Política de recrutamento

Introdução

A Malvern International reconhece que seus funcionários são fundamentais para o seu sucesso e, por isso, precisa ser capaz de atrair e reter profissionais do mais alto nível; para isso, é essencial adotar uma abordagem estratégica e profissional no recrutamento.

O objetivo desta política é estabelecer um marco para o recrutamento e a seleção de funcionários com base nos princípios aqui estabelecidos, que também atendam aos requisitos da Política de Igualdade, Diversidade e Inclusão da Malvern International, da Lei de Igualdade de 2010 e de toda a demais legislação trabalhista pertinente.

Escopo

Esta política abrange todas as atividades que fazem parte do processo de recrutamento e seleção para os cargos Malvern e International, incluindo o programa “Language in Action”. Ela se aplica a todo o recrutamento de pessoal. Para que a política e o procedimento sejam eficazes, é essencial que qualquer funcionário envolvido em qualquer aspecto do recrutamento e/ou seleção de pessoal esteja ciente deste documento e o cumpra. Em última instância, cabe à equipe de alta administração, em conjunto com o RH, garantir que isso ocorra.

Princípios fundamentais

A Malvern International segue o princípio da concorrência aberta em sua abordagem de recrutamento.

A Malvern International buscará recrutar o melhor candidato para o cargo com base no mérito. O processo de recrutamento e seleção deve garantir a identificação da pessoa mais adequada para o cargo e para a empresa.

A Malvern International deseja incentivar o recrutamento de funcionários com deficiência e fará adaptações razoáveis em todas as etapas do processo de recrutamento e conforme necessário, para que um candidato com deficiência selecionado possa exercer o cargo.

A Malvern International garantirá que o recrutamento e a seleção de pessoal sejam conduzidos de maneira profissional, oportuna e ágil, em conformidade com a legislação trabalhista vigente.

A Malvern International fornecerá treinamento, desenvolvimento e apoio adequados às pessoas envolvidas nas atividades de recrutamento e seleção, a fim de cumprir este princípio fundamental. Qualquer funcionário envolvido na seleção de pessoal deve certificar-se de que possui a formação adequada e é capaz de cumprir os requisitos desta política e deste procedimento. Como requisito mínimo, qualquer funcionário que participe de qualquer atividade no âmbito desta política e deste procedimento deve, previamente, ter concluído o treinamento em EDI.

O recrutamento e a seleção são processos fundamentais e devem contribuir para reforçar a reputação da Malvern International. A Malvern International tratará todos os candidatos de forma justa, equitativa e eficiente, com respeito e cortesia, com o objetivo de garantir que a experiência dos candidatos seja positiva, independentemente do resultado.

A Malvern International promoverá as melhores práticas em recrutamento e seleção. Ela desenvolverá continuamente suas práticas de recrutamento e seleção para permitir a incorporação de novas ideias e abordagens.

A Malvern International garantirá que seu processo de recrutamento e seleção seja econômico.

Se um membro da equipe envolvido no processo de recrutamento tiver um relacionamento pessoal ou familiar próximo com um candidato, ele deverá declarar isso assim que tiver conhecimento da candidatura do indivíduo e evitar qualquer envolvimento nas decisões do processo de recrutamento e seleção.

Toda a documentação relativa aos candidatos será tratada confidencialmente em conformidade com o GDPR.

Os candidatos terão o direito de acessar qualquer documentação que os contenha em sua posse, de acordo com o GDPR.

Procedimento de recrutamento e seleção

Existem várias etapas importantes no processo de recrutamento e seleção. Esta política descreve as etapas principais. Mais aconselhamento e orientação estão disponíveis com o RH.

Estágio de preparação

O processo de recrutamento e seleção não deve ser iniciado antes que uma avaliação completa da necessidade da função em relação aos planos estratégicos e ao orçamento da área tenha sido concluída.

O recrutamento de pessoal levará em consideração a necessidade da Malvern International por novas ideias e abordagens e, além disso, deverá apoiar o compromisso da empresa de garantir uma força de trabalho diversificada, buscando proativamente atrair grupos sub-representados para maximizar sua capacidade de atender às diversas necessidades dos alunos.

