Política de Divulgación de Interés Público (Denuncia de Irregularidades)

Introducción

Malvern, International y Language in Action se comprometen a llevar a cabo nuestras actividades con honestidad e integridad, y esperamos que todos los empleados mantengan altos estándares. Sin embargo, todas las organizaciones se enfrentan al riesgo de que, de vez en cuando, las cosas salgan mal o de que, sin saberlo, se produzcan conductas ilegales o poco éticas. Una cultura de transparencia y responsabilidad es esencial para prevenir que se produzcan tales situaciones o para abordarlas cuando ocurran.

Los objetivos de esta Política son:

• Anima a los empleados a denunciar cualquier sospecha de irregularidad lo antes posible, con la seguridad de que sus inquietudes serán tomadas en serio y se investigarán según corresponda, y que su confidencialidad será respetada.
• Proporcione a los empleados orientación sobre cómo plantear esas inquietudes.
• Tranquilice a los empleados asegurándoles que pueden plantear inquietudes legítimas de buena fe sin temor a represalias, incluso si resultan estar equivocados.

Esta Política se aplica a todos los empleados, trabajadores y contratistas de la Compañía.

Alcance

Esta política cubre el derecho de un empleado a plantear una inquietud, conocida como divulgación, sobre cualquier sospecha de irregularidades o peligros en el trabajo. Esto puede incluir:

• Un delito penal.
• Incumplimiento de una obligación legal o requisito reglamentario.
• Una injusticia.
• El riesgo para la salud y la seguridad de un individuo.
• Daño al medio ambiente.
• Soborno (ya sea dar o recibir sobornos).
• Conducta que podría dañar nuestra reputación.
• Divulgación no autorizada de información confidencial.
• Fraude financiero o mala administración.
• La ocultación deliberada de cualquiera de los asuntos anteriores.

Esta política no debe utilizarse para quejas relacionadas con las circunstancias personales de los empleados, como su trato en el trabajo, ya que la Política de Quejas de la Compañía tiene como objetivo abordar las preocupaciones en esta área.

Malvern International se compromete a proteger a los empleados frente a cualquier acusación personal o cualquier forma de represalia, acoso o intimidación que resulte de una denuncia realizada de buena fe. Si no estás seguro de si algo entra dentro del alcance de esta política, debes consultar con el jefe de Recursos Humanos.

Procedimiento

Reportes e Investigación

Cuando un empleado tenga razones para creer que se está llevando a cabo una acción dentro del alcance de esta política, el empleado deberá informar el problema por escrito a su gerente directo, especificando que el informe se realiza en los términos de la Política de Denuncias (Whistleblowing Policy). Si la preocupación se relaciona con el gerente del empleado, deberá plantearse ante una persona de mayor jerarquía en la organización.

El empleado debe proporcionar detalles de los motivos de su preocupación. No es necesario tener pruebas absolutas de que dicho acto se está cometiendo, se ha cometido o es probable que se cometa; la evidencia que respalde una creencia razonable normalmente será suficiente.

El gerente de línea llevará a cabo una investigación con el apoyo del Director de Recursos Humanos. Se celebrarán reuniones de investigación con el empleado y cualquier otra parte relevante. Los empleados pueden llevar a un colega o representante a las reuniones celebradas bajo esta política. El acompañante debe respetar la confidencialidad de la divulgación y de cualquier investigación posterior.

Si se presenta una acusación falsa y se determina que el empleado es culpable, está involucrado en la conducta indebida, o ha planteado preocupaciones maliciosamente o fuera del alcance de esta política, se pueden tomar medidas disciplinarias hasta e incluyendo el despido sin previo aviso por falta grave.

Plazos

Nos esforzaremos por mantener a los empleados informados sobre el progreso de la investigación y su posible cronograma. Sin embargo, los requisitos de confidencialidad pueden impedir el intercambio de detalles específicos relacionados con investigaciones o resultados disciplinarios. Los empleados deben tratar toda la información recibida sobre una investigación como confidencial.

Resultados

Si bien no siempre podemos garantizar el resultado que un empleado pueda estar buscando, nos esforzaremos por abordar todas las inquietudes de manera justa y apropiada.

Si un empleado no está satisfecho con la forma en que se ha gestionado su inquietud, puede ponerse en contacto con Protect (anteriormente Public Concern at Work), la organización benéfica independiente de denuncia de irregularidades:

• Teléfono: 0203 117 2520
• Correo electrónico: whistle@protect-advice.org.uk
• Sitio web: www.protect-advice.org.uk

Confidencialidad

La Compañía mantendrá la identidad del empleado confidencial en la medida de lo posible. Sin embargo, cuando se requiera una investigación penal, el empleado podría ser necesario como testigo y se le informará de cualquier impacto en la confidencialidad a la brevedad posible.

No fomentamos las denuncias anónimas. Una investigación adecuada puede resultar más difícil o incluso imposible si no se puede obtener más información. Además, es más difícil determinar si las denuncias son creíbles y se han presentado de buena fe. Los empleados que teman represalias deben acudir al departamento de Recursos Humanos para que se puedan tomar las medidas adecuadas para preservar la confidencialidad.

En caso de duda, los empleados pueden solicitar asesoramiento a Recursos Humanos o a Protect, la organización benéfica independiente para denunciantes, que ofrece una línea de ayuda confidencial.

Divulgaciones externas

El objetivo de esta política es proporcionar un mecanismo interno para informar, investigar y remediar las irregularidades en el lugar de trabajo, y se anima a los empleados a plantear sus inquietudes internamente en primera instancia. En la mayoría de las circunstancias, no debería ser necesario alertar a terceros externos.

La ley reconoce que puede haber ocasiones en las que sea apropiado informar preocupaciones a un organismo externo, como un regulador. Rara vez, si es que alguna vez, será apropiado alertar a los medios de comunicación. Se alienta encarecidamente a los empleados a buscar asesoramiento antes de informar preocupaciones externamente.

Las denuncias pueden referirse a terceros, como clientes, proveedores o prestadores de servicios. La ley permite realizar denuncias de buena fe cuando exista la creencia razonable de que la denuncia se refiere principalmente a las acciones o responsabilidades legales de dichos terceros. Sin embargo, por lo general, estos asuntos deben reportarse primero internamente. Los empleados deben comunicarse con su superior directo o con el departamento de Recursos Humanos para recibir orientación.

Aprobación de la política