Política de Salud y Seguridad del Grupo

Declaración de Intención

Malvern International PLC se compromete a garantizar, en la medida en que sea razonablemente posible, la salud, la seguridad y el bienestar de los empleados, los estudiantes, los contratistas y los visitantes. El Consejo de Administración reconoce que la salud y la seguridad son un componente fundamental de la gobernanza, la excelencia operativa y la gestión de riesgos.

Alcance y aplicación

La presente política se aplica a Malvern, International PLC y a todas sus filiales, divisiones, centros de enseñanza, residencias y sedes administrativas.

Introducción

Esta política se aplica a Malvern, International PLC y todas sus filiales, entre las que se incluyen:

• Malvern House Group Limited
• Malvern HE: Colaboraciones
• Malvern House International Limited

Esta Política de Salud y Seguridad (EHS) se divide en tres secciones distintas:

SECCIÓN 1 – Declaración de Política de Salud, Seguridad y Bienestar

En esta sección se describen los objetivos generales de la Política de Seguridad y Salud del Grupo. La declaración ha sido aprobada formalmente por el presidente del Comité de Seguridad y Salud y, posteriormente, ratificada por el Consejo de Administración de Malvern International PLC.

SECCIÓN 2 – Organización

Esta sección define la estructura organizativa, el marco de gobernanza y las responsabilidades asignadas establecidas para garantizar la implementación efectiva de los fines y objetivos descritos en esta Política de Salud y Seguridad.

SECCIÓN 3 – Arreglos

Esta sección describe los procedimientos específicos que deben seguir el personal, los estudiantes, los visitantes y los contratistas para garantizar la implementación efectiva de la Política de Salud y Seguridad y el mantenimiento de un entorno seguro, saludable y de apoyo. Cuando los procedimientos detallados se encuentran en políticas separadas e independientes, se hace referencia a ellos claramente dentro de esta sección para facilitar el acceso y el cumplimiento.

SECCIÓN 1 – Declaración de Política de Salud, Seguridad y Bienestar

Malvern International PLC (“el Grupo”) se compromete a garantizar, en la medida en que sea razonablemente posible, la salud, la seguridad y el bienestar de todos los empleados, estudiantes, contratistas, visitantes y cualquier otra persona que pueda verse afectada por sus actividades.

La Junta reconoce que la gestión eficaz de la salud y la seguridad es un componente integral de la gobernanza responsable, la excelencia operativa y la calidad educativa. La salud y la seguridad están integradas en el marco general de gestión de riesgos del Grupo y se tratan como una prioridad organizacional central en lugar de una función de cumplimiento independiente.

El Grupo se compromete a:

• Proporcionar locales seguros, sistemas de trabajo seguros y equipos seguros.
• Identificar peligros y evaluar riesgos de manera sistemática y proporcionada.
• Implementar medidas de control adecuadas y suficientes para mitigar el riesgo.
• Proporcionar información, instrucción, capacitación y supervisión adecuadas para garantizar la competencia.
• Promover una cultura positiva de salud y seguridad en todas las filiales y divisiones.
• Garantizar una consulta y comunicación efectivas con los empleados y las partes interesadas pertinentes, incluidos los socios universitarios.
• Monitoreo del desempeño a través de mecanismos de inspección, auditoría y reporte.
• Cumpliendo con todos los requisitos legales y reglamentarios pertinentes.
• Revisar y mejorar continuamente sus disposiciones de salud y seguridad.

El Consejo retiene la responsabilidad final del desempeño en salud y seguridad en todo el Grupo. La responsabilidad operativa de la implementación recae en el Director de Operaciones, con el apoyo del Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo (Matthew Huda) y los equipos de liderazgo de las subsidiarias.

La gobernanza de salud y seguridad está integrada con el Plan de Continuidad de Negocios (BCP/MIG/001) y el marco de Salvaguarda del Grupo para garantizar respuestas coordinadas y proporcionales a incidentes que puedan afectar el bienestar, las operaciones o la reputación. El BCP establece el Equipo de Emergencia de Liderazgo Central (CLET) del Grupo, los umbrales de alerta y los protocolos de gestión de incidentes; esta Política de Salud y Seguridad opera dentro y junto a ese marco. Cualquier incidente de S&S que cumpla con los umbrales establecidos en el BCP debe ser escalado de acuerdo con los procedimientos de alerta del BCP, así como con los requisitos de reporte de esta política.

Esta Política se revisará anualmente, o antes si un cambio o incidente significativo lo requiere, y se comunicará a todos los empleados del Grupo.

Firmado en nombre del Consejo de Administración de Malvern International PLC:

Richard Mace
Director ejecutivo
Malvern International PLC

Declaración del Director de Operaciones

Como director de operaciones de Malvern International PLC, soy consciente de que una gestión eficaz de la salud, la seguridad y el bienestar no se consigue únicamente mediante políticas, sino a través del liderazgo, el comportamiento y la responsabilidad colectiva de todo el Grupo.

Si bien tengo la responsabilidad operativa de la implementación y supervisión de esta Política, la creación y el mantenimiento de un entorno seguro dependen del liderazgo visible en todos los niveles de la organización. La salud y la seguridad deben integrarse en la toma de decisiones diarias, la planificación operativa y la forma en que nos comportamos como colegas, educadores y líderes.

Estamos comprometidos a fomentar una cultura en la que:

• Se considera la seguridad antes que el rendimiento.
• Las preocupaciones pueden plantearse abiertamente y sin vacilación.
• Los incidentes se reportan con transparencia y se investigan de manera constructiva.
• Se valora y comparte el aprendizaje de la experiencia.
• El cumplimiento se considera un estándar mínimo, no el objetivo final.

La gobernanza de salud y seguridad está completamente integrada en nuestros acuerdos de Continuidad del Negocio (BCP/MIG/001) y en nuestro marco de Protección, asegurando respuestas coordinadas y proporcionales a cualquier evento que afecte el bienestar de nuestros estudiantes, personal o la comunidad en general. El BCP define la estructura de escalada del Grupo, el Equipo de Emergencia de Liderazgo Central (CLET) y los protocolos de alerta; esta política opera junto con él. El personal debe estar familiarizado con los umbrales de alerta de 60 minutos y 24 horas del BCP y sus responsabilidades de escalada bajo esta política.

Espero que todos los líderes de todo el Grupo demuestren una propiedad activa de la salud y la seguridad dentro de sus áreas de responsabilidad y modelen los comportamientos que sustentan una sólida cultura de seguridad. Todos los empleados, independientemente de su función, tienen el deber de contribuir al mantenimiento de entornos de trabajo y aprendizaje seguros.

A través de la supervisión continua, la auditoría interna, el diálogo abierto y la responsabilidad compartida, fortaleceremos nuestra cultura de seguridad año tras año.

James Findley
Director de Operaciones
Malvern International PLC

SECCIÓN 2 – Organización

El enfoque del Grupo para la gestión de la salud y la seguridad se basa en el marco descrito en la publicación del Health and Safety Executive (HSE) HSG65: Managing for Health and Safety (HSE, 2013). Este marco adopta el ciclo Planificar – Hacer – Verificar – Actuar (PDCA) para proporcionar un enfoque estructurado y continuo para la gestión de los riesgos para la salud y la seguridad.