O recrutamento deve fazer parte integrante da estratégia de pessoal para a área e deve levar em consideração a necessidade de quaisquer iniciativas de ‘ação afirmativa’ em andamento. A ‘Ação Afirmativa’ é lícita sob a Lei de Igualdade de 2010 e se refere às medidas que um empregador pode tomar para incentivar candidaturas de pessoas que compartilham uma característica protegida (por exemplo, um determinado gênero ou raça) que são sub-representadas em uma área particular da força de trabalho.

Todas as postagens novas ou alteradas devem ser formalmente revisadas antes de serem anunciadas.

A autorização formal para recrutar para um cargo deve ser obtida antes de iniciar o processo de recrutamento, preenchendo o formulário ‘Autorização para Recrutar’, disponível com o RH.

Se um gestor acreditar que pode haver dificuldades no recrutamento para um cargo, ele deve entrar em contato com o RH para obter aconselhamento e orientação sobre as taxas de mercado comparativas e opções para ações apropriadas.

Descrição do cargo e Perfil do candidato

Uma descrição de cargo e uma especificação de pessoa devem ser produzidas ou atualizadas para qualquer vaga que precise ser preenchida.

A descrição da vaga deve refletir com precisão os elementos do cargo.

A especificação da pessoa deve indicar os critérios essenciais e desejáveis em termos de habilidades, aptidões, conhecimentos e experiência para o cargo, todos os quais devem estar diretamente relacionados ao trabalho e ser aplicados igualmente a todos os candidatos. Deve-se ter cuidado ao redigir a especificação da pessoa para garantir que quaisquer critérios utilizados não discriminem indiretamente certos grupos de candidatos.

Publicidade

Como mínimo, todas as vagas serão normalmente anunciadas internamente. Isso ajudará a maximizar a igualdade de oportunidades e fornecer aos funcionários oportunidades de desenvolvimento de carreira, mantendo assim as habilidades e a experiência da equipe existente. Em circunstâncias excepcionais, em consulta com o RH, um departamento poderá dispensar a necessidade de anúncio. Isso provavelmente incluirá vagas que exijam expertise especializada, onde o Gerente de Contratação no departamento possa demonstrar que uma busca abrangente foi realizada e que o indivíduo indicado é a pessoa mais adequada para a vaga.

Em certas circunstâncias, pode ser mais eficaz utilizar uma agência de recrutamento. Isso deve ser discutido e acordado com o RH. Isso, no entanto, não eliminará a necessidade de anunciar a vaga internamente e quaisquer agências ou consultores externos que auxiliem no processo devem agir de acordo com esta política e com respeito aos nossos requisitos de igualdade de oportunidades.

Funcionários que ocuparam um cargo interino que posteriormente ficou vago terão que se candidatar à vaga quando ela for anunciada, mas, nesses casos, a vaga poderá ser anunciada, em circunstâncias excepcionais, apenas internamente.

Todos os anúncios devem ser feitos através do RH, exceto onde arranjos alternativos tenham sido formalmente acordados previamente com o RH.

Toda publicidade deve ser eficaz em termos de custo e acordada previamente com o RH, utilizando as plataformas apropriadas para atrair candidatos que possam ter habilidades, conhecimentos e experiências específicas (sites específicos da EFL e da indústria).

Seleção de candidatos

Seleção preliminar

A pré-seleção pode envolver todo o painel, mas deve ser realizada por um mínimo de 2 pessoas para evitar qualquer possibilidade de viés, sendo que uma delas normalmente seria o gestor direto.

O RH pode, inicialmente (a pedido do Gerente de Contratação), pré-selecionar com base nas habilidades, experiência e qualificações exigidas para o cargo. Caso contrário, o RH normalmente não participará de uma banca avaliadora, a menos que seja para nomeações sêniores. Quando necessário, será exigido o preenchimento de formulários de inscrição, em vez de apenas confiar no envio de um currículo e carta de apresentação.

