LiA Anexo H&S

Programa de Verano Language in Action - Adición de Salud y Seguridad

El presente anexo constituye un complemento inicial específico del programa a la Política de Salud y Seguridad del Grupo Malvern International, versión 1.5, y está destinado a aplicarse a las actividades del programa de verano para jóvenes de Language in Action que se llevan a cabo en diez centros del Reino Unido durante la actual temporada de verano. Language in Action ofrece sus centros como sedes de campamentos de verano para jóvenes en todo el Reino Unido, incluyendo alojamientos en el entorno universitario y en el centro de Londres, así como otros campus residenciales.

Propósito y estado

Este anexo debe leerse junto con la Política de salud y seguridad del Grupo, el marco de Safeguarding y Prevención del Grupo, el Plan de continuidad del negocio, las evaluaciones de riesgos del sitio local, los procedimientos de emergencia de la institución anfitriona y los manuales de operación del programa. Está diseñado para traducir la política del Grupo en controles del programa que reflejen la entrega residencial de menores, la supervisión de menores de 18 años, las excursiones, los movimientos de transporte, la respuesta de bienestar y el trabajo en sitios compartidos con lugares anfitriones.

La política del Grupo ya exige una evaluación de riesgos específica para los jóvenes, la notificación el mismo día de incidentes en los que se vean implicados estudiantes menores de 18 años, botiquines de primeros auxilios portátiles para actividades fuera del centro, una revisión anual de los procedimientos de seguridad contra incendios y de primeros auxilios, y una estrecha dependencia de los procedimientos de emergencia del centro anfitrión cuando los programas se desarrollan en instalaciones asociadas. Por lo tanto, este complemento establece los procedimientos adicionales a nivel de centro y de programa que los gerentes de Language in Action deben aplicar antes de la apertura, durante la operación y al cierre de cada centro de verano.

Alcance

El presente anexo se aplica a todos los centros de verano para jóvenes de «Language in Action» gestionados por Malvern International o en su nombre durante el periodo estival, incluyendo las instalaciones docentes, las residencias, los comedores, los puntos de llegada y salida, los itinerarios de las excursiones, los servicios de traslado y cualquier lugar de actividad contratado que se utilice para los alumnos matriculados. Se aplica a todo el personal, directivos, profesores, monitores de actividades, responsables de grupo (cuando proceda), personal de las residencias, contratistas, visitantes y alumnos que participen en el programa.

Para el verano actual, el addendum está destinado a cubrir los once centros del Reino Unido promocionados a través de la cartera de centros Language in Action, sujeto a la confirmación operativa final del Jefe de Junior y el equipo de operaciones de verano. Una versión final controlada debe insertarse antes de su publicación. La lista de sitios confirmados, las fechas de apertura de los centros, los líderes locales designados, la cascada de contactos de emergencia y cualquier excepción específica del centro se incluyen en el Anexo A.

Contexto operativo

Language in Action ofrece programas junior para alumnos jóvenes y comercializa programas de idiomas de verano para edades de 11 a 19 años en centros de Londres y de otras partes del Reino Unido. La cartera de centros incluye una combinación de campus de estilo universitario y residencias en el centro de la ciudad. Una lista completa se proporciona en el Anexo A.

Dado que este modelo operativo combina la enseñanza, el alojamiento, la restauración, la programación de actividades sociales y frecuentes desplazamientos fuera del recinto, los principales riesgos para la salud y la seguridad incluyen incendios y evacuaciones, fallos en la supervisión, incidentes de transporte y al cruzar la calle, situaciones en las que se pierden de vista a los alumnos, emergencias médicas, incidentes durante las excursiones, resbalones y tropiezos, ausencias no autorizadas, incidentes de conducta y fallos en la comunicación entre el personal de Malvern y los equipos de los centros de acogida. Debe prestarse especial atención al transporte público, la densidad de personas, las vías con mucho tráfico, el desplazamiento de los alumnos entre edificios y la superposición entre la protección de la salud y la seguridad que se produce durante el tiempo libre fuera del campus y las excursiones urbanas

Gobernanza y rendición de cuentas

La responsabilidad general recae en Malvern International, de conformidad con la Política de Salud y Seguridad del Grupo, mientras que la supervisión operativa corresponde al director de operaciones y al coordinador de salud y seguridad del Grupo. En lo que respecta a las operaciones de Language in Action, el responsable de Juniors debe asegurarse de que se publique este anexo, de que se informe a los equipos de los centros al respecto antes de la apertura y de que se completen y aprueben las evaluaciones de riesgos específicas de cada programa antes de la llegada de los alumnos (aprobadas conjuntamente por el director del centro, el director del programa y el coordinador de Salud y Seguridad del Grupo).

