Ausflügen außerhalb des Geländes, bei akademischen Sitzungen vor Ort oder in Wohnheimen (Residenz oder Gastfamilie).

Für Schüler unter 18 Jahren gelten besondere Bestimmungen, für die Language in Action während des Programms eine Aufsichtspflicht in loco parentis übernimmt.

Diese Richtlinie gilt in Verbindung mit und untergeordnet der Group Safeguarding and Prevent Policy und dem LiA-Addendum. Jeder Vorfall, der dieses Verfahren auslöst, muss auch gemäß der Safeguarding Policy durch den DSL bewertet werden.

Diese Richtlinie ist im Mitarbeiterhandbuch und im Lehrerhandbuch enthalten. Angesichts der saisonalen Natur aller Mitarbeiter auf Centre-Ebene bilden diese Richtlinie und ihre Verfahren einen verbindlichen Bestandteil des saisonalen Einführungsseminars. Kein Mitarbeiter darf die Aufsichtspflicht für Schüler übernehmen, bevor er die Einführung abgeschlossen hat. Die wichtigsten Verfahren werden auch allen Schülern und Gruppenleitern von Agenturen bei ihrer Ankunft mitgeteilt.

2. RECHTLICHER UND REGULATORISCHER RAHMEN

Diese Richtlinie wird durch die folgenden Dokumente informiert und muss zusammen mit diesen gelesen werden:

• Kindergesetz 1989 und 2004 – Fürsorge- und Schutzpflicht für Kinder
• Gemeinsam zum Schutz von Kindern (2023) – Rahmenwerk für die interinstitutionelle Kinderschutzarbeit
• UK GDPR und Data Protection Act 2018 – rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Vorfällen, einschließlich der Benachrichtigung von Eltern
• Akkreditierungsrahmen des British Council – Schutzkriterien S1–S8
• Ofsted / ISI-Leitlinien zur Aufsicht Minderjähriger in Bildungseinrichtungen
• Keeping Children Safe in Education (KCSIE) September 2025 (ersetzt KCSIE 2024)
• Das Education Act 2002 (Abschnitte 157 und 175)

3. MANAGEMENTSTRUKTUR UND AUFGABEN

Zentrales Personal (saisonal)

Schutzstruktur (permanent)

Agentur-Gruppenleiter

Die Gruppenleiter der Agentur tragen die gemeinsame Fürsorgepflicht für die Studierenden ihrer Gruppe während der von LiA organisierten Aktivitäten. Die endgültige Verantwortung für die Sicherheit bei jeder LiA-Aktivität liegt jedoch bei dem oben genannten zuständigen LiA-Mitarbeiter, unabhängig von der Anwesenheit des Gruppenleiters. Für einzeln eingeschriebene Studierende ohne begleitenden Gruppenleiter liegt die volle Fürsorgepflicht jederzeit bei den LiA-Mitarbeitern.

4. PRÄVENTION UND VORSORGE

Vor jedem Ausflug muss der Tourenkoordinator sicherstellen, dass die Schüler und die Gruppenleiter der Agentur vollständig über den Reiseverlauf informiert sind. Wenn möglich, wird ein Faltblatt mit den Details des Reiseverlaufs an die Gruppenleiter der Agentur und die einzelnen Schüler verteilt.

Alle Studierenden müssen bei Ankunft über Folgendes informiert werden:

• Der festgelegte Treffpunkt für jede Art von Aktivität
• Was tun, wenn man von der Gruppe getrennt wird (siehe Abschnitt 5.A)
• Die Notrufnummer von LiA
• Die Verpflichtung, ihren Lanyard-Ausweis jederzeit und in allen Zusammenhängen mitzuführen

Reiseleiter und Gruppenleiter von Agenturen müssen während Ausflügen regelmäßige Kopfzählungen durchführen, insbesondere an Ankunfts- und Abfahrtspunkten und immer dann, wenn sich Gruppen trennen oder wieder zusammenfinden. Campusleiter müssen die gleiche Praxis während aller standortbezogenen und stationären Aktivitäten anwenden.

5. VERFAHREN NACH KONTEXT

A. Auf Exkursion

Sofortmaßnahmen – Was ist zu tun, wenn Sie als Schüler*in verloren gehen:

1. Rufen Sie deren Agentur Gruppenleiter (oder einen vertrauenswürdigen Freund in der Gruppe) an
2. Gehen Sie zum ausgewiesenen Treffpunkt und warten Sie
3. Rufen Sie die LiA-Notrufnummer an
4. Finden Sie einen Polizisten und weisen Sie sich als Language in Action-Studentin (ID-Karte am Lanyard) aus

Sofortmaßnahmen – Personal:

Sobald ein Schüler als vermisst gemeldet oder bemerkt wird, muss der Tourenleiter unverzüglich den Tourenkoordinator und den Centerleiter kontaktieren und weiterhin versuchen, den Schüler per Mobiltelefon zu erreichen. Gehört der Schüler zu einer Gruppe, muss der Tourenleiter auch den Gruppenleiter der Agentur kontaktieren und ihn/sie in die Suche einbeziehen.

