Política de contratación

Introducción

Malvern International es consciente de que sus empleados son fundamentales para su éxito y, por ello, necesita ser capaz de atraer y retener a personal del más alto nivel; para lograrlo, es esencial adoptar un enfoque estratégico y profesional en materia de selección de personal.

El objetivo de esta política es establecer un marco para la contratación y selección de personal basado en los principios que en ella se recogen, los cuales también cumplen los requisitos de la Política de Igualdad, Diversidad e Inclusión de Malvern International, la Ley de Igualdad de 2010 y el resto de la legislación laboral pertinente.

Alcance

Esta política cubre todas las actividades que forman parte del proceso de reclutamiento y selección para Malvern International, incluyendo «Language in Action». Es aplicable a contratación de todo el personal. Para que la política y el procedimiento sean efectivos, es esencial que cualquier empleado que participe en cualquier aspecto del reclutamiento y/o selección de personal conozca este documento y lo siga. En última instancia, es responsabilidad del equipo de alta dirección, junto con Recursos Humanos, garantizar que así sea.

Principios fundamentales

Malvern International aplica el principio de la competencia abierta en su política de selección de personal.

Malvern International tratará de contratar al mejor candidato para el puesto basándose en sus méritos. El proceso de selección y contratación debe garantizar la elección de la persona más adecuada para el puesto y para la empresa.

Malvern International desea fomentar la contratación de personal con discapacidad y realizará las adaptaciones razonables necesarias en todas las fases del proceso de selección y según sea necesario para que un candidato seleccionado con discapacidad pueda desempeñar el puesto.

Malvern International se asegurará de que la contratación y selección de personal se lleve a cabo de forma profesional, oportuna y flexible, y de conformidad con la legislación laboral vigente.

Malvern International proporcionará la formación, el desarrollo y el apoyo adecuados a las personas que participen en las actividades de contratación y selección, con el fin de cumplir este principio fundamental. Todo miembro del personal que participe en la selección de personal deberá asegurarse de que cuenta con la formación adecuada y de que puede cumplir los requisitos de esta política y este procedimiento. Como requisito mínimo, todo miembro del personal que participe en cualquier actividad en el marco de esta política y este procedimiento deberá haber completado previamente la formación en EDI.

La selección y contratación de personal es un proceso fundamental que debe contribuir a reforzar la reputación de Malvern International. Malvern International tratará a todos los candidatos de forma justa, equitativa y eficiente, con respeto y cortesía, con el objetivo de garantizar que la experiencia de los candidatos sea positiva, independientemente del resultado.

Malvern International fomentará las mejores prácticas en materia de contratación y selección. Desarrollará continuamente sus prácticas de contratación y selección para permitir la incorporación de nuevas ideas y enfoques.

Malvern International se asegurará de que su proceso de selección y contratación sea rentable.

Si un miembro del personal involucrado en el proceso de contratación tiene una relación personal o familiar cercana con un candidato, deberá declararlo tan pronto como tenga conocimiento de la solicitud del individuo y evitar cualquier participación en el proceso de toma de decisiones de reclutamiento y selección.

Toda la documentación relativa a los solicitantes se tratará de forma confidencial de acuerdo con el RGPD.

Los solicitantes tendrán derecho a acceder a cualquier documentación que obre en su poder de conformidad con el RGPD.

Procedimiento de reclutamiento y selección

Existen una serie de etapas clave en el proceso de reclutamiento y selección. Esta política describe las etapas clave. Asesoramiento y orientación adicionales están disponibles en RR. HH.

Etapa de preparación

El proceso de reclutamiento y selección no debe iniciarse hasta que se haya completado una evaluación completa de la necesidad del puesto en relación con los planes estratégicos y el presupuesto del área.

La contratación de personal tendrá en cuenta la necesidad de Malvern International de contar con nuevas ideas y enfoques y, además, deberá respaldar el compromiso de la empresa de garantizar una plantilla diversa, buscando de forma proactiva atraer a grupos infrarrepresentados para maximizar su capacidad de satisfacer las diversas necesidades de los estudiantes.

