Gruppenrichtlinie für Gesundheit und Sicherheit

Absichtserklärung

Malvern International PLC hat sich verpflichtet, soweit dies vernünftigerweise machbar ist, die Gesundheit, Sicherheit und das Wohlergehen von Mitarbeitern, Studierenden, Auftragnehmern und Besuchern zu gewährleisten. Der Vorstand betrachtet Gesundheit und Sicherheit als einen zentralen Bestandteil der Unternehmensführung, der operativen Exzellenz und des Risikomanagements.

Geltungsbereich und Anwendung

Diese Richtlinie gilt für Malvern, International PLC sowie alle Tochtergesellschaften, Geschäftsbereiche, Lehrstandorte, Wohnstandorte und Verwaltungsstandorte.

Einleitung

Diese Richtlinie gilt für Malvern, International PLC und alle Tochtergesellschaften, darunter:

• Malvern House Group Limited
• Malvern HE-Partnerschaften
• Malvern House International Limited

Diese Sicherheits- und Gesundheitspolitik (S&G) ist in drei separate Abschnitte unterteilt:

ABSCHNITT 1 – Grundsatzerklärung zu Gesundheit, Sicherheit und Wohlbefinden

In diesem Abschnitt werden die übergeordneten Ziele und Vorgaben der Konzernrichtlinie für Gesundheit und Sicherheit dargelegt. Die Erklärung wird vom Vorsitzenden des Ausschusses für Gesundheit und Sicherheit offiziell genehmigt und anschließend vom Vorstand der Malvern International PLC bestätigt.

ABSCHNITT 2 – Organisation

Dieser Abschnitt definiert die Organisationsstruktur, den Führungsrahmen und die zugewiesenen Verantwortlichkeiten, die eingerichtet wurden, um die wirksame Umsetzung der in dieser Gesundheits- und Sicherheitspolitik festgelegten Ziele und Vorgaben zu gewährleisten.

ABSCHNITT 3 – Regelungen

Dieser Abschnitt beschreibt die spezifischen Verfahren, die von Mitarbeitern, Studenten, Besuchern und Auftragnehmern befolgt werden müssen, um die wirksame Umsetzung der Gesundheits- und Sicherheitspolitik und die Aufrechterhaltung einer sicheren, gesunden und unterstützenden Umgebung zu gewährleisten. Wo detaillierte Verfahren in separaten eigenständigen Richtlinien enthalten sind, wird in diesem Abschnitt eindeutig darauf verwiesen, um den Zugang und die Einhaltung zu erleichtern.

ABSCHNITT 1 – Grundsatzerklärung zu Gesundheit, Sicherheit und Wohlbefinden

Malvern International PLC (“die Gruppe”) verpflichtet sich, soweit dies vernünftigerweise durchführbar ist, die Gesundheit, Sicherheit und das Wohlergehen aller Mitarbeiter, Studenten, Auftragnehmer, Besucher und aller anderen Personen zu gewährleisten, die von ihren Aktivitäten betroffen sein könnten.

Der Vorstand erkennt an, dass ein effektives Gesundheits- und Sicherheitsmanagement integraler Bestandteil einer verantwortungsvollen Unternehmensführung, operativer Exzellenz und pädagogischer Qualität ist. Gesundheit und Sicherheit sind in den übergeordneten Risikomanagementrahmen der Gruppe integriert und werden als zentrale Organisationspriorität und nicht als eigenständige Compliance-Funktion behandelt.

Die Gruppe bekennt sich zu:

• Bereitstellung von sicheren Räumlichkeiten, sicheren Arbeitssystemen und sicherer Ausrüstung.
• Gefahren systematisch und verhältnismäßig identifizieren und Risiken bewerten.
• Implementierung geeigneter und ausreichender Kontrollmaßnahmen zur Risikominderung.
• Bereitstellung angemessener Informationen, Anleitungen, Schulungen und Aufsicht, um die Kompetenz sicherzustellen.
• Förderung einer positiven Gesundheits- und Sicherheitskultur in allen Tochtergesellschaften und Geschäftsbereichen.
• Sicherstellung einer effektiven Konsultation und Kommunikation mit Mitarbeitern und relevanten Stakeholdern, einschließlich Universitätspartnern.
• Leistungsüberwachung durch Inspektions-, Audit- und Berichtsmechanismen.
• Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Vorschriften.
• Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung seiner Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen.

