Política de Saúde e Segurança do Grupo

Declaração de Intenção

A Malvern International PLC está comprometida em garantir, na medida do razoavelmente possível, a saúde, a segurança e o bem-estar dos funcionários, alunos, prestadores de serviços e visitantes. O Conselho de Administração reconhece a saúde e a segurança como um componente essencial da governança, da excelência operacional e da gestão de riscos.

Escopo e Aplicação

Esta Política se aplica à Malvern International PLC e a todas as suas subsidiárias, divisões, unidades de ensino, instalações residenciais e escritórios administrativos.

Introdução

Esta política se aplica à Malvern, à International PLC e a todas as subsidiárias, incluindo:

• Malvern House Group Limited
• Parcerias Malvern HE
• Malvern House International Limited

Esta Política de Saúde e Segurança (S&S) está dividida em três seções distintas, da seguinte forma:

SEÇÃO 1 – Declaração de Política de Saúde, Segurança e Bem-Estar

Esta seção descreve as metas e os objetivos gerais da Política de Saúde e Segurança do Grupo. A declaração é formalmente aprovada pelo presidente do Comitê de Saúde e Segurança e, posteriormente, ratificada pelo Conselho Executivo da Malvern International PLC.

SEÇÃO 2 – Organização

Esta seção define a estrutura organizacional, o quadro de governança e as responsabilidades alocadas estabelecidos para garantir a implementação eficaz das metas e objetivos definidos nesta Política de Saúde e Segurança.

SEÇÃO 3 – Acordos

Esta seção descreve os procedimentos específicos a serem seguidos por funcionários, estudantes, visitantes e contratados para garantir a implementação eficaz da Política de Saúde e Segurança e a manutenção de um ambiente seguro, saudável e acolhedor. Onde procedimentos detalhados estiverem contidos em políticas separadas e autônomas, estes serão claramente referenciados nesta seção para facilitar o acesso e o cumprimento.

SEÇÃO 1 – Declaração de Política de Saúde, Segurança e Bem-Estar

A Malvern International PLC (“o Grupo”) está comprometida em garantir, na medida do razoavelmente possível, a saúde, a segurança e o bem-estar de todos os funcionários, alunos, prestadores de serviços, visitantes e quaisquer outras pessoas que possam ser afetadas por suas atividades.

O Conselho reconhece que a gestão eficaz da saúde e segurança é um componente integrante da governança responsável, da excelência operacional e da qualidade educacional. A saúde e segurança está integrada na estrutura geral de gestão de riscos do Grupo e é tratada como uma prioridade organizacional central, em vez de uma função de conformidade isolada.

O Grupo se compromete a:

• Fornecer instalações seguras, sistemas de trabalho seguros e equipamentos seguros.
• Identificação de perigos e avaliação de riscos de maneira sistemática e proporcional.
• Implementar medidas de controle adequadas e suficientes para mitigar o risco.
• Fornecer informação, instrução, treinamento e supervisão adequados para garantir a competência.
• Promover uma cultura positiva de saúde e segurança em todas as subsidiárias e divisões.
• Garantindo consulta e comunicação eficazes com os funcionários e partes interessadas relevantes, incluindo parceiros universitários.
• Monitoramento de desempenho através de mecanismos de inspeção, auditoria e relatórios.
• Cumprindo todos os requisitos legais e regulatórios aplicáveis.
• Revendo e melhorando continuamente seus arranjos de saúde e segurança.

O Conselho retém a responsabilidade final pelo desempenho de saúde e segurança em todo o Grupo. A responsabilidade operacional pela implementação cabe ao Chief Operating Officer, com o apoio do Coordenador de S&S do Grupo (Matthew Huda) e das equipes de liderança das subsidiárias.

A governança de Saúde e Segurança é integrada ao Plano de Continuidade de Negócios (PCN/MIG/001) e ao framework de Salvaguarda do Grupo para garantir respostas coordenadas e proporcionais a incidentes que possam impactar o bem-estar, as operações ou a reputação. O PCN estabelece a Equipe Central de Liderança de Emergência (CLET) do Grupo, os limites de alerta e os protocolos de gestão de incidentes; esta Política de Saúde e Segurança opera dentro e em conjunto com esse framework. Qualquer incidente de S&S que atenda aos limites estabelecidos no PCN deve ser escalonado de acordo com os procedimentos de alerta do PCN, bem como os requisitos de reporte desta política.

Esta Política será revisada anualmente, ou antes caso ocorra uma mudança significativa ou incidente que a exija, e será comunicada a todos os funcionários do Grupo.

Assinado em nome do Conselho de Administração da Malvern International PLC:

Richard Mace
Diretor Executivo
Malvern International PLC

Declaração do Diretor Executivo de Operações

Na qualidade de Diretor de Operações da Malvern International PLC, reconheço que uma gestão eficaz da saúde, segurança e bem-estar não se alcança apenas por meio de políticas, mas sim por meio da liderança, do comportamento e da responsabilidade coletiva em todo o Grupo.

Embora eu detenha a responsabilidade operacional pela implementação e supervisão desta Política, a criação e manutenção de um ambiente seguro dependem de liderança visível em todos os níveis da organização. Saúde e segurança devem ser incorporadas na tomada de decisões diárias, no planejamento operacional e na forma como nos comportamos como colegas, educadores e líderes.

Estamos comprometidos em promover uma cultura onde:

• A segurança é considerada antes do desempenho.
• As preocupações podem ser levantadas abertamente e sem hesitação.
• Os incidentes são reportados de forma transparente e investigados de maneira construtiva.
• Aprender com a experiência é valorizado e compartilhado.
• Conformidade é vista como um padrão mínimo, não como o objetivo final.

A governança de saúde e segurança está totalmente integrada em nossos arranjos de Continuidade de Negócios (BCP/MIG/001) e estrutura de Salvaguarda, garantindo respostas coordenadas e proporcionais a qualquer evento que afete o bem-estar de nossos alunos, funcionários ou da comunidade em geral. O BCP define a estrutura de escalonamento do Grupo, a Equipe Central de Emergência de Liderança (CLET) e os protocolos de alerta; esta política opera em conjunto com ele. Os funcionários devem estar familiarizados com os limites de alerta de 60 Minutos e 24 Horas do BCP e suas responsabilidades de escalonamento sob esta política.

Espero que todos os líderes em todo o Grupo demonstrem propriedade ativa da saúde e segurança dentro de suas áreas de responsabilidade e modelam os comportamentos que sustentam uma forte cultura de segurança. Todos os funcionários, independentemente da função, têm o dever de contribuir para a manutenção de ambientes de trabalho e aprendizado seguros.

Através do monitoramento contínuo, auditoria interna, diálogo aberto e responsabilidade compartilhada, fortaleceremos nossa cultura de segurança ano a ano.

James Findley
Diretor de operações
Malvern International PLC

SEÇÃO 2 – Organização

A abordagem do Grupo para a gestão de saúde e segurança é baseada no modelo apresentado na publicação HSG65 do Health and Safety Executive (HSE): Managing for Health and Safety (HSE, 2013). Este modelo adota o ciclo Plan – Do – Check – Act (PDCA) para fornecer uma abordagem estruturada e contínua à gestão de riscos de saúde e segurança.