De acordo com a Equality Act 2010, os candidatos pré-selecionados devem também ser questionados se há alguma providência particular ou adaptação razoável que possa ser feita para que possam participar plenamente do processo seletivo.

Todos os candidatos (internos e externos) devem ser avaliados objetivamente em relação aos critérios de seleção estabelecidos na Descrição do Cargo, e apenas os candidatos que atenderem a todos os critérios essenciais devem ser pré-selecionados. Não devem ser feitas suposições sobre as qualidades dos candidatos internos.

Seleção e entrevista

A entrevista deve ser realizada normalmente por um mínimo de duas pessoas, uma das quais deve ser o Gerente de Contratação.

A seleção é um processo bidirecional: os candidatos avaliam o cargo e a Malvern International. Os envolvidos no recrutamento devem refletir sobre a melhor forma de transmitir uma imagem positiva.

Recomenda-se que uma gama de métodos de seleção seja utilizada, adequada para avaliar tanto os critérios essenciais quanto os desejáveis na especificação da pessoa, pois isso aprimorará a tomada de decisão objetiva, o que é difícil apenas por meio de entrevista.

As perguntas da entrevista e a estrutura da entrevista devem ser aplicadas consistentemente a todos os candidatos.

Devem ser tomadas notas da entrevista para que possam ser consultadas ao avaliar os candidatos em relação às especificações da função e ao tomar decisões. As notas da entrevista e quaisquer outras anotações sobre o candidato feitas durante o processo de recrutamento e seleção devem ser fornecidas ao RH após o processo de seleção e serão mantidas por um período mínimo de 6 meses após o processo de seleção.

Caso os candidatos solicitem feedback sobre seu desempenho no processo seletivo, este deverá ser organizado pelo Gerente de Contratação, embora ele possa delegar isso a outro membro da bancada, quando apropriado.

Candidatos não selecionados para a entrevista devem ser tratados com cortesia e sensibilidade e, no mínimo, receberão uma notificação por telefone ou por escrito sobre o resultado do processo seletivo.

Árbitros

As informações solicitadas aos árbitros devem ser estruturadas em torno dos requisitos do cargo e a descrição do cargo deve ser fornecida. Deve-se notar que muitas organizações têm uma política de não fornecer referências pessoais, portanto, as referências fornecidas podem apenas confirmar os detalhes da nomeação atual. Isso é muito menos provável que aconteça com referências para cargos acadêmicos, que são de natureza mais pessoal.

Para todas as vagas, serão aceitas duas referências, sendo uma delas obrigatoriamente uma referência de emprego do empregador atual.

Se a contratação for urgente, o Gerente de Contratação poderá buscar obter uma referência verbal/por telefone para o candidato selecionado, desde que os procedimentos padrão para tal sejam seguidos. Quaisquer referências verbais deverão ser seguidas por uma referência por escrito em até 2 meses após a data de início do candidato.

Árbitros não devem ser contatados sem o consentimento do candidato e as informações fornecidas devem ser tratadas como confidenciais.

Todas as referências devem incluir a confirmação da adequação (até o melhor de seu conhecimento) dos candidatos para trabalhar com menores de 18 anos.

Fazendo o agendamento

Reconhece-se que, em muitos casos, é aconselhável fazer uma oferta verbal logo após o processo de seleção, a fim de aumentar a capacidade da Malvern International de recrutar o candidato selecionado.

Nesses casos, a oferta verbal será normalmente feita pelo Gerente de Contratação, embora ele tenha a discrição de delegar essa responsabilidade se considerar apropriado.

As contratações geralmente serão feitas no mínimo do salário anunciado, a menos que experiência diretamente relevante justifique acréscimos adicionais. Deve-se buscar aconselhamento do RH caso a intenção seja contratar no máximo do salário anunciado.