El reclutamiento debe ser parte integral de la estrategia de dotación de personal para el área y debe tener en cuenta la necesidad de cualquier iniciativa de ‘acción positiva’ en proceso. La ‘acción positiva’ es legal bajo Ley de Igualdad 2010 y se refiere a las medidas que un empleador puede tomar para alentar a los solicitantes de personas que comparten una característica protegida (por ejemplo, un género o raza determinada) que están subrepresentadas en un área particular de la fuerza laboral.

Todas las publicaciones nuevas o modificadas deben ser revisadas formalmente antes de ser anunciadas.

Se debe solicitar la autorización formal para reclutar para un puesto antes de comenzar el proceso de reclutamiento completando el formulario de ‘Autorización para reclutar’, disponible en Recursos Humanos.

Si un gerente cree que puede haber dificultades potenciales para contratar para un puesto, debe ponerse en contacto con Recursos Humanos para recibir asesoramiento y orientación sobre las tarifas de mercado comparativas y las opciones de medidas apropiadas.

Descripción del puesto y Perfil del candidato

A descripción del puesto Además, se debe elaborar o actualizar la descripción del perfil del candidato para cualquier puesto vacante que se vaya a cubrir.

La descripción del puesto debe reflejar con precisión los elementos del cargo.

La especificación de la persona debe indicar los criterios esenciales y deseables en términos de habilidades, aptitudes, conocimientos y experiencia para el puesto, todos los cuales deben estar directamente relacionados con el puesto y aplicarse por igual a todos los solicitantes. Se debe tener cuidado al redactar la especificación de la persona para garantizar que cualquier criterio utilizado no discrimine indirectamente a ciertos grupos de solicitantes.

Publicidad

Como mínimo, todos los puestos se anunciarán normalmente de forma interna. Esto ayudará a maximizar la igualdad de oportunidades y a proporcionar al personal oportunidades de desarrollo profesional, manteniendo así las habilidades y la experiencia del personal existente. En circunstancias excepcionales, previa consulta con RRHH, un departamento podrá eximir la necesidad de anunciar. Esto incluirá probablemente puestos que requieran experiencia especializada donde el Gerente de Contratación del departamento pueda demostrar que se ha llevado a cabo una búsqueda exhaustiva y que el candidato nominado es la persona más adecuada para el puesto.

En ciertas circunstancias puede ser más eficaz recurrir a una agencia de reclutamiento. Esto deberá discutirse y acordarse con Recursos Humanos. Sin embargo, esto no eliminará la necesidad de anunciar el puesto internamente y cualquier agencia o consultor externo que colabore en el proceso deberá actuar de acuerdo con esta política y con respeto a nuestros requisitos de igualdad de oportunidades.

Los empleados que hayan ocupado un puesto en funciones que posteriormente quede vacante deberán solicitar el puesto cuando se anuncie, pero en tales casos el puesto podrá anunciarse, en circunstancias excepcionales, de forma interna únicamente.

Todos los anuncios deben ser colocados a través de RRHH, excepto cuando se hayan acordado formalmente y de antemano acuerdos alternativos con RRHH.

Todo publicidad debe ser rentable y acordado de antemano con RRHH utilizando las plataformas apropiadas para atraer candidatos que puedan tener habilidades, conocimientos y experiencia específicos (sitios web de inglés como lengua extranjera y específicos de la industria). 

Selección de candidatos

Preselección

Preselección puede involucrar a todo el panel, pero debe ser llevado a cabo por un mínimo de 2 personas para evitar cualquier posibilidad de sesgo, una de las cuales normalmente sería el gerente de línea directo.

RR. HH. puede inicialmente (a petición del Gerente de Contratación) preseleccionar basándose en las habilidades, experiencia y cualificaciones requeridas para el puesto, de lo contrario, RR. HH. normalmente no formará parte de un comité a menos que sea un comité para puestos de alta dirección. Cuando sea necesario, se requerirá la cumplimentación de formularios de solicitud en lugar de depender únicamente de la presentación de un CV y una carta de presentación.

De conformidad con la Ley de Igualdad 2010, se también debe preguntar a los candidatos preseleccionados si hay algún arreglo particular o ajuste razonable que se pueda hacer para que puedan participar plenamente en el proceso de selección.

