سياسة التوظيف

مقدمة

تدرك شركة Malvern International أن موظفيها يمثلون عنصراً أساسياً في نجاحها، ولذلك يتعين عليها أن تكون قادرة على جذب واستبقاء كوادر من أعلى المستويات، كما أن اتباع نهج استراتيجي ومهني في عملية التوظيف أمر ضروري لتحقيق ذلك.

الغرض من هذه السياسة هو توفير إطار عمل لتوظيف واختيار الموظفين استنادًا إلى المبادئ المنصوص عليها في هذه السياسة، والتي تتوافق أيضًا مع متطلبات سياسة «Malvern International» الخاصة بالمساواة والتنوع والاندماج، وقانون المساواة لعام 2010، وجميع التشريعات الأخرى ذات الصلة بالتوظيف.

النطاق

تغطي هذه السياسة جميع الأنشطة التي تعد جزءًا من عملية التوظيف والاختيار لـ Malvern وInternational، بما في ذلك «اللغة في العمل». ينطبق على توظيف جميع الموظفين. لكي تكون السياسة والإجراءات فعالة، من الضروري أن يكون أي موظف يشارك في أي جانب من جوانب توظيف و/أو اختيار الموظفين على دراية بهذا المستند ويتبعه. في نهاية المطاف، تقع مسؤولية فريق الإدارة العليا، بالاشتراك مع الموارد البشرية، لضمان تحقق ذلك.

المبادئ الأساسية

تتبع شركة Malvern International مبدأ المنافسة المفتوحة في نهجها المتبع في التوظيف.

ستسعى شركة Malvern International إلى توظيف أفضل المرشحين للوظيفة بناءً على الجدارة. وينبغي أن تضمن عملية التوظيف والاختيار تحديد الشخص الأنسب للوظيفة وللشركة.

تسعى شركة Malvern International إلى تشجيع توظيف الموظفين ذوي الإعاقة، وستقوم بإجراء التعديلات المعقولة في جميع مراحل عملية التوظيف وحسب الحاجة، حتى يتمكن المرشح الناجح ذو الإعاقة من تولي المنصب.

ستحرص Malvern وInternational على أن تتم عمليات توظيف واختيار الموظفين بطريقة مهنية وفي الوقت المناسب وبشكل يتسم بالاستجابة السريعة، وبما يتوافق مع تشريعات العمل السارية.

ستوفر Malvern وInternational التدريب والتطوير والدعم المناسبين للأشخاص المشاركين في أنشطة التوظيف والاختيار من أجل الامتثال لهذا المبدأ الأساسي. يجب على أي موظف يشارك في عملية اختيار الموظفين أن يتأكد من حصوله على التدريب المناسب ومن قدرته على الامتثال لمتطلبات هذه السياسة والإجراءات. وكحد أدنى من المتطلبات، يجب على أي موظف يشارك في أي نشاط في إطار هذه السياسة والإجراءات أن يكون قد أتم أولاً تدريب EDI.

يُعد التوظيف والاختيار عملية أساسية، وينبغي أن تسهم في تعزيز سمعة شركة Malvern International. وستتعامل شركة Malvern International مع جميع المرشحين بإنصاف وعدالة وكفاءة، وباحترام ولطف، بهدف ضمان أن تكون تجربة المرشح إيجابية، بغض النظر عن النتيجة.

ستعمل Malvern International على تعزيز أفضل الممارسات في مجال التوظيف والاختيار. وستعمل باستمرار على تطوير ممارساتها في هذا المجال لتمكين إدماج الأفكار والنهج الجديدة.

ستحرص شركة Malvern International على أن تكون عملية التوظيف والاختيار التي تتبعها فعالة من حيث التكلفة.

إذا كان لدى أحد الموظفين المشاركين في عملية التوظيف علاقة شخصية أو عائلية وثيقة مع أحد المتقدمين، فيجب عليهم الإفصاح عن ذلك بمجرد علمهم بطلب الفرد وتجنب أي تورط في عملية صنع القرار الخاصة بالتوظيف والاختيار.