Este modelo permite al Grupo equilibrar sistemas de gestión sólidos con los aspectos conductuales y culturales que sustentan un desempeño eficaz en materia de salud y seguridad. El ethos del Grupo es integrar la salud y la seguridad en las prácticas de gestión cotidianas, reconociéndolas como un elemento fundamental de la buena gobernanza y el liderazgo operativo en lugar de una función de cumplimiento independiente.

Plan

El Grupo adopta un enfoque estructurado para la planificación de la salud y la seguridad mediante la identificación de los peligros asociados con sus actividades docentes, operativas y residenciales y la evaluación del nivel de riesgo que implican. A través de este proceso de evaluación y perfilado de riesgos, el Grupo establece medidas de control apropiadas para reducir los riesgos a un nivel manejable. La planificación también incluye la asignación de responsabilidades, el desarrollo de procedimientos y la provisión de los recursos apropiados para apoyar entornos de trabajo y aprendizaje seguros en todas las filiales y sitios. La planificación de la salud y la seguridad se integra con los arreglos más amplios de gestión operativa y de riesgos del Grupo para garantizar que el bienestar de los estudiantes, el personal y los visitantes siga siendo una consideración central en la toma de decisiones. El Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo está desarrollando una plantilla estándar de evaluación de riesgos y una matriz de responsabilidades del Grupo para apoyar una implementación coherente en todos los sitios, y se emitirá como guía de apoyo en su debido momento.

Hacer

El Grupo garantiza que los arreglos identificados durante la fase de planificación se implementen de manera efectiva a través de estructuras organizativas claras, responsabilidades definidas y capacitación adecuada. El liderazgo en salud y seguridad recae en el Director de Operaciones y está respaldado por el Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo (Matthew Huda) y los equipos de gestión de las subsidiarias. Los gerentes son responsables de organizar las actividades dentro de sus áreas e implementar sistemas de trabajo seguros. Al personal se le proporciona la información, instrucción, capacitación y supervisión necesarias para desempeñar sus funciones de manera segura, asegurando que las consideraciones de salud y seguridad estén integradas en las operaciones diarias en todos los sitios.

Revisar

El Grupo supervisa su desempeño en salud y seguridad para garantizar que las políticas, los procedimientos y las medidas de control sigan siendo eficaces. Esto incluye inspecciones periódicas del lugar de trabajo, revisión de las evaluaciones de riesgos y la notificación e investigación de accidentes, incidentes y cuasi accidentes. Estas actividades de supervisión permiten al Grupo medir el desempeño, identificar peligros y determinar si las medidas de control funcionan según lo previsto. Los hallazgos de las inspecciones, las investigaciones de incidentes y otras actividades de supervisión son revisados por la dirección y se informan a través de las estructuras de gobernanza de salud y seguridad del Grupo.

Acto

El Grupo está comprometido con la mejora continua en la gestión de la salud y la seguridad. La información recopilada a través de actividades de vigilancia, inspecciones, auditorías e investigaciones de incidentes se utiliza para revisar los arreglos existentes e identificar oportunidades de mejora. Las lecciones aprendidas se comunican cuando corresponde para garantizar que las mejoras puedan implementarse en toda la organización. Cuando es necesario, se actualizan los procedimientos y las medidas de control para reflejar los cambios en la legislación, la práctica operativa o las directrices de mejores prácticas, garantizando que el sistema de gestión de salud y seguridad del Grupo siga siendo eficaz y proporcionado a los riesgos asociados con sus actividades.

Responsabilidades de Salud y Seguridad

La gestión eficaz de la salud y la seguridad en Malvern International PLC se basa en un liderazgo claro, en responsabilidades bien definidas y en la colaboración de todos los miembros de la organización. Si bien el Consejo de Administración es el responsable último del desempeño en materia de salud y seguridad en todo el Grupo, la responsabilidad de aplicar esta política es compartida por todos los niveles de la organización. Cada persona tiene un papel que desempeñar a la hora de mantener entornos de trabajo y de aprendizaje seguros.

Consejo de Administración del Grupo

Las Juntas de Dirección del Grupo proporcionan supervisión estratégica de la salud y seguridad en toda la organización. Son responsables de garantizar que existan los acuerdos de gobernanza apropiados, que los riesgos para la salud y la seguridad se consideren como parte del marco general de gestión de riesgos del Grupo y que se asignen recursos adecuados para apoyar la implementación efectiva de esta política.

Miembro Ejecutivo Responsable de Salud y Seguridad / Director de Operaciones (COO)

El Director de Operaciones (COO, por sus siglas en inglés) tiene la responsabilidad ejecutiva de la supervisión operativa y la implementación de los arreglos de salud y seguridad en todo el Grupo. El COO asegura que existan los sistemas, procedimientos y mecanismos de reporte apropiados y que la salud y seguridad se integren efectivamente dentro del marco operativo y de gestión de riesgos del Grupo. El COO también recibe informes sobre incidentes significativos, supervisa los reportes estatutarios donde sea requerido y proporciona garantías al Consejo Ejecutivo sobre el desempeño en salud y seguridad.

Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo — Matthew Huda

El Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo es Matthew Huda (Matthew.Huda@malvernplc.com). El Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo reporta directamente al Director de Operaciones y es el principal punto de contacto para asuntos de salud y seguridad en todo el Grupo. El puesto incluye el seguimiento del cumplimiento de los procedimientos de salud y seguridad, el apoyo a la realización y revisión de evaluaciones de riesgos, la coordinación de inspecciones y procesos de informes, y la orientación a gerentes y personal en materia de salud y seguridad. El Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo también ayuda a supervisar la notificación de incidentes y asegurar que se implementen las acciones de seguimiento apropiadas, y velará por que se lleven a cabo las disposiciones relativas a esta política. Se recuerda al personal que, en ausencia del Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo, las preocupaciones de salud y seguridad deben ser comunicadas directamente al Director de Operaciones.

Contactos clave en materia de salud y seguridad — Grupo Malvern International

Directores de Centro

Los Directores de Centro y los Gerentes Académicos son responsables de asegurar que los arreglos de salud y seguridad se implementen de manera efectiva dentro de sus respectivos centros y entornos de enseñanza. En muchos casos, las actividades grupales se llevan a cabo en las instalaciones de socios. Si bien la institución anfitriona conserva la responsabilidad principal de la gestión de dichas instalaciones, los Directores de Centro y los Gerentes Académicos deben trabajar estrechamente con el personal universitario pertinente y adoptar un enfoque proactivo para forjar relaciones de trabajo efectivas. Esto incluye garantizar que el personal y los estudiantes del Grupo comprendan y sigan los procedimientos de salud y seguridad de la institución anfitriona, comunicar cualquier inquietud o peligro a los representantes universitarios apropiados y apoyar la coordinación efectiva de los arreglos de salud y seguridad entre el Grupo y sus socios. También deben garantizar que se completen las evaluaciones de riesgos pertinentes cuando sea necesario y que los incidentes, peligros o inquietudes se informen y aborden con prontitud.

Equipo de Liderazgo Superior

Los miembros del equipo directivo superior son responsables de promover una cultura positiva de salud y seguridad en toda la organización. Apoyan la implementación de esta política asegurando que las consideraciones de salud y seguridad se integren en la planificación operativa y la toma de decisiones, y proporcionando liderazgo y dirección a gerentes y personal.