Este modelo permite ao Grupo equilibrar sólidos sistemas de gestão com os aspetos comportamentais e culturais que sustentam um desempenho eficaz em saúde e segurança. O ethos do Grupo é integrar a saúde e segurança nas práticas de gestão do dia a dia, reconhecendo-as como um elemento fundamental de boa governança e liderança operacional, em vez de uma função de conformidade isolada.

Plano

O Grupo adota uma abordagem estruturada para o planejamento de saúde e segurança, identificando os perigos associados às suas atividades de ensino, operacionais e residenciais e avaliando o nível de risco envolvido. Através deste processo de avaliação e perfil de risco, o Grupo estabelece medidas de controle apropriadas para reduzir os riscos a um nível gerenciável. O planejamento também inclui a alocação de responsabilidades, o desenvolvimento de procedimentos e a provisão de recursos adequados para apoiar ambientes de trabalho e aprendizado seguros em todas as subsidiárias e unidades. O planejamento de saúde e segurança é integrado aos acordos mais amplos de gestão operacional e de risco do Grupo para garantir que o bem-estar de alunos, funcionários e visitantes permaneça uma consideração central na tomada de decisões. Um modelo padrão de avaliação de risco do Grupo e uma matriz de responsabilidades estão sendo desenvolvidos pelo Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo para apoiar a implementação consistente em todas as unidades e serão emitidos como orientação de apoio em devido tempo.

Fazer

O Grupo garante que os arranjos identificados durante a fase de planejamento sejam implementados de forma eficaz, por meio de estruturas organizacionais claras, responsabilidades definidas e treinamento apropriado. A liderança em saúde e segurança é do Chief Operating Officer e é apoiada pelo Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo (Matthew Huda) e pelas equipes de gestão das subsidiárias. Os gerentes são responsáveis por organizar as atividades em suas áreas e implementar sistemas de trabalho seguros. Aos funcionários são fornecidas as informações, instruções, treinamento e supervisão necessários para desempenharem suas funções com segurança, garantindo que as considerações de saúde e segurança estejam incorporadas nas operações diárias em todos os locais.

Verificar

O Grupo monitora seu desempenho em saúde e segurança para garantir que políticas, procedimentos e medidas de controle permaneçam eficazes. Isso inclui inspeções regulares no local de trabalho, revisão de avaliações de risco e o relatório e investigação de acidentes, incidentes e quase acidentes. Essas atividades de monitoramento permitem que o Grupo meça o desempenho, identifique perigos e determine se as medidas de controle estão funcionando conforme o pretendido. As descobertas de inspeções, investigações de incidentes e outras atividades de monitoramento são revisadas pela gerência e relatadas por meio das estruturas de governança de saúde e segurança do Grupo.

Agir

O Grupo está comprometido com a melhoria contínua na gestão de saúde e segurança. As informações coletadas por meio de atividades de monitoramento, inspeções, auditorias e investigações de incidentes são utilizadas para revisar os arranjos existentes e identificar oportunidades de melhoria. As lições aprendidas são comunicadas, quando apropriado, para garantir que as melhorias possam ser implementadas em toda a organização. Sempre que necessário, os procedimentos e medidas de controle são atualizados para refletir mudanças na legislação, prática operacional ou orientações de melhores práticas, garantindo que o sistema de gestão de saúde e segurança do Grupo permaneça eficaz e proporcional aos riscos associados às suas atividades.

Responsabilidades de Saúde e Segurança

A gestão eficaz da saúde e segurança na Malvern International PLC depende de uma liderança clara, de responsabilidades bem definidas e da cooperação de todos os membros da organização. Embora o Conselho de Administração mantenha a responsabilidade geral pelo desempenho em saúde e segurança em todo o Grupo, a responsabilidade pela implementação desta política é compartilhada por todos os níveis da organização. Cada indivíduo tem um papel a desempenhar na manutenção de ambientes seguros de trabalho e de aprendizagem.

Conselhos de Administração de Grupo

Os Conselhos de Administração do Grupo fornecem supervisão estratégica de saúde e segurança em toda a organização. Eles são responsáveis por garantir que os arranjos de governança apropriados estejam em vigor, que os riscos de saúde e segurança sejam considerados como parte do quadro geral de gestão de riscos do Grupo e que recursos adequados sejam alocados para apoiar a implementação eficaz desta política.

Membro Executivo Responsável por Saúde e Segurança / Diretor de Operações (COO)

O Diretor de Operações (COO) tem a responsabilidade executiva pela supervisão operacional e implementação dos arranjos de saúde e segurança em todo o Grupo. O COO garante que sistemas, procedimentos e mecanismos de relatórios apropriados estejam em vigor e que a saúde e a segurança sejam efetivamente integradas na estrutura operacional e de gestão de riscos do Grupo. O COO também recebe relatórios sobre incidentes significativos, supervisiona a comunicação estatutária quando necessário e fornece garantias ao Conselho Executivo sobre o desempenho de saúde e segurança.

Coordenador de Saúde e Segurança em Grupo — Matthew Huda

O Coordenador do Grupo de Saúde e Segurança é Matthew Huda (Matthew.Huda@malvernplc.com). O Coordenador do Grupo de Saúde e Segurança reporta-se diretamente ao Chief Operating Officer e é o principal ponto de contato para assuntos de saúde e segurança em todo o Grupo. A função inclui monitorar a conformidade com os procedimentos de saúde e segurança, apoiar a conclusão e revisão de avaliações de risco, coordenar inspeções e processos de relatórios, e fornecer orientações a gerentes e funcionários sobre assuntos de saúde e segurança. O Coordenador do Grupo de Saúde e Segurança também auxilia no monitoramento de relatórios de incidentes, garantindo que as ações de acompanhamento apropriadas sejam implementadas e assegurará que os arranjos sejam realizados em relação a esta política. Os funcionários são lembrados que, na ausência do Coordenador do Grupo de Saúde e Segurança, as preocupações de saúde e segurança devem ser reportadas diretamente ao COO.

Principais contatos de Saúde e Segurança — Grupo Malvern International

Diretores de Centro

Os Diretores de Centro e Gerentes Acadêmicos são responsáveis por garantir que os arranjos de saúde e segurança sejam implementados de forma eficaz em seus respectivos centros e ambientes de ensino. Em muitos casos, atividades do Grupo ocorrem nas instalações de parceiros. Embora a instituição anfitriã retenha a responsabilidade primária pela gestão dessas instalações, os Diretores de Centro e Gerentes Acadêmicos devem trabalhar em estreita colaboração com o pessoal universitário relevante e adotar uma abordagem proativa para construir relacionamentos de trabalho eficazes. Isso inclui garantir que o pessoal e os alunos do Grupo entendam e sigam os procedimentos de saúde e segurança da instituição anfitriã, comunicar quaisquer preocupações ou perigos aos representantes universitários apropriados e apoiar a coordenação eficaz dos arranjos de saúde e segurança entre o Grupo e seus parceiros. Eles também devem garantir que as avaliações de risco relevantes sejam concluídas quando necessário e que incidentes, perigos ou preocupações sejam relatados e abordados prontamente.

