Politique du groupe en matière de santé et de sécurité

Déclaration d'intention

Malvern International PLC s'engage à garantir, dans la mesure où cela est raisonnablement possible, la santé, la sécurité et le bien-être de ses employés, étudiants, sous-traitants et visiteurs. Le Conseil d'administration considère la santé et la sécurité comme un élément essentiel de la gouvernance, de l'excellence opérationnelle et de la gestion des risques.

Portée et application

La présente politique s'applique à Malvern International PLC ainsi qu'à toutes ses filiales, divisions, sites d'enseignement, sites d'hébergement et sites administratifs.

Introduction

La présente politique s'applique à Malvern, International PLC et à toutes leurs filiales, notamment :

• Malvern House Group Limited
• Partenariats Malvern HE
• Malvern House International Limited

Cette Politique de Santé et de Sécurité (S&S) est divisée en trois sections distinctes comme suit :

SECTION 1 – Déclaration de politique en matière de santé, de sécurité et de bien-être

Cette section présente les buts et objectifs généraux de la politique du Groupe en matière de santé et de sécurité. Ce document est officiellement approuvé par le président du comité de santé et de sécurité, puis ratifié par le conseil d'administration de Malvern International PLC.

SECTION 2 – Organisation

Cette section définit la structure organisationnelle, le cadre de gouvernance et les responsabilités attribuées, établis pour assurer la mise en œuvre efficace des buts et objectifs énoncés dans cette politique de santé et de sécurité.

SECTION 3 – Arrangements

Cette section décrit les procédures spécifiques à suivre par le personnel, les étudiants, les visiteurs et les sous-traitants pour garantir la mise en œuvre efficace de la politique de santé et de sécurité et le maintien d'un environnement sûr, sain et favorable. Lorsque des procédures détaillées sont contenues dans des politiques distinctes autonomes, celles-ci sont clairement référencées dans cette section pour faciliter l'accès et la conformité.

SECTION 1 – Déclaration de politique en matière de santé, de sécurité et de bien-être

Malvern International PLC (ci-après dénommé “ le Groupe ”) s'engage à garantir, dans la mesure où cela est raisonnablement possible, la santé, la sécurité et le bien-être de l'ensemble de ses employés, étudiants, sous-traitants, visiteurs et de toute autre personne susceptible d'être concernée par ses activités.

Le Conseil reconnaît que la gestion efficace de la santé et de la sécurité est une composante intégrante d'une gouvernance responsable, de l'excellence opérationnelle et de la qualité de l'enseignement. La santé et la sécurité sont intégrées dans le cadre de gestion des risques global du Groupe et sont considérées comme une priorité organisationnelle fondamentale plutôt qu'une fonction de conformité isolée.

Le Groupe s'engage à :

• Fournir des locaux sûrs, des systèmes de travail sûrs et des équipements sûrs.
• Identifier les dangers et évaluer les risques de manière systématique et proportionnée.
• Mise en œuvre de mesures de contrôle appropriées et suffisantes pour atténuer les risques.
• Fournir des informations, des instructions, une formation et une supervision appropriées pour assurer la compétence.
• Promouvoir une culture positive de santé et de sécurité dans toutes les filiales et divisions.
• Assurer une consultation et une communication efficaces avec les employés et les parties prenantes concernées, y compris les partenaires universitaires.
• Surveillance des performances par des mécanismes d'inspection, d'audit et de reporting.
• Respect des exigences légales et réglementaires applicables.
• Veiller à la révision et à l'amélioration continue de ses dispositions en matière de santé et de sécurité.

Le Conseil conserve la responsabilité ultime de la performance en matière de santé et de sécurité dans l'ensemble du Groupe. La responsabilité opérationnelle de la mise en œuvre incombe au Directeur des Opérations, soutenu par le Coordinateur Groupe SST (Matthew Huda) et les équipes de direction des filiales.

La gouvernance en matière de santé et de sécurité est intégrée au plan de continuité d'activité (PCA/MIG/001) et au cadre de protection du Groupe afin de garantir des réponses coordonnées et proportionnées aux incidents susceptibles d'affecter le bien-être, les opérations ou la réputation. Le PCA établit l'équipe centrale de direction d'urgence du Groupe (CLET), les seuils d'alerte et les protocoles de gestion des incidents ; la présente politique en matière de santé et de sécurité s'applique dans le cadre de ce dispositif et en parallèle. Tout incident de santé et de sécurité atteignant les seuils définis dans le PCA doit être signalé conformément aux procédures d'alerte du PCA ainsi qu'aux exigences de déclaration de la présente politique.

Cette politique sera examinée chaque année, ou plus tôt si un changement significatif ou un incident l'exige, et sera communiquée à tous les employés du Groupe.

Signé au nom du conseil d'administration de Malvern International PLC :

Richard Mace
Directeur général
Malvern International PLC

Déclaration du directeur de l'exploitation

En tant que directeur des opérations de Malvern International PLC, je suis conscient qu’une gestion efficace de la santé, de la sécurité et du bien-être ne repose pas uniquement sur des politiques, mais aussi sur le leadership, les comportements et la responsabilité collective de l’ensemble du Groupe.

Bien que j'aie la responsabilité opérationnelle de la mise en œuvre et de la supervision de cette politique, la création et le maintien d'un environnement sûr dépendent d'un leadership visible à tous les niveaux de l'organisation. La santé et la sécurité doivent être intégrées aux décisions quotidiennes, à la planification opérationnelle et à la manière dont nous nous comportons en tant que collègues, éducateurs et leaders.

Nous nous engageons à favoriser une culture où :

• La sécurité est considérée avant la performance.
• Les préoccupations peuvent être soulevées ouvertement et sans hésitation.
• Les incidents sont rapportés de manière transparente et font l'objet d'enquêtes constructives.
• L'apprentissage par l'expérience est valorisé et partagé.
• La conformité est considérée comme un niveau minimum, pas comme un objectif final.

La gouvernance en matière de santé et de sécurité est entièrement intégrée à nos plans de continuité d'activité (PCA/MIG/001) et à notre cadre de protection, garantissant des réponses coordonnées et proportionnées à tout événement affectant le bien-être de nos étudiants, de notre personnel ou de la communauté élargie. Le PCA définit la structure d'escalade du Groupe, l'équipe d'urgence de la direction centrale (CLET) et les protocoles d'alerte ; cette politique fonctionne parallèlement à celui-ci. Le personnel doit connaître les seuils d'alerte de 60 minutes et de 24 heures du PCA et ses responsabilités d'escalade dans le cadre de cette politique.

J'attends de tous les dirigeants du Groupe qu'ils fassent preuve d'une propriété active de la santé et de la sécurité dans leurs domaines de responsabilité et qu'ils modélisent les comportements qui sous-tendent une solide culture de sécurité. Chaque employé, quel que soit son rôle, a le devoir de contribuer au maintien d'environnements de travail et d'apprentissage sûrs.

Grâce à une surveillance continue, des audits internes, une communication ouverte et une responsabilité partagée, nous renforcerons notre culture de sécurité année après année.

James Findley
Chef de l'exploitation
Malvern International PLC

SECTION 2 – Organisation

L'approche du Groupe en matière de gestion de la santé et de la sécurité est basée sur le cadre décrit dans la publication HSG65 : Managing for Health and Safety (HSE, 2013) du Health and Safety Executive (HSE). Ce cadre adopte le cycle Planifier – Réaliser – Vérifier – Agir (PDCA) pour fournir une approche structurée et continue de la gestion des risques en matière de santé et de sécurité.