Gerentes Académicos

Los Gerentes Académicos son responsables de mantener entornos de aprendizaje seguros dentro de sus departamentos académicos o áreas de programas. Esto incluye garantizar que los espacios de enseñanza sean seguros y adecuados para su propósito, que los estudiantes reciban información adecuada sobre seguridad y salud durante la inducción y las actividades de enseñanza, y que cualquier peligro o defecto identificado en las áreas de enseñanza se informe y se aborde con prontitud. Los Gerentes Académicos también deben asegurarse de que se completen las evaluaciones de riesgos relacionadas con la enseñanza donde sea necesario y de que el personal docente bajo su supervisión conozca y cumpla con esta política.

Gerentes de Operaciones

Los Gerentes de Operaciones son responsables de la gestión diaria de las instalaciones, el mantenimiento, los contratistas y el cumplimiento de la seguridad y salud a nivel de sitio dentro de sus áreas operativas. Esto incluye asegurar que las evaluaciones de riesgo del sitio estén actualizadas y sean revisadas, que los contratistas reciban la inducción y supervisión adecuadas, que se mantengan los arreglos de seguridad contra incendios y primeros auxilios, y que cualquier inquietud relacionada con la seguridad y salud de las instalaciones se escale de inmediato al Coordinador de Seguridad y Salud del Grupo. Los Gerentes de Operaciones actúan como el principal punto de contacto a nivel de sitio para asuntos de cumplimiento de seguridad y salud, y son responsables de completar las declaraciones anuales de confirmación de seguridad y salud del sitio requeridas por esta política.

Empleados (Todos)

Todos los empleados tienen la responsabilidad de tener el debido cuidado de su propia salud y seguridad, y de la salud y seguridad de otras personas que puedan verse afectadas por sus acciones u omisiones en el trabajo. Se espera que los empleados cumplan con los requisitos de esta Política y cooperen con el Grupo para garantizar que las medidas de salud y seguridad se implementen de manera efectiva.

De acuerdo con sus deberes bajo la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo, etc. de 1974 y el Reglamento de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo de 1999, los empleados deben:

• Cuidar razonablemente de su propia salud y seguridad y de la de otras personas que puedan verse afectadas por sus acciones u omisiones.
• Coopere con el Grupo, en la medida necesaria, para permitirle cumplir con sus obligaciones de salud y seguridad.
• Utilice el equipo, dispositivos de seguridad y medidas de protección de acuerdo con la información, las instrucciones y la formación proporcionadas.
• No interferir intencionalmente o de forma imprudente ni hacer un uso indebido de nada proporcionado en interés de la salud y la seguridad.

Los empleados también deben informar rápidamente a su gerente o a un miembro del personal apropiado:

• Cualquier situación de trabajo que consideren razonablemente que representa un peligro grave e inminente para la salud y la seguridad.
• Cualquier asunto que crean razonablemente que representa una deficiencia en los arreglos o medidas de protección de salud y seguridad del Grupo.

Al cumplir con estas responsabilidades, los empleados contribuyen al mantenimiento de entornos de trabajo y aprendizaje seguros y de apoyo en todo el Grupo.

Personal Docente

El personal docente es responsable de mantener entornos de aprendizaje seguros y de asegurar que los alumnos conozcan los procedimientos relevantes de salud y seguridad durante las actividades de enseñanza. Esto incluye proporcionar la supervisión adecuada y garantizar que los riesgos asociados con las actividades de enseñanza se gestionen adecumente. El personal docente debe desempeñar un papel activo en el mantenimiento de aulas seguras y ordenadas, incluida la garantía de que los espacios de enseñanza se mantengan limpios, libres de peligros evitables y adecuados para el aprendizaje. Cualquier peligro, defecto o condición insegura identificada en el aula o en el entorno de enseñanza debe notificarse de inmediato a través de los procedimientos de notificación correspondientes para que puedan abordarse sin demora.

Estudiantes

Se espera que los estudiantes tomen precauciones razonables en cuanto a su propia salud y seguridad y que actúen de manera que no pongan en riesgo a otros. Los estudiantes deben seguir las instrucciones de salud y seguridad proporcionadas por el personal y cumplir con los procedimientos pertinentes al participar en actividades de enseñanza, aprendizaje o del programa.

En particular, los estudiantes deben:

• Familiarizarse con y cumplir los procedimientos de seguridad contra incendios y evacuación de emergencia aplicables al edificio o sitio que utilicen.
• Ayudar al personal a mantener entornos de aprendizaje seguros y ordenados manteniendo las aulas y los espacios de enseñanza libres de peligros innecesarios.
• Utilice el equipo, los materiales o las instalaciones solo cuando esté autorizado para hacerlo y de acuerdo con las instrucciones proporcionadas por el personal.
• Utilice cualquier equipo o medida de protección proporcionada para su seguridad de la manera que indique el personal.
• Informe inmediatamente a un miembro del personal sobre cualquier peligro, defecto o condición insegura que observe dentro de las instalaciones o recintos.
• Informe cualquier accidente, incidente o cuasi accidente a un miembro del personal lo antes posible.
• Comporte-se de forma responsable y coopere con el personal para mantener un entorno de aprendizaje seguro.

Los alumnos no deben hacer un uso indebido intencional ni interferir con nada que se proporcione en interés de la salud, la seguridad o el bienestar, como equipos de seguridad contra incendios o dispositivos de seguridad, ni participar en comportamientos que puedan poner en peligro a sí mismos o a otros.

Se proporcionará a los estudiantes información y orientación adecuadas sobre salud y seguridad como parte de su inducción y durante las actividades de enseñanza o programas relevantes para garantizar que comprendan sus responsabilidades.

Visitantes y contratistas (incluyendo agentes)

Todos los visitantes y contratistas tienen la responsabilidad de tener el debido cuidado de su propia salud y seguridad y de evitar actuar de una manera que pueda poner en riesgo a ellos mismos o a otros mientras se encuentren en las instalaciones del Grupo o participen en actividades del Grupo. Se espera que los visitantes y contratistas sigan todas las instrucciones relevantes de salud y seguridad proporcionadas por el personal y que cumplan con los procedimientos del sitio.

En particular, los visitantes y contratistas deben:

• Cumplir con las instrucciones dadas por miembros del personal autorizado o representantes del sitio.
• No manipuléis ni uséis mal el equipo contra incendios, los sistemas de emergencia ni ningún otro dispositivo de seguridad.
• Inicie sesión a su llegada utilizando el paquete de gestión de visitantes del Grupo, que incluye la tarjeta de emergencia del sitio y la charla de seguridad y salud.
• Lleve cualquier identificación de visitante o contratista proporcionada mientras se encuentre en las instalaciones.
• Reporte cualquier inquietud de salud y seguridad, peligro o incidente a un miembro del personal lo antes posible.
• Utilice el equipo de protección personal requerido donde se indique o se le indique.
• Fírmese al salir de las instalaciones de acuerdo con los procedimientos del sitio.

Donde los contratistas realicen trabajos en nombre del Grupo y no sean supervisados directamente por personal del Grupo, se les deberá proporcionar información adecuada sobre salud y seguridad y, cuando sea necesario, una inducción específica del sitio antes de comenzar el trabajo.

Los visitantes y contratistas también deben cumplir con los procedimientos de salud y seguridad de las instituciones anfitrionas donde se realicen actividades del Grupo en las instalaciones de los socios.

Consultores Externos de Salud y Seguridad (Personas Competentes)

El Grupo reconoce sus obligaciones en virtud del Reglamento de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo de 1999 de designar a una o más personas competentes para ayudar a cumplir sus obligaciones legales en materia de seguridad y salud.