Diretoria Executiva

Os membros da Equipe de Liderança Sênior são responsáveis por promover uma cultura positiva de saúde e segurança em toda a organização. Eles apoiam a implementação desta política garantindo que as considerações de saúde e segurança sejam integradas ao planejamento operacional e à tomada de decisões, e fornecendo liderança e direção a gerentes e funcionários.

Gestores Acadêmicos

Gerentes Acadêmicos são responsáveis por manter ambientes de aprendizagem seguros dentro de seus departamentos acadêmicos ou áreas de programa. Isso inclui garantir que os espaços de ensino sejam seguros e adequados para o propósito, que os alunos recebam informações apropriadas sobre Saúde e Segurança durante a integração e as atividades de ensino, e que quaisquer perigos ou defeitos identificados nas áreas de ensino sejam relatados e resolvidos prontamente. Os Gerentes Acadêmicos também devem garantir que as avaliações de risco relacionadas ao ensino sejam concluídas quando necessário e que qualquer equipe de ensino sob sua supervisão esteja ciente e cumpra esta política.

Gerentes de Operações

Gerentes de Operações são responsáveis pela gestão diária de instalações, prédios, empreiteiros e conformidade de S&S (Saúde e Segurança) em nível de local dentro de suas áreas operacionais. Isso inclui garantir que as avaliações de risco do local estejam atualizadas e revisadas, que os empreiteiros sejam devidamente treinados e supervisionados, que os arranjos de segurança contra incêndio e primeiros socorros sejam mantidos, e que quaisquer preocupações de S&S relacionadas às instalações sejam escaladas prontamente para o Coordenador de S&S do Grupo. Gerentes de Operações atuam como o principal contato em nível de local para assuntos de conformidade de S&S e são responsáveis por completar os retornos anuais de confirmação de S&S do local exigidos por esta política.

Funcionários (Todos)

Todos os funcionários têm a responsabilidade de tomar os cuidados razoáveis com sua própria saúde e segurança e com a saúde e segurança de outras pessoas que possam ser afetadas por suas ações ou omissões no trabalho. Espera-se que os funcionários cumpram os requisitos desta Política e cooperem com o Grupo para garantir que os arranjos de saúde e segurança sejam implementados de forma eficaz.

Em conformidade com seus deveres sob a Lei de Saúde e Segurança no Trabalho, etc. de 1974 e os regulamentos de Gerenciamento de Saúde e Segurança no Trabalho de 1999, os funcionários devem:

• Tomar cuidados razoáveis com sua própria saúde e segurança e com a de outras pessoas que possam ser afetadas por suas ações ou omissões.
• Cooperar com o Grupo, na medida do necessário, para que ele possa cumprir suas obrigações de saúde e segurança.
• Utilize o equipamento, os dispositivos de segurança e as medidas de proteção de acordo com as informações, instruções e treinamento fornecidos.
• Não interferir ou fazer mau uso intencional ou imprudente de nada fornecido em interesse da saúde e segurança.

Os funcionários devem também relatar prontamente ao seu gerente ou a um membro apropriado da equipe:

• Qualquer situação de trabalho que eles acreditem razoavelmente representar um perigo sério e imediato para a saúde e segurança.
• Qualquer assunto que eles acreditem razoavelmente representar uma falha nos arranjos de saúde e segurança ou nas medidas de proteção do Grupo.

Ao cumprir essas responsabilidades, os funcionários contribuem para a manutenção de ambientes de trabalho e aprendizado seguros e de apoio em todo o Grupo.

Corpo Docente

O corpo docente é responsável por manter ambientes de aprendizado seguros e garantir que os alunos estejam cientes dos procedimentos relevantes de saúde e segurança durante as atividades de ensino. Isso inclui fornecer supervisão adequada e garantir que quaisquer riscos associados às atividades de ensino sejam devidamente gerenciados. O corpo docente deve desempenhar um papel ativo na manutenção de salas de aula seguras e organizadas, incluindo garantir que os espaços de ensino sejam mantidos limpos, livres de perigos evitáveis e adequados para o aprendizado. Quaisquer perigos, defeitos ou condições inseguras identificados na sala de aula ou no ambiente de ensino devem ser relatados prontamente através dos procedimentos de relato apropriados para que possam ser abordados sem demora.

Alunos

Espera-se que os alunos tomem os devidos cuidados com sua própria saúde e segurança e ajam de maneira que não coloque os outros em risco. Os alunos devem seguir as instruções de saúde e segurança fornecidas pelos funcionários e cumprir os procedimentos relevantes ao participar de atividades de ensino, aprendizagem ou do programa.

Em particular, os alunos devem:

• Familiarizar-se e cumprir os procedimentos de segurança contra incêndio e evacuação de emergência aplicáveis ao edifício ou local que estiverem utilizando.
• Auxiliar a equipe na manutenção de ambientes de aprendizado seguros e organizados, mantendo salas de aula e espaços de ensino livres de perigos desnecessários.
• Use equipamentos, materiais ou instalações apenas quando autorizado a fazê-lo e de acordo com as instruções fornecidas pela equipe.
• Use qualquer equipamento ou medida de proteção fornecido para sua segurança da maneira indicada pela equipe.
• Comunique imediatamente a um membro da equipe quaisquer perigos, defeitos ou condições inseguras que observar nas instalações ou em propriedade.
• Reporte todos os acidentes, incidentes ou quase acidentes a um membro da equipe o mais rápido possível.
• Seja responsável e coopere com a equipe para manter um ambiente de aprendizado seguro.

Os alunos não devem fazer uso indevido intencional ou interferir em qualquer material fornecido em nome da saúde, segurança ou bem-estar, como equipamentos de segurança contra incêndio ou dispositivos de segurança, nem se envolver em comportamentos que possam colocar em perigo a si próprios ou a terceiros.

Os alunos receberão informações e orientações adequadas sobre saúde e segurança como parte de sua integração e durante atividades de ensino ou programa relevantes para garantir que compreendam suas responsabilidades.

Visitantes e Terceiros (incluindo agentes)

Todos os visitantes e prestadores de serviços têm a responsabilidade de tomar cuidados razoáveis com sua própria saúde e segurança, e de evitar agir de maneira que possa colocar a si mesmos ou a terceiros em risco enquanto estiverem nas instalações do Grupo ou participarem de atividades do Grupo. Espera-se que visitantes e prestadores de serviços sigam todas as instruções relevantes de saúde e segurança fornecidas pela equipe e que cumpram os procedimentos do local.

Em particular, visitantes e contratados devem:

• Cumpra as instruções dadas por membros autorizados da equipe ou representantes do local.
• Não danifique ou use indevidamente equipamentos de segurança contra incêndio, sistemas de emergência ou quaisquer outros dispositivos de segurança.
• Faça o check-in na chegada usando o pacote de gerenciamento de visitantes do Grupo, que inclui o cartão de emergência do local e o briefing de Segurança e Meio Ambiente (H&S).
• Use qualquer identificação de visitante ou empreiteiro fornecida enquanto estiver nas instalações.
• Comunique quaisquer preocupações, perigos ou incidentes de saúde e segurança a um membro da equipe o mais rápido possível.
• Use todo o equipamento de proteção individual necessário onde indicado ou instruído.
• Faça o logout de acordo com os procedimentos do site ao sair das instalações.

