Richtlinie für fehlende und nicht nachvollziehbare Schüler

Richtlinie für fehlende und nicht nachvollziehbare Schüler

1. Scope and Purpose

This policy applies to all students enrolled in Language in Action programmes across all UK centres. It establishes clear procedures for responding to any situation in which a student cannot be accounted for, whether during off-site excursions, on-site academic sessions, or residential settings.

Für Schüler unter 18 Jahren gelten besondere Bestimmungen, für die Language in Action während des Programms eine Aufsichtspflicht in loco parentis übernimmt.

Diese Richtlinie gilt in Verbindung mit und untergeordnet der Group Safeguarding and Prevent Policy und dem LiA-Addendum. Jeder Vorfall, der dieses Verfahren auslöst, muss auch gemäß der Safeguarding Policy durch den DSL bewertet werden.

Diese Richtlinie ist im Mitarbeiterhandbuch und im Lehrerhandbuch enthalten. Angesichts der saisonalen Natur aller Mitarbeiter auf Centre-Ebene bilden diese Richtlinie und ihre Verfahren einen verbindlichen Bestandteil des saisonalen Einführungsseminars. Kein Mitarbeiter darf die Aufsichtspflicht für Schüler übernehmen, bevor er die Einführung abgeschlossen hat. Die wichtigsten Verfahren werden auch allen Schülern und Gruppenleitern von Agenturen bei ihrer Ankunft mitgeteilt.

2. Legislative and Regulatory Framework

Diese Richtlinie wird durch die folgenden Dokumente informiert und muss zusammen mit diesen gelesen werden:

• Kindergesetz 1989 und 2004 – Fürsorge- und Schutzpflicht für Kinder
• Gemeinsam zum Schutz von Kindern (2023) – Rahmenwerk für die interinstitutionelle Kinderschutzarbeit
• UK GDPR und Data Protection Act 2018 – rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Vorfällen, einschließlich der Benachrichtigung von Eltern
• Akkreditierungsrahmen des British Council – Schutzkriterien S1–S8
• Keeping Children Safe in Education (KCSIE) September 2025 (ersetzt KCSIE 2024)
• Das Education Act 2002 (Abschnitte 157 und 175)

3. Management Structure and Roles

Zentrales Personal (saisonal)

Safeguarding structure

Agentur-Gruppenleiter

Agency Group Leaders hold shared duty of care for students within their group during LiA-organised activities. However, ultimate safeguarding responsibility during any LiA activity rests with the relevant LiA staff member listed above, regardless of the GL’s presence. For individually enrolled students with no accompanying GL, full duty of care rests with LiA staff at all times.

4. Prevention and Preparedness

Vor jedem Ausflug muss der Tourenkoordinator sicherstellen, dass die Schüler und die Gruppenleiter der Agentur vollständig über den Reiseverlauf informiert sind. Wenn möglich, wird ein Faltblatt mit den Details des Reiseverlaufs an die Gruppenleiter der Agentur und die einzelnen Schüler verteilt.

Alle Studierenden müssen bei Ankunft über Folgendes informiert werden:

• Der festgelegte Treffpunkt für jede Art von Aktivität
• Was tun, wenn man von der Gruppe getrennt wird (siehe Abschnitt 5.A)
• Die Notrufnummer von LiA
• Die Verpflichtung, ihren Lanyard-Ausweis jederzeit und in allen Zusammenhängen mitzuführen

Tour Guides and agency Group Leaders must conduct regular head counts during excursions. A named primary Tour Guide is accountable for head counts at departure from the centre, on arrival at the destination, before and after any group split, and on return, with end-of-excursion reconciliation recorded in the centre’s Daily Welfare Log. Campus Leaders must apply the same practice during all on-site and residential activities.

5. Procedures by Context

In all contexts, while contact attempts continue, staff conduct a systematic search of the student’s last known location and the immediate area. Out of hours, where the Centre Manager is unavailable, the on-rota Deputy DSL executes the Centre Manager’s steps below.

