Politica sulla salute e sicurezza del gruppo

Dichiarazione d'intenti

Malvern International PLC si impegna a garantire, nella misura in cui ciò sia ragionevolmente fattibile, la salute, la sicurezza e il benessere dei dipendenti, degli studenti, dei collaboratori esterni e dei visitatori. Il Consiglio di Amministrazione riconosce che la salute e la sicurezza costituiscono una componente fondamentale della governance, dell’eccellenza operativa e della gestione dei rischi.

Ambito di applicazione

La presente Politica si applica a Malvern International PLC e a tutte le sue controllate, divisioni, sedi didattiche, sedi residenziali e sedi amministrative.

Introduzione

La presente politica si applica a Malvern, International PLC e a tutte le società controllate, tra cui:

• Malvern House Group Limited
• Partnership Malvern HE
• Malvern House International Limited

Questa Politica per la Salute e la Sicurezza (H&S) è divisa in tre sezioni distinte come segue:

SEZIONE 1 – Dichiarazione di Politica in materia di Salute, Sicurezza e Benessere

La presente sezione illustra gli scopi e gli obiettivi generali della Politica del Gruppo in materia di salute e sicurezza. La dichiarazione è stata formalmente approvata dal Presidente del Comitato per la salute e la sicurezza e successivamente ratificata dal Consiglio di Amministrazione di Malvern International PLC.

SEZIONE 2 – Organizzazione

Questa sezione definisce la struttura organizzativa, il quadro di governance e le responsabilità delegate stabilite per garantire l'attuazione efficace dei fini e degli obiettivi stabiliti nella presente Politica per la salute e la sicurezza.

SEZIONE 3 – Accordi

Questa sezione delinea le procedure specifiche da seguire da parte di personale, studenti, visitatori e appaltatori per garantire l'efficace attuazione della Politica sulla salute e sicurezza e il mantenimento di un ambiente sicuro, sano e di supporto. Laddove procedure dettagliate siano contenute in politiche autonome separate, queste sono chiaramente referenziate all'interno di questa sezione per facilitare l'accesso e la conformità.

SEZIONE 1 – Dichiarazione di Politica in materia di Salute, Sicurezza e Benessere

Malvern International PLC (“il Gruppo”) si impegna a garantire, nella misura in cui ciò sia ragionevolmente fattibile, la salute, la sicurezza e il benessere di tutti i dipendenti, gli studenti, gli appaltatori, i visitatori e qualsiasi altra persona che possa essere interessata dalle sue attività.

Il Consiglio di Amministrazione riconosce che una gestione efficace della salute e della sicurezza è parte integrante di una governance responsabile, dell'eccellenza operativa e della qualità educativa. La salute e la sicurezza sono integrate nella struttura generale di gestione dei rischi del Gruppo e sono considerate una priorità organizzativa fondamentale piuttosto che una funzione di conformità autonoma.

Il Gruppo si impegna a:

• Fornire locali sicuri, sistemi di lavoro sicuri e attrezzature sicure.
• Identificare i pericoli e valutare i rischi in modo sistematico e proporzionato.
• Implementare misure di controllo adeguate e sufficienti per mitigare il rischio.
• Fornire informazioni, istruzioni, formazione e supervisione appropriate per garantire la competenza.
• Promuovere una cultura positiva di salute e sicurezza in tutte le filiali e divisioni.
• Garantire un.
• Monitoraggio delle prestazioni attraverso meccanismi di ispezione, audit e rendicontazione.
• Conformandosi a tutti i requisiti legali e normativi pertinenti.
• Revisione e miglioramento continuo delle disposizioni in materia di salute e sicurezza.

Il Consiglio di Amministrazione mantiene la responsabilità ultima delle prestazioni in materia di salute e sicurezza in tutto il Gruppo. La responsabilità operativa dell'attuazione spetta al Chief Operating Officer, supportato dal Coordinatore H&S del Gruppo (Matthew Huda) e dai team di leadership delle sussidiarie.

La governance in materia di salute e sicurezza è integrata nel Piano di Continuità Operativa (BCP/MIG/001) del Gruppo e nel quadro di Safeguarding per garantire risposte coordinate e proporzionate agli incidenti che possono avere un impatto sul benessere, sulle operazioni o sulla reputazione. Il BCP istituisce il Team di Emergenza della Leadership Centrale (CLET) del Gruppo, le soglie di allerta e i protocolli di gestione degli incidenti; la presente Politica sulla Salute e Sicurezza opera all'interno e a fianco di tale quadro. Qualsiasi incidente in materia di salute e sicurezza che soddisfi le soglie stabilite nel BCP deve essere segnalato in conformità con le procedure di allerta del BCP, nonché con i requisiti di rendicontazione della presente politica.

Questa Politica sarà rivista annual.

Firmato a nome del Consiglio di Amministrazione di Malvern International PLC:

Richard Mace
Amministratore delegato
Malvern International PLC

Dichiarazione dell'Amministratore Operativo

In qualità di Direttore operativo di Malvern International PLC, sono consapevole che una gestione efficace della salute, della sicurezza e del benessere non si ottiene solo attraverso le politiche aziendali, ma anche grazie alla leadership, ai comportamenti e alla responsabilità collettiva di tutto il Gruppo.

Sebbene io detenga la responsabilità operativa per l'attuazione e la supervisione di questa Politica, la creazione e il mantenimento di un ambiente sicuro dipendono da una leadership visibile a ogni livello dell'organizzazione. La salute e la sicurezza devono essere integrate nel processo decisionale quotidiano, nella pianificazione operativa e nel modo in cui ci comportiamo come colleghi, educatori e leader.

Ci impegniamo a promuovere una cultura in cui:

• La sicurezza è considerata prima delle prestazioni.
• Le preoccupazioni possono essere sollevate apertamente e senza esitazione.
• Gli incidenti vengono segnalati in modo trasparente e indagati in modo costruttivo.
• L'apprendimento dall'esperienza è valorizzato e condiviso.
• La conformità è vista come uno standard minimo, non come l'obiettivo finale.

La governance della salute e sicurezza è pienamente integrata nelle nostre disposizioni di Continuità Operativa (BCP/MIG/001) e nel quadro di Salvaguardia, garantendo risposte coordinate e proporzionate a qualsiasi evento che influenzi il benessere dei nostri studenti, del personale o della comunità più ampia. Il BCP definisce la struttura di escalation del Gruppo, il Central Leadership Emergency Team (CLET) e i protocolli di allerta; questa politica opera parallelamente ad esso. Il personale dovrebbe avere familiarità con le soglie di allerta di 60 minuti e 24 ore del BCP e con le proprie responsabilità di escalation ai sensi di questa politica.

Mi aspetto che tutti i leader all'interno del Gruppo dimostrino un'attiva proprietà della salute e della sicurezza nelle loro aree di responsabilità e che modellino i comportamenti che sono alla base di una forte cultura della sicurezza. Ogni dipendente, indipendentemente dal ruolo, ha il dovere di contribuire al mantenimento di ambienti di lavoro e di apprendimento sicuri.

Attraverso un monitoraggio continuo, audit interni, dialogo aperto e responsabilità condivisa, rafforzeremo la nostra cultura della sicurezza anno dopo anno.

James Findley
Direttore operativo
Malvern International PLC

SEZIONE 2 – Organizzazione

L'approccio del Gruppo alla gestione della salute e sicurezza si basa sul quadro delineato nella pubblicazione HSG65 dell'Health and Safety Executive (HSE): Managing for Health and Safety (HSE, 2013). Questo quadro adotta il ciclo Plan – Do – Check – Act (PDCA) per fornire un approccio strutturato e continuo alla gestione dei rischi per la salute e la sicurezza.