Cada centro cuenta con un Gerente/Coordinador de Centro designado con responsabilidad diaria para la implementación local de este anexo, el enlace con la institución anfitriona, la verificación de los arreglos de emergencia y la supervisión del reporte local de incidentes. 

Cuando la institución anfitriona controle las instalaciones, el personal de Malvern deberá considerar los procedimientos de emergencia, los sistemas contra incendios, los protocolos de seguridad, las vías de notificación de bienestar y las restricciones para contratistas o del recinto de la institución anfitriona como los controles principales de las instalaciones, sin dejar de aplicar los propios controles de Malvern en materia de supervisión, notificación de incidentes y gestión de riesgos para los jóvenes. Antes de la apertura, Language in Action debe obtener, por escrito o por correo electrónico, la confirmación de los procedimientos contra incendios, la disponibilidad de primeros auxilios, las medidas de seguridad, los contactos de emergencia y el proceso de escalado para incidentes fuera del horario laboral de las instalaciones de acogida.

Controles de preapertura

Antes de que se abra cualquier centro, se debe completar y aprobar un expediente de apertura de centro que contenga la evaluación de riesgos local para jóvenes, las evaluaciones de riesgos del centro y de las excursiones, la evaluación de riesgos de la residencia cuando corresponda, la evaluación de necesidades de primeros auxilios, los contactos de emergencia, la información sobre incendios y evacuación, el cronograma del personal, el plan de supervisión, el resumen médico de los estudiantes y los arreglos de transporte. Ningún centro debe abrir a los estudiantes hasta que estos documentos hayan sido revisados por el responsable de operaciones de verano correspondiente. Esto forma parte del Paquete Operativo del Centro que se completa para cada centro de Language in Action antes de la impartición de verano.

La revisión previa a la apertura debe confirmar que las aulas, residencias, áreas comunes, comedores y rutas externas utilizadas por los estudiantes sean seguras, estén claramente señalizadas siempre que sea posible y sean adecuadas para el grupo de edad de los asistentes. La revisión también debe confirmar cómo se trasladan los estudiantes entre la residencia y los sitios de enseñanza, especialmente donde los centros requieran rutas a pie o desplazamientos cortos entre el alojamiento y los lugares de enseñanza.

Una inducción del centro debe ser preparada para estudiantes y personal en cada centro y debe cubrir evacuación en caso de incendio, puntos de reunión, toques de queda donde se utilicen, seguridad vial, seguridad de pertenencias personales, expectativas de comportamiento, procedimiento para estudiantes perdidos, arreglos de primeros auxilios, contactos de bienestar y normas para abandonar actividades supervisadas. Los estudiantes deben recibir esta inducción al llegar y de nuevo antes de su primera excursión o período de tiempo libre no supervisado, donde dicho tiempo libre esté permitido por las normas del programa y el consentimiento de los padres.

Dotación de personal y supervisión

La política de grupo establece proporciones de referencia de 1:20 para las sesiones de enseñanza, 1:15 para las actividades fuera del centro y excursiones, y 1:15 para los programas residenciales o programas que involucren a estudiantes menores de 16 años durante las actividades fuera del centro, con estándares más altos que se aplicarán cuando la evaluación de riesgos o las reglas del socio los requieran. Este anexo adopta esas proporciones como el punto de partida mínimo para los centros de Language in Action y requiere que cada evaluación de riesgos del centro especifique cualquier proporción más estricta para grupos de edad más jóvenes, necesidades de educación especial, días de llegada mixta, traslados al aeropuerto, actividades nocturnas, natación, visitas a ciudades de alta densidad o supervisión residencial durante la noche.