Onde empreiteiros estiverem realizando trabalhos em nome do Grupo e não forem diretamente supervisionados por pessoal do Grupo, eles devem receber informações apropriadas de saúde e segurança e, quando necessário, um treinamento específico do local antes de iniciar o trabalho.

Visitantes e contratados também devem cumprir os procedimentos de saúde e segurança das instituições anfitriãs onde as atividades do Grupo ocorrerem em instalações de parceiros.

Consultores Externos de Saúde e Segurança (Pessoas Competentes)

O Grupo reconhece seus deveres sob os Regulamentos de Gestão de Saúde e Segurança no Trabalho de 1999 para nomear uma ou mais pessoas competentes para auxiliar no cumprimento de suas obrigações legais de saúde e segurança.

O Grupo mantém competência interna para apoiar a gestão eficaz da saúde e segurança através de pessoal devidamente treinado que fornece supervisão, coordenação e orientação em questões de saúde e segurança em toda a organização.

Onde for necessário conhecimento especializado, expertise técnica ou garantia independente, o Grupo nomeará consultores ou empreiteiros externos devidamente qualificados para fornecer aconselhamento e suporte. Isso pode incluir, por exemplo, especialistas em áreas como segurança contra incêndio, higiene da água, segurança de edifícios, saúde ocupacional, avaliação de riscos ou outras atividades de inspeção e conformidade estatutárias.

Consultores externos também podem ser contratados periodicamente para fornecer revisão independente, aconselhamento ou auditoria dos arranjos de saúde e segurança do Grupo para garantir que a conformidade legal seja mantida e que oportunidades de melhoria contínua sejam identificadas.

Através desta combinação de capacidade interna e acesso a expertise especializada externa, o Grupo garante que tem acesso a conselhos competentes necessários para cumprir suas responsabilidades de saúde e segurança.

Medindo o Desempenho

O Grupo mede o desempenho de saúde e segurança para garantir que esta Política e os arranjos associados sejam efetivamente implementados em todas as subsidiárias e locais operacionais. O monitoramento do desempenho permite que o Grupo compreenda os níveis de desempenho atuais, identifique áreas que requerem melhorias e garanta que os controles apropriados permaneçam eficazes.

O monitoramento eficaz de desempenho permite que o Grupo determine os principais indicadores de desempenho (KPIs), incluindo: incidentes totais registrados por trimestre por local e divisão; número de incidentes sujeitos a notificação ao RIDDOR; relatórios de quase acidentes submetidos; tempo médio para o encerramento de investigações de incidentes; taxa de conclusão de treinamento obrigatório por função e local; validade dos certificados de brigadistas de incêndio em todos os locais; validade dos certificados de socorristas em todos os locais; e ações pendentes de avaliação de risco em atraso em cada local. Esses KPIs são relatados no Relatório Anual de SST e revisados em cada reunião do Comitê de SST.

O monitoramento de desempenho permite que o Grupo determine:

• Onde estamos atualmente em relação aos padrões de saúde e segurança.
• Onde melhorias são necessárias.
• Que ações são necessárias para manter ambientes de trabalho e aprendizagem seguros.

Os arranjos de monitoramento do Grupo consistem em duas abordagens complementares: monitoramento ativo e monitoramento reativo.

Monitoramento Ativo (Antes que as coisas deem errado)

O monitoramento ativo envolve verificações e inspeções regulares para garantir que os padrões de saúde e segurança estão sendo mantidos e que os controles gerenciais estão operando de forma eficaz.

O Grupo realiza monitoramento ativo através de uma série de medidas, incluindo:

Inspeções no Local de Trabalho

Inspeções regulares no local de trabalho são realizadas em todas as unidades operacionais para identificar perigos e confirmar que os arranjos de saúde e segurança estão sendo implementados de forma eficaz. As inspeções podem ser realizadas pelo Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo, gerentes locais ou outros funcionários designados, utilizando listas de verificação de inspeção apropriadas. Áreas de maior risco podem ser priorizadas, quando apropriado. Os resultados das inspeções são registrados e quaisquer ações identificadas devem ser tratadas dentro dos prazos acordados. O progresso das ações é monitorado e relatado através dos arranjos de governança de saúde e segurança do Grupo.

Revisões de Avaliação de Risco

As avaliações de risco são revistas periodicamente e sempre que houver alterações significativas nas práticas de trabalho, instalações ou atividades. Isso garante que as medidas de controle permaneçam adequadas e eficazes.

Inspeções Especializadas de Conformidade

Quando necessário, inspeções especializadas e verificações de conformidade legal são realizadas por pessoas competentes, que podem incluir contratados ou consultores externos. Essas inspeções podem se referir a assuntos como sistemas de segurança contra incêndio, higiene da água, segurança elétrica, segurança predial ou outros requisitos legais.

Revisão Interna e Relatórios de Governança

O desempenho em saúde e segurança é avaliado por meio de processos internos de monitoramento e governança. É elaborado um relatório anual de Saúde e Segurança para o Conselho de Administração da Malvern International PLC, apresentando uma visão geral do desempenho, dos incidentes significativos, das atividades de conformidade e das áreas que necessitam de melhorias.

Monitoramento reativo (depois que as coisas dão errado)

O monitoramento reativo envolve investigar incidentes e revisar os resultados para identificar as causas de falhas na gestão da saúde e segurança e prevenir a recorrência.

O Grupo realiza o monitoramento reativo por meio de:

Relato e Investigação de Incidentes

Todos os acidentes, incidentes e quase acidentes são relatados e investigados de acordo com os procedimentos do Grupo. As investigações visam identificar as causas raízes e assegurar que as ações corretivas apropriadas sejam implementadas.

Relatório de Desempenho de Incidentes e Segurança

As estatísticas e tendências de incidentes são monitoradas e revisadas como parte dos processos de governança de saúde e segurança do Grupo. Isso permite que a organização identifique padrões, aborde questões recorrentes e implemente melhorias adequadas.

Monitoramento de Saúde e Ausências

Quando relevante, informações relacionadas a doenças ou ausências relacionadas ao trabalho podem ser revisadas para ajudar a identificar quaisquer questões de saúde e segurança que exijam atenção adicional.

Juntos, esses processos de monitoramento ativo e reativo apoiam o Grupo na manutenção de uma supervisão eficaz do desempenho de saúde e segurança e contribuem para a melhoria contínua de seus sistemas de gestão de saúde e segurança.

Seção 3 – Acordos

Esta seção descreve os arranjos e procedimentos operacionais em vigor para apoiar a implementação desta Política de Saúde e Segurança. Tais arranjos fornecem orientação sobre como riscos específicos são gerenciados nas atividades e instalações do Grupo. Gerentes e funcionários devem garantir que esses arranjos sejam compreendidos e aplicados em suas respectivas áreas de responsabilidade.

Acidentes, Incidentes e Quase Acidentes

Todos os acidentes, incidentes e "quase acidentes" (near misses) devem ser reportados prontamente, de acordo com os procedimentos de reporte do Grupo. O reporte em tempo hábil permite que o Grupo investigue os eventos, identifique as causas subjacentes e implemente ações corretivas apropriadas para prevenir a sua recorrência.