Questo modello consente al Gruppo di bilanciare sistemi di gestione robusti con gli aspetti comportamentali e culturali che supportano prestazioni efficaci in materia di salute e sicurezza. L'etica del Gruppo è quella di integrare la salute e la sicurezza nelle pratiche di gestione quotidiane, riconoscendola come un elemento fondamentale di buona governance e leadership operativa piuttosto che come una funzione di conformità autonoma.

Piano

Il Gruppo adotta un approccio strutturato alla pianificazione per la salute e la sicurezza identificando i pericoli associati alle proprie attività didattiche, operative e residenziali.

Fare

Il Gruppo assicura che le disposizioni identificate durante la fase di pianificazione siano attuate in modo efficace attraverso strutture organizzative chiare, responsabilità definite e formazione appropriata. La responsabilità per la salute e la sicurezza ricade sul Chief Operating Officer ed è supportata dal Group H&S Coordinator (Matthew Huda) e dai team di gestione delle società controllate. I manager sono responsabili dell'organizzazione delle attività nelle loro aree e dell'attuazione di sistemi di lavoro sicuri. Al personale vengono fornite le informazioni, le istruzioni, la formazione e la supervisione necessarie per svolgere i propri ruoli in sicurezza, assicurando che le considerazioni sulla salute e sulla sicurezza siano integrate nelle operazioni quotidiane in tutti i siti.

Verifica

Il Gruppo monitora le proprie prestazioni in materia di salute e sicurezza per garantire che politiche, procedure e misure di controllo rimangano efficaci. Ciò include ispezioni regolari sul luogo di lavoro, revisione delle valutazioni dei rischi e segnalazione e indagine di incidenti, infortuni e quasi incidenti. Queste attività di monitoraggio consentono al Gruppo di misurare le prestazioni, identificare i pericoli e determinare se le misure di controllo funzionano come previsto. I risultati delle ispezioni, delle indagini sugli incidenti e di altre attività di monitoraggio vengono esaminati dal management e riportati attraverso le strutture di governance della salute e sicurezza del Gruppo.

Agire

Il Gruppo si impegna a un miglioramento continuo nella gestione della salute e sicurezza. Le informazioni raccolte attraverso attività di monitoraggio, ispezioni, audit e indagini sugli incidenti vengono utilizzate per revisionare le disposizioni esistenti e identificare opportunità di miglioramento. Le lezioni apprese vengono comunicate ove opportuno per garantire che i miglioramenti possano essere implementati in tutta l'organizzazione. Ove necessario, le procedure e le misure di controllo vengono aggiornate per riflettere i cambiamenti nella legislazione, nella pratica operativa o nelle linee guida sulle migliori pratiche, garantendo che il sistema di gestione della salute e sicurezza del Gruppo rimanga efficace e proporzionato ai rischi associati alle sue attività.

Responsabilità in materia di salute e sicurezza

La gestione efficace della salute e della sicurezza all’interno di Malvern International PLC si basa su una leadership chiara, su responsabilità ben definite e sulla collaborazione di tutti i membri dell’organizzazione. Sebbene il Consiglio di Amministrazione mantenga la responsabilità generale dei risultati in materia di salute e sicurezza in tutto il Gruppo, la responsabilità dell’attuazione della presente politica è condivisa a tutti i livelli dell’organizzazione. Ogni singolo individuo ha un ruolo da svolgere nel mantenimento di ambienti di lavoro e di apprendimento sicuri.

Consigli di Gestione del Gruppo

I Group Management Boards forniscono supervisione strategica della salute e sicurezza in tutta l'organizzazione. Sono responsabili di garantire la presenza di adeguati accordi di governance, che i rischi per la salute e la sicurezza siano considerati come parte del quadro generale di gestione dei rischi del Gruppo e che vengano allocate risorse adeguate per supportare l'efficace attuazione di questa politica.

Membro Esecutivo Responsabile della Salute e Sicurezza / Chief Operating Officer (COO)

Il Chief Operating Officer (COO) ha la responsabilità esecutiva per la supervisione operativa e l'attuazione delle disposizioni in materia di salute e sicurezza a livello di Gruppo. Il COO garantisce che siano in atto sistemi, procedure e meccanismi di rendicontazione appropriati e che la salute e la sicurezza siano efficacemente integrate nel quadro operativo e di gestione dei rischi del Gruppo. Il COO riceve anche rapporti su incidenti significativi, supervisiona la rendicontazione statutaria quando richiesto e fornisce garanzie al Consiglio Esecutivo sulle prestazioni in materia di salute e sicurezza.

Coordinatore Salute e Sicurezza di Gruppo — Matthew Huda

Il Coordinatore Gruppo Salute e Sicurezza è Matthew Huda (Matthew.Huda@malvernplc.com). Il Coordinatore Gruppo Salute e Sicurezza riporta direttamente al Chief Operating Officer ed è il principale punto di contatto per le questioni di salute e sicurezza in tutto il Gruppo. Il ruolo include il monitoraggio della conformità alle procedure di salute e sicurezza, il supporto al completamento e alla revisione delle valutazioni dei rischi, il coordinamento dei processi di ispezione e rendicontazione e la fornitura di indicazioni a manager e personale in materia di salute e sicurezza. Il Coordinatore Gruppo Salute e Sicurezza assiste inoltre nel monitoraggio della segnalazione degli incidenti e nel garantire che vengano attuate azioni di follow-up appropriate e si assicurerà che gli accordi vengano rispettati in relazione a questa politica. Si ricorda al personale che, in assenza del Coordinatore Gruppo Salute e Sicurezza, le preoccupazioni in materia di salute e sicurezza devono essere segnalate direttamente al COO.

Contatti chiave per la salute e la sicurezza — Gruppo Malvern International

Direttori dei Centri

I Direttori di Centro e i Responsabili Accademici sono responsabili di garantire che le misure di salute e sicurezza siano attuate efficacemente nei rispettivi centri e ambienti di insegnamento. In molti casi, le attività di gruppo si svolgono presso le sedi dei partner. Benché l'istituzione ospitante mantenga la responsabilità primaria della gestione di tali sedi, i Direttori di Centro e i Responsabili Accademici devono collaborare strettamente con il personale universitario competente e adottare un approccio proattivo per costruire relazioni di lavoro efficaci. Ciò include garantire che il personale e gli studenti del Gruppo comprendano e seguano le procedure di salute e sicurezza dell'istituzione ospitante, comunicare eventuali preoccupazioni o pericoli ai rappresentanti universitari appropriati e supportare il coordinamento efficace delle misure di salute e sicurezza tra il Gruppo e i suoi partner. Devono inoltre assicurarsi che vengano completate le valutazioni del rischio pertinenti, ove richiesto, e che incidenti, pericoli o preoccupazioni vengano segnalati e affrontati tempestivamente.

Team di alta dirigenza

I membri del Senior Leadership Team sono responsabili della.

Dirigenti Accademici

I Responsabili Accademici sono responsabili del mantenimento di ambienti di apprendimento sicuri all'interno dei loro dipartimenti accademici o aree di programma. Ciò include garantire che gli spazi di insegnamento siano sicuri e adatti allo scopo, che gli studenti ricevano informazioni adeguate sulla sicurezza e salute durante l'orientamento e le attività di insegnamento, e che eventuali pericoli o difetti identificati nelle aree di insegnamento vengano segnalati e affrontati tempestivamente. I Responsabili Accademici devono inoltre assicurare che le valutazioni dei rischi relative all'insegnamento siano completate dove richiesto e che il personale docente sotto la loro supervisione sia a conoscenza e rispetti questa politica.

