Politique de recrutement

Introduction

Malvern International reconnaît que ses collaborateurs sont essentiels à son succès et qu'elle doit donc être en mesure d'attirer et de fidéliser des professionnels de très haut niveau ; pour y parvenir, une approche stratégique et professionnelle du recrutement est indispensable.

La présente politique a pour objectif de définir un cadre régissant le recrutement et la sélection du personnel, fondé sur les principes qui y sont énoncés, et qui répondent également aux exigences de la politique d’égalité, de diversité et d’inclusion de Malvern International, de la loi de 2010 sur l’égalité (Equalities Act 2010) et de toute autre législation applicable en matière d’emploi.

Champ d'application

Cette politique couvre toutes les activités qui font partie du processus de recrutement et de sélection pour Malvern International, y compris « Language in Action ». Il s'applique à recrutement de tout le personnel. Pour que la politique et la procédure soient efficaces, il est essentiel que tout employé impliqué dans un aspect du recrutement et/ou de la sélection du personnel en prenne connaissance et les respecte. En fin de compte, il incombe à l'équipe de direction, en collaboration avec les ressources humaines, de s'en assurer.

Principes fondamentaux

Malvern International applique le principe de la concurrence ouverte dans sa politique de recrutement.

Malvern International s'efforcera de recruter le meilleur candidat pour le poste en se fondant sur le mérite. Le processus de recrutement et de sélection doit permettre d'identifier la personne la mieux adaptée au poste et à l'entreprise.

Malvern International souhaite favoriser le recrutement de personnes en situation de handicap et mettra en place des aménagements raisonnables à toutes les étapes du processus de recrutement et selon les besoins, afin de permettre à un candidat retenu en situation de handicap d'exercer ses fonctions.

Malvern International veillera à ce que le recrutement et la sélection du personnel soient menés de manière professionnelle, dans les délais impartis et en tenant compte des besoins, et ce, dans le respect de la législation en vigueur en matière d'emploi.

Malvern International assurera une formation, un perfectionnement et un accompagnement adaptés aux personnes impliquées dans les activités de recrutement et de sélection afin de respecter ce principe fondamental. Tout membre du personnel impliqué dans la sélection du personnel doit s’assurer qu’il a reçu une formation adéquate et qu’il est en mesure de se conformer aux exigences de la présente politique et procédure. Au minimum, tout membre du personnel participant à une activité relevant de la présente politique et procédure doit avoir préalablement suivi la formation EDI.

Le recrutement et la sélection constituent un processus essentiel qui doit contribuer à renforcer la réputation de Malvern International. Malvern International s'engage à traiter tous les candidats de manière juste, équitable et efficace, avec respect et courtoisie, afin de leur garantir une expérience positive, quelle que soit l'issue du processus.

Malvern International s'engage à promouvoir les meilleures pratiques en matière de recrutement et de sélection. L'entreprise améliorera en permanence ses méthodes de recrutement et de sélection afin d'intégrer de nouvelles idées et approches.

Malvern International veillera à ce que son processus de recrutement et de sélection soit rentable.

Si un membre du personnel impliqué dans le processus de recrutement a une relation personnelle ou familiale étroite avec un candidat, il doit le déclarer dès qu'il prend connaissance de la candidature de la personne et s'abstenir de toute implication dans le processus de prise de décision de recrutement et de sélection.

Toute la documentation relative aux candidats sera traitée de manière confidentielle conformément au RGPD.

Les candidats auront le droit d'accéder à toute documentation les concernant conformément au RGPD.

Procédure de recrutement et de sélection

Il existe un certain nombre d'étapes clés dans le processus de recrutement et de sélection. Cette politique décrit les étapes clés. D'autres conseils et orientations sont disponibles auprès des RH.

Phase de préparation

Le processus de recrutement et de sélection ne devrait pas commencer avant qu'une évaluation complète du besoin pour le poste par rapport aux plans stratégiques et au budget du domaine ait été effectuée.

