Política Grupal de Salud y Seguridad

Declaración de Intenciones

Malvern International PLC se compromete a garantizar, en la medida en que sea razonablemente posible, la salud, la seguridad y el bienestar de los empleados, estudiantes, contratistas y visitantes. La Junta Directiva reconoce que la salud y la seguridad son un componente fundamental de la gobernanza, la excelencia operativa y la gestión de riesgos.

Alcance y aplicación

Esta política se aplica a Malvern, International PLC y a todas sus filiales, divisiones, centros de enseñanza, residencias y sedes administrativas.

Introducción

Esta política se aplica a Malvern, International PLC y todas sus filiales, entre las que se incluyen:

• Malvern House Group Limited
• Malvern HE: Alianzas
• Malvern House International Limited

Esta Política de Salud y Seguridad (SyS) se divide en tres secciones distintas de la siguiente manera:

SECCIÓN 1 – Declaración de Política de Salud, Seguridad y Bienestar

En esta sección se describen los objetivos generales de la Política de Salud y Seguridad del Grupo. La declaración es aprobada formalmente por el presidente del Comité de Salud y Seguridad y posteriormente ratificada por la Junta Directiva de Malvern International PLC.

SECCIÓN 2 – Organización

En esta sección se definen la estructura organizativa, el marco de gobernanza y las responsabilidades asignadas, establecidos para garantizar la implementación efectiva de las metas y los objetivos establecidos en esta Política de Salud y Seguridad.

SECCIÓN 3 – Disposiciones

En esta sección se describen los procedimientos específicos que deben seguir el personal, los estudiantes, los visitantes y los contratistas para garantizar la aplicación efectiva de la Política de Salud y Seguridad y el mantenimiento de un entorno seguro, saludable y propicio. Cuando los procedimientos detallados se encuentran en políticas independientes, se hace referencia clara a ellas en esta sección para facilitar su consulta y cumplimiento.

SECCIÓN 1 – Declaración de Política de Salud, Seguridad y Bienestar

Malvern International PLC (“el Grupo”) se compromete a garantizar, en la medida en que sea razonablemente posible, la salud, la seguridad y el bienestar de todos los empleados, estudiantes, contratistas, visitantes y cualquier otra persona que pueda verse afectada por sus actividades.

La Junta Directiva reconoce que una gestión eficaz de la salud y la seguridad es un componente integral de una gobernanza responsable, la excelencia operativa y la calidad educativa. La salud y la seguridad están integradas en el marco general de gestión de riesgos del Grupo y se consideran una prioridad organizativa fundamental en lugar de una función de cumplimiento independiente.

El Grupo se compromete a:

• Proporcionar instalaciones seguras, sistemas de trabajo seguros y equipos seguros.
• Identificar peligros y evaluar riesgos de manera sistemática y proporcionada.
• Implementar medidas de control adecuadas y suficientes para mitigar el riesgo.
• Proporcionar información, instrucción, capacitación y supervisión adecuadas para asegurar la competencia.
• Fomentar una cultura positiva de salud y seguridad en todas las filiales y divisiones.
• Garantizar una consulta y comunicación efectivas con los empleados y las partes interesadas relevantes, incluidas las Universidades Asociadas.
• Supervisar el desempeño mediante mecanismos de inspección, auditoría y presentación de informes.
• Cumpliendo con todos los requisitos legales y reglamentarios pertinentes.
• Revisar y mejorar continuamente sus disposiciones de salud y seguridad.

La Junta Directiva conserva la responsabilidad final del desempeño en salud y seguridad en todo el Grupo. La responsabilidad operativa de la implementación recae en el Director de Operaciones, con el apoyo del Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo (Matthew Huda) y los equipos de liderazgo de las subsidiarias.

La gobernanza de salud y seguridad está integrada con el Plan de Continuidad del Negocio (PCN/MIG/001) del Grupo y el marco de Salvaguarda para garantizar respuestas coordinadas y proporcionales a incidentes que puedan afectar el bienestar, las operaciones o la reputación. El PCN establece el Equipo Central de Liderazgo de Emergencia (CLET) del Grupo, los umbrales de alerta y los protocolos de gestión de incidentes; esta Política de Salud y Seguridad opera dentro y junto a ese marco. Cualquier incidente de salud y seguridad que cumpla con los umbrales establecidos en el PCN debe ser escalado de acuerdo con los procedimientos de alerta del PCN, así como con los requisitos de reporte de esta política.

Esta Política se revisará anualmente, o antes si un cambio significativo o incidente lo requiere, y se comunicará a todos los empleados de todo el Grupo.

Firmado en nombre del Consejo de Administración de Malvern International PLC:

Richard Mace
Director Ejecutivo
Malvern International PLC

Declaración del Director de Operaciones

Como director de operaciones de Malvern International PLC, reconozco que una gestión eficaz de la salud, la seguridad y el bienestar no se logra únicamente mediante políticas, sino a través del liderazgo, el comportamiento y la responsabilidad colectiva en todo el Grupo.

Si bien tengo la responsabilidad operativa de la implementación y supervisión de esta Política, la creación y el mantenimiento de un entorno seguro dependen del liderazgo visible en todos los niveles de la organización. La salud y la seguridad deben integrarse en la toma de decisiones diaria, la planificación operativa y la forma en que nos comportamos como colegas, educadores y líderes.

Estamos comprometidos a fomentar una cultura donde:

• La seguridad se considera antes que el rendimiento.
• Las preocupaciones se pueden plantear abiertamente y sin vacilar.
• Los incidentes se informan con transparencia y se investigan de forma constructiva.
• Aprender de la experiencia es valioso y se comparte.
• El cumplimiento se considera un estándar mínimo, no el objetivo final.

La gobernanza de salud y seguridad está totalmente integrada en nuestros acuerdos de Continuidad del Negocio (BCP/MIG/001) y en nuestro marco de Protección, garantizando respuestas coordinadas y proporcionales a cualquier evento que afecte el bienestar de nuestros estudiantes, personal o la comunidad en general. El BCP define la estructura de escalada del Grupo, el Equipo de Emergencia de Liderazgo Central (CLET) y los protocolos de alerta; esta política opera junto con él. El personal debe estar familiarizado con los umbrales de alerta de 60 minutos y 24 horas del BCP y sus responsabilidades de escalada bajo esta política.

Espero que todos los líderes del Grupo demuestren una propiedad activa de la salud y la seguridad dentro de sus áreas de responsabilidad y modelen los comportamientos que sustentan una sólida cultura de seguridad. Cada empleado, independientemente de su función, tiene el deber de contribuir al mantenimiento de entornos de trabajo y aprendizaje seguros.

A través del monitoreo continuo, la auditoría interna, el diálogo abierto y la responsabilidad compartida, fortaleceremos nuestra cultura de seguridad año tras año.

James Findley
Director de Operaciones
Malvern International PLC

SECCIÓN 2 – Organización

El enfoque del Grupo para la gestión de salud y seguridad se basa en el marco descrito en la publicación HSG65: Managing for Health and Safety (HSE, 2013) del Health and Safety Executive (HSE). Este marco adopta el ciclo Planificar – Hacer – Verificar – Actuar (PHVA) para proporcionar un enfoque estructurado y continuo para la gestión de los riesgos de salud y seguridad.

