Kamuoyu Bilgilendirme (İhbar) Politikası

Giriş

Malvern, International ve Language in Action, işlerimizi dürüstlük ve doğruluk ilkeleri çerçevesinde yürütmeye kararlıdır ve tüm çalışanlarımızın yüksek standartları korumalarını bekliyoruz. Bununla birlikte, tüm kuruluşlar zaman zaman işlerin ters gitme ya da farkında olmadan yasa dışı veya etik dışı davranışlara zemin hazırlama riskiyle karşı karşıyadır. Bu tür durumların ortaya çıkmasını önlemek veya ortaya çıktıklarında bunlarla başa çıkabilmek için açıklık ve hesap verebilirlik kültürü hayati önem taşır.

Bu Politikanın amaçları şunlardır:

• Çalışanları, endişelerinin ciddiye alınacağı ve uygun şekilde soruşturulacağı, ayrıca gizliliklerinin saygı göreceği bilgisiyle, şüpheli yanlış davranışları mümkün olan en kısa sürede bildirmeye teşvik edin.
• Çalışanlara bu endişeleri nasıl dile getirecekleri konusunda rehberlik sağlayın.
• Çalışanları, yanlış oldukları anlaşılsalar bile, iyi niyetle dile getirdikleri gerçek endişelerinden dolayı herhangi bir mukabele korkusu yaşamamaları gerektiği konusunda güvence verin.

Bu Politika, Şirketin tüm çalışanları, işçileri ve yüklenicileri için geçerlidir.

Kapsam

Bu politika, bir çalışanın işyerindeki şüpheli yanlış davranışları veya tehlikeleri bildirme, yani bir ihbarda bulunma hakkını kapsar. Buna şunlar dahil olabilir:

• Bir suç.
• Yasal bir yükümlülüğe veya düzenleyici gerekliliğe uymama.
• Adaletin gecikmesi.
• Bir bireyin sağlığının ve güvenliğinin tehlikeye atılması.
• Çevreye zarar.
• Rüşvet (vermek veya almak).
• İtibarımıza zarar verebilecek davranışlar.
• Gizli bilgilerin yetkisiz olarak açıklanması.
• Mali dolandırıcılık veya yanlış yönetim.
• Yukarıdaki hususlardan herhangi birini kasten gizleme.

Bu politika, çalışanın iş yerindeki muamelesi gibi kendi kişisel durumlarına ilişkin şikayetler için kullanılmamalıdır, çünkü Şirketin Tazminat Politikası bu alandaki endişeleri ele almak üzere tasarlanmıştır.

Malvern International, bir çalışanın iyi niyetle yaptığı bir bildirim sonucunda maruz kalabileceği her türlü kişisel suçlamadan veya her türlü mağduriyet, taciz ya da zorbalıktan korunmasını taahhüt eder. Bir durumun bu politikanın kapsamına girip girmediğinden emin değilseniz, İK Müdürüne danışmalısınız.

İşlem

Raporlama ve Soruşturma

Bir çalışanın bu politika kapsamındaki bir eylemin gerçekleştiğine dair makul bir gerekçesi olduğunda, çalışan konuyu yazılı olarak ve ihbarcılık politikasının şartlarına uygun olarak yapıldığını belirterek ilk amirine bildirmelidir. Endişe, çalışanın yöneticisi ile ilgiliyse, kuruluş içinde daha üst düzey bir yetkiliye iletmelidir.

Çalışan, endişesinin nedenlerine ilişkin ayrıntıları sağlamalıdır. Böyle bir eylemin işlendiğine, işlenmiş olduğuna veya işlenmesi muhtemel olduğuna dair kesin kanıt olması gerekmez; makul bir inanışı destekleyen kanıtlar genellikle yeterli olacaktır.

Satış müdürü, İK İdari İşler Başkanı'nın desteğiyle bir soruşturma yürütecektir. Çalışan ve diğer ilgili taraflarla görüşmeler yapılacaktır. Çalışanlar, bu politika kapsamında düzenlenen görüşmelere bir iş arkadaşını veya temsilciyi getirebilirler. Refakat eden kişinin, açıklamanın ve sonrasındaki soruşturmanın gizliliğine saygı göstermesi gerekmektedir.