Der Vorstand trägt die ultimative Verantwortung für die Gesundheits- und Sicherheitsleistung des gesamten Konzerns. Die operative Verantwortung für die Umsetzung liegt beim Chief Operating Officer, unterstützt vom Group H&S Coordinator (Matthew Huda) und den Führungsteams der Tochtergesellschaften.

Das Gesundheits- und Sicherheitsmanagement ist in den Business Continuity Plan (BCP/MIG/001) und den Safeguarding-Rahmen der Unternehmensgruppe integriert, um koordinierte und verhältnismäßige Reaktionen auf Vorfälle zu gewährleisten, die das Wohlbefinden, den Betrieb oder den Ruf beeinträchtigen können. Die BCP etabliert das zentrale Notfallteam der Unternehmensgruppe (CLET), Alarmierungsschwellen und Verfahren zur Vorfallbewältigung; diese Richtlinie für Gesundheit und Sicherheit operiert innerhalb und neben diesem Rahmen. Jeder H&S-Vorfall, der die in der BCP festgelegten Schwellenwerte erreicht, muss gemäß den Alarmierungsverfahren der BCP sowie den Berichterstattungspflichten dieser Richtlinie eskaliert werden.

Diese Richtlinie wird jährlich überprüft, oder früher, wenn signifikante Änderungen oder Vorfälle dies erfordern, und wird allen Mitarbeitern des Konzerns mitgeteilt.

Unterzeichnet im Namen des Vorstands der Malvern International PLC:

Richard Mace
Geschäftsführer
Malvern International PLC

Erklärung des Chief Operating Officers

Als Chief Operating Officer der Malvern International PLC bin ich mir bewusst, dass ein effektives Management in den Bereichen Gesundheit, Sicherheit und Wohlbefinden nicht allein durch Richtlinien erreicht wird, sondern durch Führung, Verhalten und kollektive Verantwortung im gesamten Konzern.

Während ich die operationelle Verantwortung für die Umsetzung und Überwachung dieser Richtlinie trage, hängt die Schaffung und Aufrechterhaltung eines sicheren Umfelds von sichtbarer Führung auf jeder Ebene der Organisation ab. Gesundheit und Sicherheit müssen in die tägliche Entscheidungsfindung, die operative Planung und die Art und Weise, wie wir uns als Kollegen, Erzieher und Führungskräfte verhalten, integriert werden.

Wir engagieren uns für die Förderung einer Kultur, in der:

• Sicherheit wird vor Leistung betrachtet.
• Bedenken können offen und ohne Zögern geäußert werden.
• Vorfälle werden transparent gemeldet und konstruktiv untersucht.
• Aus Erfahrungen zu lernen, wird geschätzt und geteilt.
• Compliance wird als Mindeststandard betrachtet, nicht als Endziel.

Das Gesundheits- und Sicherheitsmanagement ist vollständig in unsere Notfallpläne (BCP/MIG/001) und unsere Schutzrichtlinien integriert, um koordinierte und verhältnismäßige Reaktionen auf jedes Ereignis zu gewährleisten, das das Wohl unserer Schüler, Mitarbeiter oder der breiteren Gemeinschaft beeinträchtigt. Der BCP definiert die Eskalationsstruktur der Gruppe, das Central Leadership Emergency Team (CLET) und die Alarmprotokolle; diese Richtlinie gilt neben diesem. Die Mitarbeiter sollten mit den 60-Minuten- und 24-Stunden-Alarmierungsschwellenwerten des BCP und ihren Eskalationsverantwortlichkeiten im Rahmen dieser Richtlinie vertraut sein.

Ich erwarte von allen Führungskräften der Gruppe, dass sie ein aktives Eigentum für Gesundheit und Sicherheit in ihren Verantwortungsbereichen zeigen und die Verhaltensweisen vorleben, die eine starke Sicherheitskultur untermauern. Jeder Mitarbeiter, unabhängig von seiner Rolle, hat die Pflicht, zur Aufrechterhaltung sicherer Arbeits- und Lernumgebungen beizutragen.

Durch kontinuierliche Überwachung, interne Audits, offenen Dialog und gemeinsame Verantwortung werden wir unsere Sicherheitskultur Jahr für Jahr stärken.

