公益通報者保護制度（内部告発）規程

はじめに

Malvern、International、およびLanguage in Actionは、誠実さと高潔さを基に事業を行うことを約束しており、全従業員に対し、高い基準を維持することを求めています。しかし、どの組織においても、時折問題が発生したり、知らず知らずのうちに違法または非倫理的な行為が横行したりするリスクはつきものです。 こうした事態の発生を未然に防ぐため、あるいは発生した際に適切に対処するためには、率直さと説明責任を重んじる風土が不可欠です。.

本方針の目的は以下のとおりです。

• 従業員が不正行為を疑う場合は、速やかに報告するよう奨励します。報告された懸念は真摯に受け止められ、適切に調査されること、そして報告者の守秘義務が尊重されることを保証します。.
• 従業員がその懸念を提起する方法についてガイダンスを提供する。.
• 誠実な懸念を善意で提起する従業員は、たとえその懸念が誤っていたとしても、報復を恐れることなく、それを表明できることを保証します。.

本ポリシーは、当社の全従業員、就業者、および契約社員に適用されます。.

スコープ

この方針は、従業員が職場での不正行為や危険行為を疑った場合に、それを報告する権利、すなわち「内部通報」について定めたものです。これには以下のようなものが含まれます。

• 犯罪.
• 法的義務または規制要件の不遵守。.
• 冤罪.
• 個人の健康と安全を危険にさらすこと.
• 環境へのダメージ.
• 贈収賄（贈ることも受け取ることも）.
• 私たちの評判を傷つける可能性のある行為。.
• 機密情報の不正開示.
• 金融詐欺または不正経理.
• 上記のいずれかの事項を意図的に隠蔽すること。.

この方針は、会社の苦情処理方針がこれらの分野での懸念に対処することを目的としているため、職務上の処遇など、従業員自身の個人的な状況に関する苦情には使用されるべきではありません。.

Malvern Internationalは、従業員が善意に基づいて情報開示を行ったことを理由として、個人的な非難や、いかなる形態の不利益処分、ハラスメント、いじめからも従業員を保護することを約束します。ある事柄がこの方針の適用範囲内であるかどうか不明な場合は、人事部長に相談してください。.

手続

報告と調査

この方針の範囲内の行為が行われていると従業員が信じる理由がある場合、従業員はその旨を明記し、直属の上司に書面で報告するものとします。懸念が従業員の上司に関するものである場合は、組織内のより上位の者に提起するものとします。.

従業員は、懸念事項の理由を詳述しなければなりません。その行為が行われている、行われた、または行われる可能性が高いことについての絶対的な証拠は必要ありません。合理的な信念を裏付ける証拠があれば、通常は十分です。.

ラインマネージャーは、人事部長の支援を受けて調査を実施します。従業員およびその他の関係者と面談を実施します。従業員は、本方針に基づく面談に同僚または代理人を同伴させることができます。同伴者は、開示内容およびその後の調査の機密性を尊重しなければなりません。.

虚偽の申し立てが行われ、従業員が不正行為に関与していた、あるいは悪意を持って、または本方針の範囲外で懸念を表明したと判断された場合、重大な不正行為として、即時解雇を含む懲戒処分が科されることがあります。.

タイムスケール

調査の進捗状況と予想される実施期間について、従業員に情報提供するよう努めます。ただし、守秘義務により、調査や懲戒処分に関する具体的な詳細を共有できない場合があります。従業員は、調査に関する受領したすべての情報を機密として扱う必要があります。.

結果

結果が常に保証されるわけではありませんが、すべての懸念に公正かつ適切に対応するよう努めます。.

従業員が懸念事項の取り扱いに不満がある場合は、独立した公益通報支援団体であるProtect（旧Public Concern at Work）に連絡することができます。

• 電話番号: 0203 117 2520
• メールアドレス: whistle@protect-advice.org.uk
• ウェブサイト：www.protect-advice.org.uk

機密保持

会社は、可能な限り従業員の身元を秘密にします。ただし、刑事捜査が必要な場合、従業員が証人として必要とされる可能性があり、その際には機密保持への影響について、可能な限り速やかに通知されます。.

匿名での通報は推奨しておりません。さらなる情報が得られない場合、適切な調査が困難または不可能になることがあります。また、申立ての信頼性や誠実性を判断することもより難しくなります。報復を懸念する従業員は、人事部にご相談ください。秘密保持のために適切な措置が講じられます。.

不明な点がある場合は、人事部門または独立した内部告発支援団体であるProtectに相談できます。Protectは秘密厳守のヘルプラインを提供しています。.

外部開示

この方針の目的は、職場での不正行為を報告、調査、是正するための内部メカニズムを提供することであり、従業員はまず社内で懸念を提起することが奨励されます。ほとんどの状況では、外部関係者に通知する必要はないはずです。.

法律では、規制当局のような外部機関に懸念を報告することが適切な場合があることが認められています。メディアに知らせることが適切になることは、ほとんど、あるいは全くないでしょう。従業員は、外部に懸念を報告する前に、アドバイスを求めることが強く推奨されます。.

内部告発の懸念は、顧客、サプライヤー、またはサービスプロバイダーなどの第三者に関連する場合があります。法律は、懸念が主にそれらの行動または法的義務に関連していると合理的に信じられる場合、善意での開示を許可します。しかし、そのような問題は、通常、まず社内で報告されるべきです。従業員は、ガイダンスのために直属の上司または人事部門に連絡する必要があります。.

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