Ce modèle permet au Groupe d'équilibrer des systèmes de gestion rigoureux avec les aspects comportementaux et culturels qui sous-tendent une performance efficace en matière de santé et de sécurité. L'éthique du Groupe est d'intégrer la santé et la sécurité dans les pratiques de gestion quotidiennes, en la reconnaissant comme un élément fondamental de la bonne gouvernance et du leadership opérationnel, plutôt que comme une fonction de conformité autonome.

Plan

Le Groupe adopte une approche structurée de planification en matière de santé et sécurité en identifiant les dangers associés à ses activités d'enseignement, d'exploitation et résidentielles et en évaluant le niveau de risque impliqué. Grâce à ce processus d'évaluation et de profilage des risques, le Groupe établit des mesures de contrôle appropriées pour réduire les risques à un niveau gérable. La planification comprend également l'attribution des responsabilités, l'élaboration des procédures et la fourniture des ressources appropriées pour soutenir des environnements de travail et d'apprentissage sûrs dans toutes les filiales et tous les sites. La planification en matière de santé et sécurité est intégrée aux arrangements plus larges de gestion opérationnelle et de gestion des risques du Groupe afin de garantir que le bien-être des étudiants, du personnel et des visiteurs reste une considération centrale dans la prise de décision. Un modèle standard d'évaluation des risques du Groupe et une matrice des responsabilités sont en cours d'élaboration par le Coordonnateur Santé et Sécurité du Groupe pour soutenir une mise en œuvre cohérente sur tous les sites et seront publiés en tant que directives de soutien en temps voulu.

Faire

Le Groupe veille à ce que les dispositions identifiées lors de la phase de planification soient mises en œuvre efficacement grâce à des structures organisationnelles claires, des responsabilités définies et une formation appropriée. La direction en matière de santé et de sécurité incombe au Directeur des opérations et est soutenue par le Coordinateur Santé et Sécurité du Groupe (Matthew Huda) et les équipes de direction des filiales. Les managers sont responsables de l'organisation des activités dans leurs domaines respectifs et de la mise en œuvre de systèmes de travail sûrs. Le personnel reçoit les informations, instructions, formations et supervisions nécessaires pour exercer ses fonctions en toute sécurité, garantissant que les considérations de santé et de sécurité sont intégrées dans les opérations quotidiennes sur tous les sites.

Vérifier

Le Groupe surveille ses performances en matière de santé et de sécurité pour garantir l'efficacité continue des politiques, procédures et mesures de contrôle. Cela comprend des inspections régulières des lieux de travail, l'examen des évaluations des risques, ainsi que la déclaration et l'enquête sur les accidents, incidents et quasi-accidents. Ces activités de surveillance permettent au Groupe de mesurer ses performances, d'identifier les dangers et de déterminer si les mesures de contrôle fonctionnent comme prévu. Les conclusions des inspections, des enquêtes sur les incidents et d'autres activités de surveillance sont examinées par la direction et communiquées par le biais des structures de gouvernance en matière de santé et de sécurité du Groupe.

Acte

Le Groupe s'engage à l'amélioration continue de la gestion de la santé et de la sécurité. Les informations recueillies par le biais des activités de surveillance, des inspections, des audits et des enquêtes sur les incidents sont utilisées pour examiner les dispositions existantes et identifier les opportunités d'amélioration. Les enseignements tirés sont communiqués le cas échéant afin de garantir que les améliorations puissent être mises en œuvre dans toute l'organisation. Si nécessaire, les procédures et les mesures de contrôle sont mises à jour pour tenir compte des changements dans la législation, les pratiques opérationnelles ou les orientations sur les meilleures pratiques, garantissant ainsi que le système de gestion de la santé et de la sécurité du Groupe reste efficace et proportionné aux risques associés à ses activités.

Responsabilités en matière de santé et de sécurité

La gestion efficace de la santé et de la sécurité au sein de Malvern International PLC repose sur un leadership clair, des responsabilités bien définies et la coopération de tous les membres de l’organisation. Si le Conseil d’administration conserve la responsabilité globale des performances en matière de santé et de sécurité à l’échelle du Groupe, la mise en œuvre de cette politique relève de la responsabilité partagée de tous les niveaux de l’organisation. Chaque individu a un rôle à jouer dans le maintien d’environnements de travail et d’apprentissage sûrs.

Conseils de direction de groupe

Les conseils de direction du Groupe assurent une supervision stratégique de la santé et de la sécurité au sein de l'organisation. Ils sont responsables de veiller à ce que des structures de gouvernance appropriées soient en place, à ce que les risques pour la santé et la sécurité soient pris en compte dans le cadre de la gestion globale des risques du Groupe, et à ce que des ressources suffisantes soient allouées pour soutenir la mise en œuvre efficace de cette politique.

Membre Exécutif Responsable de la Santé et Sécurité / Directeur Général (DG)

Le Directeur Général des Opérations (COO) a la responsabilité exécutive de la supervision opérationnelle et de la mise en œuvre des dispositions en matière de santé et de sécurité au sein du Groupe. Le COO veille à ce que les systèmes, procédures et mécanismes de reporting appropriés soient en place et que la santé et la sécurité soient efficacement intégrées dans le cadre opérationnel et de gestion des risques du Groupe. Le COO reçoit également des rapports sur les incidents importants, supervise les rapports réglementaires lorsque requis et fournit des assurances au Conseil d'administration sur les performances en matière de santé et de sécurité.

Coordinateur de la santé et de la sécurité du groupe — Matthew Huda

Le coordinateur de groupe pour la santé et la sécurité est Matthew Huda (Matthew.Huda@malvernplc.com). Le coordinateur de groupe pour la santé et la sécurité relève directement du chef des opérations et est le principal point de contact pour les questions de santé et de sécurité au sein du Groupe. Le rôle comprend le suivi de la conformité aux procédures de santé et de sécurité, le soutien à la réalisation et à la révision des évaluations des risques, la coordination des processus d'inspection et de reporting, et la fourniture de conseils aux managers et au personnel sur les questions de santé et de sécurité. Le coordinateur de groupe pour la santé et la sécurité aide également à suivre le signalement des incidents et à s'assurer que les actions de suivi appropriées sont mises en œuvre, et veillera à ce que les dispositions de cette politique soient respectées. Il est rappelé au personnel qu'en l'absence du coordinateur de groupe pour la santé et la sécurité, les préoccupations en matière de santé et de sécurité doivent être signalées directement au chef des opérations.

Interlocuteurs clés en matière de santé et de sécurité — Groupe Malvern International

Directeurs de centre

Les directeurs de centre et les responsables académiques sont chargés de veiller à ce que les dispositions en matière de santé et de sécurité soient mises en œuvre efficacement au sein de leurs centres respectifs et de leurs environnements d'enseignement. Dans de nombreux cas, les activités du groupe se déroulent dans les locaux de partenaires. Bien que l'établissement d'accueil conserve la responsabilité principale de la gestion de ces locaux, les directeurs de centre et les responsables académiques doivent travailler en étroite collaboration avec le personnel universitaire compét.

Équipe de la haute direction

Les membres de l'équipe de direction sont responsables de la promotion d'une culture positive de santé et de sécurité au sein de l'organisation. Ils soutiennent la mise en œuvre de cette politique en veillant à ce que les considérations de santé et de sécurité soient intégrées dans la planification opérationnelle et la prise de décision, et en fournissant un leadership et une orientation aux gestionnaires et au personnel.

