Política de Alunos Ausentes e Não Localizados

Política de Alunos Ausentes e Não Localizados

1. Escopo e Propósito

Esta política aplica-se a todos os alunos matriculados nos programas Language in Action em todos os centros do Reino Unido. Ela estabelece procedimentos claros para responder a qualquer situação em que um aluno não possa ser localizado, seja durante passeios fora do local, sessões acadêmicas no local ou em ambientes residenciais.

Disposições específicas aplicam-se a estudantes com menos de 18 anos, para os quais a Language in Action detém um dever de cuidado in loco parentis durante o período de seus programas.

Esta política opera em conjunto e em subordinação à Política de Salvaguarda e Prevenção do Grupo e ao adendo LiA. Qualquer incidente que acione este procedimento também deve ser avaliado sob a Política de Salvaguarda pelo DSL.

Esta política está incluída no Manual de Funcionários e no Manual do Professor. Dada a natureza sazonal de toda a equipe do centro, esta política e seus procedimentos formam um componente obrigatório do programa de ambientação pré-temporada. Nenhum membro da equipe poderá assumir responsabilidade de supervisão de alunos antes de completar a ambientação. Os procedimentos chave também são comunicados a todos os alunos e Líderes de Grupo de agência na chegada.

2. Marco Regulatório e Legislativo

Esta política é informada e deve ser lida em conjunto com o(s) seguinte(s):

• Lei da Criança de 1989 e 2004 — dever de cuidado e bem-estar de crianças
• Trabalhando Juntos para Salvaguardar Crianças (2023) — estrutura de salvaguarda multissetorial
• LGPD do Reino Unido e Lei de Proteção de Dados de 2018 — base legal para o processamento de dados pessoais durante incidentes, incluindo notificação aos pais
• British Council Accreditation Framework — critérios de salvaguarda S1–S8
• Keeping Children Safe in Education (KCSIE) Setembro de 2025 (substituindo o KCSIE 2024)
• A Lei da Educação de 2002 (seções 157 e 175)

3. Estrutura Gerencial e Cargos

Funcionários do centro (sazonais)

Estrutura de salvaguarda

Líderes de Grupo da Agência

Os Líderes de Grupo da Agência (Agency Group Leaders) compartilham a responsabilidade de cuidado pelos alunos em seus grupos durante as atividades organizadas pela LiA. No entanto, a responsabilidade máxima de proteção durante qualquer atividade da LiA recai sobre o membro da equipe da LiA relevante listado acima, independentemente da presença do Líder de Grupo. Para alunos matriculados individualmente sem um Líder de Grupo acompanhante, a responsabilidade total de cuidado é sempre da equipe da LiA.

4. Prevenção e Preparação

Antes de qualquer excursão, o Coordenador de Turismo deve garantir que os alunos e os Líderes de Grupo da agência estejam totalmente informados sobre o itinerário. Sempre que possível, um folheto com os detalhes do itinerário é distribuído aos Líderes de Grupo da agência e aos alunos individuais.

Todos os alunos devem ser informados na chegada de:

• O ponto de encontro designado para cada tipo de atividade
• O que fazer se separado do grupo (ver Seção 5.A)
• O número de contato de emergência da LiA
• A exigência de portar o crachá com cordão de identificação em todos os momentos e em todos os contextos

Guias de Turismo e Líderes de Grupo de agência devem realizar contagens regulares de pessoas durante as excursões. Um Guia de Turismo primário nomeado é responsável pelas contagens de pessoas na saída do centro, na chegada ao destino, antes e depois de qualquer divisão do grupo, e no retorno, com a reconciliação ao final da excursão registrada no Diário de Bem-Estar do centro. Líderes de Campus devem aplicar a mesma prática durante todas as atividades no local e residenciais.

5. Procedimentos por Contexto

Em todos os contextos, enquanto as tentativas de contato continuam, a equipe realiza uma busca sistemática no último local conhecido do aluno e na área imediata. Fora do horário de expediente, onde o Gerente do Centro não está disponível, o Subdiretor de Proteção de Crianças de plantão executa os passos do Gerente do Centro abaixo.