En ningún momento los estudiantes del grupo junior deben quedarse sin personal responsable claramente identificado, y los traspasos entre los equipos de enseñanza, actividades y residenciales deben documentarse a través de listados, registros o informes de traspaso. Cualquier modelo de tiempo libre debe definir exactamente quién tiene permitido el tiempo independiente, por cuánto tiempo, dentro de qué límites, con qué proceso de registro de salida y con qué controles de consentimiento parental y de contacto de emergencia establecidos.

Todo el personal recibe formación antes de asumir sus funciones sobre procedimientos de emergencia locales, notificación de incidentes, escalada de protección, respuesta ante alumnos desaparecidos, respuesta médica, supervisión del transporte y expectativas de comportamiento. Los nuevos empleados que lleguen después de la apertura del centro deberán completar una inducción abreviada pero registrada antes de trabajar sin supervisión con los alumnos.

Salud estudiantil y arreglos médicos

La política del Grupo requiere la recopilación del consentimiento de los padres, al menos dos contactos de emergencia, información médica, información sobre alergias y consentimiento para el tratamiento médico de emergencia cuando los padres no puedan ser contactados. Para las operaciones de Language in Action, esta información se recopila a través de nuestros procesos de admisión. Cuando los socios de la agencia recopilan esta información en nuestro nombre, Language in Action proporciona la plantilla de archivo para garantizar que la información correcta se recopile de acuerdo con nuestra política y las directrices externas (es decir, el British Council). Esta información se almacena centralmente con nuestro equipo de admisiones, de acuerdo con las directrices del RGPD.

Cada centro debe identificar a los estudiantes con necesidades médicas de alto riesgo antes de su llegada, incluyendo alergias severas, asma, diabetes, epilepsia, problemas de salud mental, o medicación que pueda afectar la participación en deportes, viajes o actividades nocturnas. Se deben preparar planes individuales de atención médica o de apoyo cuando la evaluación de riesgos indique la necesidad, y el personal pertinente debe saber qué medidas tomar en caso de emergencia, incluyendo dónde se almacena la medicación y quién la lleva. Esta información se almacena a nivel de centro como parte de las hojas maestras de asignación del centro y está disponible para todo el personal del centro pertinente en todo momento.

Los arreglos de medicación deben distinguir entre la auto-administración, la auto-administración supervisada y el almacenamiento controlado por el personal, dependiendo de la edad, el riesgo y las instrucciones de los padres. El personal no debe administrar medicamentos recetados sin el consentimiento escrito de los padres e instrucciones claras, y cualquier incidente relacionado con medicamentos debe registrarse y escalarse según el requisito de informe del mismo día para estudiantes menores de 18 años. En cada centro se mantiene un registro de medicamentos para cada grupo de estudiantes.

Primeros auxilios y respuesta a emergencias

La política del Grupo exige al menos una persona designada por sitio durante el horario operativo, socorristas cualificados donde la evaluación de las necesidades de primeros auxilios lo indique, y botiquines de primeros auxilios portátiles para usarlos en las actividades. Para los centros de Language in Action, al menos un socorrista capacitado debe estar en plantilla y ser localizable durante todas las horas del programa principal, todas las excursiones y todos los períodos residenciales de una noche, con niveles de cobertura aumentados en los días de excursiones grandes y en los días de llegada o salida.

Los responsables de los centros y los monitores de las excursiones deben llevar consigo tarjetas de respuesta ante emergencias, que deben incluir la dirección del lugar, el centro de urgencias o el servicio de urgencias más cercano (si se dispone de él), instrucciones para los servicios de emergencia, el contacto de emergencia del centro anfitrión, los contactos de escalado Malvern y el procedimiento para informar a los padres o tutores. Ante cualquier amenaza inmediata para la vida, el personal debe llamar primero al 999 y, a continuación, notificarlo a la dirección del centro y a los contactos de escalado del Grupo, de acuerdo con la política del Grupo y las medidas de continuidad del negocio.

Todo tratamiento de primeros auxilios, accidentes, incidentes y cuasi accidentes deben registrarse con prontitud, con notificación el mismo día al Coordinador de Grupo de Salud y Seguridad y al responsable de operaciones de verano pertinente cuando se trate de un estudiante menor de 18 años. Los incidentes graves o potencialmente notificables deben escalarse de inmediato para que la evaluación RIDDOR y los umbrales de continuidad del negocio puedan considerarse sin demora.