Este modelo permite al Grupo equilibrar sistemas de gestión sólidos con los aspectos conductuales y culturales que sustentan un desempeño eficaz en salud y seguridad. El espíritu del Grupo consiste en integrar la salud y la seguridad en las prácticas de gestión cotidianas, reconociéndola como un elemento fundamental de buena gobernanza y liderazgo operativo, en lugar de una función de cumplimiento independiente.

Plan

El Grupo adopta un enfoque estructurado para la planificación de la salud y la seguridad al identificar los peligros asociados con sus actividades docentes, operativas y residenciales, y al evaluar el nivel de riesgo que implican. A través de este proceso de evaluación y perfilado de riesgos, el Grupo establece medidas de control apropi.

Haz

El Grupo se asegura de que los acuerdos identificados durante la etapa de planificación se implementen eficazmente a través de estructuras organizativas claras, responsabilidades definidas y capacitación adecuada. El liderazgo en salud y seguridad recae en el Director de Operaciones (Chief Operating Officer) y es apoyado por el Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo (Matthew Huda) y los equipos de gestión de filiales. Los gerentes son responsables de organizar las actividades dentro de sus áreas e implementar sistemas de trabajo seguros. Al personal se le proporciona la información, instrucción, capacitación y supervisión necesarias para desempeñar sus funciones de manera segura, garantizando que las consideraciones de salud y seguridad estén integradas en las operaciones diarias en todos los sitios.

Revisar

El Grupo supervisa su desempeño en salud y seguridad para garantizar que las políticas, procedimientos y medidas de control sigan siendo efectivos. Esto incluye inspecciones periódicas del lugar de trabajo, revisión de las evaluaciones de riesgos y la notificación e investigación de accidentes, incidentes y cuasi accidentes. Estas actividades de supervisión permiten al Grupo medir el desempeño, identificar peligros y determinar si las medidas de control están funcionando según lo previsto. La gerencia revisa los hallazgos de las inspecciones, las investigaciones de incidentes y otras actividades de supervisión, y se reportan a través de las estructuras de gobernanza de salud y seguridad del Grupo.

Actuar

El Grupo se compromete con la mejora continua en la gestión de la salud y la seguridad. La información recopilada a través de actividades de monitoreo, inspecciones, auditorías e investigaciones de incidentes se utiliza para revisar los acuerdos existentes e identificar oportunidades de mejora. Las lecciones aprendidas se comunican cuando corresponde para asegurar que las mejoras puedan implementarse en toda la organización. Cuando es necesario, los procedimientos y las medidas de control se actualizan para reflejar los cambios en la legislación, la práctica operativa o las guías de buenas prácticas, asegurando que el sistema de gestión de salud y seguridad del Grupo permanezca efectivo y sea proporcional a los riesgos asociados con sus actividades.

Responsabilidades de Salud y Seguridad

La gestión eficaz de la salud y la seguridad en Malvern International PLC se basa en un liderazgo claro, responsabilidades bien definidas y la cooperación de todos los miembros de la organización. Si bien la Junta Directiva es la encargada de la responsabilidad general por el desempeño en materia de salud y seguridad en todo el Grupo, la responsabilidad de implementar esta política es compartida por todos los niveles de la organización. Cada persona tiene un papel que desempeñar en el mantenimiento de entornos de trabajo y aprendizaje seguros.

Juntas Directivas de Grupo

Las Juntas de Dirección del Grupo proporcionan supervisión estratégica de la salud y seguridad en toda la organización. Son responsables de asegurar que existan acuerdos de gobernanza apropiados, que los riesgos de salud y seguridad se consideren como parte del marco general de gestión de riesgos del Grupo, y que se asignen recursos suficientes para apoyar la implementación efectiva de esta política.

Miembro Ejecutivo Responsable de Salud y Seguridad / Director de Operaciones (COO)

El Director de Operaciones (COO) tiene la responsabilidad ejecutiva de la supervisión operacional y la implementación de los acuerdos de salud y seguridad en todo el Grupo. El COO se asegura de que existan los sistemas, procedimientos y mecanismos de reporte apropiados, y de que la salud y seguridad estén efectivamente integradas dentro del marco de gestión operacional y de riesgos del Grupo. El COO también recibe informes sobre incidentes significativos, supervisa los reportes estatutarios cuando sea requerido y brinda garantías al Consejo Ejecutivo sobre el desempeño en salud y seguridad.

Coordinador de Salud y Seguridad Grupal — Matthew Huda

El Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo es Matthew Huda (Matthew.Huda@malvernplc.com). El Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo reporta directamente al Director de Operaciones y es el principal punto de contacto para asuntos de salud y seguridad en todo el Grupo. El rol incluye monitorear el cumplimiento de los procedimientos de salud y seguridad, apoyar la finalización y revisión de las evaluaciones de riesgos, coordinar los procesos de inspección y reporte, y brindar orientación a gerentes y personal sobre asuntos de salud y seguridad. El Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo también asiste en el monitoreo del reporte de incidentes y asegura que se implementen las acciones de seguimiento apropiadas, y garantizará que se lleven a cabo las disposiciones relativas a esta política. Se recuerda al personal que, en ausencia del Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo, las preocupaciones de salud y seguridad deben ser reportadas directamente al COO.

Contactos clave de salud y seguridad — Grupo Malvern International América Latina (es-419) Español

Directores de Centro

Los Directores de Centro y Gerentes Académicos son responsables de garantizar que las medidas de salud y seguridad se implementen de manera efectiva dentro de sus respectivos centros y entornos de enseñanza. En muchos casos, las actividades grupales se llevan a cabo en las instalaciones de socios. Si bien la institución anfitriona retiene la responsabilidad principal de la gestión de dichas instalaciones, los Directores de Centro y Gerentes Académicos deben trabajar en estrecha colaboración con el personal universitario pertinente y adoptar un enfoque proactivo para construir relaciones de trabajo efectivas. Esto incluye garantizar que el personal y los estudiantes del Grupo comprendan y sigan los procedimientos de salud y seguridad de la institución anfitriona, comunicar cualquier inquietud o peligro a los representantes universitarios apropiados y apoyar la coordinación efectiva de las medidas de salud y seguridad entre el Grupo y sus socios. También deben asegurarse de que se completen las evaluaciones de riesgos pertinentes cuando sea necesario y de que los incidentes, peligros o inquietudes se informen y aborden con prontitud.

Equipo de Alta Dirección

Los miembros del Equipo de Alta Dirección son responsables de promover una cultura positiva de salud y seguridad en toda la organización. Apoyan la implementación de esta política asegurando que las consideraciones de salud y seguridad se integren en la planificación operativa y la toma de decisiones, y al proporcionar liderazgo y dirección a gerentes y personal.

Gerentes Académicos

Los Gerentes Académicos son responsables de mantener entornos de aprendizaje seguros dentro de sus departamentos académicos o áreas de programas. Esto incluye asegurar que los espacios de enseñanza sean seguros y aptos para su propósito, que los estudiantes reciban información apropiada sobre H&S (Higiene y Seguridad) durante la inducción y las actividades de enseñanza, y que cualquier peligro o defecto identificado en las áreas de enseñanza sea reportado y atendido con prontitud. Los Gerentes Académicos también deben asegurar que las evaluaciones de riesgos relacionadas con la enseñanza se completen cuando sea necesario y que el personal docente bajo su supervisión conozca y cumpla con esta política.