Os gerentes são responsáveis por garantir que os incidentes em suas áreas sejam registrados e investigados de maneira proporcional. Quando necessário, os incidentes serão reportados de acordo com os requisitos legais, incluindo o Regulamento de Comunicação de Lesões, Doenças e Ocorrências Perigosas (RIDDOR).

As informações coletadas por meio de comunicação e investigação de incidentes contribuem para o monitoramento do desempenho de saúde e segurança do Grupo e dão suporte à melhoria contínua.

Treinamento

O Grupo garantirá que os funcionários recebam informações, instruções e treinamento de saúde e segurança apropriados e relevantes para suas funções. Os requisitos de treinamento podem incluir treinamento de integração, treinamento específico para a função e treinamento de atualização, quando apropriado. Os gerentes são responsáveis por garantir que o pessoal em suas áreas tenha recebido o treinamento necessário para realizar suas tarefas com segurança.

Comunicação com Funcionários

A comunicação eficaz é essencial para manter ambientes de trabalho e de aprendizado seguros. O Grupo garantirá que as informações relevantes de saúde e segurança sejam comunicadas aos funcionários por meio de canais apropriados, incluindo programas de integração, comunicações internas, materiais de orientação e briefings gerenciais.

Consulta com os Empregados

O Grupo está empenhado em consultar os funcionários sobre assuntos que afetam sua saúde e segurança. A consulta pode ocorrer por meio de mecanismos formais e informais, incluindo reuniões de equipe, comitês de saúde e segurança ou outros fóruns apropriados, permitindo que os funcionários levantem preocupações e contribuam para melhorias nas disposições de saúde e segurança.

Controle de Contratados

Onde empreiteiros forem contratados para realizar trabalhos em nome do Grupo, acordos apropriados estarão em vigor para garantir que o trabalho seja realizado com segurança. Os empreiteiros devem cumprir os requisitos relevantes de saúde e segurança e podem ser solicitados a fornecer evidências de competência, avaliações de risco e declarações de método, quando apropriado. Os empreiteiros também devem cumprir os procedimentos de saúde e segurança das instituições anfitriãs, onde as atividades do Grupo ocorrerem em instalações de parceiros.

Controle de Substâncias Perigosas à Saúde (COSHH)

Quando as atividades envolverem o uso ou armazenamento de substâncias que possam apresentar risco à saúde, avaliações adequadas serão realizadas de acordo com o Regulamento de Controle de Substâncias Perigosas à Saúde (Control of Substances Hazardous to Health Regulations). Medidas de controle adequadas serão implementadas para minimizar a exposição e garantir que as substâncias sejam usadas, armazenadas e descartadas com segurança.

Incidentes Críticos

O Grupo mantém procedimentos para responder a incidentes críticos que possam afetar a segurança ou o bem-estar de funcionários, alunos ou visitantes. Incidentes críticos incluem acidentes graves, crises físicas, interrupções significativas de serviços, emergências de proteção ou qualquer evento que possa impactar significativamente as operações ou a reputação. As respostas a incidentes críticos são coordenadas de acordo com o Plano de Continuidade de Negócios (BCP/MIG/001) do Grupo, que estabelece a estrutura de escalonamento, a estrutura da Equipe Central de Liderança de Emergência (CLET) e os protocolos de gerenciamento de incidentes. Esta Política de SSMA e o BCP operam em paralelo; um incidente de SSMA que atenda a um limite de alerta do BCP deve ser gerenciado sob ambos os quadros simultaneamente.

Limites de Alerta BCP e Contatos de Escalada

O Plano de Continuidade de Negócios do Grupo (BCP/MIG/001) estabelece os limites de alerta de 60 minutos e 24 horas, contatos de escalonamento e orientações sobre relatórios RIDDOR aplicáveis a incidentes de H&S. Os contatos principais são: Coordenador de H&S do Grupo — Matthew Huda (HSE@malvernplc.com); COO — James Findley (james.findley@malvernplc.com). Em qualquer situação que envolva perigo imediato à vida, ligue 999 primeiro.

H&S Escalation de Incidentes para CLET — Contatos Principais

Onde um incidente de saúde e segurança encontra um limiar de alerta de plano de continuidade de negócios (BCP), notifique Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) e seu gerente imediatamente, em seguida, inicie o alerta de BCP apropriado. O Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo notifica o COO, mantém o registro do incidente de saúde e segurança e garante que as obrigações de relatórios RIDDOR sejam cumpridas concomitantemente com os procedimentos de BCP.

Categorias de Incidentes e Orientação de Resposta do BCP

O BCP fornece orientação específica de gerenciamento de incidentes para cenários relacionados à Saúde e Segurança (S&S). Para crises físicas (incêndio, inundação, explosão, desabamento de edifício ou liberação descontrolada de gás), os procedimentos de emergência em nível de local têm precedência imediata, seguidos pela notificação ao CLET e escalonamento do BCP. Para falhas de TI ou interrupções de sistema que afetam a capacidade de monitorar ou responder a incidentes de S&S, as Prioridades de Recuperação de Sistemas de TI do BCP se aplicam e o Coordenador de S&S do Grupo deve ser notificado de qualquer período em que a capacidade de relatar incidentes esteja comprometida. Para ameaças a funcionários ou alunos (incluindo ameaças de bomba, violência ou extorsão), os deveres de S&S e salvaguarda operam concomitantemente com o escalonamento do BCP. Para eventos de saúde pública ou pandemias que afetam a capacidade operacional, a estrutura de Análise de Impacto nos Negócios do BCP orienta a resposta proporcional. O BCP deve ser consultado diretamente para listas de verificação de ações detalhadas, responsabilidades do CLET e protocolos de comunicação aplicáveis a cada tipo de incidente.

Revisão Pós-Incidente e Lições Aprendidas

Após qualquer incidente crítico ou ativação do PGC, o Coordenador de S&S do Grupo deve concluir uma revisão pós-incidente de S&S em conjunto com o processo de Lições Aprendidas do PGC (BCP/MIG/001, Seção 8). A revisão avalia se as avaliações de risco, treinamentos ou procedimentos requerem revisão e se o relato de RIDDOR foi tratado corretamente. Os resultados são reportados ao COO e apresentados na próxima reunião do Comitê de S&S.

Funcionários com Deficiência e Condições Médicas

O Grupo compromete-se a apoiar funcionários com deficiências ou condições médicas, incluindo condições temporárias quando apropriado. Considerarão-se ajustes razoáveis para permitir que os funcionários desempenhem as suas funções de forma segura e eficaz. Podem ser realizadas avaliações de risco individuais, quando necessário, para garantir que o apoio adequado seja fornecido.

Estudantes com Deficiência e Condições Médicas

O Grupo tem como objetivo garantir que estudantes com deficiências ou condições médicas possam participar com segurança das atividades de aprendizado. Arrangements de apoio apropriados serão implementados onde necessário, e a equipe trabalhará com colegas relevantes e instituições parceiras para garantir que ajustes adequados e medidas de segurança estejam em vigor.