Responsabili delle Operazioni

I manager operativi sono responsabili della gestione quotidiana di locali, strutture, appaltatori e conformità H&S a livello di sito nelle loro aree operative. Ciò include garantire che le valutazioni del rischio del sito siano aggiornate e revisionate, che gli appaltatori siano adeguatamente introdotti e supervisionati, che vengano mantenute le disposizioni di sicurezza antincendio e di pronto soccorso, e che eventuali problemi H&S relativi ai locali vengano tempestivamente segnalati al Coordinatore Gruppo H&S. I manager operativi agiscono come principale contatto a livello di sito per le questioni di conformità H&S e sono responsabili del completamento delle dichiarazioni annuali di conferma H&S del sito richieste da questa politica.

Dipendenti (Tutti)

Tutti i dipendenti hanno la responsabilità di prendersi cura ragionevolmente della propria salute e sicurezza e della salute e sicurezza di altri che potrebbero essere interessati dalle loro azioni od omissioni mentre sono al lavoro. Ci si aspetta che i dipendenti rispettino i requisiti della presente Politica e collaborino con il Gruppo per garantire che le disposizioni in materia di salute e sicurezza siano attuate in modo efficace.

In conformità ai loro doveri previsti dall'Health and Safety at Work etc. Act 1974 e dal Management of Health and Safety at Work Regulations 1999, i dipendenti devono:

• Prendersi ragionevolmente cura della propria salute e sicurezza e di quella degli altri che potrebbero essere interessati dalle loro azioni o omissioni.
• Collaborare con il Gruppo, nella misura necessaria, per consentirne il rispetto dei propri obblighi in materia di salute e sicurezza.
• Utilizzare le attrezzature, i dispositivi di sicurezza e le misure protettive in conformità con le informazioni, le istruzioni e la formazione fornite.
• Non interferire o abusare intenzionalmente o negligentemente di qualsiasi cosa fornita nell'interesse della salute e della sicurezza.

I dipendenti devono inoltre segnalare tempestivamente al proprio responsabile o a un membro appropriato del personale:

• Qualsiasi situazione lavorativa che essi ritengano ragionevolmente rappresenti un pericolo serio e imminente per la salute e la sicurezza.
• Qualsiasi questione in cui ritengano ragionevolmente che vi sia una carenza nei piani o nelle misure di protezione in materia di salute e sicurezza del Gruppo.

Adempiendo a queste responsabilità, i dipendenti contribuiscono a mantenere ambienti di lavoro e di apprendimento sicuri e di supporto in tutto il Gruppo.

Personale docente

Il personale docente è responsabile del mantenimento di ambienti di apprendimento sicuri e di garantire che gli studenti siano a conoscenza delle procedure sanitarie e di sicurezza pertinenti durante le attività didattiche. Ciò include la fornitura di una supervisione adeguata e la garanzia che i rischi associati alle attività didattiche siano adeguatamente gestiti. Il personale docente dovrebbe svolgere un ruolo attivo nel mantenere aule sicure e ordinate, assicurando che gli spazi di insegnamento siano mantenuti puliti, privi di pericoli evitabili e adatti all'apprendimento. Qualsiasi pericolo, difetto o condizione non sicura identificata all'interno dell'aula o dell'ambiente di insegnamento deve essere segnalato tempestivamente attraverso le procedure di segnalazione appropriate in modo che possa essere affrontato senza indugio.

Studenti

Gli studenti sono tenuti ad avere cura della propria salute e sicurezza e ad agire in modo da non mettere a repentaglio gli altri. Gli studenti devono seguire le istruzioni relative alla salute e alla sicurezza fornite dal personale e conformarsi alle procedure pertinenti durante la partecipazione alle attività di insegnamento, apprendimento o del programma.

In particolare, gli studenti devono:

• Conoscere e rispettare le procedure di sicurezza antincendio e di evacuazione di emergenza applicabili all'edificio o al sito che stanno utilizzando.
• Assistere il personale nel mantenere ambienti di apprendimento sicuri e ordinati mantenendo le aule e gli spazi didattici liberi da pericoli inutili.
• Utilizzare attrezzature, materiali o strutture solo quando autorizzati a farlo e in conformità con le istruzioni fornite dal personale.
• Utilizzare qualsiasi attrezzatura o dispositivo di protezione fornito per la loro sicurezza secondo le indicazioni del personale.
• Segnalare immediatamente a un membro del personale eventuali pericoli, difetti o condizioni non sicure che si osservino all'interno dei locali o delle strutture.
• Segnalare incidenti, infortuni o quasi-incidenti a un membro del personale il prima possibile.
• Comportati in modo responsabile e collabora con il personale per mantenere un ambiente di apprendimento sicuro.

Gli studenti non devono utilizzare impropriamente o interferire intenzionalmente con alcunché fornito per la salute, la sicurezza o il benessere, quali attrezzature antincendio o dispositivi di sicurezza, né tenere comportamenti che possano mettere in pericolo sé stessi o gli altri.

Gli studenti riceveranno informazioni e indicazioni adeguate in materia di salute e sicurezza durante l'orientamento e le relative attività didattiche o di programma, per garantire che comprendano le proprie responsabilità.

Visitatori e Appaltatori (inclusi agenti)

Tutti i visitatori e gli appaltatori hanno la responsabilità di prendersi ragionevole cura della propria salute e sicurezza e di evitare di agire in modo da mettere in pericolo se stessi o altri quando si trovano nei locali del Gruppo o partecipano ad attività del Gruppo. Ci si aspetta che i visitatori e gli appaltatori seguano tutte le istruzioni pertinenti in materia di salute e sicurezza fornite dal personale e che rispettino le procedure del sito.

In particolare, visitatori e appaltatori devono:

• Attieniti alle istruzioni fornite dal personale autorizzato o dai rappresentanti del sito.
• Non manomettere o utilizzare impropriamente attrezzature antincendio, sistemi di emergenza o altri dispositivi di sicurezza.
• Registrati all'arrivo utilizzando il pacchetto di gestione visitatori di gruppo, che include la tessera di emergenza del sito e il briefing su salute e sicurezza.
• Indossare qualsiasi identificazione per visitatori o appaltatori fornita durante la permanenza nei locali.
• Segnalare tempestivamente al personale eventuali problemi, pericoli o incidenti relativi alla salute e alla sicurezza.
• Indossare i dispositivi di protezione individuale richiesti, ove indicato o istruito.
• Effettua il logout in conformità alle procedure del sito quando lasci i locali.

Dove gli appaltatori svolgono lavori per conto del Gruppo e non saranno direttamente supervisionati dal personale del Gruppo, a loro devono essere fornite informazioni appropriate sulla salute e sicurezza e, ove necessario, un'induzione specifica del sito prima di iniziare i lavori.

I visitatori e gli appaltatori devono inoltre rispettare le procedure di salute e sicurezza delle istituzioni ospitanti dove si svolgono le attività del Gruppo nei locali dei partner.

Consulenti esterni per la salute e la sicurezza (persone competenti)

Il Gruppo riconosce i propri doveri ai sensi del Regolamento sulla Gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro del 1999 di nominare una o più persone competenti per assisterlo nel rispetto dei propri obblighi legali in materia di salute e sicurezza.

Il Gruppo mantiene al suo interno competenze per supportare la gestione efficace della salute e sicurezza attraverso personale adeguatamente formato che fornisce supervisione, coordinamento e guida in materia di salute e sicurezza in tutta l'organizzazione.