Yanlış bir iddia ortaya atılırsa ve çalışanın kusurlu olduğu, yanlış işlere karıştığı veya kötü niyetle ya da bu politikanın kapsamı dışında endişelerini dile getirdiği tespit edilirse, ihbarcının ciddi yanlış davranışlar nedeniyle bildirimde bulunmaksızın işten çıkarılmasına kadar disiplin cezası uygulanabilir.

Zaman Çizelgeleri

Soruşturmanın ilerleyişi ve olası zaman çizelgesi hakkında çalışanları bilgilendirmeyi hedefleyeceğiz. Ancak, gizlilik gereklilikleri soruşturmalar veya disiplinle ilgili sonuçlarla ilgili belirli ayrıntıların paylaşılmasını engelleyebilir. Çalışanlar, soruşturmayla ilgili alınan tüm bilgileri gizli tutmalıdır.

Sonuçlar

Çalışanın her zaman istediği sonucu garanti edemeyebiliriz, ancak tüm endişeleri adil ve uygun bir şekilde ele almak için elimizden geleni yapacağız.

Çalışanın, sorununun ele alınış biçiminden memnun olmaması halinde, bağımsız bir ihbarcı yardım kuruluşu olan Protect (eski adıyla Public Concern at Work) ile iletişime geçebilir:

• Telefon: 0203 117 2520
• E-posta: whistle@protect-advice.org.uk
• Web sitesi: www.protect-advice.org.uk

Gizlilik

Şirket, çalışanın kimliğini mümkün olduğunca gizli tutacaktır. Ancak, cezai soruşturma gerektirmesi durumunda, çalışan tanık olarak gerekebilir ve gizliliğe ilişkin herhangi bir etki söz konusu olduğunda en kısa sürede bilgilendirilecektir.

Anonim ihbarları teşvik etmiyoruz. Daha fazla bilgi toplanamazsa, uygun bir soruşturma daha zor veya imkansız olabilir. İddiaların güvenilir olup olmadığının ve iyi niyetle yapılıp yapılmadığının belirlenmesi de daha zordur. Misillemeden endişe duyan çalışanlar, gizliliğin korunması için uygun önlemlerin alınabilmesi amacıyla İK departmanına başvurmalıdır.

Emin değilseniz, çalışanlar İK departmanından veya gizli bir yardım hattı sunan bağımsız bir ihbarcı yardım kuruluşu olan Protect'ten tavsiye alabilirler.

Dış Açıklamalar

Bu politikanın amacı, iş yerinde yapılan yanlışları bildirmek, soruşturmak ve düzeltmek için bir iç mekanizma sağlamaktır ve çalışanlar öncelikli olarak endişelerini şirket içinde dile getirmeye teşvik edilmektedir. Çoğu durumda, dış tarafları bilgilendirmeye gerek kalmamalıdır.

Yasa, bir düzenleyici gibi harici bir kuruluşa endişeleri bildirmelerin uygun olabileceği durumların olabileceğini kabul etmektedir. Medyayı uyarmak çok nadiren, eğer hiç uygun olmayacaktır. Çalışanların, endişeleri harici olarak bildirmeden önce tavsiye almaları kuvvetle teşvik edilir.

İhbarcı ihbarları; müşteri, tedarikçi veya hizmet sağlayıcı gibi üçüncü taraflarla ilgili olabilir. Yasalar, endişenin esas olarak onların eylemleri veya yasal sorumluluklarıyla ilgili olduğuna dair makul bir inanç varsa, iyi niyetle açıklama yapılmasına izin verir. Ancak, bu tür konular normalde önce dahili olarak bildirilmelidir. Çalışanlar, rehberlik için bağlı oldukları yönetici veya İnsan Kaynakları departmanı ile iletişime geçmelidir.

Politika Onayı