Richtlinie zur Offenlegung von Interessen (Whistleblowing)

Einleitung

Malvern, International und Language in Action verpflichten sich, ihre Geschäftstätigkeit mit Ehrlichkeit und Integrität auszuüben, und wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass sie hohe Standards einhalten. Allerdings sind alle Organisationen dem Risiko ausgesetzt, dass von Zeit zu Zeit Fehler passieren oder dass sie unwissentlich illegales oder unethisches Verhalten dulden. Eine Kultur der Offenheit und Verantwortlichkeit ist unerlässlich, um solche Situationen zu verhindern oder sie anzugehen, wenn sie doch einmal auftreten.

Die Ziele dieser Politik sind:

• Ermutigen Sie Mitarbeiter, mutmaßliches Fehlverhalten so bald wie möglich zu melden, in dem Wissen, dass ihre Bedenken ernst genommen und angemessen untersucht werden, und dass ihre Vertraulichkeit gewahrt wird.
• Bieten.
• Versichern Sie den Mitarbeitern, dass sie berechtigte Anliegen nach Treu und Glauben ohne Angst vor Repressalien äußern können, auch wenn sie sich als im Un.

Diese Richtlinie gilt für alle Angestellten, Arbeiter und Auftragnehmer des Unternehmens.

Umfang

Diese Richtlinie deckt das Recht eines Mitarbeiters ab, Bedenken zu äußern, bekannt als Offenlegung, über vermutetes Fehlverhalten oder Gefahren bei der Arbeit. Dies kann umfassen:

• Eine Straftat.
• Nichteinhaltung einer rechtlichen Verpflichtung oder einer regulatorischen Anforderung.
• Justizirrtum.
• Die Gefährdung der Gesundheit und Sicherheit einer Person.
• Umweltschäden.
• Bestechung (ob das Geben oder Empfangen von Bestechungsgeldern).
• Verhalten, das unserer Reputation schaden könnte.
• Unerlaubte Offenlegung vertraulicher Informationen.
• Finanzieller Betrug oder Misswirtschaft.
• Die vorsätzliche Verschweigung einer der oben genannten Angelegenheiten.

Diese Richtlinie sollte nicht für Beschwerden verwendet werden, die sich auf die persönlichen Umstände der Mitarbeiter beziehen, wie beispielsweise deren Behandlung am Arbeitsplatz, da die Beschwerdeordnung des Unternehmens dazu dient, Anliegen in diesem Bereich zu klären.

Malvern International verpflichtet sich, Mitarbeiter vor persönlichen Anschuldigungen sowie vor jeglicher Form von Benachteiligung, Belästigung oder Mobbing zu schützen, die auf eine in gutem Glauben erfolgte Meldung zurückzuführen sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Vorfall in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt, sollten Sie sich vom Leiter der Personalabteilung beraten lassen.

Verfahren

Berichterstattung und Ermittlungen

Wenn ein Mitarbeiter Grund zu der Annahme hat, dass eine Handlung im Rahmen dieser Richtlinie stattfindet, sollte der Mitarbeiter dies schriftlich seinem Vorgesetzten melden und angeben, dass die Meldung im Rahmen der Whistleblowing-Richtlinie erfolgt. Betrifft die Besorgnis den Manager des Mitarbeiters, sollte dies einer höherrangigen Person in der Organisation vorgelegt werden.

Der Mitarbeiter muss die Gründe für seine Bedenken im Einzelnen darlegen. Es ist nicht erforderlich, einen eindeutigen Beweis dafür zu erbringen, dass eine solche Handlung begangen wird, begangen wurde oder wahrscheinlich begangen wird; in der Regel reichen Anhaltspunkte aus, die eine begründete Vermutung stützen.

Der Vorgesetzte führt die Untersuchung mit Unterstützung des Personalleiters durch. Es finden Untersuchungsgespräche mit dem Mitarbeiter und allen anderen betroffenen Parteien statt. Mitarbeiter können zu den im Rahmen dieser Richtlinie stattfindenden Gesprächen einen Kollegen oder einen Vertreter mitbringen. Die Begleitperson muss die Vertraulichkeit der Offenlegung und der anschließenden Untersuchung wahren.