Qualora sia richiesta una conoscenza specialistica, competenza tecnica o garanzia indipendente, il Gruppo nominerà consulenti o appaltatori esterni adeguatamente qualificati per fornire consulenza e supporto. Ciò può includere, ad esempio, specialisti in aree quali la sicurezza antincendio, l'igiene dell'acqua, la sicurezza degli edifici, la salute occupazionale, la valutazione del rischio o altre attività di ispezione e conformità statutaria.

Consulenti esterni possono anche essere incaricati periodicamente a fornire una revisione indipendente, consulenza o audit dei sistemi di salute e sicurezza del Gruppo per garantire il rispetto della normativa legale e l'identificazione di opportunità di miglioramento continuo.

Attraverso questa combinazione di capacità interne e accesso a competenze specialistiche esterne, il Gruppo garantisce diDisporre della consulenza competente necessaria per adempiere alle proprie responsabilità in materia di salute e sicurezza.

Misurazione delle prestazioni

Il Gruppo misura le prestazioni in materia di salute e sicurezza per garantire che questa Politica e le relative disposizioni siano attuate in modo efficace in tutte le filiali e i siti operativi. Il monitoraggio delle prestazioni consente al Gruppo di comprendere i livelli di prestazione attuali, identificare le aree che richiedono miglioramenti e garantire che i controlli appropriati rimangano efficaci.

Un monitoraggio efficace delle prestazioni permette al Gruppo di determinare indicatori chiave di prestazione (KPI) tra cui: numero totale di incidenti registrati per trimestre per sito e divisione; numero di incidenti denunciabili ai sensi del RIDDOR; segnalazioni di quasi incidenti pervenute; tempo medio per la chiusura delle indagini sugli incidenti; tasso di completamento della formazione obbligatoria per ruolo e sito; validità dei certificati dei capi antincendio in tutti i siti; validità dei certificati dei primo soccorritori in tutti i siti; e azioni pendenti di valutazione dei rischi in ritardo in ciascun sito. Questi KPI sono riportati nel Rapporto Annuale sulla Salute e Sicurezza e revisionati ad ogni riunione del Comitato per la Salute e Sicurezza.

Il monitoraggio delle prestazioni consente al Gruppo di determinare:

• Dove ci troviamo attualmente in relazione agli standard di salute e sicurezza.
• Dove sono necessari miglioramenti.
• Quali azioni sono necessarie per mantenere ambienti di lavoro e apprendimento sicuri.

Gli accordi di monitoraggio del Gruppo consistono in due approcci complementari: monitoraggio attivo e monitoraggio reattivo.

Monitoraggio attivo (prima che le cose vadano storte)

Il monitoraggio attivo comporta controlli e ispezioni regolari per garantire che gli standard di salute e sicurezza vengano mantenuti e che i controlli di gestione funzionino efficacemente.

Il Gruppo svolge un monitoraggio attivo attraverso una serie di misure tra cui:

Ispezioni sul posto di lavoro

Vengono effettuate ispezioni regolari sul posto di lavoro nei siti operativi per identificare pericoli e confermare che le misure di salute e sicurezza siano implementate efficacemente. Le ispezioni possono essere condotte dal Coordinatore Gruppo H&S, dai manager locali o da altro personale designato utilizzando apposite checklist di ispezione. Le aree a rischio più elevato possono essere prioritarie, ove appropriato. I risultati delle ispezioni vengono registrati e le azioni individuate devono essere affrontate entro tempi concordati. I progressi relativi alle azioni vengono monitorati e segnalati attraverso gli accordi di governance per la salute e sicurezza del Gruppo.

Revisioni della valutazione del rischio

Le valutazioni del rischio vengono riesaminate periodicamente e ogni volta che vi sono cambiamenti significativi nelle pratiche di lavoro, nei locali o nelle attività. Ciò garantisce che le misure di controllo rimangano adeguate ed efficaci.

Ispezioni di conformità specialistiche

Ove richiesto, le ispezioni specialistiche e le verifiche di conformità statutory sono effettuate da persone competenti, che possono includere appaltatori esterni o consulenti. Tali ispezioni possono riguardare questioni quali sistemi antincendio, igiene dell'acqua, sicurezza elettrica, sicurezza degli edifici o altri requisiti statutari.

Revisione interna e rendicontazione di governance

Le prestazioni in materia di salute e sicurezza vengono valutate attraverso processi interni di monitoraggio e governance. Viene redatto un rapporto annuale sulla salute e la sicurezza destinato al Consiglio di Amministrazione di Malvern International PLC, che fornisce una panoramica delle prestazioni, degli incidenti significativi, delle attività di conformità e delle aree di miglioramento.

Monitoraggio reattivo (dopo che le cose sono andate male)

Il monitoraggio reattivo implica l'indagine sugli incidenti e la revisione dei risultati al fine di identificare le cause dei fallimenti nella gestione della salute e sicurezza e prevenirne il ripetersi.

Il Gruppo svolge attività di monitoraggio reattivo attraverso:

Segnalazione e indagine degli incidenti

Tutti gli incidenti, gli infortuni e i quasi incidenti vengono segnalati e investigati in conformità con le procedure del Gruppo. Le indagini mirano a identificare le cause profonde e a garantire che vengano attuate azioni correttive appropriate.

Segnalazione Incidenti e Performance di Sicurezza

Le statistiche e le tendenze degli incidenti vengono monitorate e riviste nell'ambito dei processi di gestione della salute e sicurezza del Gruppo. Ciò consente all'organizzazione di identificare schemi, affrontare problemi ricorrenti e implementare miglioramenti appropriati.

Monitoraggio Salute e Assenze

Ove pertinente, le informazioni relative a malattie o assenze legate al lavoro potranno essere esaminate per contribuire a identificare eventuali problemi di salute e sicurezza che richiedono ulteriore attenzione.

Insieme, questi processi di monitoraggio attivo e reattivo supportano il Gruppo nel mantenere un'efficace supervisione delle prestazioni in materia di salute e sicurezza e contribuiscono al miglioramento continuo dei suoi sistemi di gestione della salute e della sicurezza.

Sezione 3 – Disposizioni

Questa sezione illustra gli accordi operativi e le procedure in atto per supportare l'attuazione della presente Politica di salute e sicurezza. Tali accordi forniscono indicazioni su come vengono gestiti rischi specifici nelle attività e nei locali del Gruppo. I dirigenti e il personale devono garantire che tali accordi siano compresi e applicati nelle rispettive aree di responsabilità.

Incidenti, Inconvenienti e Quasi Incidenti

Tutti gli incidenti, i fatti accidentali e i quasi incidenti devono essere segnalati tempestivamente in conformità con le procedure di segnalazione del Gruppo. La segnalazione tempestiva consente al Gruppo di indagare sugli eventi, identificare le cause sottostanti e implementare azioni correttive appropriate per prevenirne il ripetersi.

I dirigenti sono responsabili di garantire che gli incidenti nelle loro aree vengano registrati e indagati in modo proporzionato. Ove richiesto, gli incidenti saranno segnalati in conformità con i requisiti statutari, comprese le normative sulla segnalazione di infortuni, malattie e occorrenze pericolose (RIDDOR).

Le informazioni raccolte attraverso la segnalazione e l'indagine degli incidenti contribuiscono al monitoraggio delle prestazioni di salute e sicurezza del Gruppo e supportano il miglioramento continuo.