Todos los candidatos (internos y externos) deben ser evaluados de forma objetiva con arreglo a los criterios de selección establecidos en el Especificación de la persona, y solo se deben preseleccionar a los candidatos que cumplan todos los criterios esenciales. No se deben hacer suposiciones sobre las cualidades de los candidatos internos.

Selección y entrevista

Normalmente, la entrevista debe ser realizada por un mínimo de dos personas, una de las cuales debe ser el responsable de contratación. Uno de los miembros del tribunal deberá haber completado la formación «Contratación segura en el ámbito educativo».

La selección es un proceso bidireccional: los candidatos evalúan el puesto y Malvern International. Las personas encargadas de la selección deben plantearse cuál es la mejor forma de transmitir una imagen positiva.

Se recomienda que se utilicen una variedad de métodos de selección que sean adecuados para evaluar tanto los criterios esenciales como los deseables en la especificación de la persona, ya que esto mejorará la toma de decisiones objetiva, algo que resulta difícil solo con la entrevista.

Las preguntas de la entrevista y la estructura de la entrevista deben aplicarse de manera uniforme a todos los candidatos.

Se deben tomar notas de la entrevista para poder consultarlas al evaluar a los candidatos en comparación con el perfil del puesto y al tomar decisiones. Las notas de la entrevista y cualquier otra nota sobre el candidato tomada durante el proceso de reclutamiento y selección deben proporcionarse a RRHH después del proceso de selección y se conservarán durante un mínimo de 6 meses después del proceso de selección.

En caso de que los candidatos soliciten retroalimentación sobre su desempeño en el proceso de selección, esta será gestionada por el Gerente de Contratación, aunque se podrá delegar a otro miembro del panel si es apropiado.

Los candidatos que no tuvieron éxito en la entrevista deben ser tratados con cortesía y sensibilidad y, como mínimo, recibirán una notificación telefónica o por escrito del resultado del proceso de selección.

Árbitros

La información solicitada a los árbitros debe estructurarse en torno a los requisitos del puesto y debe proporcionarse la descripción del puesto. Cabe señalar que muchas organizaciones tienen una política de no proporcionar referencias personales y, por lo tanto, las referencias proporcionadas solo pueden confirmar los detalles del nombramiento actual. Es mucho menos probable que esto ocurra con las referencias para puestos académicos, que son de naturaleza más personal.

Para todas las publicaciones, se tomarán dos referencias, una de las cuales debe ser una referencia de empleo del empleador actual.

Si la cita es urgente, el Gerente de Contratación puede buscar obtener un referencia verbal/telefónica para el candidato seleccionado siempre que se sigan los procedimientos estándar para hacerlo. Cualquier referencia verbal debe ser seguida por una referencia escrita dentro de los 2 meses posteriores a la fecha de inicio del candidato.

Los árbitros no deben ser contactados sin el consentimiento del candidato y la información proporcionada debe tratarse como confidencial.

Todas las referencias deben incluir una confirmación (hasta donde les sea posible) de la idoneidad de los candidatos para trabajar con menores de 18 años.

Hacer la cita

Se reconoce que, en muchos casos, es conveniente realizar una oferta verbal poco después del proceso de selección para mejorar la capacidad de Malvern International para contratar al candidato seleccionado. En tales casos, la oferta verbal la realizará normalmente el responsable de contratación, aunque este tiene la facultad de delegar esta responsabilidad si lo considera oportuno.

Los nombramientos se realizarán habitualmente al mínimo del salario anunciado, a menos que la experiencia directamente relevante justifique incrementos adicionales. Se debe solicitar asesoramiento a RRHH si la intención es nombrar en el máximo del salario anunciado.

Una vez tomada la decisión de selección, se debe completar y devolver a RRHH un formulario de oferta de empleo. RRHH elaborará entonces una oferta de empleo por escrito. Las ofertas de empleo están sujetas normalmente a referencias satisfactorias, verificación de cualificaciones y cualquier otra verificación que corresponda, como comprobaciones del derecho a trabajar, antecedentes penales, inhabilitación para la enseñanza y comprobaciones DBS.