ستُعامل جميع الوثائق المتعلقة بالمتقدمين بسرية تامة وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

يحق للمتقدمين الوصول إلى أي وثائق محفوظة عنهم وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات.

إجراءات التوظيف والاختيار

هناك عدد من المراحل الرئيسية في عملية التوظيف والاختيار. تحدد هذه السياسة المراحل الرئيسية. تتوفر المزيد من النصائح والإرشادات من قسم الموارد البشرية.

مرحلة التحضير

لا يجوز أن تبدأ عملية التوظيف والاختيار حتى يتم الانتهاء من تقييم كامل للحاجة إلى الدور مقابل الخطط الاستراتيجية للمنطقة والميزانية.

سيأخذ توظيف الموظفين في الاعتبار حاجة Malvern International إلى أفكار وأساليب جديدة، كما ينبغي أن يدعم التزام الشركة بضمان تنوع القوى العاملة من خلال السعي بشكل استباقي لجذب الفئات غير الممثلة تمثيلاً كافياً، وذلك بهدف تعظيم قدرتها على تلبية متطلبات الطلاب المتنوعة.

يجب أن يشكل التوظيف جزءًا لا يتجزأ من استراتيجية الموظفين للمنطقة وأن يأخذ في الاعتبار الحاجة إلى أي مبادرات ‘الإجراء الإيجابي’ في العملية. ‘الإجراء الإيجابي’ قانوني بموجب قانون المساواة 2010 ويشير إلى الخطوات التي يمكن لصاحب العمل اتخاذها لتشجيع المتقدمين من الأشخاص الذين يشتركون في سمة محمية (مثل جنس أو عرق معين) والذين يقل تمثيلهم في مجال معين من القوى العاملة.

يجب مراجعة جميع المشاركات الجديدة أو المتغيرة رسمياً قبل الإعلان عنها.

يجب طلب الإذن الرسمي للتوظيف في منصب قبل بدء عملية التوظيف عن طريق استكمال نموذج ‘السلطة للتوظيف’، المتوفر لدى قسم الموارد البشرية.

إذا اعتقد المدير أن هناك صعوبات محتملة في التوظيف لمنصب ما، فيجب عليه الاتصال بإدارة الموارد البشرية للحصول على المشورة والتوجيه بشأن معدلات السوق المقارنة وخيارات اتخاذ الإجراءات المناسبة.

وصف وظيفي ومواصفات شخصية

A وصف وظيفي ويجب إنتاج أو تحديث مواصفات الشخص لأي منصب شاغر سيتم شغله.

يجب أن يعكس الوصف الوظيفي بدقة عناصر المنصب.

يجب أن تحدد مواصفات الشخص المعايير الأساسية والمرغوبة من حيث المهارات والاستعدادات والمعرفة والخبرة للوظيفة، والتي يجب أن تكون جميعها مرتبطة مباشرة بالوظيفة وتطبق بالتساوي على جميع المتقدمين. يجب توخي الحذر عند كتابة مواصفات الشخص لضمان أن أي معايير مستخدمة لا تميز بشكل غير مباشر ضد مجموعات معينة من المتقدمين.

الدعاية والإعلان

كحد أدنى، سيتم الإعلان عن جميع الوظائف داخليًا بشكل طبيعي. سيساعد هذا في تعزيز تكافؤ الفرص وتوفير فرص تطوير مهني للموظفين، وبالتالي الحفاظ على مهارات وخبرات الموظفين الحاليين. في الظروف الاستثنائية، وبالتشاور مع الموارد البشرية، يجوز للقسم التنازل عن شرط الإعلان. من المرجح أن يشمل ذلك الوظائف التي تتطلب خبرة متخصصة حيث يمكن لمدير التوظيف في القسم إثبات أنه تم إجراء بحث شامل وأن الفرد المرشح هو الشخص الأنسب للوظيفة.