Allenamento

Il Gruppo garantirà che i dipendenti ricevano informazioni, istruzioni e formazione adeguate in materia di salute e sicurezza pertinenti al loro ruolo. I requisiti di formazione possono includere la formazione iniziale, la formazione specifica per ruolo e la formazione di aggiornamento ove opportuno. I responsabili hanno il compito di garantire che il personale nelle loro aree abbia ricevuto la formazione necessaria per svolgere i propri compiti in sicurezza.

Comunicazione con i dipendenti

Una comunicazione efficace è essenziale per mantenere ambienti di lavoro e di apprendimento sicuri. Il Gruppo garantirà che le informazioni pertinenti su salute e sicurezza vengano comunicate ai dipendenti attraverso canali appropriati, inclusi programmi di inserimento, comunicazioni interne, materiale informativo e briefing manageriali.

Consultazione con i dipendenti

Il Gruppo si impegna a consultare i dipendenti su questioni che interessano la loro salute e sicurezza. La consultazione può avvenire tramite meccanismi formali e informali, tra cui riunioni del personale, comitati per la salute e la sicurezza o altri forum appropriati, consentendo ai dipendenti di sollevare preoccupazioni e contribuire a miglioramenti negli accordi in materia di salute e sicurezza.

Controllo dei Contractor

Ove vengano ingaggiati appaltatori per svolgere lavori per conto del Gruppo, saranno in atto disposizioni appropriate per garantire che tali lavori vengano eseguiti in sicurezza. Gli appaltatori devono attenersi ai pertinenti requisiti di salute e sicurezza e potrebbero essere tenuti a fornire prove di competenza, valutazioni del rischio e dichiarazioni di metodo, ove opportuno. Gli appaltatori devono inoltre attenersi alle procedure di salute e sicurezza degli istituti ospitanti, qualora le attività del Gruppo si svolgano presso locali di partner.

Controllo delle Sostanze Pericolose per la Salute (COSHH)

Ove le attività comportino l'uso o lo stoccaggio di sostanze che possono presentare un rischio per la salute, verranno effettuate valutazioni appropriate in conformità con il Control of Substances Hazardous to Health Regulations. Saranno attuate misure di controllo adeguate per minimizzare l'esposizione e garantire che le sostanze siano utilizzate, stoccate e smaltite in modo sicuro.

Incidenti Critici

Il Gruppo mantiene procedure per rispondere a incidenti critici che possono influire sulla sicurezza o sul benessere del personale, degli studenti o dei visitatori. Gli incidenti critici includono incidenti gravi, crisi.

Soglie di allerta BCP e contatti di escalation

Il Piano di Continuità Operativa (BCP/MIG/001) del Gruppo stabilisce le soglie di allerta per i 60 minuti e le 24 ore, i contatti per l'escalation e le linee guida per la segnalazione RIDDOR applicabili agli incidenti di Salute e Sicurezza. I contatti principali sono: Coordinatore Gruppo H&S — Matthew Huda (HSE@malvernplc.com); COO — James Findley (james.findley@malvernplc.com). In qualsiasi situazione che comporti un pericolo immediato per la vita, chiamare prima il 999.

Escalation di incidenti H&S a CLET — Contatti chiave

Qualora un incidente H&S raggiunga una soglia di allerta BCP, notificare immediatamente Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) e il proprio responsabile, quindi attivare l'allerta BCP appropriata. Il Coordinatore H&S del Gruppo notifica il COO, mantiene il registro degli incidenti H&S e assicura che gli obblighi di segnalazione RIDDOR siano rispettati contemporaneamente alle procedure BCP.

Categorie di incidenti e guida alla risposta BCP

Il BCP fornisce una guida specifica sulla gestione degli incidenti per scenari correlati alla salute e sicurezza (H&S). Per crisi fisiche (incendio, alluvione, esplosione, crollo di edifici o rilascio incontrollato di gas), le procedure di emergenza a livello di sito hanno precedenza immediata, seguite dalla notifica CLET e dall'escalation del BCP. Per guasti IT o interruzioni di sistema che influiscono sulla capacità di monitorare o rispondere a incidenti H&S, si applicano le Priorità di Ripristino dei Sistemi IT del BCP e il Coordinatore H&S del Gruppo deve essere informato di qualsiasi periodo in cui la capacità di segnalazione degli incidenti è compromessa. Per minacce a dipendenti o studenti (incluse minacce di bomba, violenza o estorsione), i doveri H&S e di salvaguardia operano in parallelo con l'escalation del BCP. Per eventi di sanità pubblica o pandemie che influiscono sulla capacità operativa, il quadro di Analisi dell'Impatto sul Business del BCP guida la risposta proporzionata. Il BCP deve essere consultato direttamente per liste di controllo operative dettagliate, responsabilità CLET e protocolli di comunicazione applicabili a ciascun tipo di incidente.

Revisione Post-Incidente e Lezioni Apprese

A seguito di qualsiasi incidente critico o attivazione del BCP, il Group H&S Coordinator deve completare una revisione post-incidente H&S in collaborazione con il processo di Lessons Learned del BCP (BCP/MIG/001, Sezione 8). La revisione valuta se le valutazioni del rischio, la formazione o le procedure richiedono una revisione e se la rendicontazione RIDDOR è stata gestita correttamente. Gli output vengono segnalati al COO e presentati alla prossima riunione del Comitato H&S.

Personale Disabile e Condizioni Mediche

Il Gruppo si impegna a supportare i dipendenti con disabilità o condizioni mediche, comprese, ove opportuno, condizioni temporanee. Verranno prese in considerazione ragionevoli accomodamenti per consentire ai dipendenti di svolgere le proprie mansioni in modo sicuro ed efficace. Potrebbero essere effettuate valutazioni individuali del rischio, ove necessario, per garantire che venga fornito un supporto adeguato.

Studenti disabili e condizioni mediche

Il Gruppo mira a garantire che gli studenti con disabilità o condizioni mediche possano partecipare in sicurezza alle attività didattiche. Saranno attuati appropriati accordi di supporto ove necessario, e il personale collaborerà con i colleghi pertinenti e le istituzioni partner per garantire che vengano adottati opportuni aggiustamenti e misure di sicurezza.

Apparecchiature a Schermo Autonomo (ASA)

Il Gruppo riconosce che molti dipendenti utilizzano apparecchiature dotate di schermi video nell'ambito del proprio lavoro. Sono in atto disposizioni appropriate per garantire che le postazioni di lavoro siano allestite in modo sicuro e che i dipendenti siano a conoscenza delle buone pratiche ergonomiche al fine di ridurre il rischio di problemi muscoloscheletrici o affaticamento visivo. Tutti i dipendenti che utilizzano regolarmente apparecchiature dotate di schermi video come parte significativa del loro lavoro devono completare un'autovalutazione delle apparecchiature dotate di schermi video. I manager di linea e i direttori dei centri sono responsabili di garantire che le autovalutazioni delle apparecchiature dotate di schermi video siano completate nelle loro aree e che i rischi identificati vengano affrontati. Laddove un'autovalutazione delle apparecchiature dotate di schermi video identifichi un rischio significativo o quando un dipendente segnala disagio, la questione deve essere segnalata al coordinatore H&S del Gruppo, che organizzerà ulteriori valutazioni o rinvio alla medicina del lavoro, a seconda dei casi. Il coordinatore H&S del Gruppo mantiene un registro centrale delle autovalutazioni delle apparecchiature dotate di schermi video per sito.

Guida per lavoro

Dove i dipendenti guidano come parte dei loro doveri lavorativi, devono assicurarsi di essere adeguatamente autorizzati, che i veicoli utilizzati per scopi lavorativi siano mantenuti in condizioni di sicurezza e che i viaggi siano intrapresi in modo responsabile e in conformità con le leggi applicabili sul traffico stradale.