El Grupo mantiene la competencia interna para apoyar la gestión eficaz de la salud y la seguridad a través de personal debidamente formado que proporciona supervisión, coordinación y orientación en materia de salud y seguridad en toda la organización.

Donde se requiera conocimiento especializado, experiencia técnica o garantía independiente, el Grupo nombrará consultores o contratistas externos debidamente cualificados para que proporcionen asesoramiento y apoyo. Esto puede incluir, por ejemplo, especialistas en áreas como seguridad contra incendios, higiene del agua, seguridad de edificios, salud ocupacional, evaluación de riesgos, u otras actividades de inspección y cumplimiento legal.

Periódicamente también se podrá recurrir a consultores externos para que realicen revisiones, asesoramientos o auditorías independientes de los arreglos de salud y seguridad del Grupo, con el fin de garantizar el cumplimiento legal y identificar oportunidades de mejora continua.

A través de esta combinación de capacidad interna y acceso a experiencia externa especializada, el Grupo garantiza que tiene acceso al asesoramiento competente necesario para cumplir con sus responsabilidades de salud y seguridad.

Medición del rendimiento

El Grupo mide el desempeño en materia de salud y seguridad para garantizar que esta Política y los acuerdos asociados se implementen de manera efectiva en todas las filiales y sitios operativos. El seguimiento del desempeño permite al Grupo comprender los niveles de desempeño actuales, identificar áreas que requieren mejora y garantizar que los controles apropiados sigan siendo efectivos.

El monitoreo eficaz del desempeño permite al Grupo determinar indicadores clave de desempeño (KPI) que incluyen: incidentes totales registrados por trimestre por sitio y división; número de incidentes reportables según RIDDOR; informes de cuasi accidentes presentados; tiempo promedio para cerrar las investigaciones de incidentes; tasa de finalización de capacitación obligatoria por puesto y sitio; validez de los certificados de los brigadistas contra incendios en todos los sitios; validez de los certificados de los socorristas en todos los sitios; y acciones pendientes de evaluación de riesgos vencidas en cada sitio. Estos KPI se informan en el Informe Anual de Salud y Seguridad (H&S) y se revisan en cada reunión del Comité de Salud y Seguridad (H&S).

La supervisión del rendimiento permite al Grupo determinar:

• Dónde nos encontramos actualmente en relación con las normas de salud y seguridad.
• Dónde se requieren mejoras.
• ¿Qué acciones son necesarias para mantener entornos de trabajo y aprendizaje seguros?.

Los arreglos de monitoreo del Grupo consisten en dos enfoques complementarios: monitoreo activo y monitoreo reactivo.

Monitoreo Activo (Antes de que Surjan Problemas)

La monitorización activa implica comprobaciones e inspecciones periódicas para garantizar el mantenimiento de las normas de salud y seguridad y el funcionamiento eficaz de los controles de gestión.

El Grupo realiza un seguimiento activo a través de una serie de medidas que incluyen:

Inspecciones del lugar de trabajo

Se llevan a cabo inspecciones periódicas en el lugar de trabajo en los sitios operativos para identificar peligros y confirmar que los arreglos de salud y seguridad se estén implementando de manera efectiva. Las inspecciones pueden ser realizadas por el Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo, gerentes locales u otro personal designado utilizando listas de verificación de inspección apropiadas. Las áreas de mayor riesgo pueden ser priorizadas donde sea apropiado. Los hallazgos de las inspecciones se registran y las acciones identificadas deben abordarse dentro de los plazos acordados. El progreso de las acciones se monitorea y se informa a través de los arreglos de gobernanza de salud y seguridad del Grupo.

Evaluaciones de Riesgos

Las evaluaciones de riesgos se revisan periódicamente y siempre que haya cambios significativos en las prácticas de trabajo, las instalaciones o las actividades. Esto asegura que las medidas de control sigan siendo adecuadas y efectivas.

Inspecciones Especializadas de Cumplimiento

Cuando sea necesario, las inspecciones especializadas y las comprobaciones de cumplimiento legal son realizadas por personas competentes, que pueden incluir contratistas o consultores externos. Estas inspecciones pueden referirse a cuestiones como sistemas de seguridad contra incendios, higiene del agua, seguridad eléctrica, seguridad de edificios u otros requisitos legales.

Revisión Interna e Informes de Gobernanza

Los resultados en materia de salud y seguridad se revisan mediante procesos internos de seguimiento y gobernanza. Se elabora un informe anual de salud y seguridad dirigido al Consejo de Administración de Malvern International PLC, en el que se ofrece una visión general de los resultados, los incidentes significativos, las medidas de cumplimiento y las áreas de mejora.

Monitoreo Reactivo (Después de que las cosas salgan mal)

La vigilancia reactiva implica investigar incidentes y revisar los resultados para identificar las causas de las fallas en la gestión de la salud y la seguridad y prevenir su recurrencia.

El Grupo lleva a cabo un seguimiento reactivo a través de:

Información de Incidentes e Investigación

Todos los accidentes, incidentes y cuasi accidentes se informan y se investigan de conformidad con los procedimientos del Grupo. Las investigaciones tienen como objetivo identificar las causas fundamentales y garantizar que se implementen las acciones correctivas apropiadas.

Informes de Desempeño de Seguridad e Incidentes

Las estadísticas y tendencias de incidentes se monitorean y revisan como parte de los procesos de gobernanza de salud y seguridad del Grupo. Esto permite a la organización identificar patrones, abordar problemas recurrentes e implementar mejoras apropiadas.

Control de Salud y Ausencias

Cuando sea pertinente, se podrá revisar la información relativa a enfermedades o ausencias relacionadas con el trabajo para ayudar a identificar problemas de salud y seguridad que requieran mayor atención.

Juntos, estos procesos de monitoreo activo y reactivo apoyan al Grupo en el mantenimiento de una supervisión eficaz del desempeño en salud y seguridad y contribuyen a la mejora continua de sus sistemas de gestión de salud y seguridad.

Sección 3 – Arreglos

Esta sección describe los acuerdos y procedimientos operativos vigentes para apoyar la implementación de esta Política de Salud y Seguridad. Estos acuerdos proporcionan orientación sobre cómo se gestionan los riesgos específicos en las actividades y locales del Grupo. Los gerentes y el personal deben asegurarse de que estos acuerdos se comprendan y apliquen dentro de sus respectivas áreas de responsabilidad.

Accidentes, Incidentes y Casi Accidentes

Todos los accidentes, incidentes y cuasi accidentes deben reportarse rápidamente de acuerdo con los procedimientos de reporte del Grupo. El reporte oportuno permite al Grupo investigar eventos, identificar las causas subyacentes e implementar acciones correctivas apropiadas para prevenir recurrencias.

Los gerentes son responsables de garantizar que los incidentes dentro de sus áreas se registren y se investiguen de manera proporcional. Cuando sea necesario, los incidentes se informarán de acuerdo con los requisitos legales, incluidas las Regulaciones sobre el informe de lesiones, enfermedades y sucesos peligrosos (RIDDOR).

La información recopilada a través de la notificación e investigación de incidentes contribuye al seguimiento del desempeño en salud y seguridad del Grupo y apoya la mejora continua.