Le recrutement du personnel tiendra compte des besoins de Malvern International en matière d’idées et d’approches nouvelles et devra, en outre, soutenir l’engagement de l’entreprise à garantir la diversité de ses effectifs en cherchant de manière proactive à attirer des groupes sous-représentés, afin de maximiser sa capacité à répondre aux besoins variés des étudiants.

Le recrutement doit faire partie intégrante de la stratégie de dotation en personnel pour le secteur et tenir compte de la nécessité de toute initiative d‘’ action positive ‘ en cours. L’« action positive » est légale en vertu du Loi sur l'égalité de 2010 et fait référence aux mesures que peut prendre un employeur pour encourager les candidatures de personnes partageant une caractéristique protégée (par exemple, un genre ou une race particulière) qui sont sous-représentées dans un domaine particulier de l'effectif.

Toutes les publications nouvelles ou modifiées doivent faire l'objet d'un examen formel avant d'être annoncées.

Le recrutement à un poste doit faire l'objet d'une autorisation formelle demandée avant le début du processus, en remplissant le formulaire ‘ Autorisation de recrutement ’, disponible auprès du service des ressources humaines.

Si un responsable estime qu'il pourrait y avoir des difficultés de recrutement pour un poste, il doit contacter les ressources humaines pour obtenir des conseils et des orientations sur les taux du marché comparatifs et les options d'action appropriées.

Description de poste et profil recherché

A Description de poste Une fiche de poste doit être produite ou mise à jour pour tout poste vacant à pourvoir.

La description du poste doit refléter fidèlement les éléments du poste.

La description du poste doit indiquer les critères essentiels et souhaitables en termes de compétences, aptitudes, connaissances et expérience pour le poste, tous devant être directement liés au poste et s'appliquer de manière égale à tous les candidats. Des précautions doivent être prises lors de la rédaction de la description du poste pour s'assurer que les critères utilisés ne discriminent pas indirectement certains groupes de candidats.

Publicité

Au minimum, tous les postes seront normalement publiés en interne. Cela contribuera à maximiser l'égalité des chances et à offrir au personnel des possibilités d'évolution de carrière, préservant ainsi les compétences et l'expertise du personnel existant. Dans des circonstances exceptionnelles, en consultation avec les RH, un département peut renoncer à la nécessité de publier un avis. Cela inclura probablement les postes nécessitant une expertise spécialisée pour lesquels le responsable du recrutement du département peut démontrer qu'une recherche approfondie a été menée et que le candidat désigné est la personne la plus appropriée pour le poste.

Dans certaines circonstances, il peut être plus efficace de faire appel à une agence de recrutement. Cela doit être discuté et approuvé par les RH. Cela n'éliminera cependant pas la nécessité de publier le poste en interne et toute agence ou consultant externe qui assiste dans le processus doit agir conformément à cette politique et dans le respect de nos exigences en matière d'égalité des chances.

Les employés qui ont occupé un poste par intérim qui devient ensuite vacant devront postuler pour le poste lorsqu'il sera annoncé, mais dans ce cas, le poste pourra être annoncé, dans des circonstances exceptionnelles, sur une base interne uniquement.

Toutes les annonces doivent être soumises par le biais des RH, sauf si des arrangements alternatifs ont été formellement convenus à l'avance avec les RH.

Tout publicité doit être rentable et approuvé à l'avance par les RH en utilisant les plateformes appropriées pour attirer des candidats possédant des compétences, des connaissances et une expérience spécifiques (sites web EFL et spécifiques à l'industrie). 

Sélection des candidats

Sélection provisoire

Sélection provisoire peut impliquer l'ensemble du panel mais doit être effectué par un minimum de 2 personnes pour éviter toute possibilité de partialité, dont l'une serait normalement le supérieur hiérarchique direct.

Les RH peuvent initialement (à la demande du responsable du recrutement) présélectionner sur la base des compétences, de l'expérience et des qualifications requises pour le poste, sinon les RH ne seront normalement pas membres d'un comité à moins qu'il ne s'agisse d'une nomination à un poste de cadre supérieur. Si nécessaire, des formulaires de candidature devront être remplis plutôt que de se contenter de soumettre un CV et une lettre de motivation.

