Politique de divulgation d'intérêt public (lanceur d'alerte)

Introduction

Malvern, International et Language in Action s'engagent à mener leurs activités avec honnêteté et intégrité, et nous attendons de tous nos collaborateurs qu'ils respectent des normes élevées. Cependant, toute organisation est exposée au risque que des problèmes surviennent de temps à autre, ou qu'elle soit, à son insu, le théâtre de comportements illégaux ou contraires à l'éthique. Une culture d’ouverture et de responsabilité est essentielle pour prévenir de telles situations ou y remédier lorsqu’elles se produisent.

Les objectifs de cette politique sont de :

• Encouragez les employés à signaler toute infraction suspectée dès que possible, en sachant que leurs préoccupations seront prises au sérieux et feront l'objet d'une enquête appropriée, et que leur confidentialité sera respectée.
• Fournir aux employés des directives sur la manière d'exprimer ces préoccupations.
• Rassurez les employés sur le fait qu'ils devraient pouvoir soulever des préoccupations légitimes de bonne foi sans crainte de représailles, même s'ils se trompent.

Cette politique s'applique à tous les employés, travailleurs et contractuels de la Société.

Champ d'application

Cette politique couvre le droit d'un employé de soulever une préoccupation, connue sous le nom de divulgation, concernant tout acte répréhensible suspecté ou tout danger au travail. Cela peut inclure :

• Une infraction pénale.
• Manquement à une obligation légale ou à une exigence réglementaire.
• Une erreur judiciaire.
• La mise en danger de la santé et de la sécurité d'un individu.
• Dommages à l'environnement.
• Corruption (qu'il s'agisse de donner ou de recevoir des pots-de-vin).
• Comportement susceptible de nuire à notre réputation.
• Divulgation non autorisée d'informations confidentielles.
• Fraude financière ou mauvaise gestion.
• La dissimulation délibérée de l'une des questions susmentionnées.

Cette politique ne doit pas être utilisée pour les plaintes concernant les circonstances personnelles des employés, telles que leur traitement au travail, car la politique de griefs de l'entreprise est destinée à traiter les préoccupations dans ce domaine.

Malvern International s'engage à protéger tout salarié contre toute accusation à titre personnel ou toute forme de représailles, de harcèlement ou d'intimidation résultant d'une divulgation effectuée de bonne foi. Si vous avez un doute quant à savoir si un cas relève du champ d'application de cette politique, veuillez demander conseil au responsable des ressources humaines.

Procédure

Rapport et enquête

Lorsqu'un employé a des raisons de croire qu'un acte relevant de cette politique est en cours, il doit signaler le problème par écrit à son supérieur hiérarchique, en précisant que le signalement est effectué en vertu des dispositions de la politique de lanceur d'alerte. Si la préoccupation concerne le manager de l'employé, elle doit être soulevée auprès d'une personne plus haut placée dans l'organisation.

L'employé doit fournir des détails sur les raisons de sa préoccupation. Il n'est pas nécessaire d'avoir une preuve absolue qu'un tel acte est commis, a été commis ou est susceptible de l'être ; des éléments étayant une croyance raisonnable seront normalement suffisants.

Le responsable hiérarchique mènera une enquête avec le soutien du responsable des ressources humaines. Des réunions d'enquête auront lieu avec l'employé et toute autre partie concernée. Les employés peuvent se faire accompagner d'un collègue ou d'un représentant lors des réunions tenues dans le cadre de cette politique. Le compagnon devra respecter la confidentialité de la divulgation et de toute enquête ultérieure.

Si une allégation fausse est soulevée et que l'employé est jugé coupable, impliqué dans l'acte répréhensible, ou a soulevé des préoccupations de manière malveillante ou en dehors du champ d'application de cette politique, des mesures disciplinaires peuvent être prises, allant jusqu'au licenciement pour faute grave sans préavis.

Échelles de temps

Nous nous efforcerons de tenir les employés informés de l'avancement de l'enquête et de son calendrier probable. Cependant, les exigences de confidentialité peuvent empêcher le partage de détails spécifiques relatifs aux enquêtes ou aux résultats disciplinaires. Les employés doivent traiter toutes les informations reçues concernant une enquête comme confidentielles.

Résultats

Bien que nous ne puissions pas toujours garantir le résultat souhaité par un employé, nous nous efforcerons de traiter toutes les préoccupations de manière juste et appropriée.

Si un employé n'est pas satisfait de la manière dont sa préoccupation a été traitée, il peut contacter Protect (anciennement Public Concern at Work), l'organisme de bienfaisance indépendant de lanceurs d'alerte :

• Téléphone : 0203 117 2520
• Courriel : whistle@protect-advice.org.uk
• Site Web : www.protect-advice.org.uk

Confidentialité

La Société gardera l'identité de l'employé confidentielle dans la mesure du possible. Cependant, lorsqu'une enquête criminelle est requise, l'employé pourrait être nécessaire en tant que témoin et sera informé de tout impact sur la confidentialité dès que possible.

Nous n'encourageons pas les dénonciations anonymes. Une enquête approfondie peut être plus difficile, voire impossible, si des informations supplémentaires ne peuvent être obtenues. Il est également plus difficile d'établir la crédibilité des allégations et si elles sont formulées de bonne foi. Les employés préoccupés par d'éventuelles représailles doivent s'adresser aux RH afin que des mesures appropriées puissent être prises pour garantir la confidentialité.

En cas de doute, les employés peuvent demander conseil aux RH ou à Protect, l'organisation indépendante de signalement d'abus, qui propose une ligne d'assistance confidentielle.

Divulgations externes

L'objectif de cette politique est de fournir un mécanisme interne pour le signalement, l'enquête et la correction des actes répréhensibles sur le lieu de travail, et les employés sont encouragés à soulever leurs préoccupations en interne dans un premier temps. Dans la plupart des circonstances, il ne devrait pas être nécessaire d'alerter des parties externes.

La loi reconnaît qu'il peut y avoir des occasions où il est approprié de signaler des préoccupations à un organisme externe tel qu'un régulateur. Il sera très rarement, voire jamais, approprié d'alerter les médias. Les employés sont fortement encouragés à demander conseil avant de signaler des préoccupations en externe.

Les signalements peuvent concerner des tiers, tels que des clients, des fournisseurs ou des prestataires de services. La loi autorise les signalements effectués de bonne foi lorsqu’il existe des motifs raisonnables de croire que le problème concerne principalement leurs actions ou leurs responsabilités juridiques. Toutefois, ces questions doivent normalement être signalées en interne en premier lieu. Les salariés doivent contacter leur supérieur hiérarchique ou le service des ressources humaines pour obtenir des conseils.

Approbation de la politique