Gerentes de Operaciones

Los Gerentes de Operaciones son responsables de la gestión diaria de las instalaciones, los contratistas y el cumplimiento de la H&S a nivel de sitio dentro de sus áreas operativas. Esto incluye asegurar que las evaluaciones de riesgo del sitio estén actualizadas y se revisen, que los contratistas reciban la inducción y supervisión adecuadas, que se mantengan los arreglos de seguridad contra incendios y primeros auxilios, y que cualquier problema relacionado con H&S de las instalaciones se escale de inmediato al Coordinador de H&S del Grupo. Los Gerentes de Operaciones actúan como el contacto principal a nivel de sitio para asuntos de cumplimiento de H&S y son responsables de completar los retornos de confirmación anual de H&S del sitio requeridos por esta política.

Empleados (Todos)

Todos los empleados tienen la responsabilidad de cuidar razonablemente su propia salud y seguridad, así como la de otras personas que puedan verse afectadas por sus acciones u omisiones en el trabajo. Se espera que los empleados cumplan con los requisitos de esta Política y cooperen con el Grupo para garantizar que los arreglos de salud y seguridad se implementen de manera efectiva.

De conformidad con sus deberes bajo la Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo, etc. de 1974 y el Reglamento de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo de 1999, los empleados deben:

• Tomen precauciones razonables para su propia salud y seguridad, y la de otras personas que puedan verse afectadas por sus acciones u omisiones.
• Coopere con el Grupo, en la medida necesaria, para permitirle cumplir con sus obligaciones de salud y seguridad.
• Utilice el equipo, los dispositivos de seguridad y las medidas de protección de acuerdo con la información, las instrucciones y la capacitación proporcionadas.
• No interferir ni hacer un uso indebido intencionalmente o por negligencia de cualquier cosa proporcionada en interés de la salud y seguridad.

Los empleados también deben informar de inmediato a su gerente o a un miembro apropiado del personal:

• Cualquier situación laboral que crean razonablemente que representa un peligro grave e inmediato para la salud y la seguridad.
• Cualquier asunto que estimen razonablemente que representa una deficiencia en los arreglos o medidas de protección de salud y seguridad del Grupo.

Al cumplir con estas responsabilidades, los empleados contribuyen a mantener entornos de trabajo y aprendizaje seguros y de apoyo en todo el Grupo.

Personal Docente

El personal docente es responsable de mantener entornos de aprendizaje seguros y de asegurar que los estudiantes estén al tanto de los procedimientos de salud y seguridad pertinentes durante las actividades de enseñanza. Esto incluye proporcionar la supervisión adecuada y asegurar que cualquier riesgo asociado con las actividades de enseñanza se gestione correctamente. El personal docente debe desempeñar un papel activo en el mantenimiento de aulas seguras y ordenadas, asegurando que los espacios de enseñanza se mantengan limpios, libres de peligros evitables y adecuados para el aprendizaje. Cualquier peligro, defecto o condición insegura identificada dentro del aula o el entorno de enseñanza debe informarse de inmediato a través de los procedimientos de notificación correspondientes para que puedan abordarse sin demora.

Estudiantes

Se espera que los estudiantes tomen precauciones razonables para su propia salud y seguridad, y que actúen de manera que no pongan en riesgo a otros. Los estudiantes deben seguir las instrucciones de salud y seguridad proporcionadas por el personal y cumplir con los procedimientos relevantes mientras participan en actividades de enseñanza, aprendizaje o del programa.

En particular, los estudiantes deben:

• Estar familiarizado y cumplir con los procedimientos de seguridad contra incendios y evacuación de emergencia aplicables al edificio o sitio que estén utilizando.
• Ayudar al personal a mantener entornos de aprendizaje seguros y ordenados manteniendo las aulas y los espacios de enseñanza libres de peligros innecesarios.
• Utilice el equipo, los materiales o las instalaciones solo cuando esté autorizado para hacerlo y de acuerdo con las instrucciones proporcionadas por el personal.
• Utilice cualquier equipo o medida de protección provista para su seguridad de la manera indicada por el personal.
• Reporte de inmediato a un miembro del personal cualquier peligro, defecto o condición insegura que observe dentro de las instalaciones.
• Reporte cualquier accidente, incidente o cuasi accidente a un miembro del personal lo antes posible.
• Compórtate de manera responsable y coopera con el personal para mantener un ambiente de aprendizaje seguro.

Los estudiantes no deben hacer un uso indebido intencional ni interferir con ningún elemento provisto en interés de la salud, la seguridad o el bienestar, como equipos de seguridad contra incendios o dispositivos de seguridad, ni participar en comportamientos que puedan poner en peligro a sí mismos o a otros.

Se proporcionará a los estudiantes información y orientación adecuadas sobre salud y seguridad como parte de su inducción y durante las actividades de enseñanza o del programa pertinentes para garantizar que comprendan sus responsabilidades.

Visitantes y Contratistas (incluidos agentes)

Todos los visitantes y contratistas tienen la responsabilidad de cuidar razonablemente su propia salud y seguridad y de evitar actuar de manera que pueda poner en riesgo a sí mismos o a otros mientras se encuentren en las instalaciones del Grupo o participen en actividades del Grupo. Se espera que los visitantes y contratistas sigan todas las instrucciones de salud y seguridad pertinentes proporcionadas por el personal y que cumplan con los procedimientos del sitio.

En particular, los visitantes y contratistas deben:

• Cumpla con las instrucciones dadas por miembros autorizados del personal o representantes del sitio.
• No manipules ni hagas un uso indebido del equipo de seguridad contra incendios, los sistemas de emergencia ni ningún otro dispositivo de seguridad.
• Inicie sesión al llegar utilizando el paquete de gestión de visitantes del Grupo, que incluye la tarjeta de emergencia del sitio y la charla de seguridad y salud.
• Use cualquier identificación de visitante o contratista que se le proporcione mientras se encuentre en las instalaciones.
• Reporte cualquier inquietud, peligro o incidente de salud y seguridad al personal lo antes posible.
• Usa el equipo de protección personal requerido donde se indique o se instruya.
• Cierre sesión de acuerdo con los procedimientos del sitio al salir de las instalaciones.

Donde los contratistas realicen trabajos en nombre del Grupo y no sean supervisados directamente por personal del Grupo, se les deberá proporcionar información adecuada sobre salud y seguridad y, cuando sea necesario, una inducción específica del sitio antes de comenzar a trabajar.

Los visitantes y contratistas también deben cumplir con los procedimientos de salud y seguridad de las instituciones anfitrionas donde se lleven a cabo actividades del Grupo en las instalaciones de los socios.

Consultores Externos de Salud y Seguridad (Personas Competentes)

El Grupo reconoce sus deberes bajo el Reglamento de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de 1999 de nombrar a una o más personas competentes para ayudar a cumplir sus obligaciones legales en materia de seguridad y salud.

El Grupo mantiene una competencia interna para respaldar la gestión eficaz de la salud y la seguridad a través de personal debidamente capacitado que brinda supervisión, coordinación y orientación en materia de salud y seguridad en toda la organización.

Cuando se requiera conocimiento especializado, experiencia técnica o garantías independientes, el Grupo contratará a consultores o contratistas externos debidamente calificados para brindar asesoramiento y apoyo. Esto puede incluir, por ejemplo, especialistas en áreas como seguridad contra incendios, higiene del agua, seguridad de edificios, salud ocupacional, evaluación de riesgos u otras actividades de inspección y cumplimiento legal.

