Richtlinie für fehlende und nicht nachvollziehbare Schüler

Richtlinie für fehlende und nicht nachvollziehbare Schüler

1. Umfang und Zweck

Diese Richtlinie gilt für alle Studierenden, die für Language in Action-Programme in allen britischen Zentren eingeschrieben sind. Sie legt klare Verfahren für die Reaktion auf jede Situation fest, in der ein Studierender nicht aufgefunden werden kann, sei es während Exkursionen außerhalb des Geländes, akademischen Sitzungen auf dem Gelände oder in Wohnheimen.

Für Schüler unter 18 Jahren gelten besondere Bestimmungen, für die Language in Action während des Programms eine Aufsichtspflicht in loco parentis übernimmt.

Diese Richtlinie gilt in Verbindung mit und untergeordnet der Group Safeguarding and Prevent Policy und dem LiA-Addendum. Jeder Vorfall, der dieses Verfahren auslöst, muss auch gemäß der Safeguarding Policy durch den DSL bewertet werden.

Diese Richtlinie ist im Mitarbeiterhandbuch und im Lehrerhandbuch enthalten. Angesichts der saisonalen Natur aller Mitarbeiter auf Centre-Ebene bilden diese Richtlinie und ihre Verfahren einen verbindlichen Bestandteil des saisonalen Einführungsseminars. Kein Mitarbeiter darf die Aufsichtspflicht für Schüler übernehmen, bevor er die Einführung abgeschlossen hat. Die wichtigsten Verfahren werden auch allen Schülern und Gruppenleitern von Agenturen bei ihrer Ankunft mitgeteilt.

2. Gesetzlicher und regulatorischer Rahmen

Diese Richtlinie wird durch die folgenden Dokumente informiert und muss zusammen mit diesen gelesen werden:

• Kindergesetz 1989 und 2004 – Fürsorge- und Schutzpflicht für Kinder
• Gemeinsam zum Schutz von Kindern (2023) – Rahmenwerk für die interinstitutionelle Kinderschutzarbeit
• UK GDPR und Data Protection Act 2018 – rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Vorfällen, einschließlich der Benachrichtigung von Eltern
• Akkreditierungsrahmen des British Council – Schutzkriterien S1–S8
• Keeping Children Safe in Education (KCSIE) September 2025 (ersetzt KCSIE 2024)
• Das Education Act 2002 (Abschnitte 157 und 175)

3. Managementstruktur und Rollen

Zentrales Personal (saisonal)

Schutzstruktur

Agentur-Gruppenleiter

Gruppenleiter tragen die gemeinsame Aufsichtspflicht für die Schüler ihrer Gruppe während LiA-organisierter Aktivitäten. Die endgültige Verantwortung für die Sicherheit bei jeder LiA-Aktivität liegt jedoch bei dem oben genannten zuständigen LiA-Mitarbeiter, unabhängig von der Anwesenheit des Gruppenleiters. Bei einzeln angemeldeten Schülern ohne begleitenden Gruppenleiter liegt die volle Aufsichtspflicht jederzeit beim LiA-Personal.

4. Prävention und Vorbereitung

Vor jedem Ausflug muss der Tourenkoordinator sicherstellen, dass die Schüler und die Gruppenleiter der Agentur vollständig über den Reiseverlauf informiert sind. Wenn möglich, wird ein Faltblatt mit den Details des Reiseverlaufs an die Gruppenleiter der Agentur und die einzelnen Schüler verteilt.

Alle Studierenden müssen bei Ankunft über Folgendes informiert werden:

• Der festgelegte Treffpunkt für jede Art von Aktivität
• Was tun, wenn man von der Gruppe getrennt wird (siehe Abschnitt 5.A)
• Die Notrufnummer von LiA
• Die Verpflichtung, ihren Lanyard-Ausweis jederzeit und in allen Zusammenhängen mitzuführen

Reiseleiter und Gruppenleiter von Agenturen müssen bei Ausflügen regelmäßige Kopfzählungen durchführen. Ein namentlich benannter Hauptreiseleiter ist verantwortlich für die Kopfzählungen bei der Abfahrt vom Zentrum, bei der Ankunft am Zielort, vor und nach jeder Gruppenteilung sowie bei der Rückkehr, wobei die Abstimmung am Ende des Ausflugs im täglichen Wohlfahrtsbuch des Zentrums dokumentiert wird. Campusleiter müssen die gleiche Praxis bei allen Aktivitäten vor Ort und während des Aufenthalts anwenden.

5. Verfahren nach Kontext

In allen Kontexten, während die Kontaktversuche fortgesetzt werden, führt das Personal eine systematische Suche am zuletzt bekannten Aufenthaltsort des Schülers und in dessen unmittelbarer Umgebung durch. Außerhalb der Geschäftszeiten, wenn der Centre Manager nicht verfügbar ist, führt der diensthabende stellvertretende DSL die unten aufgeführten Schritte des Centre Managers aus.