Cadres académiques

Les responsables académiques sont chargés de maintenir des environnements d'apprentissage sûrs au sein de leurs départements académiques ou de leurs programmes. Cela comprend la garantie que les espaces d'enseignement sont sûrs et adaptés à leur usage, que les étudiants reçoivent des informations appropriées sur la santé et la sécurité lors de l'accueil et des activités d'enseignement, et que tout danger ou défaut identifié dans les zones d'enseignement est signalé et traité rapidement. Les responsables académiques doivent également s'assurer que les évaluations des risques liés à l'enseignement sont réalisées lorsque cela est requis et que le personnel d'enseignement sous leur supervision est informé de cette politique et s'y conforme.

Chefs d'entreprise

Les responsables d'exploitation sont responsables de la gestion quotidienne des locaux, des installations, des sous-traitants et de la conformité en matière de santé et sécurité sur le site dans leurs zones opérationnelles. Cela comprend la garantie que les évaluations des risques du site sont à jour et revues, que les sous-traitants sont correctement intégrés et supervisés, que les dispositions relatives à la sécurité incendie et aux premiers secours sont maintenues, et que toutes les préoccupations en matière de santé et sécurité liées aux locaux sont transmises rapidement au coordinateur santé et sécurité du groupe. Les responsables d'exploitation sont le principal point de contact au niveau du site pour les questions de conformité en matière de santé et sécurité et sont responsables de la soumission des déclarations annuelles de confirmation santé et sécurité du site requises par cette politique.

Employés (Tous)

Tous les employés ont la responsabilité de prendre les précautions raisonnables pour leur propre santé et sécurité ainsi que pour la santé et la sécurité des autres qui pourraient être affectés par leurs actions ou omissions au travail. Il est attendu des employés qu'ils se conforment aux exigences de cette politique et qu'ils coopèrent avec le Groupe pour s'assurer que les mesures de santé et de sécurité sont mises en œuvre efficacement.

Conformément à leurs obligations en vertu du Health and Safety at Work etc. Act 1974 et du Management of Health and Safety at Work Regulations 1999, les employés doivent :

• Prendre raisonnablement soin de leur propre santé et sécurité, ainsi que de celle des autres qui pourraient être affectés par leurs actions ou omissions.
• Coopérez avec le Groupe, dans la mesure nécessaire, pour lui permettre de se conformer à ses obligations en matière de santé et de sécurité.
• Utilisez l'équipement, les dispositifs de sécurité et les mesures de protection conformément aux informations, instructions et formations fournies.
• Ne pas gêner ou utiliser abusivement, intentionnellement ou par négligence, tout ce qui est fourni dans l'intérêt de la santé et de la sécurité.

Les employés doivent également signaler rapidement à leur supérieur hiérarchique ou à un membre du personnel approprié :

• Toute situation de travail qui, selon leur juste appréciation, représente un danger grave et immédiat pour la santé et la sécurité.
• Toute question dont ils estiment raisonnablement qu'elle représente une lacune dans les dispositions ou les mesures de protection du Groupe en matière de santé et de sécurité.

En assumant ces responsabilités, les employés contribuent à maintenir des environnements de travail et d'apprentissage sûrs et bienveillants au sein du Groupe.

Personnel enseignant

Le personnel enseignant est responsable du maintien d'environnements d'apprentissage sûrs et veille à ce que les étudiants connaissent les procédures de santé et de sécurité pertinentes lors des activités d'enseignement. Cela comprend la fourniture d'une supervision appropriée et la garantie que les risques associés aux activités d'enseignement sont correctement gérés. Le personnel enseignant doit jouer un rôle actif dans le maintien de salles de classe sûres et ordonnées, notamment en veillant à ce que les espaces d'enseignement soient maintenus propres, exempts de dangers évitables et adaptés à l'apprentissage. Tous les dangers, défauts ou conditions dangereuses identifiés dans la salle de classe ou l'environnement d'enseignement doivent être signalés rapidement par les procédures de signalement appropriées afin qu'ils puissent être traités sans délai.

Les étudiants

Les étudiants sont tenus d'observer la diligence raisonnable pour leur propre santé et sécurité, et d'agir d'une manière qui ne mette pas les autres en danger. Les étudiants doivent suivre les instructions de santé et de sécurité fournies par le personnel et se conformer aux procédures pertinentes lors de la participation à des activités d'enseignement, d'apprentissage ou de programme.

En particulier, les étudiants doivent :

• Se familiariser avec et respecter les procédures de sécurité incendie et d'évacuation d'urgence applicables au bâtiment ou au site qu'ils utilisent.
• Aider le personnel à maintenir des environnements d'apprentissage sûrs et ordonnés en gardant les salles de classe et les espaces d'enseignement exempts de dangers inutiles.
• N'utilisez le matériel, les matériaux ou les installations que lorsque vous y êtes autorisé et conformément aux instructions fournies par le personnel.
• Utilisez tout équipement ou mesure de protection fourni pour leur sécurité de la manière indiquée par le personnel.
• Signalez immédiatement à un membre du personnel tout danger, défaut ou condition dangereuse que vous observez dans les locaux ou les installations.
• Signalez tout accident, incident ou quasi-accident à un membre du personnel dès que possible.
• Comportez-vous de manière responsable et coopérez avec le personnel pour maintenir un environnement d'apprentissage sûr.

Les étudiants ne doivent pas utiliser intentionnellement de manière abusive ou interférer avec tout ce qui est fourni dans l'intérêt de la santé, de la sécurité ou du bien-être, tels que les équipements de sécurité incendie ou les dispositifs de sécurité, ni se livrer à un comportement qui pourrait les mettre en danger, eux-mêmes ou autrui.

Les étudiants recevront des informations et des conseils appropriés en matière de santé et de sécurité dans le cadre de leur intégration, ainsi que lors d'activités d'enseignement ou de programme pertinentes, afin de s'assurer qu'ils comprennent leurs responsabilités.

Visiteurs et sous-traitants (y compris les mandataires)

Tous les visiteurs et sous-traitants ont la responsabilité de prendre des précautions raisonnables pour leur propre santé et sécurité, et d'éviter d'agir d'une manière qui pourrait mettre eux-mêmes ou d'autres en danger lorsqu'ils se trouvent dans les locaux du Groupe ou participent à des activités du Groupe. Il est attendu des visiteurs et sous-traitants qu'ils suivent toutes les instructions pertinentes en matière de santé et de sécurité fournies par le personnel et qu'ils se conforment aux procédures du site.

En particulier, les visiteurs et les sous-traitants doivent :

• Respectez les instructions données par les membres autorisés du personnel ou les représentants du site.
• Ne pas altérer ou utiliser abusivement les équipements de lutte contre l'incendie, les systèmes d'urgence ou tout autre dispositif de sécurité.
• Connectez-vous à votre arrivée en utilisant la solution de gestion des visiteurs de groupe, qui comprend la carte d'urgence du site et la présentation des consignes de sécurité.
• Portez toute identification de visiteur ou d'entrepreneur fournie pendant que vous êtes sur les lieux.
• Signalez tout problème, danger ou incident de santé et de sécurité à un membre du personnel dès que possible.
• Utilisez tout équipement de protection individuelle requis là où il est indiqué ou instructionné.
• Déconnectez-vous conformément aux procédures du site en quittant les lieux.

Lorsque des entrepreneurs entreprennent des travaux pour le compte du Groupe et ne seront pas directement supervisés par le personnel du Groupe, ils doivent recevoir des informations appropriées sur la santé et la sécurité et, si nécessaire, une induction spécifique au site avant de commencer les travaux.