Periódicamente también se pueden contratar consultores externos para proporcionar revisiones, asesoramiento o auditorías independientes de los arreglos de salud y seguridad del Grupo, a fin de garantizar el cumplimiento legal y la identificación de oportunidades de mejora continua.

A través de esta combinación de capacidad interna y acceso a experiencia especializada externa, el Grupo se asegura de tener acceso al asesoramiento competente necesario para cumplir con sus responsabilidades de salud y seguridad.

Medición del rendimiento

El Grupo mide el desempeño en salud y seguridad para asegurar que esta Política y los acuerdos asociados se implementen eficazmente en todas las subsidiarias y sitios operativos. Monitorear el desempeño permite al Grupo comprender los niveles de desempeño actuales, identificar áreas que requieren mejora y asegurar que los controles apropiados sigan siendo efectivos.

La monitorización eficaz del rendimiento permite al Grupo determinar indicadores clave de rendimiento (KPI) que incluyen: incidentes totales registrados por trimestre por sitio y división; número de incidentes reportables según RIDDOR; informes de cuasi accidentes presentados; tiempo promedio para cerrar las investigaciones de incidentes; tasa de finalización de capacitación obligatoria por rol y sitio; validez de los certificados de brigadistas contra incendios en todos los sitios; validez de los certificados de primeros auxilios en todos los sitios; y acciones pendientes de evaluación de riesgos vencidas en cada sitio. Estos KPI se informan en el Informe Anual de H&S y se revisan en cada reunión del Comité de H&S.

El monitoreo del desempeño permite al Grupo determinar:

• En qué punto nos encontramos actualmente en relación a los estándares de salud y seguridad.
• Dónde se requieren mejoras.
• ¿Qué acciones son necesarias para mantener ambientes de trabajo y aprendizaje seguros?.

Los acuerdos de monitoreo del Grupo consisten en dos enfoques complementarios: el monitoreo activo y el monitoreo reactivo.

Monitoreo Activo (Antes de que las cosas salgan mal)

El monitoreo activo implica revisiones e inspecciones regulares para asegurar que se mantengan los estándares de salud y seguridad y que los controles de gestión operen de manera efectiva.

El Grupo lleva a cabo un monitoreo activo a través de una variedad de medidas que incluyen:

Inspecciones laborales

Se llevan a cabo inspecciones periódicas en los lugares de trabajo en todos los sitios operativos para identificar peligros y confirmar que las medidas de salud y seguridad se están implementando de manera efectiva. Las inspecciones pueden ser realizadas por el Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo, gerentes locales u otro personal designado utilizando listas de verificación de inspección apropiadas. Se pueden priorizar las áreas de mayor riesgo cuando sea apropiado. Los hallazgos de las inspecciones se registran y cualquier acción identificada debe abordarse dentro de los plazos acordados. El progreso de las acciones se monitorea y se informa a través de los acuerdos de gobernanza de salud y seguridad del Grupo.

Evaluaciones de Riesgo

Las evaluaciones de riesgos se revisan periódicamente y cada vez que haya cambios significativos en las prácticas de trabajo, las instalaciones o las actividades. Esto asegura que las medidas de control sigan siendo adecuadas y efectivas.

Inspecciones Especializadas de Cumplimiento

Donde sea requerido, las inspecciones especializadas y las verificaciones de cumplimiento legal son realizadas por personas competentes, que pueden incluir contratistas externos o consultores. Estas inspecciones pueden estar relacionadas con asuntos como sistemas de seguridad contra incendios, higiene del agua, seguridad eléctrica, seguridad de edificaciones u otros requisitos legales.

Revisión Interna e Informes de Gobernanza

El desempeño en materia de salud y seguridad se evalúa mediante procesos internos de monitoreo y gobernanza. Se elabora un informe anual de salud y seguridad para la Junta Directiva de Malvern International PLC, en el que se presenta un resumen del desempeño, los incidentes significativos, las medidas de cumplimiento y las áreas de mejora.

Monitoreo Reactivo (Después de que las cosas salen mal)

La monitorización reactiva implica investigar incidencias y revisar los resultados para identificar las causas de fallos en la gestión de la salud y seguridad y prevenir su recurrencia.

El Grupo lleva a cabo monitoreo reactivo a través de:

Reporte e Investigación de Incidentes

Todos los accidentes, incidentes y cuasi accidentes se reportan y se investigan de acuerdo con los procedimientos del Grupo. Las investigaciones tienen como objetivo identificar las causas raíz y asegurar que se implementen las acciones correctivas apropiadas.

Reporte de Incidentes y Desempeño en Seguridad

Las estadísticas y tendencias de incidentes se monitorean y revisan como parte de los procesos de gobernanza de salud y seguridad del Grupo. Esto permite a la organización identificar patrones, abordar problemas recurrentes e implementar mejoras apropiadas.

Monitoreo de Salud y Ausencias

Cuando sea relevante, se podrá revisar la información relacionada con enfermedades o ausencias laborales para ayudar a identificar cualquier problema de salud y seguridad que requiera mayor atención.

Juntos, estos procesos de monitoreo activo y reactivo apoyan al Grupo en el mantenimiento de una supervisión efectiva del desempeño en salud y seguridad y contribuyen a la mejora continua de sus sistemas de gestión de salud y seguridad.

Sección 3 – Arreglos

Esta sección describe los arreglos y procedimientos operativos vigentes para respaldar la implementación de esta Política de Salud y Seguridad. Estos arreglos proporcionan orientación sobre cómo se gestionan los riesgos específicos en las actividades e instalaciones del Grupo. Los gerentes y el personal deben asegurarse de que estos arreglos se comprendan y apliquen dentro de sus respectivas áreas de responsabilidad.

Accidentes, Incidentes y Cuasiaccidentes

Todos los accidentes, incidentes y cuasi accidentes deben reportarse de inmediato de acuerdo con los procedimientos de reporte del Grupo. El reporte oportuno permite al Grupo investigar los eventos, identificar las causas subyacentes e implementar acciones correctivas apropiadas para prevenir su recurrencia.

Los gerentes son responsables de asegurar que los incidentes dentro de sus áreas se registren y se investiguen de manera proporcional. Cuando sea necesario, los incidentes se informarán de acuerdo con los requisitos legales, incluidas las Normas de Notificación de Lesiones, Enfermedades y Sucesos Peligrosos (RIDDOR).

La información recopilada a través de la notificación e investigación de incidentes contribuye al monitoreo del desempeño en salud y seguridad del Grupo y apoya la mejora continua.

Entrenamiento

El Grupo garantizará que los empleados reciban información, instrucción y capacitación apropiadas en materia de salud y seguridad, pertinentes a su función. Los requisitos de capacitación pueden incluir capacitación de inducción, capacitación específica del puesto y capacitación de actualización, cuando corresponda. Los gerentes son responsables de asegurar que el personal de sus áreas haya recibido la capacitación necesaria para desempeñar sus funciones de manera segura.

Comunicación con los empleados

La comunicación efectiva es esencial para mantener entornos de trabajo y aprendizaje seguros. El Grupo garantizará que la información relevante sobre salud y seguridad se comunique a los empleados a través de los canales apropiados, incluidos los programas de inducción, las comunicaciones internas, los materiales de orientación y las reuniones informativas para la gerencia.