في ظروف معينة، قد يكون من الأكثر فعالية استخدام وكالة توظيف. يجب مناقشة هذا الأمر والموافقة عليه مع الموارد البشرية. ومع ذلك، لن يلغي هذا الحاجة إلى الإعلان عن المنصب داخليًا، ويجب على أي وكالات خارجية أو مستشارين يساعدون في العملية أن يتصرفوا وفقًا لهذه السياسة وفيما يتعلق بمتطلبات تكافؤ الفرص لدينا.

الموظفون الذين شغلوا منصبًا بالوكالة وأصبح هذا المنصب شاغرًا فيما بعد، سيتعين عليهم التقدم لشغل المنصب عند الإعلان عنه، ولكن في مثل هذه الحالات، يمكن الإعلان عن المنصب، في ظروف استثنائية، داخليًا فقط.

يجب تقديم جميع الإعلانات من خلال قسم الموارد البشرية، باستثناء الحالات التي تم فيها الاتفاق بشكل رسمي مسبق على ترتيبات بديلة مع قسم الموارد البشرية.

كل إعلان يجب أن تكون فعالة من حيث التكلفة ومتفق عليها مسبقًا مع قسم الموارد البشرية باستخدام المنصات المناسبة لجذب المرشحين الذين قد يمتلكون مهارات ومعرفة وخبرات محددة (مواقع اللغة الإنجليزية كلغة أجنبية ومواقع خاصة بالصناعة). 

اختيار المرشحين

الاختصار

الاختصار قد يشمل اللوحة بأكملها ولكن يجب أن يتم تنفيذه بواسطة شخصين على الأقل لتجنب أي احتمال للتحيز، أحدهما عادة ما يكون المدير المباشر.

قد تقوم إدارة الموارد البشرية مبدئيًا (بناءً على طلب مدير التوظيف) بوضع قائمة مختصرة بناءً على المهارات والخبرات والمؤهلات المطلوبة للوظيفة، وإلا فإن إدارة الموارد البشرية لن تكون عادةً ضمن لجنة إلا في حالة أنها لجنة للتعيينات العليا. عند الضرورة، سيُطلب إكمال نماذج الطلبات بدلاً من الاعتماد فقط على تقديم السيرة الذاتية وخطاب التقديم.

وفقًا لـ قانون المساواة 2010, يجب أيضًا أن يُطلب من المرشحين المدرجين في القائمة القصيرة تقديم المشورة حول ما إذا كانت هناك أي ترتيبات خاصة أو تعديلات معقولة يمكن إجراؤها لتمكينهم من المشاركة الكاملة في عملية الاختيار.

يجب تقييم جميع المرشحين (الداخليين والخارجيين) بموضوعية وفقًا لمعايير الاختيار المنصوص عليها في مواصفات الشخص, ، ويجب إدراج المرشحين الذين يستوفون جميع المعايير الأساسية فقط في القائمة المختصرة. لا ينبغي تقديم افتراضات بشأن مؤهلات المرشحين الداخليين.

الاختيار والمقابلة

يجب أن يتم إجراء المقابلة عادةً بواسطة شخصين على الأقل، أحدهما يجب أن يكون مدير التوظيف. سيكون أحد أعضاء اللجنة قد أكمل تدريب التوظيف الآمن في التعليم.

تعد عملية الاختيار عملية ذات اتجاهين: فالمرشحون يقومون بتقييم الوظيفة، وMalvern International. وينبغي على القائمين على عملية التوظيف التفكير في أفضل السبل لتقديم صورة إيجابية.

يوصى باستخدام مجموعة من طرق الاختيار المناسبة لتقييم المعايير الأساسية والمرغوبة في مواصفات الشخص، حيث سيعزز ذلك اتخاذ قرارات موضوعية يصعب تحقيقها من خلال المقابلة وحدها.

يجب تطبيق أسئلة المقابلة وهيكلها باستمرار على جميع المرشحين.

يجب تدوين ملاحظات تسجل المقابلة حتى يمكن الرجوع إليها عند تقييم المرشحين مقابل مواصفات الشخص واتخاذ القرارات. يجب تقديم ملاحظات المقابلة وأي ملاحظات أخرى عن المرشح تم تدوينها خلال عملية التوظيف والاختيار إلى إدارة الموارد البشرية بعد عملية الاختيار، وسيتم الاحتفاظ بها لمدة لا تقل عن 6 أشهر بعد عملية الاختيار.