James Findley
Operativer Geschäftsführer
Malvern International PLC

ABSCHNITT 2 – Organisation

Der Ansatz der Gruppe im Gesundheits- und Sicherheitsmanagement basiert auf dem Rahmen, der in der Veröffentlichung der Health and Safety Executive (HSE) HSG65: Managing for Health and Safety (HSE, 2013) dargelegt ist. Dieser Rahmen verwendet den Plan – Do – Check – Act (PDCA)-Zyklus, um einen strukturierten und kontinuierlichen Ansatz für das Management von Gesundheits- und Sicherheitsrisiken zu bieten.

Dieses Modell ermöglicht es der Gruppe, robuste Managementsysteme mit den Verhaltens- und kulturellen Aspekten in Einklang zu bringen, die eine effektive Gesundheits- und Sicherheitsleistung untermauern. Das Ethos der Gruppe besteht darin, Gesundheit und Sicherheit in die täglichen Managementpraktiken zu integrieren und sie als grundlegenden Bestandteil einer guten Unternehmensführung und operativen Führung anzuerkennen und nicht als eigenständige Compliance-Funktion.

Plan

Die Gruppe verfolgt einen strukturierten Ansatz bei der Gesundheits- und Sicherheitsplanung, indem sie Gefahren identifiziert, die mit ihren Lehr-, Betriebs- und Wohnaktivitäten verbunden sind, und das damit verbundene Risikoniveau bewertet. Durch diesen Prozess der Risikobewertung und des Risikoprofils legt die Gruppe geeignete Kontrollmaßnahmen fest, um Risiken auf ein beherrschbares Niveau zu reduzieren. Die Planung umfasst auch die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, die Entwicklung von Verfahren und die Bereitstellung angemessener Ressourcen zur Unterstützung sicherer Arbeits- und Lernumgebungen in allen Tochtergesellschaften und Standorten. Die Gesundheits- und Sicherheitsplanung ist in die umfassenderen Betriebs- und Risikomanagementvereinbarungen der Gruppe integriert, um sicherzustellen, dass das Wohlergehen von Schülern, Mitarbeitern und Besuchern bei der Entscheidungsfindung im Mittelpunkt steht. Eine standardisierte Vorlage für die Risikobewertung der Gruppe und eine Zuständigkeitsmatrix werden vom H&S-Koordinator der Gruppe entwickelt, um eine konsistente Umsetzung an allen Standorten zu unterstützen, und werden zu gegebener Zeit als unterstützende Richtlinien herausgegeben.

Tun

Die Gruppe stellt sicher, dass die in der Planungsphase festgelegten Maßnahmen durch klare Organisationsstrukturen, definierte Verantwortlichkeiten und angemessene Schulungen wirksam umgesetzt werden. Die Verantwortung für Gesundheit und Sicherheit liegt beim Chief Operating Officer und wird vom Group H&S Coordinator (Matthew Huda) sowie den Managementteams der Tochtergesellschaften unterstützt. Die Manager sind für die Organisation der Tätigkeiten in ihren Bereichen und die Implementierung sicherer Arbeitsverfahren verantwortlich. Die Mitarbeiter erhalten die notwendigen Informationen, Anweisungen, Schulungen und Aufsicht, um ihre Aufgaben sicher auszuführen, und es wird sichergestellt, dass Gesundheits- und Sicherheitsaspekte in den täglichen Betrieb an allen Standorten integriert sind.

Prüfen

Die Gruppe überwacht ihre Gesundheits- und Sicherheitsleistung, um sicherzustellen, dass Richtlinien, Verfahren und Kontrollmaßnahmen wirksam bleiben. Dies umfasst regelmäßige Arbeitsplatzinspektionen, die Überprüfung von Risikobewertungen sowie die Meldung und Untersuchung von Unfällen, Zwischenfällen und Beinaheunfällen. Diese Überwachungstätigkeiten ermöglichen es der Gruppe, die Leistung zu messen, Gefahren zu identifizieren und festzustellen, ob die Kontrollmaßnahmen wie vorgesehen funktionieren. Die Ergebnisse von Inspektionen, Unfalluntersuchungen und anderen Überwachungstätigkeiten werden von der Geschäftsleitung überprüft und über die Gesundheits- und Sicherheitsmanagementstrukturen der Gruppe berichtet.