Equipamento de Visualização de Tela (EVD)

O Grupo reconhece que muitos funcionários utilizam equipamentos de tela de exibição como parte de seu trabalho. Estão em vigor arranjos adequados para garantir que os postos de trabalho sejam configurados com segurança e que os funcionários estejam cientes de boas práticas ergonômicas para reduzir o risco de problemas musculoesqueléticos ou fadiga visual. Todos os funcionários que utilizam regularmente DSE como parte significativa de seu trabalho devem concluir uma autoavaliação de DSE. Gerentes diretos e Diretores do Centro são responsáveis por garantir que as autoavaliações de DSE sejam concluídas em suas áreas e que quaisquer riscos identificados sejam tratados. Onde uma avaliação de DSE identificar um risco significativo ou um funcionário relatar desconforto, a questão deve ser escalada para o Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo, que providenciará uma avaliação adicional ou encaminhamento para saúde ocupacional, conforme apropriado. O Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo mantém um registro central das avaliações de DSE por local.

Dirigindo para o Trabalho

Onde os funcionários dirigirem como parte de suas funções de trabalho, eles devem garantir que estejam devidamente licenciados, que os veículos usados para fins de trabalho sejam mantidos em condições seguras e que as viagens sejam realizadas de forma responsável e em conformidade com as leis de trânsito aplicáveis.

Segurança Elétrica

O Grupo garantirá que os equipamentos elétricos utilizados em suas instalações sejam mantidos em condições seguras. Os funcionários devem usar apenas equipamentos elétricos autorizados para uso e devem relatar prontamente quaisquer defeitos ou danos para que as ações apropriadas possam ser tomadas. Em relação ao teste de aparelhos portáteis (PAT): para instalações gerenciadas pelo Grupo, o Grupo é responsável pelo teste PAT de seus próprios equipamentos e pela manutenção dos registros de teste. Para locais hospedados nas instalações de parceiros, a instituição anfitriã é responsável pelo teste PAT de equipamentos de propriedade do edifício; os Diretores do Centro devem confirmar os arranjos com o anfitrião. Laptops e dispositivos pessoais trazidos para o local pelos funcionários não estão sujeitos aos requisitos estatutários de PAT e são considerados fora do escopo, a menos que sejam usados como o principal dispositivo de trabalho do funcionário nas instalações gerenciadas pelo Grupo, caso em que uma verificação visual de segurança é recomendada.

Trabalho Remoto e Híbrido

Onde os funcionários trabalham remotamente ou em um modelo de trabalho híbrido, o Grupo fornecerá orientações para apoiar práticas seguras de trabalho em casa, incluindo uma autoavaliação de DSE (Equipamento de Tela e Visualização) para o posto de trabalho doméstico. Os funcionários permanecem responsáveis por garantir que seu ambiente de trabalho seja seguro e adequado para o desempenho de suas funções. Orientações detalhadas sobre trabalho seguro em casa, incluindo configuração do posto de trabalho, iluminação e procedimentos de comunicação, são fornecidas no Guia de Saúde e Segurança para Trabalho em Casa do Grupo. Enquanto isso, os funcionários devem entrar em contato com Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) se seu acordo de trabalho em casa apresentar um risco à saúde ou segurança que não possa ser resolvido de forma independente.

Trabalho Solitário

Onde os funcionários são obrigados a trabalhar sozinhos, devem ser feitos arranjos apropriados para garantir a segurança deles. Isso pode incluir avaliações de risco, procedimentos de comunicação e arranjos de supervisão adequados. A Política de Trabalho Sozinho do Grupo fornece orientação detalhada sobre arranjos de trabalho solitário, incluindo procedimentos de check-in e rotas de escalada. Todos os funcionários que trabalham regularmente sozinhos devem conhecer e cumprir essa política.

Manuseio Manual

Onde tarefas de manuseio manual não puderem ser evitadas, medidas apropriadas serão tomadas para minimizar o risco de lesões. Os funcionários devem seguir práticas de manuseio seguro e buscar assistência quando necessário. Dado o ambiente de escritório e ensino de baixo risco do Grupo, a certificação formal de manuseio manual não é exigida para a maioria dos funcionários. Treinamento de nível de conscientização sobre técnicas seguras de manuseio manual é suficiente para a maioria das funções e está incluído no programa de integração de Saúde e Segurança. Onde uma função específica envolver atividade significativa ou regular de manuseio manual, uma avaliação específica para a função será concluída e treinamento apropriado será fornecido.

Trabalhadoras Grávidas e Novas Mães

O Grupo realizará avaliações de risco apropriadas para trabalhadoras grávidas, novas mães e aquelas que deram à luz recentemente, quando relevante para suas atividades de trabalho. Ajustes adequados serão considerados para garantir que os riscos sejam gerenciados apropriadamente.

Escorregões e Tropeções

Escorregões e tropeções estão entre os perigos mais comuns no local de trabalho. Espera-se que funcionários e alunos ajudem a manter ambientes organizados e seguros, e quaisquer perigos, como derramamentos, pisos danificados ou corredores obstruídos, devem ser relatados prontamente.

Fumar e Vaping

Fumar e usar cigarros eletrônicos não são permitidos dentro das edificações do Grupo ou em áreas onde possam representar risco à saúde ou segurança. Áreas designadas podem ser fornecidas, quando apropriado, de acordo com as regras do local.

Violência e Agressão no Trabalho

O Grupo não tolerará violência, ameaças ou comportamento agressivo contra funcionários, alunos ou visitantes. Quaisquer incidentes de violência ou agressão devem ser relatados prontamente para que as medidas apropriadas possam ser tomadas. Ao responder a qualquer situação violenta ou ameaçadora, os funcionários devem seguir o Plano de Ação de Emergência (PAE) do local. Cada local operacional deve ter um Plano de Ação de Emergência em nível de local atualizado, desenvolvido pelo Diretor do Centro ou Gerente de Operações usando um modelo padrão do Grupo e revisado anualmente. Para locais que operam em instalações de universidades parceiras ou programas para juniores, o PAE principal será o da instituição anfitriã; os Diretores do Centro devem obter uma cópia do PAE do anfitrião, confirmar que ele está atualizado e garantir que todos os funcionários do Grupo nesse local estejam familiarizados com ele. Matthew Huda é responsável por manter um registro de PAEs por local e confirmar sua validade como parte da verificação anual de Saúde e Segurança do local. Observação: As obrigações do Grupo sob a Lei de Terrorismo (Proteção de Instalações) de 2025 (Lei de Martyn) estão sob revisão. O aconselhamento jurídico está sendo buscado e esta seção será atualizada assim que as obrigações por local forem confirmadas.

Visitantes

Os visitantes devem cumprir os procedimentos de saúde e segurança do Grupo enquanto estiverem nas suas instalações ou participarem nas suas atividades. Espera-se que os visitantes sigam as instruções fornecidas pelo pessoal e que comuniquem quaisquer preocupações de segurança que observem.

Segurança contra Incêndio

O Grupo está empenhado em manter arranjos eficazes de segurança contra incêndios em todas as suas instalações e atividades, em conformidade com o Regulatory Reform (Fire Safety) Order 2005. Como a maioria das atividades de ensino e operacionais do Grupo ocorre em instalações de parceiros, a instituição anfitriã normalmente detém e mantém a avaliação de risco de incêndio das instalações. Os Diretores de Centro e Gerentes Acadêmicos devem familiarizar-se com os arranjos de segurança contra incêndios relevantes em cada local e garantir que os funcionários e alunos do Grupo cumpram com eles. Quando o Grupo detém ou gerencia suas próprias instalações, o Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo é responsável por garantir que uma avaliação de risco de incêndio adequada e suficiente esteja em vigor e seja revisada regularmente.