Wird eine falsche Anschuldigung erhoben und stellt sich heraus, dass der Mitarbeiter schuldig ist, an dem Fehlverhalten beteiligt war oder Bedenken böswillig oder außerhalb des Geltungsbereichs dieser Richtlinie geäußert hat, können Disziplinarmaßnahmen bis hin zur fristlosen Kündigung wegen groben Fehlverhaltens ergriffen werden.

Zeitrahmen

Wir werden uns bemühen, die Mitarbeiter über den Fortschritt der Untersuchung und den voraussichtlichen Zeitrahmen auf dem Laufenden zu halten. Vertraulichkeitsanforderungen können jedoch die Weitergabe spezifischer Details im Zusammenhang mit Untersuchungen oder Disziplinarmaßnahmen verhindern. Die Mitarbeiter müssen alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit einer Untersuchung erhalten, vertraulich behandeln.

Ergebnisse

Auch wenn wir nicht immer das Ergebnis garantieren können, das ein Mitarbeiter anstrebt, werden wir uns bemühen, alle Anliegen fair und angemessen zu bearbeiten.

Sollte ein Mitarbeiter mit der Art und Weise, wie sein Anliegen behandelt wurde, unzufrieden sein, kann er sich an „Protect“ (ehemals „Public Concern at Work“), eine unabhängige gemeinnützige Whistleblower-Organisation, wenden:

• Telefon: 0203 117 2520
• E-Mail: whistle@protect-advice.org.uk
• Webseite: www.protect-advice.org.uk

Vertraulichkeit

Das Unternehmen wird die Identität des Mitarbeiters so weit wie möglich vertraulich behandeln. Sollte jedoch eine strafrechtliche Untersuchung erforderlich sein, kann der Mitarbeiter als Zeuge benötigt werden und wird zum frühestmöglichen Zeitpunkt über alle Auswirkungen auf die Vertraulichkeit informiert.

Wir raten von anonymen Meldungen ab. Eine ordnungsgemäße Untersuchung kann erschwert oder sogar unmöglich werden, wenn keine weiteren Informationen eingeholt werden können. Zudem ist es schwieriger festzustellen, ob die Vorwürfe glaubwürdig sind und in gutem Glauben vorgebracht wurden. Mitarbeiter, die Vergeltungsmaßnahmen befürchten, sollten sich an die Personalabteilung wenden, damit geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit ergriffen werden können.

Im Zweifelsfall können sich Mitarbeiter an die Personalabteilung oder an „Protect“, eine unabhängige gemeinnützige Whistleblower-Organisation, wenden, die eine vertrauliche Hotline anbietet.

Externe Offenlegungen

Ziel dieser Richtlinie ist es, einen internen Mechanismus zur Meldung, Untersuchung und Behebung von Fehlverhalten am Arbeitsplatz bereitzustellen, und die Mitarbeiter werden ermutigt, Bedenken in erster Linie intern zu äußern. Unter den meisten Umständen sollte es nicht notwendig sein, externe Parteien zu informieren.

Das Gesetz räumt ein, dass es Fälle geben kann, in denen es angebracht ist, Bedenken einer externen Stelle, wie beispielsweise einer Aufsichtsbehörde, zu melden. Es wird jedoch nur sehr selten, wenn überhaupt, angebracht sein, die Medien zu informieren. Den Mitarbeitern wird nachdrücklich empfohlen, sich beraten zu lassen, bevor sie Bedenken extern melden.

Bedenken im Zusammenhang mit Whistleblowing können Dritte wie Kunden, Lieferanten oder Dienstleister betreffen. Das Gesetz erlaubt Offenlegungen in gutem Glauben, wenn vernünftigerweise angenommen werden kann, dass sich die Bedenken hauptsächlich auf deren Handlungen oder rechtlichen Verpflichtungen beziehen. Solche Angelegenheiten sollten jedoch normalerweise zuerst intern gemeldet werden. Mitarbeiter sollten sich für Anleitungen an ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung wenden.

Richtlinien-Genehmigung