Handeln

Die Gruppe bekennt sich zur kontinuierlichen Verbesserung des Gesundheits- und Sicherheitsmanagements. Informationen aus Überwachungsaktivitäten, Inspektionen, Audits und Unfalluntersuchungen werden zur Überprüfung bestehender Regelungen und zur Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten genutzt. Gewonnene Erkenntnisse werden gegebenenfalls kommuniziert, um sicherzustellen, dass Verbesserungen im gesamten Unternehmen umgesetzt werden können. Bei Bedarf werden Verfahren und Kontrollmaßnahmen aktualisiert, um Änderungen in Gesetzgebung, betrieblicher Praxis oder Leitlinien zu bewährten Verfahren widerzuspiegeln und sicherzustellen, dass das Gesundheits- und Sicherheitsmanagementsystem der Gruppe wirksam und angemessen im Verhältnis zu den mit ihren Aktivitäten verbundenen Risiken bleibt.

Gesundheits- und Sicherheitsverantwortung

Ein wirksames Management von Gesundheit und Sicherheit bei Malvern International PLC beruht auf einer klaren Führung, festgelegten Zuständigkeiten und der Zusammenarbeit aller Mitglieder der Organisation. Während der Vorstand die Gesamtverantwortung für die Leistung im Bereich Gesundheit und Sicherheit im gesamten Konzern trägt, wird die Verantwortung für die Umsetzung dieser Richtlinie auf alle Ebenen der Organisation verteilt. Jeder Einzelne trägt seinen Teil dazu bei, sichere Arbeits- und Lernumgebungen zu gewährleisten.

Gruppen-Vorstände

Die Gruppengeschäftsleitungen üben die strategische Aufsicht über Gesundheit und Sicherheit in der gesamten Organisation aus. Sie sind dafür verantwortlich, dass angemessene Governance-Strukturen vorhanden sind, dass Gesundheits- und Sicherheitsrisiken als Teil des unternehmensweiten Risikomanagements berücksichtigt werden und dass ausreichend Ressourcen für die wirksame Umsetzung dieser Richtlinie bereitgestellt werden.

Vorstandsmitglied für Gesundheit & Sicherheit / Chief Operating Officer (COO)

Der Chief Operating Officer (COO) trägt die exekutive Verantwortung für die betriebliche Aufsicht und Umsetzung von Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen im gesamten Konzern. Der COO stellt sicher, dass geeignete Systeme, Verfahren und Berichtsmechanismen vorhanden sind und dass Gesundheit und Sicherheit effektiv in den operativen und Risikomanagementrahmen des Konzerns integriert sind. Der COO erhält auch Berichte über schwerwiegende Vorfälle, überwacht die erforderliche gesetzliche Berichterstattung und gibt der Geschäftsleitung Zusicherungen über die Leistungen im Gesundheits- und Sicherheitsbereich.

Gruppen-Gesundheits- und Sicherheitskoordinator — Matthew Huda

Der Koordinator für Gruppen-Gesundheit und Sicherheit ist Matthew Huda (Matthew.Huda@malvernplc.com). Der Gruppen-Koordinator für Gesundheit und Sicherheit berichtet direkt an den Chief Operating Officer und ist die primäre Anlaufstelle für Gesundheits- und Sicherheitsfragen im gesamten Konzern. Die Rolle umfasst die Überwachung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsverfahren, die Unterstützung bei der Erstellung und Überprüfung von Risikobewertungen, die Koordinierung von Inspektions- und Berichtsprozessen sowie die Bereitstellung von Anleitungen für Manager und Mitarbeiter in Gesundheits- und Sicherheitsfragen. Der Gruppen-Koordinator für Gesundheit und Sicherheit unterstützt auch bei der Überwachung der Vorfallsberichterstattung und stellt sicher, dass entsprechende Folgemaßnahmen umgesetzt werden, und sorgt dafür, dass die Bestimmungen dieser Richtlinie eingehalten werden. Die Mitarbeiter werden daran erinnert, dass im Falle der Abwesenheit des Gruppen-Koordinators für Gesundheit und Sicherheit gesundheits- und sicherheitsrelevante Anliegen direkt an den COO gemeldet werden müssen.