Les visiteurs et les sous-traitants doivent également se conformer aux procédures de santé et de sécurité des établissements d'accueil où les activités du Groupe ont lieu dans les locaux des partenaires.

Consultants externes en santé et sécurité (personnes compétentes)

Le Groupe reconnaît ses obligations en vertu du règlement de 1999 sur la gestion de la santé et de la sécurité au travail de nommer une ou plusieurs personnes compétentes pour l'aider à remplir ses obligations légales en matière de santé et de sécurité.

Le Groupe maintient une compétence interne pour soutenir la gestion efficace de la santé et de la sécurité grâce à un personnel dûment formé qui assure la supervision, la coordination et les conseils sur les questions de santé et de sécurité à travers l'organisation.

Lorsque des connaissances spécialisées, une expertise technique ou une assurance indépendante sont requises, le Groupe fera appel à des consultants ou entrepreneurs externes dûment qualifiés pour fournir des conseils et un soutien. Cela peut inclure, par exemple, des spécialistes dans des domaines tels que la sécurité incendie, l'hygiène de l'eau, la sécurité des bâtiments, la santé au travail, l'évaluation des risques, ou d'autres activités d'inspection légale et de conformité.

Des consultants externes peuvent également être engagés périodiquement pour fournir un examen indépendant, des conseils ou un audit des dispositions du Groupe en matière de santé et de sécurité afin de garantir le maintien de la conformité légale et l'identification des opportunités d'amélioration continue.

Grâce à cette combinaison de capacités internes et d'accès à une expertise spécialisée externe, le Groupe s'assure de disposer des conseils compétents nécessaires pour s'acquitter de ses responsabilités en matière de santé et de sécurité.

Mesurer la performance

Le Groupe mesure la performance en matière de santé et de sécurité pour s'assurer que cette politique et les dispositifs associés sont efficacement mis en œuvre dans toutes les filiales et tous les sites opérationnels. Le suivi des performances permet au Groupe de comprendre les niveaux de performance actuels, d'identifier les domaines nécessitant une amélioration et de s'assurer que les contrôles appropriés restent efficaces.

Une surveillance efficace des performances permet au Groupe de déterminer les indicateurs clés de performance (ICP) suivants : le nombre total d'incidents enregistrés par trimestre par site et par division ; le nombre d'incidents signalables selon RIDDOR ; le nombre de rapports de quasi-accidents soumis ; le temps moyen de clôture des enquêtes sur les incidents ; le taux d'achèvement des formations obligatoires par rôle et par site ; la validité des certificats des responsables de la sécurité incendie sur tous les sites ; la validité des certificats des secouristes sur tous les sites ; et le nombre d'actions de révision des risques en retard sur chaque site. Ces ICP sont présentés dans le rapport annuel sur la santé et la sécurité (H&S) et sont examinés lors de chaque réunion du comité de santé et de sécurité (H&S).

La surveillance des performances permet au Groupe de déterminer :

• Où nous nous situons actuellement par rapport aux normes de santé et de sécurité.
• Où des améliorations sont requises.
• Quelles actions sont nécessaires pour maintenir des environnements de travail et d'apprentissage sécuritaires ?.

Les dispositifs de suivi du Groupe sont constitués de deux approches complémentaires : le suivi actif et le suivi réactif.

Surveillance active (avant que les problèmes n'apparaissent)

La surveillance active implique des vérifications et des inspections régulières pour s'assurer que les normes de santé et de sécurité sont maintenues et que les contrôles de gestion fonctionnent efficacement.

Le Groupe procède à une surveillance active au moyen de diverses mesures, notamment :

Inspections des lieux de travail

Des inspections régulières des lieux de travail sont effectuées sur les sites opérationnels afin d'identifier les dangers et de confirmer que les mesures de santé et de sécurité sont mises en œuvre efficacement. Les inspections peuvent être effectuées par le coordinateur du groupe en matière de santé et de sécurité, les responsables locaux ou d'autres membres du personnel désignés à l'aide de listes de contrôle d'inspection appropriées. Les zones à risque plus élevé peuvent être prioritaires le cas échéant. Les conclusions des inspections sont enregistrées et toute mesure identifiée doit être traitée dans des délais convenus. Le progrès des actions est suivi et rendu compte dans le cadre des dispositifs de gouvernance santé et sécurité du Groupe.

Évaluations des risques

Les évaluations des risques sont revues périodiquement et chaque fois qu'il y a des changements importants dans les pratiques de travail, les locaux ou les activités. Cela garantit que les mesures de contrôle restent appropriées et efficaces.

Inspections de conformité spécialisées

Lorsque cela est requis, des inspections spécialisées et des vérifications de conformité réglementaire sont effectuées par des personnes compétentes, qui peuvent inclure des entrepreneurs externes ou des consultants. Ces inspections peuvent porter sur des points tels que les systèmes de sécurité incendie, l'hygiène de l'eau, la sécurité électrique, la sécurité des bâtiments ou d'autres exigences légales.

Revue interne et reporting de gouvernance

Les performances en matière de santé et de sécurité sont évaluées dans le cadre de processus internes de suivi et de gouvernance. Un rapport annuel sur la santé et la sécurité est établi à l’intention du conseil d’administration de Malvern International PLC ; il présente une vue d’ensemble des performances, des incidents significatifs, des mesures de conformité et des axes d’amélioration.

Surveillance réactive (après que les choses ont mal tourné)

La surveillance réactive consiste à enquêter sur les incidents et à examiner les résultats afin d'identifier les causes de défaillance dans la gestion de la santé et de la sécurité et d'en prévenir la récidive.

Le Groupe entreprend une surveillance réactive par le biais :

Rapport et enquête sur les incidents

Tous les accidents, incidents et quasi-accidents sont signalés et analysés conformément aux procédures du Groupe. Les analyses visent à identifier les causes profondes et à garantir la mise en œuvre de mesures correctives appropriées.

Rapports sur les performances en matière d'incidents et de sécurité

Les statistiques et les tendances relatives aux incidents sont surveillées et examinées dans le cadre des processus de gouvernance en matière de santé et de sécurité du Groupe. Cela permet à l'organisation d'identifier des schémas, de traiter les problèmes récurrents et de mettre en œuvre des améliorations appropriées.

Suivi de santé et d'absentéisme

Le cas échéant, les informations relatives aux problèmes de santé ou aux absences liés au travail peuvent être examinées afin d'identifier les problèmes de santé et de sécurité qui nécessitent une attention particulière.

Ensemble, ces processus de suivi actifs et réactifs soutiennent le Groupe dans le maintien d'une surveillance efficace des performances en matière de santé et de sécurité et contribuent à l'amélioration continue de ses systèmes de gestion de la santé et de la sécurité.

Section 3 – Arrangements

Cette section présente les dispositions et procédures opérationnelles mises en place pour soutenir la mise en œuvre de cette politique de santé et de sécurité. Ces dispositions fournissent des orientations sur la manière dont les risques spécifiques sont gérés dans les activités et les locaux du Groupe. Les responsables et le personnel doivent s'assurer que ces dispositions sont comprises et appliquées dans leurs domaines de responsabilité respectifs.

Accidents, Incidents et Quasi-accidents

Tous les accidents, incidents et quasi-accidents doivent être signalés rapidement conformément aux procédures de déclaration du Groupe. Une notification rapide permet au Groupe d'enquêter sur les événements, d'identifier les causes sous-jacentes et de mettre en œuvre des mesures correctives appropriées pour éviter qu'ils ne se reproduisent.