1. Em Excursão

Ações imediatas – aluno a seguir caso se separe:

• Ligue para o líder do grupo (ou um amigo de confiança no grupo) da agência deles
• Vá para o ponto de encontro designado e espere
• Ligue para o número de emergência da LiA
• Procure um policial e apresente sua identificação como estudante do Language in Action (crachá com cordão)

Ações imediatas – equipe:

Assim que for comunicado ou constatado o desaparecimento de um aluno, o guia turístico deve entrar em contato imediatamente com o coordenador da excursão e o gerente do centro, além de continuar tentando entrar em contato com o aluno pelo celular. Se o aluno fizer parte de um grupo, o guia turístico também deve entrar em contato com o líder do grupo da agência e envolvê-lo nas buscas.

Se o grupo precisar partir antes que o aluno seja localizado, o Líder de Grupo (agente do aluno) e pelo menos um Guia de Turismo devem permanecer no ponto de encontro. Os alunos restantes partem com os outros Guias de Turismo. As proporções de supervisão de funcionários para alunos devem ser mantidas em todos os momentos; pessoal adicional deve ser solicitado, se necessário.

1. No Local — Durante as Aulas

Se um aluno menor de 18 anos não comparecer ao registro de matrícula da turma, o professor deve informar imediatamente ao Diretor de Estudos e ao Gerente do Centro.

O Gestor do Centro tentará contactar o aluno por telemóvel. Se o aluno fizer parte de um grupo, o responsável do grupo da agência será contactado em vez disso. A equipa do alojamento do aluno também será alertada sem demora.

1. No Local – Atividades Noturnas e Não Acadêmicas

Se um aluno não retornar ou não comparecer a uma atividade presencial noturna ou não acadêmica, os Líderes de Campus devem informar o Coordenador de Campus imediatamente, que notificará o Gerente do Centro.

O Gerente do Centro tentará contatar o aluno por telefone celular, ou o Líder de Grupo da agência se o aluno fizer parte de um grupo.

1. Em Residência

Regras de toque de recolher para estudantes menores de 18 anos:

• Domingo a quinta-feira: 22:30
• Sextas e Sábados: 23:00

Se um estudante não retornar após atividades da tarde ou noite, ou não cumprir o horário de recolher, os Líderes de Campus devem notificar imediatamente o Coordenador de Campus e o Gerente do Centro. O Gerente do Centro tentará então contatar o estudante diretamente por telefone celular, ou o Líder do Grupo da agência relevante onde o estudante estiver viajando como parte de um grupo.

A Language in Action não oferece nem anuncia atualmente colocação em residências estudantis. Caso isso mude no futuro, esta política será atualizada de acordo.

6. Manutenção de Registros

Todos os incidentes envolvendo um aluno desaparecido ou não localizado devem ser registrados no Registro de Incidentes do Centro e no Log de Proteção de Grupo em até 24 horas após a resolução. O log deve incluir:

• Data, hora e contexto do incidente
• Detalhes do aluno (nome, idade, afiliação ao grupo, se aplicável)
• Linha do tempo de ações tomadas e contatos feitos
• Resultado e tempo de resolução
• Algum acompanhamento ou encaminhamento?

Todo incidente também é refletido no Diário de Bem-Estar Diário do centro, que o Gerente do Centro assina ao final de cada dia para que todos os alunos menores de 18 anos sejam contabilizados.

Os registros devem ser mantidos por um mínimo de 7 anos, ou até que o aluno complete 25 anos se for menor de 18 anos na época do incidente, em conformidade com o GDPR do Reino Unido e as melhores práticas de salvaguarda infantil.