Sicurezza elettrica

Il Gruppo garantirà che le apparecchiature elettriche utilizzate all'interno dei propri locali siano mantenute in condizioni di sicurezza. I dipendenti devono utilizzare solo apparecchiature elettriche autorizzate per l'uso e devono segnalare immediatamente eventuali difetti o danni in modo che possano essere prese le opportune misure. Per quanto riguarda i test sugli apparecchi portatili (PAT): per i locali gestiti dal Gruppo, il Gruppo è responsabile dei test PAT delle proprie apparecchiature e della manutenzione dei registri dei test. Per i siti ospitati presso i locali dei partner, l'istituzione ospitante è responsabile dei test PAT delle apparecchiature di proprietà dell'edificio; i direttori dei centri devono confermare gli accordi con l'ospitante. I computer portatili personali e i dispositivi portati sul sito dai dipendenti non sono soggetti ai requisiti PAT legali e sono considerati fuori ambito, a meno che non vengano utilizzati come dispositivo di lavoro principale del dipendente nei locali gestiti dal Gruppo, nel qual caso si raccomanda un controllo visivo di sicurezza.

Casa e lavoro ibrido

Dove i dipendenti lavorano da remoto o con un accordo di lavoro ibrido, il Gruppo fornirà indicazioni per supportare pratiche sicure di lavoro da casa, inclusa un'autovalutazione DSE per la postazione di lavoro domestica. I dipendenti restano responsabili di garantire che il loro ambiente di lavoro sia sicuro e idoneo all'espletamento delle loro mansioni. Indicazioni dettagliate sul lavoro da casa sicuro, inclusi l'allestimento della postazione, l'illuminazione e le procedure di segnalazione, sono fornite nelle Indicazioni HSE per il Lavoro da Casa del Gruppo. Nel frattempo, i dipendenti dovrebbero contattare Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) se il loro accordo di lavoro da casa presenta un rischio per la salute o la sicurezza che non possono risolvere autonomamente.

Lavoro solitario

Dove i dipendenti sono tenuti a lavorare da soli, devono essere predisposte misure adeguate per garantirne la sicurezza. Questo può includere valutazioni del rischio, procedure di comunicazione e adeguati accordi di supervisione. La Politica del Gruppo sul Lavoro in Solitaria fornisce una guida dettagliata sugli accordi per il lavoro in solitaria, comprese le procedure di check-in e i percorsi di escalation. Tutti i dipendenti che lavorano regolarmente da soli devono avere familiarità con tale politica e conformarsi ad essa.

Movimentazione Manuale

Qualora le attività di movimentazione manuale non possano essere evitate, saranno adottate misure appropriate per ridurre al minimo il rischio di infortuni. I dipendenti dovrebbero seguire pratiche di movimentazione sicure e chiedere assistenza quando necessario. Dato l'ambiente d'ufficio e di insegnamento a basso rischio del Gruppo, la certificazione formale per la movimentazione manuale non è richiesta per la maggior parte del personale. La formazione a livello di consapevolezza sulle tecniche di movimentazione manuale sicura è sufficiente per la maggior parte dei ruoli ed è inclusa nel programma di orientamento alla salute e sicurezza. Laddove uno specifico ruolo implichi un'attività di movimentazione manuale significativa o regolare, verrà completata una valutazione specifica del ruolo e verrà fornita una formazione appropriata.

Lavoratrici in stato di gravidanza e neo-mamme

Il Gruppo effettuerà appropriate valutazioni dei rischi per le lavoratrici in gravidanza, le neo-madri e le donne che hanno partorito di recente, ove pertinente alle loro attività lavorative. Verranno prese in considerazione modifiche idonee per garantire che i rischi siano gestiti in modo appropriato.

Scivolate e inciampi

Scivolamenti e inciampi sono tra i pericoli più comuni sul posto di lavoro. Ci si aspetta che personale e studenti contribuiscano a mantenere ambienti ordinati e sicuri, e qualsiasi pericolo come sversamenti, pavimentazioni danneggiate o percorsi ostruiti dovrebbe essere segnalato tempestivamente.

Fumo e Svapo

Il fumo e lo svapo non sono consentiti all'interno degli edifici del Gruppo o nelle aree in cui potrebbero comportare un rischio per la salute o la sicurezza. Potrebbero essere fornite aree designate, ove appropriato e in conformità con le regole del sito.

Violenza e aggressività sul lavoro

Il Gruppo non tollera violenza, minacce o comportamenti aggressivi nei confronti di personale, studenti o visitatori. Qualsiasi incidente di violenza o aggressività deve essere segnalato prontamente in modo che vengano intraprese le azioni appropriate. Nel rispondere a qualsiasi situazione violenta o minacciosa, il personale deve seguire il Piano di Azione di Emergenza (EAP) del sito. Ogni sito operativo deve disporre di un Piano di Azione di Emergenza a livello di sito aggiornato, sviluppato dal Direttore del Centro o dal Responsabile delle Operazioni utilizzando un modello standard del Gruppo e revisionato annualmente. Per i siti che operano all'interno di università partner o locali dei programmi Junior, l'EAP primario sarà quello dell'istituzione ospitante; i Direttori dei Centri devono ottenere una copia dell'EAP dell'ospite, confermare che sia aggiornato e assicurarsi che tutto il personale del Gruppo presente in quel sito ne sia a conoscenza. Matthew Huda è responsabile del mantenimento di un registro degli EAP per sito e della conferma della loro attualità come parte del controllo annuale di Salute e Sicurezza del sito. Nota: Gli obblighi del Gruppo ai sensi del Terrorism (Protection of Premises) Act 2025 (Martyn’s Law) sono in fase di revisione. Si sta cercando consulenza legale e questa sezione verrà aggiornata una volta confermati gli obblighi per sito.

Visitatori

I visitatori devono attenersi alle procedure di salute e sicurezza del Gruppo quando si trovano nei suoi locali o partecipano ad attività del Gruppo. I visitatori sono tenuti a seguire le istruzioni fornite dal personale e a segnalare qualsiasi problema di sicurezza osservato.

Sicurezza antincendio

Il Gruppo si impegna a mantenere efficaci misure antincendio in tutti i suoi locali e attività in conformità con il Regulatory Reform (Fire Safety) Order 2005. Poiché la maggior parte delle attività didattiche e operative del Gruppo si svolge nei locali dei partner, l'istituzione ospitante deterrà e manterrà tipicamente la valutazione del rischio incendio dei locali. I Centri Direttori e i Responsabili Accademici devono familiarizzare con le pertinenti misure antincendio in ogni sito e assicurare che il personale e gli studenti del Gruppo vi si attengano. Laddove il Gruppo detenga o gestisca i propri locali, il Coordinatore H&S del Gruppo è responsabile di garantire che una valutazione del rischio incendio adeguata e sufficiente sia in vigore e venga regolarmente rivista.