Les responsables doivent veiller à ce que les incidents survenus dans leurs services soient enregistrés et étudiés de manière proportionnée. Le cas échéant, les incidents seront signalés conformément aux exigences légales, y compris le règlement sur la déclaration des blessures, maladies et incidents dangereux (RIDDOR).

Les informations recueillies par le biais des rapports d'incidents et des enquêtes contribuent au suivi par le Groupe de ses performances en matière de santé et de sécurité et soutiennent l'amélioration continue.

Entraînement

Le Groupe veillera à ce que les employés reçoivent des informations, des instructions et une formation appropriées en matière de santé et de sécurité, pertinentes pour leur rôle. Les exigences en matière de formation peuvent inclure une formation d'intégration, une formation spécifique au poste et une formation de recyclage, le cas échéant. Les responsables sont chargés de veiller à ce que le personnel de leurs services ait reçu la formation nécessaire pour accomplir leurs fonctions en toute sécurité.

Communication avec les employés

Une communication efficace est essentielle au maintien d'environnements de travail et d'apprentissage sûrs. Le Groupe veillera à ce que les informations pertinentes en matière de santé et de sécurité soient communiquées aux employés par les canaux appropriés, notamment les programmes d'intégration, les communications internes, le matériel d'orientation et les briefings de la direction.

Consultation avec les employés

Le Groupe s'engage à consulter les employés sur les questions relatives à leur santé et leur sécurité. La consultation peut se faire par des mécanismes formels et informels, y compris des réunions du personnel, des comités de santé et de sécurité ou d'autres instances appropriées, permettant aux employés d'exprimer leurs préoccupations et de contribuer à l'amélioration des dispositifs de santé et de sécurité.

Contrôle des sous-traitants

Lorsque des entrepreneurs sont engagés pour effectuer des travaux pour le compte du Groupe, des dispositions appropriées seront prises pour garantir que les travaux sont effectués en toute sécurité. Les entrepreneurs doivent se conformer aux exigences pertinentes en matière de santé et de sécurité et peuvent être tenus de fournir des preuves de compétence, des évaluations des risques et des descriptions de méthodes le cas échéant. Les entrepreneurs doivent également se conformer aux procédures de santé et de sécurité des établissements d'accueil où les activités du Groupe se déroulent dans les locaux des partenaires.

Réglementation sur le contrôle des substances dangereuses pour la santé

Lorsque les activités impliquent l'utilisation ou le stockage de substances pouvant présenter un risque pour la santé, des évaluations appropriées seront effectuées conformément aux réglementations sur le contrôle des substances dangereuses pour la santé. Des mesures de contrôle appropriées seront mises en œuvre pour minimiser l'exposition et garantir que les substances sont utilisées, stockées et éliminées en toute sécurité.

Incidents critiques

Le Groupe maintient des procédures pour répondre aux incidents critiques susceptibles d'affecter la sécurité ou le bien-être du personnel, des étudiants ou des visiteurs. Les incidents critiques comprennent les accidents graves, les crises physiques, les perturbations majeures des services, les urgences de protection ou tout événement susceptible d'avoir un impact significatif sur les opérations ou la réputation. La réponse aux incidents critiques est coordonnée conformément au plan de continuité des activités (PCA/MIG/001) du Groupe, qui définit la structure d'escalade, le cadre de l'équipe centrale de direction d'urgence (CLET) et les protocoles de gestion des incidents. Cette politique de santé et sécurité et le PCA fonctionnent en parallèle ; un incident de santé et sécurité qui atteint un seuil d'alerte du PCA doit être géré simultanément dans les deux cadres.

Seuils d'alerte BCP et contacts d'escalade

Le Plan de Continuité des Activités (PCA/MIG/001) du Groupe définit les seuils d'alerte de 60 minutes et de 24 heures, les contacts d'escalade et les directives de déclaration RIDDOR applicables aux incidents de santé et sécurité. Les principaux contacts sont : Coordinateur Groupe Santé et Sécurité — Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) ; Chef des Opérations — James Findley (james.findley@malvernplc.com). Dans toute situation impliquant un danger immédiat pour la vie, appelez d'abord le 999.

Escalade des incidents H&S vers CLET — Contacts clés

Lorsqu'un incident SSE rencontre un seuil d'alerte PDPR, informez immédiatement Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) et votre responsable hiérarchique, puis déclenchez l'alerte PDPR appropriée. Le Coordinateur SSE du Groupe informe le COO, tient à jour le dossier de l'incident SSE et veille au respect des obligations de déclaration RIDDOR parallèlement aux procédures PDPR.

Catégories d'incidents et guide de réponse du PCA

Le Plan de Continuité des Activités (PCA) fournit des directives spécifiques de gestion des incidents pour les scénarios liés à la santé et la sécurité. Pour les crises physiques (incendie, inondation, explosion, effondrement de bâtiment ou rejet incontrôlé de gaz), les procédures d'urgence au niveau du site prennent immédiatement le pas, suivies par la notification du CLET et l'escalade du PCA. En cas de défaillances informatiques ou de pannes de système affectant la capacité de surveillance ou de réponse aux incidents de santé et sécurité, les priorités de récupération des systèmes informatiques du PCA s'appliquent, et le coordinateur groupe santé et sécurité doit être informé de toute période pendant laquelle la capacité de déclaration d'incidents est compromise. Pour les menaces visant les employés ou les étudiants (y compris les menaces à la bombe, la violence ou l'extorsion), les responsabilités en matière de santé et sécurité ainsi que de protection fonctionnent en parallèle avec l'escalade du PCA. Pour les événements de santé publique ou pandémiques affectant la capacité opérationnelle, le cadre d'analyse d'impact sur l'activité du PCA guide la réponse proportionnée. Le PCA doit être consulté directement pour les listes de contrôle d'actions détaillées, les responsabilités du CLET et les protocoles de communication applicables à chaque type d'incident.

Revue post-incident et leçons apprises

Suite à tout incident critique ou activation du plan de continuité d'activité (PCA), le coordinateur HSE du Groupe doit procéder à une révision HSE post-incident en collaboration avec le processus de leçons apprises du PCA (BCP/MIG/001, Section 8). La révision évalue si les analyses de risques, la formation ou les procédures nécessitent une révision, et si la déclaration RIDDOR a été correctement traitée. Les résultats sont rapportés au COO et présentés à la prochaine réunion du comité HSE.

Personnel handicapé et conditions médicales

Le Groupe s'engage à soutenir les employés en situation de handicap ou souffrant de problèmes de santé, y compris les conditions temporaires lorsque cela est approprié. Des aménagements raisonnables seront envisagés pour permettre aux employés d'exercer leurs fonctions de manière sûre et efficace. Des évaluations individuelles des risques pourront être réalisées si nécessaire afin de garantir que le soutien approprié soit fourni.

Étudiants handicapés et conditions médicales

Le Groupe vise à garantir que les étudiants en situation de handicap ou souffrant de conditions médicales puissent participer en toute sécurité aux activités d'apprentissage. Des arrangements de soutien appropriés seront mis en œuvre si nécessaire, et le personnel travaillera avec les collègues concernés et les institutions partenaires pour s'assurer que des ajustements et des mesures de sécurité appropriés sont en place.