Conformément à la Loi sur l'égalité de 2010, les candidats présélectionnés devraient également être invités à indiquer s'il existe des dispositions particulières ou des aménagements raisonnables qui pourraient être faits pour leur permettre de participer pleinement au processus de sélection.

Tous les candidats (internes et externes) doivent être évalués objectivement par rapport aux critères de sélection énoncés dans la Spécification de la personne, et seuls les candidats qui satisfont à tous les critères essentiels doivent être présélectionnés. Il ne faut pas faire de suppositions sur les qualités des candidats internes.

Sélection et entretien

L'entretien doit normalement être mené par au moins deux personnes, dont l'une doit être le responsable du recrutement. L'un des membres du jury aura suivi la formation sur le recrutement sans risque dans l'éducation.

La sélection est un processus à double sens : les candidats évaluent le poste, tandis que Malvern International. Les personnes chargées du recrutement doivent réfléchir à la meilleure façon de véhiculer une image positive.

Il est recommandé d'utiliser une série de méthodes de sélection qui conviennent pour évaluer les critères essentiels et souhaitables figurant dans le profil du candidat, car cela permettra d'améliorer la prise de décision objective, ce qui est difficile par entretien seul.

Les questions d'entretien et la structure de l'entretien doivent être appliquées de manière cohérente à tous les candidats.

Des notes enregistrant l'entretien doivent être prises afin qu'elles puissent être consultées lors de l'évaluation des candidats par rapport au profil du poste et pour la prise de décisions. Les notes de l'entretien et toutes autres notes sur le candidat prises pendant le processus de recrutement et de sélection doivent être fournies aux RH suite au processus de sélection et seront conservées pendant une période minimale de 6 mois après la fin du processus de sélection.

Dans le cas où les candidats demanderaient un retour sur leurs performances lors du processus de sélection, celui-ci doit être organisé par le responsable du recrutement, bien qu'il puisse déléguer cette tâche à un autre membre du panel le cas échéant.

Les candidats qui n'ont pas été retenus doivent être traités avec courtoisie et tact. Ils recevront, au minimum, une notification téléphonique ou écrite de l'issue du processus de sélection.

Arbitres

Les informations recherchées auprès des référents doivent être structurées autour des exigences du poste et la description du poste doit être fournie. Il convient de noter que de nombreuses organisations ont pour politique de ne pas fournir de références personnelles et que les références fournies peuvent par conséquent ne confirmer que les détails du poste actuel. Ceci est beaucoup moins susceptible d'être le cas pour les références de postes académiques qui sont de nature plus personnelle.

Pour toutes les candidatures, deux références seront exigées, dont une référence d'emploi de l'employeur actuel.

Si le rendez-vous est urgent, le responsable du recrutement peut chercher à obtenir un référence verbale/téléphonique pour le candidat retenu à condition que les procédures standard à cet effet soient respectées. Toute référence verbale doit être confirmée par une référence écrite dans les 2 mois suivant la date de début du candidat.

Les arbitres ne doivent pas être contactés sans le consentement du candidat et les informations fournies doivent être traitées de manière confidentielle.

Toutes les références doivent inclure une confirmation de l'aptitude (à leur connaissance) des candidats à travailler avec des personnes de moins de 18 ans.

Prendre rendez-vous

Il est admis que, dans de nombreux cas, il est souhaitable de formuler une offre verbale très peu de temps après le processus de sélection afin de renforcer la capacité de Malvern International à recruter le candidat retenu. Dans de tels cas, l'offre verbale est généralement formulée par le responsable du recrutement, bien que celui-ci ait la possibilité de déléguer cette responsabilité s'il le juge opportun.

Les nominations seront généralement effectuées.

Une fois qu'une décision de sélection a été prise, un formulaire d'offre d'emploi doit être rempli et retourné aux ressources humaines. Les ressources humaines produiront alors une offre d'emploi écrite. Les offres d'emploi sont normalement soumises à des références satisfaisantes, à des vérifications de qualifications et à d'autres vérifications appropriées, telles que les vérifications de droit de travailler, les antécédents judiciaires, l'interdiction d'enseigner et les vérifications DBS.