Il Gruppo richiede che presso ogni sito operativo siano in vigore i seguenti dispositivi di sicurezza antincendio:

• Una valutazione attuale del rischio incendi per i locali, detenuta dall'istituzione ospitante o dal Gruppo per i locali gestiti dal Gruppo. I direttori del centro devono confermare per iscritto al coordinatore H&S del Gruppo entro il 31 ottobre di ogni anno che la pertinente valutazione del rischio incendi è stata rivista nei dodici mesi precedenti ed è ancora attuale. Questa conferma scritta è richiesta a fini di audit e deve essere conservata dal coordinatore H&S del Gruppo per un minimo di tre anni.
• Almeno un Delegato alla Sicurezza Antincendio designato per sito di insegnamento o operativo, con formazione appropriata aggiornata almeno ogni tre anni. L'identità del Delegato alla Sicurezza Antincendio in ogni sito deve essere comunicata a tutto il personale del Gruppo che lavora in quella sede.
• Un piano di evacuazione per ogni sito, o il piano dell'istituzione ospitante o un piano specifico per il Gruppo, ove appropriato. Tutto il personale del Gruppo deve essere informato sulle vie di evacuazione e sui punti di raccolta pertinenti al proprio sito durante l'orientamento e ogni volta che si sposta in un nuovo sito.
• Le prove antincendio devono essere condotte in conformità con i requisiti della valutazione del rischio incendi di ciascun sito. Per le strutture gestite dal Gruppo, le prove devono tenersi almeno una volta all'anno. L'esito di ciascuna prova antincendio deve essere registrato utilizzando il Modulo di Registrazione delle Prove Antincendio del Gruppo e inviato al Coordinatore Prevenzione e Protezione del Gruppo entro cinque giorni lavorativi.
• Le disposizioni migliorate in materia di sicurezza antincendio per i programmi che coinvolgono studenti di età inferiore ai 18 anni sono stabilite nell'Addendum sulla salute e sicurezza per giovani e minori.

Tutto il personale non deve manomettere o disattivare le attrezzature antincendio, non deve tenere aperte le porte tagliafuoco e deve segnalare immediatamente eventuali difetti nei sistemi di rilevazione, spegnimento o allarme antincendio al referente dell'edificio appropriato o al Coordinatore del Gruppo Salute e Sicurezza.

Primo soccorso

Il Gruppo garantisce che in tutti i siti sia disponibile un'adeguata assistenza di primo soccorso in conformità con le normative sanitarie e di sicurezza (Primo Soccorso) del 1981. Il Coordinatore Salute e Sicurezza del Gruppo mantiene un registro a livello di Gruppo sull'assistenza di primo soccorso per sito ed è responsabile di garantire che la copertura sia appropriata alle attività e alla popolazione di ciascuna sede. Una valutazione del fabbisogno di primo soccorso deve essere completata per ciascun sito e rivista annualmente o a seguito di qualsiasi cambiamento significativo nell'attività o nel personale.

La dotazione minima di primo soccorso in ogni sito è la seguente:

• Almeno una Persona Designata nominata per sito in ogni momento durante le ore operative.
• Dove la Valutazione dei Bisogni di Primo Soccorso indica un rischio maggiore o una popolazione più ampia, deve essere disponibile sul posto un soccorritore qualificato in possesso di un certificato HSE approvato e valido di Primo Soccorso sul Lavoro (FAW) o Pronto Soccorso di Emergenza sul Lavoro (EFAW). Come soglia standard, qualsiasi sito con più di 50 studenti e personale presenti in un dato momento richiede almeno un soccorritore qualificato FAW o EFAW sul posto durante gli orari operativi.
• Ogni sito deve disporre di un kit di pronto soccorso adeguatamente fornito. Un kit di pronto soccorso portatile deve essere inoltre portato da ogni membro del personale che guida un'attività in tutte le attività esterne, escursioni e attività del programma sociale.
• Tutti gli incidenti che richiedono un primo soccorso devono essere registrati in un registro degli incidenti o in un documento equivalente, e l'accaduto deve essere segnalato al Coordinatore Gruppo H&S.

I requisiti di primo soccorso potenziati per i programmi che coinvolgono studenti di età inferiore ai 18 anni sono definiti nell'Addendum H&S per minori e giovani, inclusi i requisiti per personale formato al primo soccorso pediatrico durante i programmi residenziali e di attività.

Giovani e Minorenni (Juniores e Percorsi)

Il Gruppo gestisce programmi che coinvolgono studenti di età inferiore ai 18 anni nell’ambito di due divisioni: la divisione Juniors e, all’interno di Malvern House University Pathways, gli studenti che si sono iscritti a un programma Pathways prima di aver compiuto i 18 anni. Il Regolamento del 1999 sulla gestione della salute e della sicurezza sul lavoro impone ai datori di lavoro obblighi specifici in relazione ai giovani. Tali obblighi richiedono al Gruppo di effettuare una specifica valutazione dei rischi prima che un giovane inizi a partecipare a qualsiasi programma o attività, tenendo in particolare considerazione la sua inesperienza, la mancanza di consapevolezza dei rischi e il suo stadio di sviluppo fisico e psicologico.

Le disposizioni operative dettagliate per gli studenti minorenni sono stabilite nell'Addendum Sicurezza e Salute Junior e Giovani, che si applica sia alla divisione Junior che agli studenti minorenni di Pathways. Questo Addendum fa parte del quadro generale di Sicurezza e Salute del Gruppo e deve essere letto insieme alla presente politica.

Valutazione preliminare del rischio

Una specifica Valutazione del Rischio per Giovani deve essere completata per ogni programma o coorte che coinvolge studenti minorenni prima dell'inizio del programma. Questa valutazione deve affrontare: l'ambiente fisico e l'idoneità del sito; le attività e se qualcuna richiede una supervisione o una restrizione specifica per i minori; i rapporti di supervisione in essere; eventuali condizioni mediche note, disabilità o bisogni di supporto; le disposizioni per i viaggi individuali e i trasporti; le disposizioni per l'alloggio per i programmi residenziali; e le procedure di risposta alle emergenze fuori orario. La valutazione del rischio deve essere approvata dal Direttore del Centro competente o dal Responsabile della Divisione Juniores e presentata al Coordinatore GRUPPO H&S prima della data di inizio del programma.

Supervisione e Rapporti tra Staff

È necessario mantenere sempre rapporti di supervisione adeguati durante i programmi che coinvolgono studenti minorenni. Come linea di base minima: durante le lezioni, si applica un rapporto di non più di 1 membro del personale per 20 studenti; durante le attività fuori sede, le gite o i programmi sociali, si applica un rapporto minimo di 1:10; per i programmi residenziali o i programmi che coinvolgono studenti di età inferiore ai 16 anni, si applica un rapporto minimo di 1:8 durante qualsiasi attività fuori sede. Questi rapporti sono standard minimi; la valutazione del rischio può specificare rapporti più elevati laddove l'attività o le esigenze individuali lo richiedano. Laddove i requisiti di un'organizzazione partner siano più rigorosi di questi minimi, si applica lo standard più elevato del partner.

Nota — Programmi Language in Action (LiA): Adam Ennis deve confermare i requisiti attuali del rapporto di supervisione di LiA prima di ogni stagione del programma e assicurarsi che i programmi di gruppo che operano tramite LiA soddisfino il più alto dei due standard. Questa conferma deve essere documentata nella relativa valutazione del rischio del programma.

Consenso dei genitori e tutori e contatti di emergenza

Prima dell'iscrizione, il genitore o tutore legale di ogni studente minorenne deve fornire il consenso scritto per la partecipazione al programma, comprese eventuali attività, visite fuori sede o sistemazioni residenziali. La documentazione di consenso deve includere i recapiti di emergenza di almeno due adulti, condizioni mediche, allergie, farmaci o necessità di supporto, e il consenso al trattamento medico di emergenza. Queste informazioni devono essere conservate in modo sicuro e accessibili al personale pertinente durante tutte le ore del programma.