Seguridad contra incendios y evacuación

La política del Grupo exige que se disponga de una evaluación actualizada del riesgo de incendio para cada centro, que se designe al menos un responsable de seguridad contra incendios por centro y que se comuniquen planes de evacuación confirmados durante la formación inicial. Dado que la mayoría de los centros de Language in Action operan en instalaciones de terceros, el equipo de Language in Action recaba los procedimientos contra incendios del anfitrión, confirma cómo se realizarán los pases de lista para los grupos de menores y se asegura de que el personal de Malvern conozca los puntos de reunión, las señales de alarma, las rutas de evacuación y cualquier restricción relativa a la permanencia en el lugar o a la evacuación por fases que sea pertinente para el centro.

Para los centros residenciales, los planes de respuesta contra incendios nocturnos deben ser explícitos e incluir la ubicación de las habitaciones del personal, la responsabilidad de despertar y rastrillar, el método de pase de lista, la gestión de la reunión y la escalada a padres o tutores cuando una evacuación afecte materialmente al bienestar de los estudiantes o a la continuidad del alojamiento. Para grupos menores de 18 años, se deben utilizar controles adicionales de pase de lista en los puntos de reunión para que cada grupo de habitaciones, grupo de clases o grupo de excursión pueda ser reconciliado rápidamente contra un registro actualizado.

Donde un centro utilice más de un edificio o un modelo de residencia-estudio dividido, deberá documentar los arreglos de evacuación y reagrupación separados para cada edificio y el proceso para confirmar que todos los estudiantes han sido contados en todo el programa, no solo dentro de un edificio. Esto es particularmente importante para los centros de Londres, donde el alojamiento y la enseñanza pueden estar en diferentes lugares cercanos.

Excursiones y actividades fuera del lugar

La política del Grupo requiere una evaluación de riesgos específica para cada actividad fuera del recinto que involucre a estudiantes menores de 18 años y establece que la evaluación debe abordar la ruta, el transporte, las medidas de seguridad del lugar, las proporciones de supervisión, los procedimientos de emergencia y las necesidades de bienestar de los participantes. Para "Lenguaje en Acción", la planificación de excursiones también debe incluir un itinerario escrito, listas de grupo, puntos de recuento, puntos de encuentro, contingencia de transporte, respuesta en caso de pérdida de estudiantes, descansos para el bienestar e ir al baño, planificación de comidas cuando sea relevante, y arreglos claros para los estudiantes que se sientan indispuestos o necesiten abandonar la actividad anticipadamente.

Las excursiones en Londres requieren controles mejorados porque los grupos pueden moverse por espacios públicos concurridos, estaciones, autobuses y rutas subterráneas. Los equipos del centro deben realizar una planificación específica de la ruta para cruces de carreteras, enlaces de estaciones, seguridad de andenes, gestión de multitudes, exposición al calor, hidratación y riesgos de separación.

Antes de la partida, los líderes deben informar a los estudiantes sobre el comportamiento, el compañerismo (cuando se utilice), los números de contacto de emergencia, las horas de reunión, la conducta prohibida, las normas de fotografía o seguridad en el agua, cuando sea pertinente, y qué hacer si se separan del grupo. Al menos un miembro del personal en cada excursión debe tener el registro completo de los estudiantes, los contactos de emergencia, la información de consentimiento relevante para el viaje y cualquier medicación o resumen médico requerido para los estudiantes participantes. Consulte la Política de Estudiantes Perdidos y No Localizados en "Language in Action" para obtener más información específica sobre esto.

Transporte y traslados

Los traslados al aeropuerto, los traslados en autocar y los movimientos de transporte local deben cubrirse mediante procedimientos escritos y evaluaciones de riesgos pertinentes antes del inicio del programa. Los planes de traslado deben establecer las responsabilidades de supervisión en la recogida y la entrega, controles de identidad de los estudiantes que llegan, control de las áreas de espera, manipulación de equipaje, procedimientos para llegadas tardías y escalada si el transporte reservado falla o un estudiante no llega como se esperaba.