1. Auf Ausflug

Sofortmaßnahmen – Was ein Student tun soll, wenn er getrennt wird:

• Rufen Sie deren Agentur Gruppenleiter (oder einen vertrauenswürdigen Freund in der Gruppe) an
• Gehen Sie zum ausgewiesenen Treffpunkt und warten Sie
• Rufen Sie die LiA-Notrufnummer an
• Finden Sie einen Polizisten und weisen Sie sich als Language in Action-Studentin (ID-Karte am Lanyard) aus

Sofortmaßnahmen – Personal:

Sobald ein Schüler als vermisst gemeldet oder bemerkt wird, muss der Tourenleiter unverzüglich den Tourenkoordinator und den Centerleiter kontaktieren und weiterhin versuchen, den Schüler per Mobiltelefon zu erreichen. Gehört der Schüler zu einer Gruppe, muss der Tourenleiter auch den Gruppenleiter der Agentur kontaktieren und ihn/sie in die Suche einbeziehen.

Muss die Gruppe abreisen, bevor der Schüler gefunden wird, müssen der Gruppenleiter des Schülers und mindestens ein Reiseleiter am Treffpunkt verbleiben. Die übrigen Schüler reisen mit den anderen Reiseleitern ab. Die Betreuungsverhältnisse von Mitarbeitern zu Schülern müssen jederzeit eingehalten werden; bei Bedarf muss zusätzliches Personal angefordert werden.

1. Vor Ort — Während des Unterrichts

Wenn ein Schüler unter 18 Jahren die Klassenanmeldung nicht wahrnimmt, muss der Lehrer den DoS und den Centre Manager umgehend informieren.

Der Centermanager wird versuchen, den Studenten per Mobiltelefon zu kontaktieren. Wenn der Student Teil einer Gruppe ist, wird stattdessen der Gruppenleiter der Agentur kontaktiert. Das Personal in der Unterkunft des Studenten wird ebenfalls unverzüglich informiert.

1. Vor Ort – Abend- und außerschulische Aktivitäten

Wenn ein Student nicht von einer abendlichen oder nicht-akademischen Veranstaltung vor Ort zurückkehrt oder nicht daran teilnimmt, müssen die Campusleiter sofort den Campuskoordinator informieren, der den Zentrumsmanager benachrichtigt.

Der Centermanager wird versuchen, den Studenten per Mobiltelefon zu kontaktieren, oder den Gruppenleiter der Agentur, falls der Student Teil einer Gruppe ist.

1. In Residenz

Ausgangssperrenregeln für Schüler unter 18 Jahren:

• Sonntag bis Donnerstag: 22:30
• Freitags und Samstags: 23:00 Uhr

Wenn ein Schüler nach nachmittäglichen oder abendlichen Aktivitäten nicht zurückkehrt oder die Ausgangssperre nicht einhält, müssen die Campusleiter sofort den Campus-Koordinator und den Zentrum-Manager benachrichtigen. Der Zentrum-Manager wird dann versuchen, den Schüler direkt per Mobiltelefon zu kontaktieren, oder den zuständigen Gruppenleiter der Agentur, wenn der Schüler als Teil einer Gruppe reist.

Language in Action bietet derzeit keine Unterkünfte bei Gastfamilien an und wirbt auch nicht dafür. Sollte sich dies in Zukunft ändern, wird diese Richtlinie entsprechend aktualisiert.

6. Aufzeichnungen führen

Alle Vorfälle, bei denen ein Schüler vermisst wird oder dessen Verbleib ungeklärt ist, müssen innerhalb von 24 Stunden nach Klärung im Centre Incident Record und im Group Safeguarding Log protokolliert werden. Das Log muss Folgendes enthalten:

• Datum, Uhrzeit und Kontext des Vorfalls
• Studentendaten (Name, Alter, Gruppenzugehörigkeit, falls zutreffend)
• Zeitstrahl der ergriffenen Maßnahmen und vorgenommenen Kontakte
• Ergebnis und Zeit bis zur Lösung
• Weitere Schritte oder Überweisungen

Jeder Vorfall wird auch im täglichen Wohlfahrtsprotokoll des Zentrums festgehalten, das der Zentrumsleiter am Ende jedes Tages unterzeichnet, damit jeder Schüler unter 18 Jahren erfasst wird.

Aufzeichnungen müssen für mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden, oder bis der Student das 25. Lebensjahr erreicht, wenn er zum Zeitpunkt des Vorfalls unter 18 war, in Übereinstimmung mit der britischen DSGVO und den bewährten Praktiken zum Kinderschutz.

7. Post-Incident-Überprüfung

Nach jedem Vorfall, bei dem die Polizei kontaktiert wurde, oder bei jedem Vorfall, der vom DSL als schwerwiegend eingestuft wird, muss innerhalb von 5 Arbeitstagen eine Nachbesprechung stattfinden. Die Nachbesprechung muss:

• Identifizieren Sie Lücken oder Mängel im Verfahren
• Schriftlicher Aktionsplan, wo Verbesserungen erforderlich sind
• zusammen mit dem Zentrumsvorfallsbericht einzureichen
• Vom Centre Manager und DSL prüfen lassen

Wenn ein Muster von Vorfällen über Zentren hinweg identifiziert wird, müssen die Ergebnisse an den Group Safeguarding and Prevent Coordinator zur Überprüfung der gruppenweiten Richtlinien eskaliert werden.