Entrenamiento

El Grupo garantizará que los empleados reciban información, instrucción y formación adecuadas en materia de salud y seguridad relevantes para su puesto. Los requisitos de formación pueden incluir formación de incorporación, formación específica del puesto y formación de actualización cuando sea apropiado. Los gerentes son responsables de garantizar que el personal de sus áreas haya recibido la formación necesaria para desempeñar sus funciones de forma segura.

Comunicación con los Empleados

La comunicación efectiva es esencial para mantener entornos de trabajo y aprendizaje seguros. El Grupo se asegurará de que la información pertinente sobre salud y seguridad se comunique a los empleados a través de los canales apropiados, incluidos programas de inducción, comunicaciones internas, materiales de orientación y sesiones informativas para la gerencia.

Consulta con los empleados

El Grupo se compromete a consultar con los empleados sobre los asuntos que afecten a su salud y seguridad. La consulta puede realizarse a través de mecanismos formales e informales, como reuniones de personal, comités de salud y seguridad u otros foros apropiados, lo que permite a los empleados plantear sus inquietudes y contribuir a las mejoras en los acuerdos de salud y seguridad.

Control de Contratistas

Donde se contrate a contratistas para realizar trabajos en nombre del Grupo, se aplicarán los arreglos apropiados para garantizar que el trabajo se lleve a cabo de manera segura. Los contratistas deben cumplir con los requisitos relevantes de salud y seguridad y, cuando sea apropiado, se les puede solicitar que proporcionen pruebas de competencia, evaluaciones de riesgos y declaraciones de métodos. Los contratistas también deben cumplir con los procedimientos de salud y seguridad de las instituciones anfitrionas donde se lleven a cabo las actividades del Grupo en las instalaciones de los socios.

Control de Sustancias Peligrosas para la Salud (COSHH)

Donde las actividades impliquen el uso o almacenamiento de sustancias que puedan presentar un riesgo para la salud, se realizarán evaluaciones apropiadas de acuerdo con el Reglamento de Control de Sustancias Peligrosas para la Salud. Se implementarán medidas de control adecuadas para minimizar la exposición y garantizar que las sustancias se utilicen, almacenen y eliminen de forma segura.

Incidentes Críticos

El Grupo mantiene procedimientos para responder a incidentes críticos que puedan afectar la seguridad o el bienestar del personal, los estudiantes o los visitantes. Los incidentes críticos incluyen accidentes graves, crisis físicas, interrupciones importantes de servicios, emergencias de protección o cualquier evento que pueda afectar significativamente las operaciones o la reputación. Las respuestas a incidentes críticos se coordinan de acuerdo con el Plan de Continuidad del Negocio (BCP/MIG/001) del Grupo, que establece la estructura de escalada, el marco del Equipo Central de Liderazgo de Emergencias (CLET) y los protocolos de gestión de incidentes. Esta Política de Seguridad y Salud y el BCP operan en paralelo; un incidente de Seguridad y Salud que cumpla con un umbral de alerta del BCP debe gestionarse bajo ambos marcos simultáneamente.

Umbrales de Alerta de BCP y Contactos de Escalada

El Plan de Continuidad del Negocio del Grupo (BCP/MIG/001) establece los umbrales de alerta de 60 minutos y 24 horas, los contactos de escalada y la guía de notificación RIDDOR aplicable a los incidentes de H&S. Los contactos clave son: Coordinador de H&S del Grupo — Matthew Huda (HSE@malvernplc.com); COO — James Findley (james.findley@malvernplc.com). En cualquier situación que implique peligro inmediato para la vida, llame al 999 primero.

Escalada de Incidentes de H&S a CLET — Contactos Clave

Donde un incidente H&S cumpla con un umbral de alerta del BCP, notifique inmediatamente a Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) y a su gerente de línea, luego inicie la alerta del BCP apropiada. El Coordinador de H&S del Grupo notifica al COO, mantiene el registro del incidente H&S y garantiza que se cumplan las obligaciones de informar sobre RIDDOR simultáneamente con los procedimientos del BCP.

Categorías de Incidentes y Guía de Respuesta del PCO

El PGC proporciona una guía específica de gestión de incidentes para escenarios relacionados con la Salud y Seguridad (H&S). Para crisis físicas (incendio, inundación, explosión, colapso de edificios o liberación incontrolada de gas), los procedimientos de emergencia a nivel del sitio tienen precedencia inmediata, seguidos por la notificación al CLET y la escalada del PGC. Para fallos de TI o interrupciones del sistema que afecten la capacidad de monitorear o responder a incidentes de H&S, se aplican las Prioridades de Recuperación de Sistemas de TI del PGC y se debe notificar al Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo de cualquier período durante el cual la capacidad de reporte de incidentes se vea afectada. Para amenazas a empleados o estudiantes (incluidas amenazas de bomba, violencia o extorsión), las funciones de Salud y Seguridad y salvaguardia operan concurrentemente con la escalada del PGC. Para eventos de salud pública o pandemias que afecten la capacidad operativa, el marco de Análisis de Impacto del Negocio del PGC guía la respuesta proporcionada. Se debe consultar directamente el PGC para obtener listas de verificación de acciones detalladas, responsabilidades del CLET y protocolos de comunicación aplicables a cada tipo de incidente.

Revisión Post-Incidente y Lecciones Aprendidas

Tras cualquier incidente crítico o activación del PGC, el Coordinador de SyS del Grupo deberá completar una revisión de SyS post-incidente junto con el proceso de Lecciones Aprendidas del PGC (BCP/MIG/001, Sección 8). La revisión evalúa si las evaluaciones de riesgos, la formación o los procedimientos requieren revisión, y si la notificación RIDDOR se manejó correctamente. Los resultados se informan al Director de Operaciones y se presentan en la próxima reunión del Comité de SyS.

Personal con Discapacidad y Afecciones Médicas

El Grupo se compromete a apoyar a los empleados con discapacidades o afecciones médicas, incluidas las afecciones temporales, cuando corresponda. Se considerarán ajustes razonables para permitir que los empleados realicen sus funciones de manera segura y eficaz. Se podrán realizar evaluaciones de riesgos individuales cuando sea necesario para garantizar que se brinde el apoyo adecuado.

Estudiantes con Discapacidad y Afecciones Médicas

El Grupo tiene como objetivo garantizar que los estudiantes con discapacidades o condiciones médicas puedan participar de forma segura en las actividades de aprendizaje. Se implementarán arreglos de apoyo apropiados cuando sea necesario, y el personal trabajará con colegas relevantes e instituciones asociadas para garantizar que se tomen las medidas adecuadas y de seguridad.

Equipo de Visualización de Datos (EVD)

El Grupo reconoce que muchos empleados utilizan equipos de pantalla de visualización como parte de su trabajo. Existen disposiciones adecuadas para garantizar que los puestos de trabajo se configuren de forma segura y que los empleados conozcan las buenas prácticas ergonómicas para reducir el riesgo de problemas musculoesqueléticos o fatiga visual. Todos los empleados que utilizan habitualmente equipos de pantalla de visualización como parte importante de su trabajo deben completar una autoevaluación de equipos de pantalla de visualización. Los gerentes de línea y los directores de centro son responsables de garantizar que se realicen autoevaluaciones de equipos de pantalla de visualización en sus áreas y que se aborden los riesgos identificados. Cuando una evaluación de equipos de pantalla de visualización identifique un riesgo significativo o un empleado informe de molestias, el asunto debe ser escalado al Coordinador del Grupo de Seguridad y Salud, quien organizará una evaluación adicional o una derivación al servicio de salud ocupacional, según corresponda. El Coordinador del Grupo de Seguridad y Salud mantiene un registro central de las evaluaciones de equipos de pantalla de visualización por sitio.