Todos los arreglos de transferencia son gestionados por Ariosto Ponterio, nuestro Gerente de Marketing y Procesos, quien se coordina con nuestros proveedores y el personal de Gestión del Centro en la provisión de transporte adecuado según lo requieran nuestros programas.

Donde se utilice transporte público, el personal se posicionará para supervisar el embarque y desembarque de manera efectiva, evitar que los estudiantes se separen por puertas que se cierran o el flujo de personas, y realizar recuentos antes de la salida e inmediatamente después de la llegada. Ningún estudiante debe ser autorizado a viajar de forma independiente fuera del modelo normal de supervisión del programa, a menos que se haya evaluado específicamente el riesgo y se haya permitido con el consentimiento por escrito de los padres o tutores.

Si se utilizan entrenadores o proveedores de transporte externos, el Gerente del Centro o el líder de operaciones se asegurará de que los detalles de la reserva, la información de contacto de emergencia, los puntos de recogida y las expectativas del proveedor se documenten y se compartan con el personal supervisor. Cualquier cuasi accidente relacionado con el transporte, retraso con consecuencias para el bienestar o incidente de separación de estudiantes debe registrarse y revisarse como parte del monitoreo reactivo del centro.

Alojamiento residencial

La política del Grupo requiere una evaluación de riesgos de salud y seguridad residencial, un responsable designado de bienestar residencial (para Language in Action, este es el Gerente del Centro o el Coordinador del Campus), procedimientos claros de emergencia fuera del horario de atención y arreglos de alojamiento adecuados para estudiantes menores de 18 años. Para Language in Action, cada centro residencial mantiene listas de habitaciones, planos de planta o guías de ubicación donde estén disponibles, procedimientos de toque de queda y horas de silencio, controles de alojamiento apropiados para el género y la edad, reglas de registro de entrada y salida, restricciones de visitantes y personal de guardia nocturno proporcionado al número y la edad de los estudiantes.

Los equipos residenciales realizan controles de bienestar en consonancia con la evaluación de riesgos del programa y deben registrar las preocupaciones, incluidas enfermedades, angustia emocional, ausencia de la habitación, comportamiento inseguro o daños que puedan crear un riesgo para la salud y la seguridad. Cualquier cambio de habitación, arreglo de aislamiento de bienestar o alojamiento alternativo temporal debe ser aprobado por el Gerente del Centro/Coordinador del Campus y documentarse con el motivo, el plan de supervisión y las acciones de comunicación tomadas.

Supervisión de superposición

Muchos incidentes en los programas de verano involucran consideraciones de salud y seguridad, así como de protección, especialmente cuando el problema se refiere a estudiantes desaparecidos, ausencia no autorizada, conducta entre compañeros, contacto en línea, acoso, indicadores de autolesión o acuerdos inseguros para el tiempo libre. Donde existe este solapamiento, el procedimiento de protección tiene prioridad para la acción inmediata de protección infantil, mientras que la notificación e investigación de salud y seguridad continúan en paralelo.

Por favor, consulte el Apéndice Operativo de Salvaguarda 2026 de Language in Action y, específicamente, la cadena de escalada (§8 Tabla 11) y la estructura fuera de horario (§3.3) para obtener más información. Los asuntos de salvaguarda se escalan a través del DSL de Language in Action, Emiliano Sallustri, en coordinación con el Coordinador de Salvaguarda y Prevención del Grupo, Guilia Mella.

El equipo del centro debe conocer quiénes son los contactos designados para la protección en los niveles del programa y del grupo, y cómo interactúan con el Director del Centro/Coordinador del Campus y los contactos de escalada del grupo. Los límites de supervisión de los estudiantes, las reglas de salida, las reglas de acceso a las salas y la respuesta de bienestar nocturno deben ser coherentes en el plan local de salud y seguridad y en el plan de protección, de modo que el personal no reciba instrucciones contradictorias.

Ausencia estudiantil no autorizada

El procedimiento para estudiantes desaparecidos se expone en la Política de Estudiantes Desaparecidos y No Localizados de LIA, v2.0, Sección 5. Este anexo reconoce que las consideraciones de H&S en el momento de un evento de estudiante desaparecido requieren la respuesta elevada definida en dicha política.