Consulta con los empleados

El Grupo se compromete a consultar con los empleados sobre asuntos que afecten su salud y seguridad. La consulta puede tener lugar a través de mecanismos formales e informales, incluyendo reuniones de personal, comités de salud y seguridad u otros foros apropiados, permitiendo a los empleados plantear inquietudes y contribuir a las mejoras en los arreglos de salud y seguridad.

Control de Contratistas

Donde se contrate a contratistas para realizar trabajos en nombre del Grupo, se establecerán los acuerdos apropiados para garantizar que el trabajo se lleve a cabo de manera segura. Los contratistas deben cumplir con los requisitos de salud y seguridad pertinentes y se les podrá exigir que proporcionen pruebas de competencia, evaluaciones de riesgos y declaraciones de métodos, según corresponda. Los contratistas también deben cumplir con los procedimientos de salud y seguridad de las instituciones anfitrionas donde se lleven a cabo actividades del Grupo en locales de socios.

Control de Sustancias Peligrosas para la Salud (COSHH)

Donde las actividades impliquen el uso o almacenamiento de sustancias que puedan presentar un riesgo para la salud, se realizarán evaluaciones apropiadas de acuerdo con las Regulaciones de Control de Sustancias Peligrosas para la Salud. Se implementarán medidas de control adecuadas para minimizar la exposición y garantizar que las sustancias se utilicen, almacenen y eliminen de forma segura.

Incidentes Críticos

El Grupo mantiene procedimientos para responder a incidentes críticos que puedan afectar la seguridad o el bienestar del personal, estudiantes o visitantes. Los incidentes críticos incluyen accidentes graves, crisis físicas, interrupciones importantes de servicios, emergencias de protección o cualquier evento que pueda tener un impacto significativo en las operaciones o la reputación. Las respuestas a incidentes críticos se coordinan de acuerdo con el Plan de Continuidad del Negocio (BCP/MIG/001) del Grupo, que establece la estructura de escalamiento, el marco del Equipo Central de Liderazgo de Emergencias (CLET, por sus siglas en inglés) y los protocolos de gestión de incidentes. Esta Política de Seguridad y Salud (H&S) y el BCP operan en paralelo; un incidente de Seguridad y Salud que cumpla con un umbral de alerta del BCP debe gestionarse bajo ambos marcos simultáneamente.

Umbrales de alerta de BCP y contactos de escalamiento

El Plan de Continuidad del Negocio (BCP/MIG/001) del Grupo establece los umbrales de alerta de 60 minutos y 24 horas, los contactos de escalada y la orientación para la notificación de RIDDOR aplicable a incidentes de Seguridad y Salud (H&S). Los contactos clave son: Coordinador de Seguridad y Salud del Grupo — Matthew Huda (HSE@malvernplc.com); Director de Operaciones (COO) — James Findley (james.findley@malvernplc.com). En cualquier situación que implique peligro inmediato para la vida, llame primero al 999.

Escalamiento de incidentes de H&S a CLET — Contactos clave

Donde un incidente de Seguridad y Salud (H&S) cumpla con un umbral de alerta del Plan de Continuidad del Negocio (BCP), notifique inmediatamente a Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) y a su gerente de línea, y luego inicie la alerta BCP apropiada. El Coordinador de Seguridad y Salud del Grupo notifica al Director de Operaciones (COO), mantiene el registro del incidente de Seguridad y Salud y asegura que se cumplan las obligaciones de notificación RIDDOR concurrentemente con los procedimientos del BCP.

Categorías de incidentes y orientación de respuesta del PBP

El Plan de Continuidad del Negocio (BCP, por sus siglas en inglés) proporciona una guía específica de gestión de incidentes para escenarios relacionados con Salud y Seguridad (H&S, por sus siglas en inglés). Para crisis físicas (incendio, inundación, explosión, colapso de edificios o liberación incontrolada de gas), los procedimientos de emergencia a nivel de sitio tienen precedencia inmediata, seguidos por la notificación a CLET y la escalada del BCP. Para fallas de TI o interrupciones del sistema que afecten la capacidad de monitorear o responder a incidentes de H&S, se aplican las Prioridades de Recuperación de Sistemas de TI del BCP y se debe notificar al Coordinador de H&S del Grupo cualquier período durante el cual la capacidad de informar incidentes esté limitada. Para amenazas a empleados o estudiantes (incluidas amenazas de bomba, violencia o extorsión), las responsabilidades de H&S y protección operan simultáneamente con la escalada del BCP. Para eventos de salud pública o pandemias que afecten la capacidad operativa, el marco de Análisis de Impacto en el Negocio del BCP guía la respuesta proporcionada. Se debe consultar directamente el BCP para obtener listas de verificación de acciones detalladas, responsabilidades de CLET y protocolos de comunicación aplicables a cada tipo de incidente.

Revisión Post-Incidente y Lecciones Aprendidas

Tras cualquier incidente crítico o activación del P.L.C., el Coordinador de Seguridad y Salud del Grupo debe completar una revisión de Seguridad y Salud posterior al incidente en conjunto con el proceso de Lecciones Aprendidas del P.L.C. (BCP/MIG/001, Sección 8). La revisión evalúa si las evaluaciones de riesgos, la capacitación o los procedimientos requieren una revisión, y si la notificación RIDDOR se manejó correctamente. Los resultados se informan al Director de Operaciones (COO) y se presentan en la próxima reunión del Comité de Seguridad y Salud.

Personal con Discapacidad y Afecciones Médicas

El Grupo se compromete a apoyar a los empleados con discapacidades o afecciones médicas, incluidas afecciones temporales cuando sea apropiado. Se considerarán ajustes razonables para permitir que los empleados desempeñen sus funciones de manera segura y eficaz. Se pueden realizar evaluaciones de riesgos individuales cuando sea necesario para garantizar que se brinde el apoyo adecuado.

Estudiantes con Discapacidad y Condiciones Médicas

El Grupo tiene como objetivo garantizar que los estudiantes con discapacidades o afecciones médicas puedan participar de manera segura en las actividades de aprendizaje. Se implementarán los arreglos de apoyo apropiados cuando sea necesario, y el personal trabajará con colegas relevantes e instituciones asociadas para garantizar que se tomen las medidas de seguridad y los ajustes adecuados.

Equipo de Visualización de Datos (EVD)

El Grupo reconoce que muchos empleados utilizan equipos de pantalla de visualización como parte de su trabajo. Se han implementado los arreglos apropiados para garantizar que los puestos de trabajo estén configurados de manera segura y que los empleados estén al tanto de las buenas prácticas ergonómicas para reducir el riesgo de problemas musculoesqueléticos o fatiga visual. Todos los empleados que utilizan regularmente equipos de pantalla de visualización como parte significativa de su trabajo deben completar una autoevaluación de equipos de pantalla de visualización. Los gerentes de línea y los directores de centro son responsables de garantizar que se completen las autoevaluaciones de equipos de pantalla de visualización dentro de sus áreas y que se aborden los riesgos identificados. Cuando una evaluación de equipos de pantalla de visualización identifique un riesgo significativo o un empleado informe de molestias, el asunto debe escalarse al Coordinador de Seguridad y Salud del Grupo, quien organizará una evaluación adicional o una referencia a salud ocupacional según corresponda. El Coordinador de Seguridad y Salud del Grupo mantiene un registro central de las evaluaciones de equipos de pantalla de visualización por sitio.