Équipement de Bureau et Écrans (EBE)

Le Groupe reconnaît que de nombreux employés utilisent des équipements à écran de visualisation dans le cadre de leur travail. Des dispositions appropriées sont en place pour garantir que les postes de travail sont configurés en toute sécurité et que les employés sont conscients des bonnes pratiques ergonomiques afin de réduire le risque de problèmes musculo-squelettiques ou de fatigue visuelle. Tous les employés qui utilisent régulièrement des écrans de visualisation comme partie importante de leur travail doivent effectuer une auto-évaluation des écrans de visualisation. Les responsables hiérarchiques et les directeurs de centre sont responsables de s'assurer que les auto-évaluations des écrans de visualisation sont effectuées dans leurs domaines et que tous les risques identifiés sont traités. Lorsqu'une évaluation des écrans de visualisation identifie un risque important ou qu'un employé signale un inconfort, la question doit être transmise au coordinateur Santé et Sécurité du Groupe qui organisera une évaluation plus approfondie ou une recommandation auprès de la médecine du travail, le cas échéant. Le coordinateur Santé et Sécurité du Groupe tient un registre central des évaluations des écrans de visualisation par site.

Conduire pour le travail

Lorsque les employés conduisent dans le cadre de leurs fonctions professionnelles, ils doivent s'assurer qu'ils sont dûment licenciés, que les véhicules utilisés à des fins professionnelles sont maintenus dans un état sûr et que les trajets sont effectués de manière responsable et conformément aux lois applicables en matière de circulation routière.

Sécurité électrique

Le Groupe veillera à ce que les équipements électriques utilisés dans ses locaux soient maintenus en bon état de fonctionnement et en toute sécurité. Les employés ne doivent utiliser que les équipements électriques autorisés et doivent signaler immédiatement tout défaut ou dommage afin que les mesures appropriées puissent être prises. En ce qui concerne les tests d'appareils portables (PAT) : pour les locaux gérés par le Groupe, le Groupe est responsable des tests PAT de ses propres équipements et de la tenue des registres de tests. Pour les sites hébergés dans les locaux de partenaires, l'établissement hôte est responsable des tests PAT des équipements appartenant au bâtiment ; les directeurs de centre doivent confirmer les arrangements avec l'hôte. Les ordinateurs portables personnels et les appareils apportés sur site par les employés ne sont pas soumis aux exigences légales en matière de PAT et sont considérés comme hors de portée, sauf s'ils sont utilisés comme appareil de travail principal de l'employé dans les locaux gérés par le Groupe, auquel cas une vérification visuelle de sécurité est recommandée.

Télétravail et travail hybride

Lorsque les employés travaillent à distance ou selon un régime de travail hybride, le Groupe fournira des directives pour soutenir des pratiques de travail à domicile sûres, y compris une auto-évaluation des EPD pour le poste de travail à domicile. Les employés demeurent responsables de s'assurer que leur environnement de travail est sûr et adapté à l'exécution de leurs fonctions. Des directives détaillées sur le travail à domicile en toute sécurité, y compris la configuration du poste de travail, l'éclairage et les procédures de signalement, sont fournies dans les directives du Groupe sur la santé et la sécurité du travail à domicile. Dans l'intervalle, les employés doivent contacter Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) si leur arrangement de travail à domicile présente un risque pour la santé ou la sécurité qu'ils ne peuvent résoudre de manière indépendante.

Travail isolé

Lorsque les employés sont tenus de travailler seuls, des dispositions appropriées doivent être prises pour assurer leur sécurité. Cela peut inclure des évaluations des risques, des procédures de communication et des mesures de supervision appropriées. La politique du Groupe en matière de travail isolé fournit des directives détaillées sur les arrangements de travail isolé, y compris les procédures d’enregistrement et les voies d’escalade. Tous les employés qui travaillent régulièrement seuls doivent connaître et se conformer à cette politique.

Manutention manuelle

Lorsque les tâches de manutention manuelle ne peuvent être évitées, des mesures appropriées seront prises pour minimiser les risques de blessures. Les employés doivent suivre des pratiques de manutention sûres et demander de l'aide si nécessaire. Compte tenu de l'environnement de bureau et d'enseignement à faible risque du Groupe, une certification formelle en manutention manuelle n'est pas exigée pour la majorité du personnel. Une formation de sensibilisation aux techniques de manutention manuelle sûres est suffisante pour la plupart des postes et est incluse dans le programme d'intégration Hygiène et Sécurité. Lorsqu'un rôle spécifique implique une activité de manutention manuelle importante ou régulière, une évaluation spécifique au rôle sera effectuée et une formation appropriée sera dispensée.

Travailleuses enceintes et nouvelles mères

Le Groupe procédera à des évaluations appropriées des risques pour les travailleuses enceintes, les nouvelles mères et celles qui ont récemment accouché, dans la mesure où cela est pertinent pour leurs activités professionnelles. Des aménagements appropriés seront envisagés pour garantir que les risques sont gérés de manière adéquate.

Glissades et trébuchements

Les glissades et les chutes font partie des dangers les plus courants sur le lieu de travail. Le personnel et les étudiants sont censés contribuer au maintien d'environnements ordonnés et sûrs, et tout danger tel que des déversements, des revêtements de sol endommagés ou des allées obstruées doit être signalé rapidement.

Fumer et vapoter

Il est interdit de fumer et de vapoter à l'intérieur des bâtiments du Groupe ou dans les zones où ils pourraient présenter un risque pour la santé ou la sécurité. Des zones désignées peuvent être aménagées le cas échéant, conformément aux règles du site.

La violence et l'agression au travail

Le Groupe ne tolérera aucune violence, menace ou comportement agressif envers le personnel, les étudiants ou les visiteurs. Tout incident de violence ou d'agression doit être signalé rapidement afin que les mesures appropriées puissent être prises. En réponse à toute situation violente ou menaçante, le personnel doit suivre le Plan d'Action d'Urgence (PAU) du site. Chaque site opérationnel doit disposer d'un Plan d'Action d'Urgence actuel au niveau du site, développé par le Directeur du Centre ou le Responsable des Opérations en utilisant un modèle standard du Groupe et revu annuellement. Pour les sites opérant dans les locaux d'universités partenaires ou de programmes juniors, le PAU principal sera celui de l'institution hôte ; les Directeurs de Centre doivent obtenir une copie du PAU de l'hôte, confirmer qu'il est actuel et s'assurer que tout le personnel du Groupe sur ce site en a connaissance. Matthew Huda est responsable de la tenue d'un registre des PAU par site et de la confirmation de leur actualité dans le cadre de la vérification annuelle de santé et sécurité du site. Remarque : Les obligations du Groupe en vertu de la loi sur le terrorisme (protection des locaux) de 2025 (Martyn's Law) sont en cours de révision. Des conseils juridiques sont recherchés et cette section sera mise à jour une fois que les obligations par site auront été confirmées.

Visiteurs

Les visiteurs doivent se conformer aux procédures de santé et de sécurité du Groupe lorsqu'ils se trouvent dans ses locaux ou participent à ses activités. Les visiteurs sont priés de suivre les instructions du personnel et de signaler toute préoccupation en matière de sécurité qu'ils constatent.

Sécurité incendie

Le Groupe s'engage à maintenir des dispositifs efficaces de sécurité incendie dans tous ses locaux et activités, conformément au Regulatory Reform (Fire Safety) Order 2005. Étant donné que la majorité des activités d'enseignement et opérationnelles du Groupe se déroulent dans les locaux de partenaires, l'institution hôte détient et maintient généralement son évaluation des risques d'incendie. Les directeurs de centre et les responsables académiques doivent se familiariser avec les mesures de sécurité incendie pertinentes sur chaque site et s'assurer que le personnel et les étudiants du Groupe les respectent. Lorsque le Groupe détient ou gère ses propres locaux, le coordinateur HSE du Groupe est responsable de veiller à ce qu'une évaluation des risques d'incendie appropriée et suffisante soit en place et révisée régulièrement.