Bienestar, comportamiento y condiciones ambientales

El personal debe gestionar activamente la fatiga, el calor, la deshidratación, la mala nutrición y el malestar emocional, ya que estos problemas pueden convertirse rápidamente en incidentes de salud y seguridad en programas intensivos de verano. La planificación diaria del programa debe incluir acceso a agua potable, descansos en la sombra o en interiores durante el clima caluroso, descansos adecuados para las comidas, tiempos de desplazamiento realistas y un proceso para reducir la participación cuando un estudiante no se encuentra bien o se siente abrumado.

Se realizarán ajustes al programa y se actualizarán las evaluaciones de riesgos de acuerdo con las recomendaciones del gobierno sobre condiciones climáticas adversas, incluidas las alertas de olas de calor y tormentas eléctricas.

Las medidas de gestión del comportamiento deben respaldar la seguridad en aulas, residencias, comedores y lugares públicos, incluidas normas claras sobre correr, juegos bruscos, manipulación de equipos contra incendios, abandono de grupos sin permiso y conductas peligrosas en carreteras o transporte público. Las sanciones por comportamiento inseguro deben estar alineadas con el código de conducta del estudiante y el marco de salvaguarda, con infracciones graves o repetidas escaladas a la dirección del centro y, cuando corresponda, a padres, tutores o líderes de grupo.

Contratistas, visitantes y proveedores externos

La política del Grupo requiere el control adecuado de los contratistas y los acuerdos de registro de visitantes, incluida la información local y el cumplimiento de los procedimientos del sitio. Para los centros de Language in Action, todos los proveedores de actividades externas, proveedores de transporte, contactos de locales y contratistas a corto plazo deben estar sujetos a comprobaciones proporcionales previas a su uso, incluida la confirmación de sus disposiciones de seguridad, datos de contacto, estado del seguro cuando sea relevante y la división de responsabilidades durante la actividad.

El acceso de los visitantes a las zonas residenciales o docentes debe gestionarse mediante un registro local o medidas de seguridad establecidas por el anfitrión, y no deben tener acceso sin supervisión a los alumnos menores de 18 años, salvo que cuenten con la autorización adecuada y hayan sido sometidos a un proceso de verificación de antecedentes conforme al marco general de protección de menores. Los responsables de los grupos que acompañen a los alumnos deben recibir instrucciones sobre los límites de sus funciones, incluyendo en qué casos el personal de Malvern mantiene el control de supervisión en lo relativo a la enseñanza, la residencia, el transporte y las decisiones en caso de emergencia.

Monitoreo, auditoría y revisión

La política del Grupo requiere una supervisión activa a través de inspecciones y una supervisión reactiva a través de la revisión de incidentes, con los hallazgos reportados a través de la estructura de gobernanza de Salud y Seguridad (H&S). Durante el verano, cada centro de Language in Action debe completar una breve revisión semanal de salud y seguridad que abarque incidentes, cuasi accidentes, problemas de excursiones, controles de incendios y primeros auxilios, brechas de personal, preocupaciones médicas y acciones pendientes. Esta información se registra en el Registro de Incidentes del centro y está disponible para que el Coordinador de H&S del Grupo la revise durante la temporada.

El equipo de liderazgo de Juniors debe revisar los patrones de incidentes en todos los centros para identificar temas recurrentes como retrasos en el transporte, separaciones de estudiantes, peligros de tropiezo repetidos, problemas con medicamentos o preocupaciones residenciales nocturnas. Las tendencias significativas o los incidentes graves deben ser escalados a través de la estructura del Comité de Salud y Seguridad de Juniors y, cuando sea necesario, a las rutas de gobernanza de Continuidad del Negocio y Salvaguarda del Grupo.

Este anexo debe tratarse como un documento operativo en tiempo real para el verano actual y revisarse después de las primeras dos semanas de funcionamiento del centro y nuevamente al final de la temporada, y las lecciones aprendidas se utilizarán para producir una Versión 1.0 controlada para los años futuros.

Anexo A – Lista de centros junior y personal de centro designado de Language in Action verano 2026