Condizioni mediche e informazioni sanitarie

Le informazioni sanitarie per gli studenti minorenni devono essere raccolte prima dell'inizio del programma e condivise su base "necessaria" con il personale pertinente. Laddove uno studente richieda la somministrazione di farmaci, è necessario ottenere il consenso scritto dei genitori e istruzioni chiare, e designare un membro del personale responsabile della gestione dei farmaci. I farmaci su prescrizione non devono essere somministrati senza il consenso scritto dei genitori.

Attività, Visite ed Escursioni Fuori Sede

Tutte le attività esterne, visite ed escursioni che coinvolgono studenti minorenni richiedono una specifica valutazione del rischio dell'attività approvata prima che l'attività abbia luogo. La valutazione del rischio deve affrontare gli accordi relativi al percorso e ai trasporti, gli accordi relativi alla sicurezza del luogo, i rapporti di supervisione, le procedure di emergenza e le esigenze di benessere. È necessario ottenere il consenso dei genitori per tutte le attività esterne.

Programmi Residenziali

Dove i programmi includono alloggio residenziale per studenti minorenni, è necessario completare una valutazione del rischio per la salute e la sicurezza in alloggio residenziale. L'alloggio deve soddisfare gli standard appropriati di sicurezza antincendio, avere una valutazione del rischio incendio in corso e includere un responsabile designato per il benessere residenziale. Maschi e femmine devono essere alloggiati in aree separate con protocolli chiari per quanto riguarda l'accesso. Le procedure di emergenza fuori orario devono essere comunicate a tutti gli studenti e al personale.

Segnalazione Incidenti per Studenti Minorenni

Qualsiasi incidente, evento o quasi-incidente che coinvolga uno studente minorenne deve essere segnalato al Coordinatore H&S del Gruppo e al Direttore del Centro o al Responsabile della Divisione Junior competente nello stesso giorno in cui si verifica. I genitori o tutori devono essere avvisati tempestivamente in seguito a qualsiasi incidente che comporti lesioni, trattamento medico o preoccupazioni significative per il benessere. Qualora sorgano preoccupazioni in materia di salvaguardia, il Responsabile Designato della Salvaguardia deve essere informato immediatamente e la Politica di Salvaguardia e Prevenzione del Gruppo ha la precedenza.

Addendum sulla salute e sicurezza per giovani e minorenni

L'Addendum sulla salute e sicurezza per i Junior e i Giovani fornisce una guida operativa dettagliata che integra questa politica per tutte le attività che coinvolgono studenti di età inferiore ai 18 anni. Copre la divisione Junior e gli studenti dei percorsi formativi under-18 ed è in fase di elaborazione dal Responsabile della Divisione Junior in consultazione con il Coordinatore del Gruppo per la salute e sicurezza. Fino alla pubblicazione dell'Addendum, le disposizioni di questa sezione e la Politica del Gruppo per la salvaguardia e la prevenzione disciplinano tutte le attività under-18.

Strutture di Welfare e Ambiente di Lavoro

Il Gruppo garantirà che vengano messe a disposizione adeguate strutture per il benessere dei dipendenti e degli studenti, ove ragionevolmente praticabile, in conformità con i Workplace (Health, Safety and Welfare) Regulations 1992. Ciò include l'accesso a servizi igienici adeguati, acqua potabile, aree di riposo e un ambiente di lavoro che supporti salute, sicurezza e benessere. Per le sedi gestite dal Gruppo, quest'ultimo è direttamente responsabile del rispetto degli standard minimi. Per le sedi partner, l'istituzione ospitante è responsabile della fornitura delle strutture; tuttavia, i Direttori di Centro devono confermare, nell'ambito della loro verifica annuale del sito, che le strutture per il benessere siano adeguate ai numeri di personale e studenti del Gruppo. Qualsiasi inadeguatezza deve essere segnalata immediatamente al Coordinatore H&S del Gruppo.

Comitati per la salute e sicurezza e struttura di governance

Il Gruppo mantiene un approccio strutturato alla governance della salute e sicurezza attraverso un sistema di comitati sanitari e di sicurezza divisionali e centrali. Questi comitati supportano l'efficace attuazione della Politica sulla salute e sicurezza, forniscono supervisione delle prestazioni in materia di salute e sicurezza e consentono la consultazione con manager e personale in tutta l'organizzazione.

Data la natura delle attività del Gruppo e il suo ambiente operativo a basso rischio, le riunioni formali del Comitato per la Salute e la Sicurezza si tengono ogni sei mesi. Ulteriori riunioni possono essere convocate ove necessario in risposta a incidenti significativi, rischi emergenti o requisiti operativi.

Il Coordinatore H&S del Gruppo è responsabile del coordinamento della struttura del comitato, del monitoraggio delle azioni derivanti dalle riunioni e della gestione dei casi attivi di salute e sicurezza o delle indagini tra le riunioni, ove richiesto.

I risultati, le questioni chiave e le raccomandazioni emersi dalla struttura dei comitati vengono riportati nell’ambito del quadro di governance del Gruppo e sottoposti all’attenzione del Consiglio di Amministrazione di Malvern International PLC, che si riunisce mensilmente.

Struttura del comitato

Il Gruppo opera con la seguente struttura di comitato per la salute e sicurezza:

Comitati per la salute e la sicurezza di divisione

• Comitato per la salute e la sicurezza di University Pathways
• Comitato per la salute e la sicurezza dei junior

Questi comitati esaminano le questioni relative alla salute e alla sicurezza pertinenti alle loro rispettive attività, inclusi incidenti, rischi operativi e requisiti di conformità. Le problematiche che richiedono una supervisione più ampia o un'azione organizzativa vengono inoltrate al Comitato Centrale per la Salute e la Sicurezza.

Comitato centrale per la salute e la sicurezza

Il Comitato centrale per la salute e la sicurezza fornisce una supervisione a livello di Gruppo sulle questioni di salute e sicurezza e esamina i problemi escalati dai comitati divisionali. Il comitato considera le prestazioni complessive, i rischi emergenti e le questioni di conformità in tutta l'organizzazione e fornisce la garanzia che siano in atto adeguati piani per la salute e la sicurezza.

Frequenza degli incontri

• Comitati Sanitari e di Sicurezza Divisionali: minimo due volte all'anno
• Comitato Centrale per la Salute e la Sicurezza: Minimo due volte all'anno
• Ulteriori incontri potranno essere tenuti su base ad-hoc, se necessario

Composizione della Commissione

L'adesione ai comitati includerà tipicamente rappresentanti della gestione operativa, della leadership accademica e delle funzioni di supporto pertinenti. L'adesione può variare a seconda dell'ambito e dei requisiti operativi del comitato.

Il Coordinatore H&S del Gruppo agirà normalmente come segreteria, supportando l'amministrazione delle riunioni, la verbalizzazione dei verbali e il tracciamento delle azioni.

Ordine del Giorno Standard per le Riunioni del Comitato di Salute e Sicurezza

1. Benvenuti e scuse
2. Revisione dei verbali precedenti e del registro delle azioni
3. Revisione dell'incidente
   • Incidenti, infortuni e quasi incidenti
   • Indagini in corso
4. Prestazioni in materia di salute e sicurezza
   • Esiti dell'ispezione
   • Aggiornamenti di conformità
5. Gestione del rischio
   • Revisione delle valutazioni del rischio
   • Rischi emergenti
6. Formazione e Consapevolezza
   • Aggiornamenti sulla formazione in materia di salute e sicurezza
7. Aggiornamenti operativi
   • Strutture o questioni di sicurezza operativa
8. Aggiornamenti normativi o relativi alle politiche
9. Varie ed eventuali
10. Riepilogo delle Azioni e Prossima Riunione