Le Groupe exige que les dispositions de sécurité incendie suivantes soient en place sur chaque site d'exploitation :

• Une évaluation actuelle des risques d'incendie pour les locaux, détenue par l'établissement hôte ou par le Groupe pour les locaux gérés par le Groupe. Les directeurs de centre doivent confirmer par écrit au coordonnateur S&S du Groupe avant le 31 octobre de chaque année que l'évaluation des risques d'incendie pertinente a été examinée au cours des douze mois précédents et reste à jour. Cette confirmation écrite est requise à des fins d'audit et doit être conservée par le coordonnateur S&S du Groupe pendant au moins trois ans.
• Au moins un responsable de la sécurité incendie désigné par site d'enseignement ou opérationnel, avec une formation appropriée de responsable de la sécurité incendie renouvelée au moins tous les trois ans. L'identité du responsable de la sécurité incendie de chaque site doit être communiquée à tout le personnel du groupe travaillant à cet endroit.
• Un plan d'évacuation pour chaque site, soit le plan de l'établissement d'accueil, soit un plan spécifique au Groupe si approprié. Tout le personnel du Groupe doit être informé des itinéraires d'évacuation et des points de rassemblement pertinents pour leur site lors de l'accueil et chaque fois qu'ils déménagent sur un nouveau site.
• Les exercices d'évacuation incendie doivent être réalisés conformément aux exigences de l'analyse des risques incendie de chaque site. Pour les locaux gérés par le Groupe, les exercices doivent avoir lieu au moins une fois par an. Le résultat de chaque exercice d'évacuation incendie doit être consigné à l'aide du formulaire d'enregistrement des exercices d'évacuation incendie du Groupe et soumis au Coordinateur Groupe Hygiène et Sécurité dans un délai de cinq jours ouvrables.
• Des dispositions renforcées en matière de sécurité incendie pour les programmes impliquant des élèves de moins de 18 ans sont énoncées dans l'Addendum H&S pour les juniors et les jeunes.

Tout le personnel ne doit pas interférer avec ou désactiver l'équipement de sécurité incendie, ne doit pas laisser les portes coupe-feu ouvertes, et doit signaler immédiatement tout défaut des systèmes de détection, de suppression ou d'alarme incendie au contact du bâtiment approprié ou au coordinateur Groupe SSE.

Secourisme

Le Groupe veille à ce qu'une couverture adéquate des premiers secours soit disponible sur tous les sites, conformément aux réglementations sur la santé et la sécurité (premiers secours) de 1981. Le coordinateur H&S du Groupe maintient un registre à l'échelle du groupe de la couverture des premiers secours par site et est responsable de s'assurer que cette couverture est adaptée aux activités et à la population de chaque site. Une évaluation des besoins en premiers secours doit être réalisée pour chaque site et révisée annuellement ou suite à tout changement significatif dans les activités ou le personnel.

La dotation minimale en premiers secours sur chaque site est la suivante :

• Au moins une Personne Désignée par site en tout temps pendant les heures d'ouverture.
• Lorsque l'évaluation des besoins en premiers secours indique un risque plus élevé ou une population plus importante, un secouriste qualifié titulaire d'un certificat HSE approuvé de secourisme au travail (FAW) ou de premiers secours d'urgence au travail (EFAW) en cours de validité doit être disponible sur place. En seuil standard, tout site où plus de 50 étudiants et membres du personnel sont présents à tout moment nécessite au moins un secouriste qualifié FAW ou EFAW sur place pendant les heures d'ouverture.
• Une trousse de premiers secours bien garnie doit être disponible sur chaque site. Une trousse de premiers secours portable doit également être emportée lors de toutes les activités externes, excursions et activités du programme social par le membre du personnel responsable de l'activité.
• Tous les accidents nécessitant un traitement de premiers secours doivent être consignés dans un registre d'accidents ou un enregistrement équivalent, et l'incident doit être signalé au coordinateur du groupe en matière de santé et de sécurité.

Les exigences renforcées en matière de premiers secours pour les programmes impliquant des étudiants de moins de 18 ans sont définies dans l'Addendum sur la santé et la sécurité pour les juniors et les jeunes, y compris les exigences relatives au personnel formé aux premiers secours pédiatriques pendant les programmes résidentiels et d'activités.

Jeunes et moins de 18 ans (Juniors et Pathways)

Le Groupe gère des programmes destinés aux élèves de moins de 18 ans au sein de deux divisions : la division Juniors et, dans le cadre de Malvern House University Pathways, les élèves de moins de 18 ans inscrits à un programme Pathways. Le règlement de 1999 relatif à la gestion de la santé et de la sécurité au travail impose aux employeurs des obligations spécifiques concernant les jeunes. Ces obligations exigent que le Groupe procède à une évaluation spécifique des risques avant qu’un jeune ne commence à participer à un programme ou à une activité, et qu’il tienne particulièrement compte de son inexpérience, de sa méconnaissance des risques et de son stade de développement physique et psychologique.

Les dispositions opérationnelles détaillées pour les étudiants de moins de 18 ans sont énoncées dans l'Addendum sur la santé et la sécurité pour les juniors et les jeunes, qui s'applique à la division Juniors ainsi qu'à tout étudiant de moins de 18 ans inscrit à Pathways. Cet Addendum fait partie du cadre de santé et de sécurité du Groupe et doit être lu conjointement avec cette politique.

Évaluation Préliminaire des Risques

Une Évaluation des Risques Spécifique aux Jeunes doit être complétée pour chaque programme ou cohorte impliquant des étudiants de moins de 18 ans avant le début du programme. Cette évaluation doit aborder : l'environnement physique et l'adéquation du site ; les activités et si certaines nécessitent une supervision ou une restriction spécifique pour les moins de 18 ans ; les ratios de supervision en place ; les conditions médicales, handicaps ou besoins de soutien connus ; les dispositions de voyage et de transport en solo ; les dispositions d'hébergement pour les programmes résidentiels ; et les procédures d'intervention d'urgence en dehors des heures d'ouverture. L'évaluation des risques doit être approuvée par le Directeur du Centre compétent ou le Responsable de la Division Junior et soumise au Coordinateur Groupe Santé et Sécurité avant la date de début du programme.

Supervision et ratios de personnel

Des ratios de supervision appropriés doivent être maintenus à tout moment lors des programmes impliquant des étudiants de moins de 18 ans. À titre de référence minimale : pendant les sessions d'enseignement, un ratio ne dépassant pas 1 membre du personnel pour 20 étudiants s'applique ; lors d'activités hors site, d'excursions ou de programmes sociaux, un ratio minimal de 1 pour 10 s'applique ; pour les programmes résidentiels ou les programmes impliquant des étudiants de moins de 16 ans, un ratio minimal de 1 pour 8 s'applique lors de toute activité hors site. Ces ratios sont des normes minimales ; l'évaluation des risques peut spécifier des ratios plus élevés lorsque l'activité ou les besoins individuels l'exigent. Lorsqu'une organisation partenaire a des exigences plus strictes que ces minimums, l'exigence plus élevée du partenaire s'applique.

Note — Programmes Language in Action (LiA) : Adam Ennis doit confirmer les exigences actuelles du rapport de supervision de LiA avant chaque saison de programme et s'assurer que les programmes de groupe fonctionnant via LiA respectent la norme la plus élevée des deux. Cette confirmation doit être documentée dans l'évaluation des risques du programme concerné.