O Grupo exige os seguintes arranjos de segurança contra incêndio em cada local de operação:

• Uma avaliação atual de risco de incêndio para o local, seja de posse da instituição anfitriã ou do Grupo para locais gerenciados pelo Grupo. Os Diretores de Centro devem confirmar por escrito ao Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo até 31 de outubro de cada ano que a avaliação de risco de incêndio relevante foi revisada nos doze meses anteriores e permanece atual. Esta confirmação por escrito é necessária para fins de auditoria e deve ser retida pelo Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo por um mínimo de três anos.
• Pelo menos um Bombeiro Responsável designado por local de ensino ou operacional, com treinamento adequado de Bombeiro Responsável atualizado a cada três anos. A identidade do Bombeiro Responsável em cada local deve ser comunicada a todo o pessoal do Grupo que trabalha nessa localidade.
• Um plano de evacuação para cada local, seja o plano da instituição anfitriã ou um plano específico do Grupo, quando apropriado. Todos os funcionários do Grupo devem ser informados sobre as rotas de evacuação e os pontos de encontro relevantes para seu local durante a integração e sempre que se mudarem para um novo local.
• Os simulados de incêndio devem ser realizados de acordo com os requisitos da avaliação de risco de incêndio de cada local. Para as instalações gerenciadas pelo Grupo, os simulados devem ocorrer pelo menos anualmente. O resultado de cada simulado de incêndio deve ser registrado usando o Registro de Simulados de Incêndio do Grupo e enviado ao Coordenador de H&S do Grupo em até cinco dias úteis.
• Disposições aprimoradas de segurança contra incêndio para programas que envolvem estudantes com menos de 18 anos estão detalhadas no Adendo de Segurança e Saúde para Jovens e Crianças.

Todos os funcionários não devem interferir ou desativar equipamentos de segurança contra incêndio, não devem manter portas corta-fogo abertas e devem relatar imediatamente quaisquer defeitos nos sistemas de detecção, supressão ou alarme de incêndio ao contato apropriado do prédio ou ao Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo.

Primeiros Socorros

O Grupo garante que haja recursos adequados de primeiros socorros disponíveis em todos os locais, de acordo com o Health and Safety (First Aid) Regulations 1981. O Coordenador de Saúde e Segurança (H&S) do Grupo mantém um registro em toda a empresa dos recursos de primeiros socorros por local e é responsável por garantir que a cobertura seja apropriada para as atividades e a população em cada local. Uma Avaliação de Necessidades de Primeiros Socorros deve ser concluída para cada local e revisada anualmente ou após qualquer mudança significativa na atividade ou no pessoal.

O atendimento mínimo de primeiros socorros em cada local é o seguinte:

• Pelo menos uma Pessoa Designada por local, em todos os momentos durante o horário de funcionamento.
• Onde a Avaliação de Necessidades de Primeiros Socorros indicar um risco mais alto ou uma população maior, um profissional qualificado de primeiros socorros, detentor de um certificado HSE-approved First Aid at Work (FAW) ou Emergency First Aid at Work (EFAW) válido, deve estar disponível no local. Como um limite padrão, qualquer local com mais de 50 alunos e funcionários presentes a qualquer momento requer pelo menos um socorrista qualificado FAW ou EFAW no local durante o horário de funcionamento.
• Um kit de primeiros socorros adequadamente abastecido deve estar disponível em cada local. Um kit de primeiros socorros portátil também deve ser levado em todas as atividades fora do local, excursões e atividades do programa social pelo membro da equipe que lidera a atividade.
• Todos os acidentes que exigirem tratamento de primeiros socorros devem ser registrados em um livro de acidentes ou registro equivalente, e o incidente comunicado ao Coordenador de SMS do Grupo.

Os requisitos aprimorados de primeiros socorros para programas que envolvem estudantes menores de 18 anos estão detalhados no Adendo de Saúde e Segurança para Jovens e Menores (Juniors and Young Persons H&S Addendum), incluindo requisitos para pessoal treinado em primeiros socorros pediátricos durante programas residenciais e de atividades.

Jovens e Menores de 18 Anos (Juniores e Carreiras)

O Grupo administra programas que incluem alunos menores de 18 anos em duas divisões: a divisão Juniors e, dentro do Malvern House University Pathways, alunos menores de 18 anos matriculados em um programa Pathways. O Regulamento de 1999 sobre Gestão da Saúde e Segurança no Trabalho impõe obrigações específicas aos empregadores em relação aos jovens. Essas obrigações exigem que o Grupo realize uma avaliação de riscos específica antes que um jovem comece a participar de qualquer programa ou atividade, levando em consideração, de maneira especial, sua inexperiência, falta de consciência dos riscos e estágio de desenvolvimento físico e psicológico.

As disposições operacionais detalhadas para alunos menores de 18 anos estão estabelecidas no Adendo de Saúde e Segurança para Menores e Jovens, que se aplica tanto à divisão de Menores quanto a quaisquer alunos do Pathways com menos de 18 anos. Este Adendo faz parte da estrutura de Saúde e Segurança do Grupo e deve ser lido em conjunto com esta política.

Avaliação de Risco Pré-Projeto

Uma Avaliação de Risco específica para Jovens deve ser concluída para cada programa ou grupo envolvendo estudantes com menos de 18 anos antes do início do programa. Esta avaliação deve abordar: o ambiente físico e a adequação do local; as atividades e se alguma delas requer supervisão ou restrição específica para menores de 18 anos; as proporções de supervisão em vigor; quaisquer condições médicas, deficiências ou necessidades de apoio conhecidas; os arranjos de viagem e transporte solitários; os arranjos de acomodação para programas residenciais; e os procedimentos de resposta a emergências fora do horário de expediente. A avaliação de risco deve ser assinada pelo Diretor do Centro relevante ou pelo Líder da Divisão Júnior e submetida ao Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo antes da data de início do programa.

Supervisão e Proporções de Pessoal

Supervisão apropriada deve ser mantida a todo momento durante programas envolvendo estudantes com menos de 18 anos. Como linha de base mínima: durante sessões de ensino, aplica-se uma proporção de no máximo 1 membro da equipe para cada 20 alunos; durante atividades fora do local, passeios ou programas sociais, aplica-se uma proporção mínima de 1:10; para programas residenciais ou programas envolvendo alunos com menos de 16 anos, aplica-se uma proporção mínima de 1:8 durante qualquer atividade fora do local. Essas proporções são padrões mínimos; a avaliação de risco pode especificar proporções mais altas onde a atividade ou as necessidades individuais a exijam. Onde os requisitos de uma organização parceira forem mais rigorosos do que esses mínimos, o padrão mais alto do parceiro se aplica.

Observação — Programas do Language in Action (LiA): Adam Ennis deve confirmar os requisitos atuais de proporção de supervisão do LiA antes de cada temporada do programa e garantir que os programas em grupo que operam através do LiA atendam ao mais alto dos dois padrões. Esta confirmação deve ser documentada na avaliação de risco do programa relevante.