في حالة طلب المرشحين ملاحظات حول أدائهم في عملية الاختيار، يجب أن يتم ترتيب ذلك من قبل مدير التوظيف، على الرغم من أنه قد يفوض ذلك لعضو آخر في اللجنة عند الاقتضاء.

يجب التعامل مع المرشحين غير الناجحين في المقابلة بلباقة وحساسية، وسيتم، كحد أدنى، إبلاغهم هاتفيًا أو كتابيًا بنتيجة عملية الاختيار.

حكام

يجب أن تكون المعلومات المطلوبة من الحكام منظمة حول متطلبات الوظيفة، ويجب توفير الوصف الوظيفي. تجدر الإشارة إلى أن العديد من المنظمات لديها سياسة عدم تقديم مراجع شخصية، وبالتالي قد تؤكد المراجع المقدمة فقط تفاصيل التعيين الحالي. ومن غير المرجح أن يكون هذا هو الحال مع المراجع الخاصة بالمناصب الأكاديمية التي تكون ذات طبيعة شخصية أكثر.

لكل الوظائف، سيتم أخذ مرجعين، يجب أن يكون أحدهما مرجع توظيف من صاحب العمل الحالي.

إذا كان الموعد عاجلاً، فقد يسعى مدير التوظيف للحصول على مرجع شفوي/هاتفي للمرشح الناجح شريطة اتباع الإجراءات القياسية للقيام بذلك. يجب متابعة أي مراجع شفهية بمراجع مكتوبة في غضون شهرين من تاريخ بدء المرشح.

يجب عدم الاتصال بالحكام دون موافقة المرشح ويجب التعامل مع المعلومات المقدمة على أنها سرية.

يجب أن تتضمن جميع الإحالات تأكيدًا على مدى ملاءمة المرشحين (حسب علمهم) للعمل مع من هم دون سن 18 عامًا

إجراء الموعد

من المعترف به أنه من المستحسن في كثير من الحالات تقديم عرض شفهي في غضون فترة قصيرة جدًا بعد انتهاء عملية الاختيار، وذلك لتعزيز قدرة Malvern International على توظيف المرشح المختار. وفي مثل هذه الحالات، عادةً ما يقوم مدير التوظيف بتقديم العرض الشفهي، على الرغم من أنه يتمتع بالسلطة التقديرية لتفويض هذه المسؤولية إذا رأى ذلك مناسبًا.

عادةً ما يتم تعيين المواعيد بالحد الأدنى للراتب المعلن عنه ما لم تكن الخبرة ذات الصلة المباشرة تبرر زيادات إضافية. يجب طلب المشورة من الموارد البشرية إذا كان القصد هو التعيين بحد أقصى للراتب المعلن عنه.

بمجرد اتخاذ قرار الاختيار، يجب إكمال نموذج عرض العمل وإعادته إلى قسم الموارد البشرية. سيقوم قسم الموارد البشرية بعد ذلك بإنتاج عرض عمل مكتوب. تخضع عروض العمل عادةً لمراجع مرضية، وفحص المؤهلات، وأي فحوصات أخرى حسب الاقتضاء، مثل فحوصات الحق في العمل، والسجلات الجنائية، وحظر التدريس، وفحوصات DBS.

ملاحظة - في حال عدم تقديم شهادة DBS والتحقق منها بحلول تاريخ البدء، سيتم إجراء تقييم للمخاطر ومراجعته شهريًا حتى يتم التحقق من صحة شهادة DBS.

يُدعى الأكاديميون إلى الانضمام إلى خدمة تحديث سجل DBS سنويًّا. وسيتم تعويض التكاليف المرتبطة بذلك طالما كانوا موظفين لدى Malvern وInternational، وذلك عند تقديم إيصال.

يجب على المتقدمين للحصول على تأشيرة عامل ماهر (عام) تقديم شهادة سجل جنائي. سيحتاج أي متقدم من الخارج إلى شهادات تحقق من السجل الجنائي الأجنبي.