Conducir en el trabajo

Donde los empleados conducen como parte de sus responsabilidades laborales, deben asegurarse de tener la licencia apropiada, que los vehículos utilizados para fines laborales se mantengan en condiciones seguras y que los viajes se realicen de manera responsable y en cumplimiento de las leyes de tránsito aplicables.

Seguridad eléctrica

El Grupo se asegurará de que el equipo eléctrico utilizado dentro de sus instalaciones se mantenga en condiciones seguras. Los empleados solo deben utilizar equipo eléctrico autorizado para su uso y deben informar de inmediato cualquier defecto o daño para que se puedan tomar las medidas apropiadas. En cuanto a las pruebas de aparatos portátiles (PAT): para las instalaciones gestionadas por el Grupo, este es responsable de las pruebas PAT de su propio equipo y del mantenimiento de los registros de pruebas. Para los sitios alojados en instalaciones de socios, la institución anfitriona es responsable de las pruebas PAT del equipo propiedad del edificio; los Directores de Centro deben confirmar los acuerdos con el anfitrión. Las computadoras portátiles y dispositivos personales que los empleados traigan al sitio no están sujetas a los requisitos legales de PAT y se consideran fuera del alcance, a menos que se utilicen como dispositivo de trabajo principal del empleado en instalaciones gestionadas por el Grupo, en cuyo caso se recomienda una inspección visual de seguridad.

Trabajo presencial e híbrido

Donde los empleados trabajen de forma remota o en un acuerdo de trabajo híbrido, el Grupo proporcionará orientación para respaldar las prácticas de trabajo seguras en el hogar, incluida una autoevaluación de equipo de pantalla de visualización (DSE, por sus siglas en inglés) para el puesto de trabajo en el hogar. Los empleados siguen siendo responsables de garantizar que su entorno de trabajo sea seguro y adecuado para llevar a cabo sus funciones. La guía detallada sobre el trabajo seguro en el hogar, incluida la configuración del puesto de trabajo, la iluminación y los procedimientos de notificación, se proporciona en la Guía de Seguridad y Salud para el Trabajo en el Hogar del Grupo. Mientras tanto, los empleados deben ponerse en contacto con Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) si su acuerdo de trabajo en el hogar presenta un riesgo para la salud o la seguridad que no pueden resolver de forma independiente.

Trabajo en solitario

Donde se requiera que los empleados trabajen solos, deben implementarse arreglos apropiados para garantizar su seguridad. Esto puede incluir evaluaciones de riesgos, procedimientos de comunicación y arreglos de supervisión adecuados. La Política de Trabajo en Soledad del Grupo proporciona orientación detallada sobre los arreglos para trabajar en soledad, incluyendo procedimientos de registro y rutas de escalamiento. Todos los empleados que trabajan habitualmente solos deben estar familiarizados con esa política y cumplirla.

Manejo de carga

Donde las tareas de manipulación manual no puedan evitarse, se adoptarán las medidas apropiadas para minimizar el riesgo de lesiones. Los empleados deben seguir prácticas de manipulación seguras y buscar ayuda cuando sea necesario. Dado el entorno de oficina y enseñanza de bajo riesgo del Grupo, la certificación formal de manipulación manual no es requerida para la mayoría del personal. La formación a nivel de concienciación sobre técnicas seguras de manipulación manual es suficiente para la mayoría de los puestos y está incluida en el programa de inducción de Salud y Seguridad. Donde un puesto específico involucre actividad de manipulación manual significativa o regular, se completará una evaluación específica del puesto y se proporcionará la formación apropiada.

Trabajadoras Embarazadas y Madres Recién Nacidas

El Grupo llevará a cabo evaluaciones de riesgos apropiadas para trabajadoras embarazadas, nuevas madres y aquellas que han dado a luz recientemente, cuando sea relevante para sus actividades laborales. Se considerarán ajustes adecuados para garantizar que los riesgos se gestionen de forma apropiada.

Resbalones y caídas

Los resbalones y tropiezos se encuentran entre los peligros más comunes en el lugar de trabajo. Se espera que el personal y los estudiantes ayuden a mantener entornos ordenados y seguros, y cualquier peligro como derrames, pisos dañados o pasillos obstruidos debe informarse de inmediato.

Fumar y vapear

No se permite fumar o vapear dentro de las instalaciones del Grupo ni en áreas donde puedan representar un riesgo para la salud o la seguridad. Se pueden proporcionar áreas designadas cuando sea apropiado, de acuerdo con las normas del sitio.

Violencia y Agresión en el Trabajo

El Grupo no tolerará violencia, amenazas o comportamientos agresivos hacia el personal, estudiantes o visitantes. Cualquier incidente de violencia o agresión debe ser reportado de inmediato para que se puedan tomar las medidas apropiadas. Al responder a cualquier situación violenta o amenazante, el personal debe seguir el Plan de Acción de Emergencia (PAE) del sitio. Cada sitio operativo debe tener un PAE a nivel de sitio actualizado, desarrollado por el Director del Centro o el Gerente de Operaciones utilizando una plantilla estándar del Grupo y revisado anualmente. Para los sitios que operan dentro de las instalaciones de una universidad asociada o programas para jóvenes, el PAE principal será el de la institución anfitriona; los Directores de Centro deben obtener una copia del PAE del anfitrión, confirmar que está actualizado y asegurarse de que todo el personal del Grupo en ese sitio lo conozca. Matthew Huda es responsable de mantener un registro de los PAE por sitio y confirmar su vigencia como parte de la revisión anual de Salud y Seguridad del sitio. Nota: Las obligaciones del Grupo bajo la Ley de Terrorismo (Protección de Instalaciones) de 2025 (Ley de Martyn) están bajo revisión. Se está buscando asesoramiento legal y esta sección se actualizará una vez que se hayan confirmado las obligaciones por sitio.

Visitantes

Los visitantes deben cumplir con los procedimientos de salud y seguridad del Grupo mientras se encuentren en sus instalaciones o participen en actividades del Grupo. Se espera que los visitantes sigan las instrucciones proporcionadas por el personal e informen cualquier inquietud de seguridad que observen.

Seguridad contra incendios

El Grupo está comprometido a mantener acuerdos efectivos de seguridad contra incendios en todas sus instalaciones y actividades, en cumplimiento de la Orden de Reforma Regulatoria (Seguridad contra Incendios) de 2005. Dado que la mayoría de las actividades académicas y operativas del Grupo se llevan a cabo en las instalaciones de socios, la institución anfitriona generalmente tendrá y mantendrá la evaluación de riesgos de incendio de las instalaciones. Los Directores de Centro y los Gerentes Académicos deben familiarizarse con los acuerdos de seguridad contra incendios pertinentes en cada sitio y asegurarse de que el personal y los estudiantes del Grupo los cumplan. Cuando el Grupo posea o administre sus propias instalaciones, el Coordinador de Seguridad y Salud del Grupo será responsable de garantizar que exista una evaluación de riesgos de incendio adecuada y suficiente, y que se revise periódicamente.