Uma vez tomada a decisão de seleção, um formulário de oferta de emprego deve ser preenchido e devolvido ao RH. O RH, em seguida, emitirá uma oferta de emprego por escrito. As ofertas de emprego estão normalmente sujeitas a referências satisfatórias, verificações de qualificações e quaisquer outras verificações apropriadas, como verificações de Direito ao Trabalho, Registros Criminais, Proibição de Ensino e verificações do DBS.

Os profissionais acadêmicos estão convidados a aderir ao serviço de atualização do DBS anualmente. Os custos associados a esse serviço serão reembolsados enquanto estiverem empregados pela Malvern International e mediante a apresentação de um comprovante de pagamento.

Todos os solicitantes do visto Tier 2 (Geral) devem fornecer um atestado de antecedentes criminais. Qualquer solicitante estrangeiro precisará de uma verificação de antecedentes criminais no exterior.

A Empresa poderá, a seu critério, oferecer assistência de realocação a candidatos bem-sucedidos, quando apropriado. As decisões relativas ao suporte de realocação serão tomadas caso a caso, levando em consideração os requisitos da função, as necessidades do negócio e as circunstâncias individuais. Qualquer pacote de realocação oferecido será confirmado por escrito como parte da oferta de emprego.

Todos os novos recrutas devem concluir o treinamento de Salvaguarda e Prevenção no nível relevante para sua função.

Indução

A integração é a fase final do processo de recrutamento. Uma vez que o candidato selecionado tenha aceitado a oferta de emprego e uma data de início tenha sido acordada, o gerente de linha é responsável por preparar um programa de integração abrangente para o novo funcionário, que incluirá treinamento em Salvaguarda, Prevenção e Saúde e Segurança.

Responsabilidades

Chefe de Departamento (pode também, em alguns momentos, ser o Gerente de Contratação)

• Avaliando a necessidade dos postos de trabalho em linha com o plano de pessoal e o orçamento do departamento.
• Garantindo um programa de integração abrangente para qualquer novo funcionário.

Gerente de Contratação

• Ao fazer a ponte com o Chefe de Departamento, RH e Finanças para determinar se uma vaga é para substituição, um novo cargo ou um cargo existente que requer revisão.
• Garantir que todas as novas/revisadas publicações tenham um formulário de Autorização para Recrutamento preenchido antes de a vaga ser anunciada.
• Discutindo quaisquer dificuldades potenciais de recrutamento com o RH.
• Preparando uma Descrição de Vaga, Especificação de Requisitos e rascunho de anúncio.
• Acordando o plano de recrutamento e prazos com o RH.
• Elaboração de uma lista de candidatos pré-selecionados para entrevista.
• Manter registros escritos de todas as pré-seleções, anotações de entrevistas e decisões de entrevistas.
• Fazer uma oferta de emprego verbal.
• Fornecer feedback a candidatos pré-selecionados sem sucesso, se solicitado, garantindo o cumprimento dos requisitos de igualdade de oportunidades.
• Garantindo que todas as novas/revisadas propostas tenham um formulário de ‘oferta de emprego’ preenchido antes que qualquer oferta formal ou contrato seja emitido.
• Preparando um programa de integração abrangente para o novo funcionário.
• Acompanhar a tramitação dos documentos pendentes antes das datas de início para garantir a conformidade (o RH realizará o acompanhamento inicial).

RH

• Prestação de aconselhamento profissional de RH em benchmarking salarial, conteúdo de descrições de cargos/especificações de perfil e publicidade.
• Publicando anúncios de emprego.
• Garantir que todas as agências ou consultores externos que auxiliam no processo de recrutamento cumpram a Política de Recrutamento da Malvern International.
• Realização de verificações pré-contratação.
• Emitir ofertas de emprego por escrito e contratos de trabalho.
• Executar quaisquer outras tarefas acordadas como parte do cronograma de recrutamento, conforme combinado com o gerente de contratação.
• Perseguição inicial de documentos pendentes / papelada para conformidade.
• Completando a Integração de RH com todos os novos funcionários.
• Monitoramento e revisão do processo de recrutamento e das políticas/diretrizes de apoio.

Aprovação de política