Conducir para el trabajo

Donde los empleados conducen como parte de sus funciones laborales, deben asegurarse de que tengan la licencia adecuada, que los vehículos utilizados para fines laborales se mantengan en condiciones seguras y que los viajes se realicen de manera responsable y de acuerdo con las leyes de tránsito aplicables.

Seguridad eléctrica

El Grupo garantizará que el equipo eléctrico utilizado dentro de sus instalaciones se mantenga en condiciones seguras. Los empleados solo deben usar equipos eléctricos autorizados para su uso y deben informar de inmediato cualquier defecto o daño para que se puedan tomar las medidas apropiadas. Con respecto a las pruebas de aparatos portátiles (PAT): para las instalaciones gestionadas por el Grupo, el Grupo es responsable de las pruebas PAT de su propio equipo y de mantener los registros de pruebas. Para sitios alojados en las instalaciones de socios, la institución anfitriona es responsable de las pruebas PAT del equipo propiedad del edificio; los Directores de Centro deben confirmar los acuerdos con el anfitrión. Las computadoras portátiles y dispositivos personales traídos al sitio por empleados no están sujetos a los requisitos legales de PAT y se consideran fuera de alcance, a menos que se utilicen como dispositivo de trabajo principal del empleado en instalaciones gestionadas por el Grupo, en cuyo caso se recomienda una verificación visual de seguridad.

Trabajo en casa e híbrido

Donde los empleados trabajen de forma remota o con un acuerdo de trabajo híbrido, el Grupo proporcionará orientación para apoyar las prácticas seguras de trabajo desde casa, incluyendo una autoevaluación de ETT para el puesto de trabajo en casa. Los empleados siguen siendo responsables de garantizar que su entorno de trabajo sea seguro y adecuado para desempeñar sus funciones. La orientación detallada sobre el trabajo seguro desde casa, incluida la configuración del puesto de trabajo, la iluminación y los procedimientos de notificación, se proporciona en la Guía de Salud y Seguridad para el Trabajo desde Casa del Grupo. Mientras tanto, los empleados deben ponerse en contacto con Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) si su acuerdo de trabajo desde casa presenta un riesgo para la salud o la seguridad que no pueden resolver de forma independiente.

Trabajo en solitario

Donde se exija a los empleados que trabajen solos, deberán existir disposiciones adecuadas para garantizar su seguridad. Esto puede incluir evaluaciones de riesgos, procedimientos de comunicación y disposiciones de supervisión adecuadas. La Política de Trabajo en Soledad del Grupo proporciona orientación detallada sobre los arreglos para el trabajo en soledad, incluidos los procedimientos de registro y las rutas de escalada. Todos los empleados que trabajen habitualmente solos deberán familiarizarse con dicha política y cumplirla.

Manipulación manual

Donde las tareas de manipulación manual no se puedan evitar, se tomarán las medidas apropiadas para minimizar el riesgo de lesiones. Los empleados deben seguir las prácticas de manipulación segura y buscar ayuda cuando sea necesario. Dado el entorno de oficina y enseñanza de bajo riesgo del Grupo, la certificación formal de manipulación manual no es necesaria para la mayoría del personal. La formación de nivel de concientización sobre técnicas seguras de manipulación manual es suficiente para la mayoría de los roles y se incluye en el programa de inducción de Salud y Seguridad. Donde un rol específico implique una actividad de manipulación manual significativa o regular, se completará una evaluación específica del puesto y se proporcionará la formación adecuada.

Trabajadoras Embarazadas y Madres Recién Nacidas

El Grupo llevará a cabo las evaluaciones de riesgos pertinentes para las trabajadoras embarazadas, las madres primerizas y aquellas que hayan dado a luz recientemente, en la medida en que ello sea relevante para sus actividades laborales. Se estudiarán las adaptaciones adecuadas para garantizar una gestión adecuada de los riesgos.

Resbalones y tropiezos

Los resbalones y tropiezos se encuentran entre los peligros laborales más comunes. Se espera que el personal y los estudiantes ayuden a mantener entornos ordenados y seguros, y cualquier peligro como derrames, suelos dañados o pasillos obstruidos debe informarse de inmediato.

Fumar y vapear

No se permite fumar ni vapear dentro de los edificios del Grupo ni en áreas donde puedan representar un riesgo para la salud o la seguridad. Se pueden proporcionar áreas designadas donde sea apropiado de acuerdo con las reglas del sitio.

Violencia y Agresión en el Trabajo

El Grupo no tolerará violencia, amenazas ni comportamientos agresivos hacia el personal, los estudiantes o los visitantes. Cualquier incidente de violencia o agresión debe ser denunciado de inmediato para que se puedan tomar las medidas adecuadas. Al responder a cualquier situación violenta o amenazante, el personal debe seguir el Plan de Acción de Emergencia (PAE) del sitio. Cada sitio operativo debe tener un PAE actual a nivel de sitio, desarrollado por el Director del Centro o el Gerente de Operaciones utilizando una plantilla estándar del Grupo y revisado anualmente. Para los sitios que operan dentro de instalaciones de universidades asociadas o programas para jóvenes, el PAE principal será el de la institución anfitriona; los Directores de Centro deben obtener una copia del PAE del anfitrión, confirmar que está vigente y asegurarse de que todo el personal del Grupo en ese sitio lo conozca. Matthew Huda es responsable de mantener un registro de los PAE por sitio y confirmar su vigencia como parte de la revisión anual de Salud y Seguridad del sitio. Nota: Las obligaciones del Grupo bajo la Ley de Terrorismo (Protección de Instalaciones) de 2025 (Ley de Martyn) están en revisión. Se está buscando asesoramiento legal y esta sección se actualizará una vez que se hayan confirmado las obligaciones por sitio.

Visitantes

Los visitantes deberán cumplir con los procedimientos de salud y seguridad del Grupo mientras se encuentren en sus instalaciones o participen en actividades del Grupo. Se espera que los visitantes sigan las instrucciones proporcionadas por el personal y que informen sobre cualquier preocupación de seguridad que observen.

Seguridad contra incendios

El Grupo se compromete a mantener acuerdos efectivos de seguridad contra incendios en todas sus instalaciones y actividades, de conformidad con la Orden de Reforma Regulatoria (Seguridad contra Incendios) de 2005. Dado que la mayoría de las actividades académicas y operativas del Grupo se llevan a cabo en instalaciones de socios, la institución anfitriona normalmente mantendrá la evaluación de riesgos de incendio de las instalaciones. Los Directores de Centro y los Gerentes Académicos deben familiarizarse con las disposiciones de seguridad contra incendios relevantes en cada sitio y garantizar que el personal y los estudiantes del Grupo las cumplan. Cuando el Grupo posea o gestione sus propias instalaciones, el Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo será responsable de garantizar que exista una evaluación de riesgos de incendio adecuada y suficiente, y que se revise periódicamente.