El Grupo requiere que en cada sitio operativo se implementen las siguientes medidas de seguridad contra incendios:

• Una evaluación de riesgo de incendio actual de las instalaciones, ya sea en poder de la institución anfitriona o del Grupo para las instalaciones gestionadas por el Grupo. Los Directores de Centro deben confirmar por escrito al Coordinador de Seguridad y Salud del Grupo antes del 31 de octubre de cada año que la evaluación de riesgo de incendio pertinente ha sido revisada dentro de los doce meses precedentes y sigue siendo actual. Esta confirmación por escrito es requerida para fines de auditoría y debe ser conservada por el Coordinador de Seguridad y Salud del Grupo por un mínimo de tres años.
• Al menos un Jefe de Bomberos designado por centro de enseñanza u operativo, con capacitación adecuada para Jefe de Bomberos actualizada al menos cada tres años. La identidad del Jefe de Bomberos en cada centro debe ser comunicada a todo el personal del Grupo que trabaje en esa ubicación.
• Un plan de evacuación para cada sitio, ya sea el plan de la institución anfitriona o un plan específico del Grupo cuando sea apropiado. Todo el personal del Grupo debe ser informado de las rutas de evacuación y los puntos de reunión relevantes para su sitio durante la inducción y cada vez que se trasladen a un nuevo sitio.
• Los simulacros de incendio deben realizarse de acuerdo con los requisitos de la evaluación de riesgos de incendio para cada sitio. Para las instalaciones gestionadas por el Grupo, los simulacros deben llevarse a cabo al menos una vez al año. El resultado de cada simulacro de incendio debe registrarse utilizando el Registro de Simulacros de Incendio del Grupo y enviarse al Coordinador de Grupo de Salud y Seguridad en un plazo de cinco días hábiles.
• Las disposiciones mejoradas sobre seguridad contra incendios para programas que involucran a estudiantes menores de 18 años se detallan en el Anexo de Salud y Seguridad para Jóvenes y Personas Jóvenes.

Todo el personal no debe interferir ni deshabilitar equipos de seguridad contra incendios, no debe mantener abiertas las puertas cortafuegos y debe informar de inmediato cualquier defecto en los sistemas de detección, supresión o alarma contra incendios al contacto apropiado del edificio o al Coordinador de Grupo de Salud y Seguridad.

Primeros auxilios

El Grupo garantiza que haya una dotación de primeros auxilios adecuada disponible en todos los sitios de acuerdo con el Reglamento de Salud y Seguridad (Primeros Auxilios) de 1981. El Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo mantiene un registro a nivel de grupo de la dotación de primeros auxilios por sitio y es responsable de garantizar que la cobertura sea apropiada para las actividades y la población en cada ubicación. Se debe completar una Evaluación de Necesidades de Primeros Auxilios para cada sitio y revisarla anualmente o después de cualquier cambio significativo en la actividad o el personal.

El equipo mínimo de primeros auxilios en cada sitio es el siguiente:

• Al menos una Persona Designada autorizada por sitio en todo momento durante el horario de operación.
• Donde la Evaluación de Necesidades de Primeros Auxilios indique un mayor riesgo o una población más grande, un socorrista cualificado que posea un certificado actual de Primeros Auxilios en el Trabajo (FAW) o Primeros Auxilios de Emergencia en el Trabajo (EFAW) aprobado por HSE debe estar disponible en el sitio. Como umbral estándar, cualquier sitio con más de 50 estudiantes y personal presentes en un momento dado requiere al menos un socorrista cualificado FAW o EFAW en el sitio durante el horario de funcionamiento.
• Debe haber un botiquín de primeros auxilios adecuadamente abastecido en cada lugar. Un botiquín de primeros auxilios portátil también debe ser llevado a todas las actividades fuera del sitio, excursiones y actividades del programa social por el miembro del personal que dirige la actividad.
• Todos los accidentes que requieran tratamiento de primeros auxilios deben registrarse en un libro de accidentes o registro equivalente, y el incidente debe informarse al Coordinador de Grupo de Seguridad y Salud.

Los requisitos mejorados de primeros auxilios para programas que involucren a estudiantes menores de 18 años se detallan en el Addendum de Salud y Seguridad para Jóvenes y Niños, que incluye requisitos para personal con formación en primeros auxilios pediátricos durante programas residenciales y de actividades.

Jóvenes y menores de 18 años (Juniors y Pathways)

El Grupo lleva a cabo programas que incluyen a estudiantes menores de 18 años en dos divisiones: la división Juniors y, dentro de Malvern House University Pathways, a los estudiantes menores de 18 años que se han inscrito en un programa Pathways. El Reglamento de 1999 sobre la gestión de la salud y la seguridad en el trabajo impone obligaciones específicas a los empleadores en relación con los jóvenes. Estas obligaciones exigen que el Grupo realice una evaluación de riesgos específica antes de que un joven comience a participar en cualquier programa o actividad, y que tenga especialmente en cuenta su inexperiencia, su falta de conciencia de los riesgos y su etapa de desarrollo físico y psicológico.

Las disposiciones operativas detalladas para los estudiantes menores de 18 años se establecen en el Anexo de Salud y Seguridad para Menores y Jóvenes, que se aplica tanto a la división de Menores como a los estudiantes menores de 18 años inscritos en Pathways. Este Anexo forma parte del marco general de Salud y Seguridad del Grupo y debe leerse junto con esta política.

Evaluación de Riesgos Previa al Programa

Se debe completar una Evaluación de Riesgos específica para Jóvenes para cada programa o cohorte que incluya a estudiantes menores de 18 años antes de que comience el programa. Esta evaluación debe abordar: el entorno físico y la idoneidad del sitio; las actividades y si alguna requiere supervisión o restricción específica para menores de 18 años; las proporciones de supervisión implementadas; cualquier condición médica, discapacidad o necesidad de apoyo conocida; los arreglos de viaje y transporte individual; los arreglos de alojamiento para programas residenciales; y los procedimientos de respuesta de emergencia fuera del horario laboral. La evaluación de riesgos debe ser firmada por el Director del Centro o el Líder de la División de Jóvenes correspondiente y enviada al Coordinador del Grupo de Salud y Seguridad antes de la fecha de inicio del programa.

Supervisión y Proporciones de Personal

Se deben mantener en todo momento las proporciones de supervisión adecuadas durante los programas en los que participen estudiantes menores de 18 años. Como línea base mínima: durante las sesiones teóricas, se aplica una proporción de no más de 1 miembro del personal por cada 20 estudiantes; durante actividades fuera del campus, excursiones o programas sociales, se aplica una proporción mínima de 1:10; para programas residenciales o programas que involucren a estudiantes menores de 16 años, se aplica una proporción mínima de 1:8 durante cualquier actividad fuera del campus. Estas proporciones son estándares mínimos; la evaluación de riesgos puede especificar proporciones más altas cuando la actividad o las necesidades individuales lo requieran. Donde los requisitos de una organización asociada sean más estrictos que estos mínimos, se aplicará el estándar más alto del socio.

Nota — Programas Language in Action (LiA): Adam Ennis debe confirmar los requisitos actuales de proporción de supervisión de LiA antes de cada temporada del programa y asegurarse de que los programas grupales que operan a través de LiA cumplan con el más alto de los dos estándares. Esta confirmación debe documentarse en la evaluación de riesgos del programa correspondiente.

Consentimiento de Padres y Tutores y Contactos de Emergencia

Antes de la inscripción, el padre o tutor legal de cada estudiante menor de 18 años debe proporcionar su consentimiento por escrito para la participación en el programa, incluyendo cualquier actividad, visita fuera del sitio o acuerdos residenciales. La documentación de consentimiento debe incluir datos de contacto de emergencia de al menos dos adultos, condiciones médicas, alergias, medicamentos o necesidades de apoyo, y consentimiento para tratamiento médico de emergencia. Esta información debe mantenerse de forma segura y ser accesible para el personal relevante durante todas las horas del programa.