Falls die Gruppe abgereist muss, bevor der/die Studierende gefunden wird, müssen der Gruppenleiter des/der Studierenden und mindestens ein Reiseleiter am Treffpunkt verbleiben. Die übrigen Studierenden reisen mit den anderen Reiseleitern ab. Die Betreuungsverhältnisse zwischen Personal und Studierenden müssen jederzeit eingehalten werden; bei Bedarf muss zusätzliches Personal angefordert werden.

Eskalationszeitplan:

B. Vor Ort – Während des Unterrichts

Wenn ein Schüler unter 18 Jahren die Klassenanmeldung nicht wahrnimmt, muss der Lehrer den DoS und den Centre Manager umgehend informieren.

Der Zentrumsmanager wird versuchen, den Studenten per Mobiltelefon zu kontaktieren. Wenn der Student Teil einer Gruppe ist, wird stattdessen der Gruppenleiter der Agentur kontaktiert. Das Personal der Unterkunft des Studenten wird ebenfalls umgehend informiert.

Eskalationszeitplan:

C. Vor Ort – Abends und Außerakademische Aktivitäten

Wenn ein Student nicht von einer abendlichen oder nicht-akademischen Veranstaltung vor Ort zurückkehrt oder nicht daran teilnimmt, müssen die Campusleiter sofort den Campuskoordinator informieren, der den Zentrumsmanager benachrichtigt.

Der Centermanager wird versuchen, den Studenten per Mobiltelefon zu kontaktieren, oder den Gruppenleiter der Agentur, falls der Student Teil einer Gruppe ist.

Eskalationszeitplan:

D. In Residence

Ausgangssperrenregeln für Schüler unter 18 Jahren:

• Sonntag bis Donnerstag: 22:30
• Freitags und Samstags: 23:00 Uhr

Wenn ein Schüler nach nachmittäglichen oder abendlichen Aktivitäten nicht zurückkehrt oder die Ausgangssperre nicht einhält, müssen die Campusleiter sofort den Campus-Koordinator und den Zentrum-Manager benachrichtigen. Der Zentrum-Manager wird dann versuchen, den Schüler direkt per Mobiltelefon zu kontaktieren, oder den zuständigen Gruppenleiter der Agentur, wenn der Schüler als Teil einer Gruppe reist.

Language in Action bietet derzeit keine Unterkünfte bei Gastfamilien an und wirbt auch nicht dafür. Sollte sich dies in Zukunft ändern, wird diese Richtlinie entsprechend aktualisiert.

Eskalationszeitplan:

6. AUFZEICHNUNGEN

Alle Vorfälle, bei denen ein Schüler vermisst wird oder dessen Verbleib ungeklärt ist, müssen innerhalb von 24 Stunden nach Klärung im Centre Incident Record und im Group Safeguarding Log protokolliert werden. Das Log muss Folgendes enthalten:

• Datum, Uhrzeit und Kontext des Vorfalls
• Studentendaten (Name, Alter, Gruppenzugehörigkeit, falls zutreffend)
• Zeitstrahl der ergriffenen Maßnahmen und vorgenommenen Kontakte
• Ergebnis und Zeit bis zur Lösung
• Weitere Schritte oder Überweisungen

Aufzeichnungen müssen für mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden, oder bis der Student das 25. Lebensjahr erreicht, wenn er zum Zeitpunkt des Vorfalls unter 18 war, in Übereinstimmung mit der britischen DSGVO und den bewährten Praktiken zum Kinderschutz.

7. POST-INCIDENT REVIEWS

Nach jedem Vorfall, bei dem die Polizei kontaktiert wurde, oder bei jedem Vorfall, der vom DSL als schwerwiegend eingestuft wird, muss innerhalb von 5 Arbeitstagen eine Nachbesprechung stattfinden. Die Nachbesprechung muss:

• Identifizieren Sie Lücken oder Mängel im Verfahren
• Schriftlicher Aktionsplan, wo Verbesserungen erforderlich sind
• zusammen mit dem Zentrumsvorfallsbericht einzureichen
• Vom Centre Manager und DSL prüfen lassen

Wenn ein Muster von Vorfällen über Zentren hinweg identifiziert wird, müssen die Ergebnisse an den Group Safeguarding and Prevent Coordinator zur Überprüfung der gruppenweiten Richtlinien eskaliert werden.