El Grupo requiere que se implementen los siguientes arreglos de seguridad contra incendios en cada sitio operativo:

• Una evaluación actual del riesgo de incendio para las instalaciones, ya sea en poder de la institución anfitriona o del Grupo para las instalaciones gestionadas por el Grupo. Los Directores de Centro deben confirmar por escrito al Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo antes del 31 de octubre de cada año que la evaluación de riesgo de incendio pertinente ha sido revisada dentro de los doce meses anteriores y sigue vigente. Esta confirmación por escrito es necesaria a efectos de auditoría y debe ser conservada por el Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo durante un mínimo de tres años.
• Al menos un Jefe de Bomberos designado por cada sitio docente u operativo, con capacitación adecuada para Jefe de Bomberosrenovada al menos cada tres años. La identidad del Jefe de Bomberos en cada sitio debe comunicarse a todo el personal del Grupo que trabaje en esa ubicación.
• Un plan de evacuación para cada sitio, ya sea el plan de la institución anfitriona o un plan específico del Grupo, cuando sea apropiado. Todo el personal del Grupo debe ser informado de las rutas de evacuación y los puntos de reunión relevantes para su sitio durante la inducción y cada vez que se trasladen a un nuevo sitio.
• Los simulacros de incendio deben realizarse de conformidad con los requisitos de la evaluación de riesgos de incendio para cada sitio. Para las instalaciones gestionadas por el Grupo, los simulacros deben realizarse al menos anualmente. El resultado de cada simulacro de incendio debe registrarse utilizando el Registro de simulacros de incendio del Grupo y enviarse al Coordinador del Grupo de Salud y Seguridad en un plazo de cinco días hábiles.
• Las disposiciones mejoradas de seguridad contra incendios para programas que involucran a estudiantes menores de 18 años se detallan en el Anexo de Salud y Seguridad para Jóvenes y Personas Jóvenes.

Todo el personal no debe interferir ni deshabilitar equipos de seguridad contra incendios, no debe mantener abiertas las puertas cortafuegos e informará de cualquier defecto en los sistemas de detección, supresión o advertencia de incendios inmediatamente al contacto apropiado del edificio o al Coordinador de Grupo de Seguridad y Salud.

Primeros auxilios

El Grupo garantiza que se disponga de una asistencia sanitaria adecuada en todos los centros de conformidad con el Reglamento de Sanidad y Seguridad (Primeros Auxilios) de 1981. El Coordinador de Sanidad y Seguridad del Grupo mantiene un registro de la asistencia sanitaria por centro y es responsable de garantizar que la cobertura sea apropiada para las actividades y la población de cada ubicación. Se debe completar una Evaluación de Necesidades de Primeros Auxilios para cada centro y revisarla anualmente o tras cualquier cambio significativo en la actividad o el personal.

La dotación mínima de primeros auxilios en cada sitio es la siguiente:

• Al menos una persona designada autorizada por sitio en todo momento durante el horario de operación.
• Donde la Evaluación de Necesidades de Primeros Auxilios indique un mayor riesgo o una población más grande, un socorrista cualificado que posea un certificado actual de Primeros Auxilios en el Trabajo (FAW) o Primeros Auxilios de Emergencia en el Trabajo (EFAW) aprobado por la HSE debe estar disponible en el lugar. Como umbral estándar, cualquier lugar con más de 50 estudiantes y personal presentes en un momento dado requiere al menos un socorrista cualificado FAW o EFAW en el lugar durante el horario de funcionamiento.
• En cada sitio debe haber un botiquín de primeros auxilios debidamente equipado. Un botiquín de primeros auxilios portátil también debe ser llevado a todas las actividades fuera del sitio, excursiones y actividades del programa social por el miembro del personal que dirige la actividad.
• Todos los accidentes que requieran tratamiento de primeros auxilios deben registrarse en un libro de accidentes o registro equivalente, y el incidente debe ser informado al Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo.

Se establecen requisitos mejorados de primeros auxilios para los programas que involucren a estudiantes menores de 18 años en el Apéndice de HSE para Jóvenes y Menores, incluyendo requisitos para personal capacitado en primeros auxilios pediátricos durante programas residenciales y de actividades.

Jóvenes y Menores de 18 Años (Juniors y Pathways)

El Grupo gestiona programas en los que participan alumnos menores de 18 años en dos divisiones: la división «Juniors» y, dentro de Malvern House University Pathways, los alumnos menores de 18 años matriculados en un programa «Pathways». El Reglamento de 1999 sobre la gestión de la salud y la seguridad en el trabajo impone obligaciones específicas a los empleadores en relación con los jóvenes. Estas obligaciones exigen que el Grupo lleve a cabo una evaluación de riesgos específica antes de que un joven comience a participar en cualquier programa o actividad, y que tenga especialmente en cuenta su inexperiencia, su falta de conciencia de los riesgos y su etapa de desarrollo físico y psicológico.

Las disposiciones operativas detalladas para los estudiantes menores de 18 años se establecen en el Apéndice de Salud y Seguridad para Jóvenes y Personas Jóvenes, que se aplica tanto a la división de Jóvenes como a cualquier estudiante menor de 18 años de Pathways. Este Apéndice forma parte del marco de Salud y Seguridad del Grupo y debe leerse junto con esta política.

Evaluación de Riesgos Pre-Programa

Se debe completar una Evaluación de Riesgos específica para Jóvenes para cada programa o cohorte que involucre a estudiantes menores de 18 años antes de que comience el programa. Esta evaluación debe abordar: el entorno físico y la idoneidad del sitio; las actividades y si alguna requiere supervisión o restricción específica para menores de 18 años; las proporciones de supervisión establecidas; cualquier condición médica, discapacidad o necesidad de apoyo conocida; los arreglos de viaje y transporte solitario; los arreglos de alojamiento para programas residenciales; y los procedimientos de respuesta a emergencias fuera del horario laboral. La evaluación de riesgos debe ser aprobada por el Director del Centro o el Jefe de la División Junior correspondiente y enviada al Coordinador de Salud y Seguridad Grupal antes de la fecha de inicio del programa.

Supervisión y ratios de personal

Siempre se deben mantener las proporciones de supervisión adecuadas durante los programas que involucren a estudiantes menores de 18 años. Como línea de base mínima: durante las sesiones de enseñanza, se aplica una proporción de no más de 1 miembro del personal por cada 20 estudiantes; durante actividades fuera del sitio, excursiones o programas sociales, se aplica una proporción mínima de 1:10; para programas residenciales o programas que involucren a estudiantes menores de 16 años, se aplica una proporción mínima de 1:8 durante cualquier actividad fuera del sitio. Estas proporciones son estándares mínimos; la evaluación de riesgos puede especificar proporciones más altas donde la actividad o las necesidades individuales lo requieran. Cuando los requisitos de una organización asociada sean más estrictos que estos mínimos, se aplicará el estándar más alto del socio.

Nota — Programas de Lenguaje en Acción (LiA): Adam Ennis debe confirmar los requisitos actuales de proporción de supervisión de LiA antes de cada temporada de programas y asegurarse de que los programas grupales que operan a través de LiA cumplan con el más alto de los dos estándares. Esta confirmación debe documentarse en la evaluación de riesgos del programa correspondiente.

Consentimiento de Padres y Tutores y Contactos de Emergencia

Antes de la inscripción, el padre o tutor legal de cada estudiante menor de 18 años debe proporcionar un consentimiento por escrito para participar en el programa, incluyendo actividades, visitas externas o arreglos residenciales. La documentación de consentimiento debe incluir datos de contacto de emergencia de al menos dos adultos, condiciones médicas, alergias, medicamentos o necesidades de apoyo, y consentimiento para tratamiento médico de emergencia. Esta información debe mantenerse de forma segura y ser accesible para el personal pertinente durante todas las horas del programa.