Remarque – si un certificat DBS n'a pas été fourni et vérifié avant la date de début, une évaluation des risques sera effectuée et examinée mensuellement jusqu'à ce que le certificat DBS soit validé.

Les enseignants-chercheurs sont invités à s'inscrire chaque année au service de mise à jour du DBS. Les frais liés à cette démarche leur seront remboursés tant qu'ils seront employés par Malvern International, sur présentation d'un justificatif.

Les demandeurs de visa pour la voie des travailleurs qualifiés (général) doivent fournir un casier judiciaire. Tout demandeur étranger devra fournir une attestation de casier judiciaire de l'étranger.

La Société peut, à sa discrétion, offrir une aide à la réinstallation aux candidats retenus lorsque cela est approprié. Les décisions concernant l'aide à la réinstallation seront prises au cas par cas, en tenant compte des exigences du poste, des besoins de l'entreprise et des circonstances individuelles. Tout package de réinstallation offert sera confirmé par écrit dans le cadre de l'offre d'emploi.

Tous les nouveaux recrutés sont tenus de suivre une formation sur la protection des personnes et la prévention, au niveau pertinent pour leur poste.

Induction

L'intégration constitue la dernière étape du processus de recrutement. Une fois que le candidat retenu a accepté l'offre d'emploi et qu'une date d'entrée en fonction a été convenue, le responsable hiérarchique est chargé de mettre en place un programme d'intégration complet pour le nouveau collaborateur, qui comprendra des formations sur la protection des personnes vulnérables, le programme « Prevent » et la santé et la sécurité au travail.

Responsabilités

Responsable de service (qui peut parfois être également le responsable du recrutement)

• Évaluer la nécessité des postes conformément au plan de dotation et au budget du département.
• Assurer un programme d'intégration complet pour tout nouvel employé

Responsable du recrutement

• Assurer la liaison avec le chef de service, les ressources humaines et le service financier afin de déterminer si un poste vacant correspond à un remplacement, à la création d'un nouveau poste ou à un poste existant nécessitant une révision.
• Veiller à ce qu’un formulaire d’autorisation de recrutement soit rempli pour tous les postes nouveaux ou modifiés avant la publication de toute offre d’emploi.
• Discuter des difficultés potentielles de recrutement avec les RH.
• Préparation d'une description de poste, d'un profil de candidat idéal et d'une ébauche d'annonce.
• Convenir d'un plan de recrutement et d'un calendrier avec les RH.
• Préparation d'une liste restreinte de candidats à convoquer à un entretien.
• Conserver des traces écrites de toutes les présélections, des notes d'entretien et des décisions prises à l'issue des entretiens.
• Faire une offre d'emploi verbale.
• Fournir un retour d'information aux candidats présélectionnés non retenus, s'ils en font la demande, en veillant au respect des principes d'égalité des chances.
• Veiller à ce que toutes les offres d'emploi nouvelles ou révisées soient accompagnées d'un formulaire d'‘ offre d'emploi ’ dûment rempli avant toute proposition officielle ou la signature d'un contrat.
• Préparer un programme d'intégration complet pour le nouveau collaborateur.
• Relancer les documents en attente avant les dates de début pour garantir la conformité (les RH effectueront la première relance)

RH

• Fournir des conseils professionnels en ressources humaines concernant l'analyse comparative des salaires, le contenu des descriptions de poste et des profils recherchés, ainsi que la rédaction des offres d'emploi.
• Publier des offres d'emploi.
• Veiller à ce que toutes les agences ou tous les consultants externes intervenant dans le processus de recrutement respectent la politique de recrutement de Malvern International.
• Effectuer des vérifications préalables à l'embauche
• Émission d'offres d'emploi écrites et de contrats de travail.
• Effectuer toute autre tâche convenue dans le cadre du calendrier de recrutement convenu avec le responsable du recrutement.
• Première démarche visant à obtenir les documents manquants nécessaires au respect des obligations réglementaires.
• Réaliser la formation d'intégration RH avec tous les nouveaux collaborateurs.
• Suivi et évaluation du processus de recrutement, ainsi que des politiques et directives associées.

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Approbation de la politique