Consentement des parents ou tuteurs et contacts d'urgence

Avant l'inscription, le parent ou tuteur légal de chaque étudiant de moins de 18 ans doit fournir un consentement écrit pour la participation au programme, y compris les activités, les visites hors site ou les arrangements résidentiels. Les documents de consentement doivent inclure les coordonnées d'urgence d'au moins deux adultes, les conditions médicales, les allergies, les médicaments ou les besoins de soutien, ainsi que le consentement au traitement médical d'urgence. Ces informations doivent être conservées en toute sécurité et être accessibles au personnel compétent pendant toutes les heures du programme.

Conditions médicales et informations sur la santé

Les informations de santé pour les étudiants de moins de 18 ans doivent être collectées avant le début du programme et partagées selon le besoin d'en connaître avec le personnel concerné. Lorsqu'un étudiant a besoin d'une médication, un consentement écrit des parents et des instructions claires doivent être obtenus, et un membre du personnel désigné comme responsable de la gestion des médicaments. Les médicaments sur ordonnance ne doivent pas être administrés sans le consentement écrit des parents.

Activités hors site, visites et excursions

Toutes les activités, visites et excursions externes impliquant des étudiants de moins de 18 ans nécessitent une évaluation spécifique des risques liés à l'activité, approuvée avant que l'activité ne se déroule. L'évaluation des risques doit aborder les dispositions relatives à l'itinéraire et au transport, les dispositions relatives à la sécurité du lieu, les ratios de supervision, les procédures d'urgence et les besoins en matière de bien-être. Le consentement des parents doit être obtenu pour toutes les activités externes.

Programmes résidentiels

Lorsque les programmes comprennent un hébergement résidentiel pour les étudiants de moins de 18 ans, une évaluation des risques en matière de santé et de sécurité doit être réalisée. L'hébergement doit respecter les normes appropriées de sécurité incendie, avoir une évaluation actuelle des risques d'incendie et inclure un responsable désigné pour le bien-être résidentiel. Les hommes et les femmes doivent être hébergés dans des zones séparées avec des protocoles clairs concernant l'accès. Les procédures d'urgence en dehors des heures de bureau doivent être communiquées à tous les étudiants et au personnel.

Rapport d'incident pour les élèves de moins de 18 ans

Tout accident, incident ou quasi-accident impliquant un étudiant de moins de 18 ans doit être signalé au coordinateur santé et sécurité du groupe et au directeur du centre ou au responsable de la division junior concerné le jour même de sa survenue. Les parents ou tuteurs doivent être informés rapidement de tout incident entraînant une blessure, un traitement médical ou une préoccupation importante pour le bien-être. Lorsque des préoccupations en matière de protection se posent, le responsable désigné en matière de protection doit en être informé immédiatement et la politique de protection et de prévention du groupe a la priorité.

Addendum sur la santé et la sécurité des juniors et des jeunes travailleurs

L'Addendum HS pour les juniors et les jeunes fournit des directives opérationnelles détaillées complétant cette politique pour toutes les activités impliquant des étudiants de moins de 18 ans. Il couvre la division juniors et les étudiants des parcours de moins de 18 ans et est développé par le responsable de la division juniors en consultation avec le coordinateur HS du groupe. Jusqu'à la publication de l'Addendum, les dispositions de cette section et la politique du groupe en matière de protection et de prévention s'appliquent à toutes les activités impliquant des personnes de moins de 18 ans.

Installations sociales et environnement de travail

Le Groupe veillera à ce que des installations sanitaires appropriées soient disponibles pour les employés et les étudiants dans la mesure du possible, conformément aux réglementations sur le lieu de travail (santé, sécurité et bien-être) de 1992. Cela comprend l'accès à des installations sanitaires appropriées, à de l'eau potable, à des lieux de repos et à un environnement de travail qui soutient la santé, la sécurité et le bien-être. Pour les locaux gérés par le Groupe, celui-ci est directement responsable du respect des normes minimales. Pour les locaux partenaires, l'établissement d'accueil est responsable de la mise à disposition des installations ; toutefois, les directeurs de centre doivent confirmer, dans le cadre de leur vérification annuelle du site, que les installations sanitaires sont adéquates pour le personnel et le nombre d'étudiants du Groupe. Toute inadéquation doit être signalée immédiatement au coordinateur Santé et Sécurité du Groupe.

Comités d'hygiène et de sécurité et structure de gouvernance

Le Groupe maintient une approche structurée de la gouvernance en matière de santé et de sécurité par le biais d'un système de comités de santé et de sécurité divisionnaires et centraux. Ces comités soutiennent la mise en œuvre efficace de la Politique de santé et de sécurité, supervisent les performances en matière de santé et de sécurité et permettent la consultation avec les gestionnaires et le personnel de l'ensemble de l'organisation.

Compte tenu de la nature des activités du Groupe et de son environnement opérationnel à faible risque, des réunions formelles du comité d'hygiène et de sécurité se tiennent semestriellement. Des réunions supplémentaires peuvent être convoquées si nécessaire en réponse à des incidents importants, à des risques émergents ou à des exigences opérationnelles.

Le Coordinateur H&S du Groupe est responsable de la coordination de la structure du comité, du suivi des actions découlant des réunions et de la gestion des cas ou enquêtes actifs en matière de santé et de sécurité entre les réunions, le cas échéant.

Les résultats, les enjeux clés et les recommandations issus de la structure des comités sont communiqués par le biais du cadre de gouvernance du Groupe et transmis au Conseil d'administration de Malvern International PLC, qui se réunit chaque mois.

Structure du comité

Le Groupe exploite la structure de comité santé et sécurité suivante :

Comités Divisionnaires de Santé et de Sécurité

• Comité de santé et de sécurité du parcours universitaire
• Comité de santé et de sécurité des juniors

Ces comités examinent les questions de santé et de sécurité relatives à leurs activités respectives, y compris les incidents, les risques opérationnels et les exigences de conformité. Les questions nécessitant une surveillance plus large ou une action organisationnelle sont transmises au Comité central de santé et de sécurité.

Comité central de santé et de sécurité

Le Comité central de santé et de sécurité assure la supervision au niveau du Groupe des questions de santé et de sécurité et examine les problèmes transmis par les comités divisionnaires. Le comité examine la performance globale, les risques émergents et les questions de conformité dans toute l'organisation et garantit que des mesures appropriées de santé et de sécurité sont en place.

Fréquence des réunions

• Comités divisionnaires de santé et sécurité : Minimum deux fois par an
• Comité central d'hygiène et de sécurité : Au minimum deux fois par an
• Des réunions supplémentaires pourront être organisées ponctuellement selon les besoins.

Composition du comité

La composition des comités comprendra généralement des représentants de la gestion opérationnelle, de la direction académique et des fonctions de soutien pertinentes. La composition peut varier en fonction de la portée du comité et des besoins opérationnels.

Le Coordinateur H&S du Groupe assurera normalement le secrétariat, en soutenant l'administration des réunions, la rédaction de procès-verbaux et le suivi des actions.

Ordre du jour type pour les réunions du comité de santé et de sécurité

1. Bienvenue et excuses
2. Examen des minutes précédentes et du journal d'actions
3. Examen de l'incident
   • Accidents, incidents et quasi-accidents
   • Enquêtes en cours
4. Santé et sécurité au travail
   • Résultats de l'inspection
   • Mises à jour de conformité
5. Gestion des risques
   • Examen des évaluations des risques
   • Risques émergents
6. Formation et sensibilisation
   • Mises à jour de la formation en santé et sécurité
7. Mises à jour opérationnelles
   • Installations ou questions de sécurité opérationnelle
8. Mises à jour réglementaires ou politiques
9. Questions diverses
10. Résumé des actions et date de la prochaine réunion