Condiciones Médicas e Información de Salud

La información de salud de los estudiantes menores de 18 años debe recopilarse antes de que comience el programa y compartirse bajo la política de "quién necesita saber" con el personal pertinente. Cuando un estudiante requiera administración de medicamentos, se debe obtener el consentimiento escrito de los padres e instrucciones claras, y se debe designar a un miembro del personal como responsable de la gestión de medicamentos. Los medicamentos recetados no se administrarán sin el consentimiento escrito de los padres.

Actividades, Visitas y Excursiones Fuera del Sitio

Todas las actividades fuera del recinto, visitas y excursiones que involucren a estudiantes menores de 18 años requieren una evaluación de riesgos específica de la actividad, la cual debe ser aprobada antes de que la actividad se lleve a cabo. La evaluación de riesgos debe abordar los arreglos de ruta y transporte, los arreglos de seguridad del lugar, las proporciones de supervisión, los procedimientos de emergencia y las necesidades de bienestar. Se debe obtener el consentimiento de los padres para todas las actividades fuera del recinto.

Programas Residenciales

Donde los programas incluyan alojamiento residencial para estudiantes menores de 18 años, se debe completar una evaluación de riesgos de salud y seguridad residencial. El alojamiento debe cumplir con las normas de seguridad contra incendios apropiadas, tener una evaluación de riesgos de incendios actual e incluir un responsable de bienestar residencial designado. Hombres y mujeres deben ser alojados en áreas separadas con protocolos claros sobre el acceso. Los procedimientos de emergencia fuera de horario deben comunicarse a todos los estudiantes y al personal.

Reporte de Incidentes para Estudiantes Menores de 18 Años

Cualquier accidente, incidente o cuasi accidente en el que se vea involucrado un estudiante menor de 18 años debe ser informado al Coordinador de Seguridad y Salud del Grupo y al Director del Centro o Jefe de la División Junior correspondiente el mismo día en que ocurra. Los padres o tutores deben ser notificados de inmediato después de cualquier incidente que resulte en lesión, tratamiento médico o una preocupación significativa sobre el bienestar. Cuando surjan preocupaciones de salvaguarda, se debe informar inmediatamente al Responsable Designado de Salvaguarda y la Política de Salvaguarda y Prevención del Grupo tendrá prioridad.

Anexo de S&S para Jóvenes y Menores

El Anexo de Salud y Seguridad para Jóvenes y Menores proporciona una guía operativa detallada que complementa esta política para todas las actividades que involucren a estudiantes menores de 18 años. Cubre la división de Jóvenes y los estudiantes de Pathways menores de 18 años, y está siendo desarrollado por el Líder de la División de Jóvenes en consulta con el Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo. Hasta que se publique el Anexo, las disposiciones de esta sección y la Política del Grupo sobre Protección y Prevención rigen todas las actividades de menores de 18 años.

Instalaciones de Bienestar y Ambiente Laboral

El Grupo garantizará que haya instalaciones de bienestar apropiadas disponibles para los empleados y estudiantes, cuando sea razonablemente factible, de acuerdo con las Regulaciones de Lugar de Trabajo (Salud, Seguridad y Bienestar) de 1992. Esto incluye el acceso a saneamiento adecuado, agua potable, instalaciones de descanso y un entorno de trabajo que promueva la salud, la seguridad y el bienestar. Para las instalaciones gestionadas por el Grupo, este es directamente responsable de cumplir con los estándares mínimos. Para las instalaciones de socios, la institución anfitriona es responsable de la provisión de instalaciones; sin embargo, los Directores del Centro deben confirmar como parte de su revisión anual del sitio que las instalaciones de bienestar son adecuadas para el personal y el número de estudiantes del Grupo. Cualquier insuficiencia debe ser reportada inmediatamente al Coordinador de Seguridad y Salud del Grupo.

Comités de Salud y Seguridad y Estructura de Gobernanza

El Grupo mantiene un enfoque estructurado para la gobernanza de la salud y la seguridad a través de un sistema de comités divisionarios y centrales de salud y seguridad. Estos comités respaldan la implementación efectiva de la Política de Salud y Seguridad, brindan supervisión del desempeño en salud y seguridad y permiten la consulta con gerentes y personal en toda la organización.

Dada la naturaleza de las actividades del Grupo y su entorno operativo de bajo riesgo, las reuniones formales del Comité de Salud y Seguridad se llevan a cabo semestralmente. Se podrán convocar reuniones adicionales cuando sea necesario en respuesta a incidentes significativos, riesgos emergentes o requisitos operativos.

El Coordinador del Grupo H&S es responsable de coordinar la estructura del comité, monitorear las acciones derivadas de las reuniones y gestionar los casos activos de salud y seguridad o las investigaciones entre reuniones, según sea necesario.

Los resultados, los temas clave y las recomendaciones de la estructura de comités se comunican a través del marco de gobernanza del Grupo y se remiten al Consejo Ejecutivo de Malvern International PLC, que se reúne mensualmente.

Estructura del comité

El Grupo opera la siguiente estructura de comité de salud y seguridad:

Comités Divisionales de Salud y Seguridad

• Comité de Salud y Seguridad de University Pathways
• Comité de Salud y Seguridad de Juniors

Estos comités revisan asuntos de salud y seguridad relevantes para sus respectivas actividades, incluyendo incidentes, riesgos operativos y requisitos de cumplimiento. Las cuestiones que requieren una supervisión más amplia o una acción organizacional se escalan al Comité Central de Salud y Seguridad.

Comité Central de Salud y Seguridad

El Comité Central de Salud y Seguridad proporciona supervisión a nivel de Grupo en asuntos de salud y seguridad y revisa los problemas escalados de los comités divisionales. El comité considera el desempeño general, los riesgos emergentes y los asuntos de cumplimiento en toda la organización y brinda garantía de que existen los arreglos adecuados de salud y seguridad.

Frecuencia de reuniones

• Comités de Salud y Seguridad Divisionales: Mínimo dos veces al año
• Comité Central de Salud y Seguridad: Mínimo dos veces al año
• Se podrán celebrar reuniones adicionales de forma ocasional cuando sea necesario.

Membresía del comité

La membresía de los comités generalmente incluirá representantes de la gerencia operativa, el liderazgo académico y las funciones de apoyo relevantes. La membresía puede variar según el alcance del comité y los requisitos operativos.

El Coordinador del Grupo H&S normalmente actuará como la secretaría, apoyando la administración de reuniones, registrando actas y haciendo seguimiento de las acciones.

Agenda Estándar para Reuniones del Comité de Salud y Seguridad

1. Bienvenida y disculpas
2. Revisión de actas y registro de acciones anteriores
3. Revisión de Incidente
   • Accidentes, incidentes y cuasi accidentes
   • Investigaciones en curso
4. Desempeño en Salud y Seguridad
   • Resultados de la inspección
   • Actualizaciones de cumplimiento
5. Gestión de riesgos
   • Revisión de las evaluaciones de riesgos
   • Riesgos emergentes
6. Capacitación y Concientización
   • Actualizaciones de capacitación de salud y seguridad
7. Actualizaciones Operativas
   • Instalaciones o asuntos de seguridad operativa
8. Actualizaciones regulatorias o de políticas
9. Otros asuntos
10. Resumen de Acciones y Próxima Reunión