Condiciones médicas e información de salud

La información de salud de los estudiantes menores de 18 años debe recopilarse antes de que comience el programa y compartirse según la necesidad de saber con el personal pertinente. Cuando un estudiante requiera la administración de medicamentos, se debe obtener el consentimiento escrito de los padres y las instrucciones claras, y se debe designar a un miembro del personal con nombre como responsable de la gestión de medicamentos. No se deben administrar medicamentos recetados sin el consentimiento escrito de los padres.

Actividades, Visitas y Excursiones Fuera del Sitio

Todas las actividades fuera del recinto, visitas y excursiones que involucren a estudiantes menores de 18 años requieren una evaluación de riesgos específica de la actividad que debe ser aprobada antes de que la actividad tenga lugar. La evaluación de riesgos debe abordar los arreglos de ruta y transporte, los arreglos de seguridad del lugar, las proporciones de supervisión, los procedimientos de emergencia y las necesidades de bienestar. Se debe obtener el consentimiento de los padres para todas las actividades fuera del recinto.

Programas Residenciales

Donde los programas incluyan alojamiento residencial para estudiantes menores de 18 años, se debe completar una evaluación de riesgos de salud y seguridad residencial. El alojamiento debe cumplir con las normas de seguridad contra incendios apropiadas, tener una evaluación de riesgos de incendios vigente e incluir un responsable de bienestar residencial designado. Hombres y mujeres deben ser alojados en áreas separadas con protocolos claros sobre el acceso. Los procedimientos de emergencia fuera del horario de atención deben comunicarse a todos los estudiantes y al personal.

Reporte de Incidentes para Estudiantes Menores de 18 Años

Cualquier accidente, incidente o cuasi accidente que involucre a un estudiante menor de 18 años debe ser reportado al Coordinador de Grupo de SyS y al Director del Centro o Líder de la División Junior correspondiente el mismo día en que ocurra. Los padres o tutores deben ser notificados de inmediato tras cualquier incidente que resulte en lesión, tratamiento médico o una preocupación de bienestar significativa. Donde surjan preocupaciones de salvaguarda, el Líder Designado de Salvaguarda debe ser informado de inmediato y la Política de Salvaguarda y Prevención del Grupo tiene precedencia.

Anexo de SST para jóvenes y menores

El Anexo de Seguridad y Salud para Jóvenes y Menores proporciona una guía operativa detallada que complementa esta política para todas las actividades que involucren a estudiantes menores de 18 años. Cubre la división de Jóvenes y los estudiantes de Pathways menores de 18 años y está siendo desarrollado por el Líder de la División de Jóvenes en consulta con el Coordinador de Seguridad y Salud del Grupo. Hasta que se publique el Anexo, las disposiciones de esta sección y la Política del Grupo de Protección y Prevención rigen toda la actividad de menores de 18 años.

Instalaciones de Bienestar y Ambiente de Trabajo

El Grupo se asegurará de que haya instalaciones de bienestar adecuadas disponibles para empleados y estudiantes, siempre que sea razonablemente factible, de acuerdo con el Reglamento de Lugar de Trabajo (Salud, Seguridad y Bienestar) de 1992. Esto incluye el acceso a saneamiento adecuado, agua potable, instalaciones de descanso y un ambiente de trabajo que promueva la salud, la seguridad y el bienestar. Para los locales gestionados por el Grupo, este es directamente responsable de cumplir los estándares mínimos. Para los locales de socios, la institución anfitriona es responsable de la provisión de instalaciones; sin embargo, los Directores del Centro deben confirmar, como parte de su inspección anual del sitio, que las instalaciones de bienestar son adecuadas para el personal y el número de estudiantes del Grupo. Cualquier insuficiencia debe informarse inmediatamente al Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo.

Comités de Salud y Seguridad y Estructura de Gobernanza

El Grupo mantiene un enfoque estructurado para la gobernanza de salud y seguridad a través de un sistema de comités divisionales y centrales de salud y seguridad. Estos comités apoyan la implementación efectiva de la Política de Salud y Seguridad, brindan supervisión del desempeño en salud y seguridad y permiten la consulta con gerentes y personal en toda la organización.

Dada la naturaleza de las actividades del Grupo y su entorno operativo de bajo riesgo, las reuniones formales del Comité de Salud y Seguridad se celebran semestralmente. Pueden convocarse reuniones adicionales cuando sea necesario en respuesta a incidentes significativos, riesgos emergentes o requisitos operativos.

El Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo es responsable de coordinar la estructura del comité, supervisar las acciones derivadas de las reuniones y gestionar los casos o investigaciones activas de salud y seguridad entre reuniones, cuando sea necesario.

Los resultados, las cuestiones clave y las recomendaciones derivadas de la estructura de comités se comunican a través del marco de gobernanza del Grupo y se remiten al Consejo de Administración de Malvern International PLC, que se reúne mensualmente.

Estructura del Comité

El Grupo opera la siguiente estructura de comité de salud y seguridad:

Comités Divisionarios de Salud y Seguridad

• Comité de Salud y Seguridad de University Pathways
• Comité de Salud y Seguridad Júnior

Estos comités revisan los asuntos de salud y seguridad relevantes para sus respectivas actividades, incluyendo incidentes, riesgos operativos y requisitos de cumplimiento. Los problemas que requieren una supervisión más amplia o una acción organizacional se escalan al Comité Central de Salud y Seguridad.

Comité Central de Salud y Seguridad

El Comité Central de Salud y Seguridad proporciona supervisión a nivel de Grupo en asuntos de salud y seguridad y revisa los problemas derivados de los comités divisionales. El comité considera el desempeño general, los riesgos emergentes y los asuntos de cumplimiento en toda la organización y proporciona garantías de que existen los arreglos adecuados de salud y seguridad.

Frecuencia de Reuniones

• Comités de Salud y Seguridad Divisionales: Mínimo dos veces por año
• Comité Central de Salud y Seguridad: Mínimo dos veces al año
• Se podrán celebrar reuniones adicionales de forma puntual cuando sea necesario.

Membresía del comité

La membresía en los comités incluirá típicamente representantes de la gestión operativa, el liderazgo académico y las funciones de apoyo relevantes. La membresía puede variar según el alcance del comité y los requisitos operativos.

El Coordinador de Grupo H&S actuará normalmente como secretaría, apoyando en la administración de reuniones, registrando actas y haciendo seguimiento de las acciones.

Agenda Estándar para Reuniones del Comité de Salud y Seguridad

1. Bienvenida y Disculpas
2. Revisión de Actas y Registro de Acciones Anteriores
3. Revisión de incidentes
   • Accidentes, incidentes y cuasi accidentes
   • Investigaciones en curso
4. Rendimiento de Salud y Seguridad
   • Resultados de la inspección
   • Actualizaciones de cumplimiento
5. Gestión de riesgos
   • Revisión de las evaluaciones de riesgos
   • Riesgos emergentes
6. Capacitación y concientización
   • Actualizaciones de capacitación en salud y seguridad
7. Actualizaciones operativas
   • Asuntos de seguridad de las instalaciones u operacionales
8. Actualizaciones regulatorias o de políticas
9. Otros asuntos
10. Resumen de Acciones y Próxima Reunión