Nota: si no se ha presentado y verificado un certificado DBS antes de la fecha de inicio, se llevará a cabo una evaluación de riesgos que se revisará mensualmente hasta que se haya validado dicho certificado.

Se invita a los profesionales académicos a darse de alta en el servicio de actualización del DBS con periodicidad anual. Los gastos derivados de ello se reembolsarán mientras estén contratados por Malvern International y previa presentación de un recibo.

Los solicitantes de un visado por la vía de «trabajador cualificado (general)» deben presentar un certificado de antecedentes penales. A los solicitantes que se encuentren en el extranjero se les exigirá una verificación de antecedentes penales en el extranjero.

La Compañía puede, a su discreción, ofrecer asistencia de reubicación a los candidatos seleccionados cuando sea apropiado. Las decisiones relativas al apoyo de reubicación se tomarán caso por caso, teniendo en cuenta los requisitos del puesto, las necesidades del negocio y las circunstancias individuales. Cualquier paquete de reubicación ofrecido se confirmará por escrito como parte de la oferta de empleo.

Se espera que todos los nuevos reclutas completen la capacitación de Salvaguardia y Prevent en el nivel relevante para su puesto.

Inducción

La inducción es la etapa final del proceso de reclutamiento. Una vez que el candidato seleccionado ha aceptado la oferta de empleo y se ha acordado una fecha de inicio, el gerente de línea es responsable de preparar un programa de inducción completo para el nuevo empleado que incluirá capacitación en Salvaguarda, Prevención y Salud y Seguridad.

Responsabilidades

Jefe de Departamento (en ocasiones también puede ser el Gerente de Contratación)

• Evaluación de la necesidad de los puestos en consonancia con el plan de dotación de personal y el presupuesto del departamento.
• Garantizar un programa de inducción integral para cualquier nuevo empleado

Gerente de contratación

• Colaborar con el Jefe de Departamento, Recursos Humanos y Finanzas para determinar si una vacante es un puesto de reemplazo, un puesto nuevo o un puesto existente que requiere revisión.
• Asegurar que todas las publicaciones nuevas/revisadas tengan un formulario de Autorización para Reclutar completado antes de que se anuncien las vacantes.
• Discutiendo cualquier dificultad potencial en el reclutamiento con Recursos Humanos.
• Preparando una descripción del puesto, especificaciones del candidato y borrador del anuncio.
• Acuerdo del plan de contratación y los plazos con RR. HH.
• Preparando una lista de candidatos preseleccionados para la entrevista.
• Mantener registros escritos de todas las preselecciones, las notas de las entrevistas y las decisiones de las entrevistas.
• Hacer una oferta verbal de empleo.
• Proporcionar retroalimentación a los candidatos preseleccionados no exitosos si se solicita, asegurando que se cumplan los requisitos de igualdad de oportunidades.
• Asegurarse de que todas las ofertas nuevas/revisadas tengan un formulario de ‘oferta de empleo’ completado antes de emitir cualquier oferta formal o contrato.
• Preparando un programa de incorporación integral para el nuevo empleado.
• Realizar un seguimiento de la documentación pendiente antes de las fechas de incorporación para garantizar el cumplimiento normativo (el departamento de RR. HH. se encargará del seguimiento inicial)

Recursos Humanos

• Asesoramiento profesional de RRHH en benchmarking salarial, contenido de descripciones de puestos/especificaciones de persona y publicidad.
• Poner anuncios de empleo.
• Garantizar que todas las agencias o consultores externos que colaboren en el proceso de selección cumplan la Política de selección de personal de Malvern International.
• Realización de verificaciones previas al empleo
• Emitir ofertas de empleo por escrito y contratos de empleo.
• Llevar a cabo cualquier otra tarea acordada como parte de los plazos de contratación establecidos de mutuo acuerdo con el Gerente de Contratación.
• Persecución inicial de documentos y papeleo pendientes para el cumplimiento.
• Completando la inducción de Recursos Humanos con todos los empleados nuevos.
• Monitoreo y revisión del proceso de reclutamiento y las políticas/guías de apoyo.

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Aprobación de póliza