1. On Excursion

Immediate actions – student to follow if separated:

• Rufen Sie deren Agentur Gruppenleiter (oder einen vertrauenswürdigen Freund in der Gruppe) an
• Gehen Sie zum ausgewiesenen Treffpunkt und warten Sie
• Rufen Sie die LiA-Notrufnummer an
• Finden Sie einen Polizisten und weisen Sie sich als Language in Action-Studentin (ID-Karte am Lanyard) aus

Immediate actions – staff:

Sobald ein Schüler als vermisst gemeldet oder bemerkt wird, muss der Tourenleiter unverzüglich den Tourenkoordinator und den Centerleiter kontaktieren und weiterhin versuchen, den Schüler per Mobiltelefon zu erreichen. Gehört der Schüler zu einer Gruppe, muss der Tourenleiter auch den Gruppenleiter der Agentur kontaktieren und ihn/sie in die Suche einbeziehen.

If the group must depart before the student is located, the student’s agency Group Leader and at least one Tour Guide must remain at the meeting point. The remaining students leave with the other Tour Guides. Staff-to-student supervision ratios must be maintained at all times; additional staff must be requested if needed.

1. On Site — During Classes

Wenn ein Schüler unter 18 Jahren die Klassenanmeldung nicht wahrnimmt, muss der Lehrer den DoS und den Centre Manager umgehend informieren.

The Centre Manager will attempt to contact the student by mobile phone. If the student is part of a group, the agency Group Leader is contacted instead. Staff at the student’s accommodation will also be alerted without delay.

1. On Site – Evening and Non-Academic Activities

Wenn ein Student nicht von einer abendlichen oder nicht-akademischen Veranstaltung vor Ort zurückkehrt oder nicht daran teilnimmt, müssen die Campusleiter sofort den Campuskoordinator informieren, der den Zentrumsmanager benachrichtigt.

Der Centermanager wird versuchen, den Studenten per Mobiltelefon zu kontaktieren, oder den Gruppenleiter der Agentur, falls der Student Teil einer Gruppe ist.

1. In Residence

Ausgangssperrenregeln für Schüler unter 18 Jahren:

• Sunday to Thursday: 22:30
• Freitags und Samstags: 23:00 Uhr

Wenn ein Schüler nach nachmittäglichen oder abendlichen Aktivitäten nicht zurückkehrt oder die Ausgangssperre nicht einhält, müssen die Campusleiter sofort den Campus-Koordinator und den Zentrum-Manager benachrichtigen. Der Zentrum-Manager wird dann versuchen, den Schüler direkt per Mobiltelefon zu kontaktieren, oder den zuständigen Gruppenleiter der Agentur, wenn der Schüler als Teil einer Gruppe reist.

Language in Action bietet derzeit keine Unterkünfte bei Gastfamilien an und wirbt auch nicht dafür. Sollte sich dies in Zukunft ändern, wird diese Richtlinie entsprechend aktualisiert.

6. Record Keeping

Alle Vorfälle, bei denen ein Schüler vermisst wird oder dessen Verbleib ungeklärt ist, müssen innerhalb von 24 Stunden nach Klärung im Centre Incident Record und im Group Safeguarding Log protokolliert werden. Das Log muss Folgendes enthalten:

• Datum, Uhrzeit und Kontext des Vorfalls
• Studentendaten (Name, Alter, Gruppenzugehörigkeit, falls zutreffend)
• Zeitstrahl der ergriffenen Maßnahmen und vorgenommenen Kontakte
• Ergebnis und Zeit bis zur Lösung
• Weitere Schritte oder Überweisungen

Every incident is also reflected in the centre’s Daily Welfare Log, which the Centre Manager signs off at the end of each day so that every student under 18 is accounted for.

Aufzeichnungen müssen für mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden, oder bis der Student das 25. Lebensjahr erreicht, wenn er zum Zeitpunkt des Vorfalls unter 18 war, in Übereinstimmung mit der britischen DSGVO und den bewährten Praktiken zum Kinderschutz.

7. Post-Incident Review

Nach jedem Vorfall, bei dem die Polizei kontaktiert wurde, oder bei jedem Vorfall, der vom DSL als schwerwiegend eingestuft wird, muss innerhalb von 5 Arbeitstagen eine Nachbesprechung stattfinden. Die Nachbesprechung muss:

• Identifizieren Sie Lücken oder Mängel im Verfahren
• Schriftlicher Aktionsplan, wo Verbesserungen erforderlich sind
• zusammen mit dem Zentrumsvorfallsbericht einzureichen
• Vom Centre Manager und DSL prüfen lassen

Wenn ein Muster von Vorfällen über Zentren hinweg identifiziert wird, müssen die Ergebnisse an den Group Safeguarding and Prevent Coordinator zur Überprüfung der gruppenweiten Richtlinien eskaliert werden.