يجوز للشركة، وفقًا لتقديرها، تقديم مساعدة في الانتقال للمرشحين الناجحين عند الاقتضاء. وستُتخذ القرارات المتعلقة بدعم الانتقال على أساس كل حالة على حدة، مع مراعاة متطلبات الوظيفة واحتياجات العمل والظروف الفردية. وسيتم تأكيد أي حزمة دعم للانتقال يتم تقديمها كتابةً كجزء من عرض التوظيف.

يتوقع من جميع المجندين الجدد إكمال تدريب "حماية الأفراد" و"الوقاية" بالمستوى المناسب لدورهم.

حث

التأهيل هو المرحلة النهائية لعملية التوظيف. بمجرد قبول المرشح الناجح لعرض العمل وتحديد تاريخ البدء، يكون المدير المباشر مسؤولاً عن إعداد برنامج تأهيل شامل للموظف الجديد والذي سيشمل التدريب على الحماية، المنع، والصحة والسلامة.

المسؤوليات

رئيس القسم (قد يكون أيضاً مدير التوظيف في بعض الأحيان)

• تقييم الحاجة إلى الوظيفة (الوظائف) بما يتماشى مع خطة التوظيف والميزانية الخاصة بالإدارة.
• ضمان برنامج استهلال شامل لأي موظف جديد

مدير التوظيف

• التنسيق مع رئيس القسم والموارد البشرية والمالية لتحديد ما إذا كان المنصب الشاغر هو منصب بديل، أو منصب جديد، أو منصب قائم يتطلب المراجعة.
• التأكد من استكمال نموذج تفويض التوظيف لجميع الوظائف الجديدة/المعدلة قبل الإعلان عن أي وظائف شاغرة.
• مناقشة أي صعوبات محتملة في عملية التوظيف مع قسم الموارد البشرية.
• إعداد وصف وظيفي، ومواصفات شخصية، وإعلان مبدئي.
• التنسيق مع قسم الموارد البشرية بشأن خطة التوظيف والجداول الزمنية.
• إعداد قائمة مختصرة بالمرشحين للمقابلة.
• الاحتفاظ بسجلات مكتوبة لجميع عمليات الاختصار، وملاحظات المقابلات، وقرارات المقابلات.
• تقديم عرض شفهي للتوظيف.
• تقديم ملاحظات للمرشحين غير الناجحين الذين تم إدراجهم في القائمة المختصرة عند طلبهم، مع ضمان اتباع متطلبات تكافؤ الفرص.
• ضمان استكمال نموذج ‘عرض العمل’ لجميع العروض الجديدة/المعدلة قبل إصدار أي عرض رسمي أو عقد.
• إعداد برنامج تعريفي شامل للموظف الجديد.
• متابعة وثائق الأوراق المستحقة قبل تواريخ البدء لضمان الامتثال (سيقوم قسم الموارد البشرية بالمتابعة الأولية)

الموارد البشرية

• تقديم استشارات متخصصة في الموارد البشرية حول مقارنة الرواتب، محتوى الوصف الوظيفي/المواصفات الشخصية، والإعلانات.
• نشر إعلانات الوظائف.
• ضمان التزام أي وكالات أو مستشارين خارجيين يساعدون في عملية التوظيف بسياسة التوظيف الخاصة بـ Malvern International.
• تنفيذ فحوصات ما قبل التوظيف
• إصدار عروض العمل المكتوبة وعقود العمل.
• القيام بأي مهام أخرى تم الاتفاق عليها كجزء من الجدول الزمني للتوظيف، وفقًا لما تم الاتفاق عليه مع مدير التوظيف.
• المتابعة الأولية للوثائق/الأوراق المطلوبة لضمان الامتثال.
• إتمام برنامج التوجيه الخاص بالموارد البشرية مع جميع الموظفين الجدد.
• مراقبة ومراجعة عملية التوظيف والسياسات/التوجيهات الداعمة لها.

______________________________________________________________________

الموافقة على السياسة