Consentimento dos Pais ou Responsáveis e Contatos de Emergência

Antes da matrícula, o pai, a mãe ou o responsável legal de todo aluno menor de 18 anos deve fornecer consentimento por escrito para a participação no programa, incluindo quaisquer atividades, passeios fora do local ou arranjos residenciais. A documentação de consentimento deve incluir informações de contato de emergência para pelo menos dois adultos, condições médicas, alergias, medicamentos ou necessidades de apoio, e consentimento para tratamento médico de emergência. Esta informação deve ser mantida em segurança e acessível à equipe relevante durante todas as horas do programa.

Condições Médicas e Informações de Saúde

As informações de saúde para estudantes menores de 18 anos devem ser coletadas antes do início do programa e compartilhadas em base de "necessidade de saber" com a equipe relevante. Onde um estudante necessitar de medicação para ser administrada, o consentimento escrito dos pais e instruções claras devem ser obtidos e um membro da equipe designado como responsável pela administração da medicação. Medicamentos prescritos não devem ser administrados sem o consentimento escrito dos pais.

Atividades Externas, Visitas e Passeios

Todas as atividades fora do local, visitas e passeios que envolvam estudantes com menos de 18 anos exigem uma avaliação de risco específica aprovada antes que a atividade ocorra. A avaliação de risco deve abordar os arranjos de rota e transporte, os arranjos de segurança do local, as proporções de supervisão, os procedimentos de emergência e as necessidades de bem-estar. O consentimento dos pais deve ser obtido para todas as atividades fora do local.

Programas Residenciais

Onde os programas incluírem acomodações de alojamento para estudantes menores de 18 anos, uma avaliação de risco de saúde e segurança de alojamento deve ser concluída. As acomodações devem atender aos padrões apropriados de segurança contra incêndio, ter uma avaliação de risco de incêndio atual e incluir um responsável designado pelo bem-estar residencial. Homens e mulheres devem ser alojados em áreas separadas com protocolos claros sobre acesso. Procedimentos de emergência fora do horário de expediente devem ser comunicados a todos os alunos e funcionários.

Relatório de Incidentes para Alunos Menores de 18 Anos

Qualquer acidente, incidente ou quase.

Adendo de Saúde e Segurança para Menores e Jovens

O Adendo de SST para Juniores e Jovens fornece orientações operacionais detalhadas que complementam esta política para todas as atividades envolvendo estudantes menores de 18 anos. Ele abrange a divisão de Juniores e estudantes de Pathways menores de 18 anos e está sendo desenvolvido pelo Líder da Divisão de Juniores em consulta com o Coordenador de SST do Grupo. Até que o Adendo seja publicado, as disposições desta seção e da Política de Proteção e Prevenção do Grupo governam todas as atividades para menores de 18 anos.

Instalações de Bem-Estar e Ambiente de Trabalho

O Grupo garantirá que instalações de bem-estar apropriadas estejam disponíveis para funcionários e alunos onde for razoavelmente praticável, de acordo com os Regulamentos de Local de Trabalho (Saúde, Segurança e Bem-Estar) de 1992. Isso inclui acesso a saneamento adequado, água potável, instalações de descanso e um ambiente de trabalho que apoie a saúde, a segurança e o bem-estar. Para instalações gerenciadas pelo Grupo, o Grupo é diretamente responsável por atender aos padrões mínimos. Para instalações de parceiros, a instituição anfitriã é responsável pelo fornecimento das instalações; no entanto, os Diretores de Centro devem confirmar como parte de sua verificação anual do local que as instalações de bem-estar são adequadas para o número de funcionários e alunos do Grupo. Quaisquer inadequações devem ser comunicadas imediatamente ao Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo.

Comitês de Saúde e Segurança e Estrutura de Governança

O Grupo mantém uma abordagem estruturada à governança de saúde e segurança através de um sistema de comitês de saúde e segurança divisionais e centrais. Esses comitês apoiam a implementação eficaz da Política de Saúde e Segurança, fornecem supervisão do desempenho de saúde e segurança e permitem a consulta com gestores e colaboradores em toda a organização.

Dada a natureza das atividades do Grupo e seu ambiente operacional de baixo risco, reuniões formais do Comitê de Saúde e Segurança são realizadas semestralmente. Reuniões adicionais podem ser convocadas quando necessário em resposta a incidentes significativos, riscos emergentes ou requisitos operacionais.

O Coordenador de H&S do Grupo é responsável por coordenar a estrutura do comitê, monitorar as ações decorrentes das reuniões e gerenciar os casos ou investigações ativas de saúde e segurança entre as reuniões, quando necessário.

Os resultados, as principais questões e as recomendações decorrentes da estrutura de comitês são relatados por meio da estrutura de governança do Grupo e encaminhados ao Conselho Executivo da Malvern International PLC, que se reúne mensalmente.

Estrutura do Comitê

O Grupo opera a seguinte estrutura de comitê de saúde e segurança:

Comitês Divisionais de Saúde e Segurança

• Comitê de Saúde e Segurança do University Pathways
• Comitê de Saúde e Segurança da Júnior

Esses comitês analisam assuntos de saúde e segurança relevantes para suas respectivas atividades, incluindo incidentes, riscos operacionais e requisitos de conformidade. Questões que exigem supervisão mais ampla ou ação organizacional são escaladas para o Comitê Central de Saúde e Segurança.

Comitê Central de Saúde e Segurança

O Comitê Central de Saúde e Segurança fornece supervisão em nível de Grupo sobre assuntos de saúde e segurança e revisa questões escaladas dos comitês divisionais. O comitê considera o desempenho geral, riscos emergentes e assuntos de conformidade em toda a organização e fornece garantia de que os arranjos apropriados de saúde e segurança estão em vigor.

Frequência de Reunião

• Comitês de Saúde e Segurança Divisional: Mínimo duas vezes por ano
• Comitê Central de Saúde e Segurança: Mínimo duas vezes por ano
• Reuniões adicionais podem ser realizadas ocasionalmente, conforme necessário.

Composição do Comitê

A participação nos comitês geralmente incluirá representantes da gestão operacional, da liderança acadêmica e de funções de apoio relevantes. A participação pode variar dependendo do escopo do comitê e dos requisitos operacionais.

O Coordenador do Grupo H&S normalmente atuará como a secretaria, apoiando a administração de reuniões, registrando atas e acompanhando as ações.

Pauta Padrão para Reuniões do Comitê de Saúde e Segurança

1. Bem-vindo e Pedido de Desculpas
2. Revisão das Minutas Anteriores e Registro de Ações
3. Revisão de Incidente
   • Acidentes, incidentes e quase acidentes
   • Investigações em andamento
4. Desempenho de Saúde e Segurança
   • Resultados da inspeção
   • Atualizações de conformidade
5. Gerenciamento de Risco
   • Revisão de avaliações de risco
   • Riscos emergentes
6. Treinamento e Conscientização
   • Atualizações de treinamento de saúde e segurança
7. Atualizações Operacionais
   • Instalações ou assuntos de segurança operacional
8. Atualizações Regulatórias ou de Políticas
9. Outros Assuntos
10. Resumo das Ações e Próxima Reunião