7. Revisão Pós-Incidente

Após qualquer incidente em que a polícia tenha sido contatada, ou qualquer incidente considerado sério pelo DSL, um debriefing pós-incidente deve ser conduzido em até 5 dias úteis. O debriefing deve:

• Identifique quaisquer lacunas ou falhas no procedimento
• Plano de Ação: Melhorias Necessárias Objetivo: Identificar e implementar melhorias em processos e áreas específicas para otimizar o desempenho e a eficiência. Áreas de Foco: 1. Comunicação Interna 2. Gerenciamento de Projetos 3. Treinamento e Desenvolvimento de Equipes 4. Eficiência Operacional Plano de Ação Detalhado: 1. Comunicação Interna * Problema Identificado: Falta de clareza e de fluxo de informação entre departamentos, resultando em mal-entendidos e atrasos. * Ações Propostas: * Implementar reuniões interdepartamentais semanais (fixar dia e horário). * Criar um canal de comunicação centralizado (ex: plataforma de mensagens instantâneas ou intranet) para anúncios e atualizações importantes. * Estabelecer um glossário de termos comuns para garantir consistência na linguagem. * Responsável: Gerência de RH e Chefes de Departamento. * Prazo: Implementação inicial em 2 semanas, revisão trimestral. * Métricas de Sucesso: Redução de X% nas reclamações sobre falta de informação, aumento na participação em reuniões. 2. Gerenciamento de Projetos * Problema Identificado: Falta de padronização nos métodos de gerenciamento de projetos, levando a prazos perdidos e escopo mal definido. * Ações Propostas: * Adotar uma metodologia de gerenciamento de projetos padrão (ex: Scrum, Kanban, Waterfall, dependendo da natureza do projeto). * Implementar um software de gerenciamento de projetos para acompanhamento de tarefas, prazos e recursos. * Realizar sessões de planejamento de projeto mais robustas, incluindo definição clara de escopo e entregáveis. * Responsável: Gerência de Projeto e Líderes de Equipe. * Prazo: Definição da metodologia em 1 semana, implementação do software em 4 semanas, revisão contínua. * Métricas de Sucesso: Aumento na taxa de projetos entregues no prazo e dentro do orçamento, melhoria na satisfação das partes interessadas. 3. Treinamento e Desenvolvimento de Equipes * Problema Identificado: Habilidades desatualizadas em algumas áreas e falta de oportunidades de desenvolvimento profissional para os colaboradores. * Ações Propostas: * Realizar uma avaliação de competências para identificar lacunas de habilidades. * Criar um plano de treinamento anual com foco nas necessidades identificadas e nas tendências do setor. * Incentivar a participação em cursos externos, workshops e conferências. * Implementar um programa de mentoria interna. * Responsável: Gerência de RH e Gerentes de Área. * Prazo: Avaliação de competências em 1 mês, plano de treinamento em 2 meses, implementação contínua. * Métricas de Sucesso: Aumento no número de horas de treinamento por colaborador, melhoria na taxa de retenção de talentos, aumento nas avaliações de desempenho. 4. Eficiência Operacional * Problema Identificado: Processos manuais e redundantes que consomem tempo e são propensos a erros. * Ações Propostas: * Mapear fluxos de trabalho atuais para identificar gargalos e ineficiências. * Automatizar tarefas repetitivas sempre que possível (utilizando softwares, scripts, etc.). * Otimizar fluxos de trabalho para reduzir etapas desnecessárias. * Implementar um sistema de feedback contínuo para identificar novas oportunidades de melhoria. * Responsável: Equipes Operacionais e Departamento de TI. * Prazo: Mapeamento em 3 semanas, identificação de oportunidades de automação em 1 mês, implementação gradual. * Métricas de Sucesso: Redução no tempo de ciclo de processos chave, diminuição no número de erros operacionais, aumento na produtividade. Monitoramento e Avaliação: * Reuniões de acompanhamento mensais para revisar o progresso das ações. * Indicadores de desempenho (KPIs) serão definidos para cada área e monitorados regularmente. * Um relatório trimestral de progresso será apresentado à alta gerência. Este plano de ação é um documento vivo e será revisado e atualizado conforme necessário para garantir que os objetivos de melhoria sejam continuamente alcançados.
• Seja arquivado junto com o Registro de Incidentes do Centro
• Ser revisado pelo Gerente do Centro e pelo DSL

Onde um padrão de incidentes for identificado em vários centros, os achados devem ser encaminhados ao Coordenador do Grupo de Salvaguarda e Prevenção para revisão da política em nível de grupo.