Wichtige Ansprechpartner für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz – Malvern International-Gruppe

Zentrumsleiter

Die Zentrumsleiter und akademischen Manager sind dafür verantwortlich, dass die Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen in ihren jeweiligen Zentren und Lehreinrichtungen wirksam umgesetzt werden. In vielen Fällen finden Gruppenaktivitäten in den Räumlichkeiten von Partnerinstitutionen statt. Während die Gastinstitution die Hauptverantwortung für die Verwaltung dieser Räumlichkeiten behält, müssen die Zentrumsleiter und akademischen Manager eng mit dem zuständigen Universitätsmitarbeitern zusammenarbeiten und einen proaktiven Ansatz zur Schaffung effektiver Arbeitsbeziehungen verfolgen. Dazu gehört sicherzustellen, dass das Personal und die Studierenden der Gruppe die Gesundheits- und Sicherheitsverfahren der Gastinstitution verstehen und befolgen, Bedenken oder Gefahren an die zuständigen Universitätsvertreter kommunizieren und die wirksame Koordinierung von Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen zwischen der Gruppe und ihren Partnern unterstützen. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass relevante Risikobewertungen, wo erforderlich, durchgeführt werden und dass Vorfälle, Gefahren oder Bedenken umgehend gemeldet und behoben werden.

Geschäftsleitung

Die Mitglieder des Senior Leadership Teams sind dafür verantwortlich, eine positive Kultur in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit in der gesamten Organisation zu fördern. Sie unterstützen die Umsetzung dieser Richtlinie, indem sie sicherstellen, dass Gesundheits- und Sicherheitsaspekte in die operative Planung und Entscheidungsfindung integriert werden, und indem sie Führung und Anleitung für Manager und Mitarbeiter bereitstellen.

Akademische Manager

Akademische Leiter sind dafür verantwortlich, sichere Lernumgebungen innerhalb ihrer akademischen Abteilungen oder Programmbereiche aufrechtzuerhalten. Dazu gehört die Sicherstellung, dass Lehrräume sicher und für den vorgesehenen Zweck geeignet sind, dass die Studierenden während der Einführung und der Lehrtätigkeiten angemessene Informationen zu Gesundheit und Sicherheit erhalten und dass alle in Lehrbereichen identifizierten Gefahren oder Mängel umgehend gemeldet und behoben werden. Akademische Leiter müssen auch sicherstellen, dass die erforderlichen risikobezogenen Bewertungen für die Lehre durchgeführt werden und dass alle ihnen unterstellten Lehrkräfte diese Richtlinie kennen und einhalten.

Betriebsleiter

Operations Manager sind für die tägliche Verwaltung von Räumlichkeiten, Einrichtungen, Auftragnehmern und der lokalen H&S-Compliance in ihren operativen Bereichen verantwortlich. Dies beinhaltet die Sicherstellung, dass standortbezogene Risikobewertungen aktuell und überprüft sind, dass Auftragnehmer ordnungsgemäß eingewiesen und beaufsichtigt werden, dass Brand- und Erste-Hilfe-Vorkehrungen aufrechterhalten werden und dass alle standortbezogenen H&S-Bedenken umgehend an den Group H&S Coordinator weitergeleitet werden. Operations Manager dienen als primärer Ansprechpartner auf lokaler Ebene für H&S-Compliance-Angelegenheiten und sind für die Erstellung der jährlichen Rückmeldungen zur H&S-Bestätigung des Standorts gemäß dieser Richtlinie verantwortlich.

Mitarbeiter (Alle)

Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, mit angemessener Sorgfalt auf ihre eigene Gesundheit und Sicherheit sowie auf die Gesundheit und Sicherheit anderer zu achten, die von ihren Handlungen oder Unterlassungen bei der Arbeit betroffen sein könnten. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie die Anforderungen dieser Richtlinie einhalten und mit der Gruppe zusammenarbeiten, um die wirksame Umsetzung der Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten.

In Übereinstimmung mit ihren Pflichten gemäß dem Health and Safety at Work etc. Act 1974 und der Management of Health and Safety at Work Regulations 1999 müssen die Mitarbeiter:

• Sorgen sie mit angemessener Sorgfalt für ihre eigene Gesundheit und Sicherheit sowie für die anderer Personen, die von ihren Handlungen oder Unterlassungen betroffen sein können.
• Kooperieren Sie mit der Gruppe, soweit dies zur Erfüllung ihrer Verpflichtungen im Bereich Gesundheit und Sicherheit erforderlich ist.
• Benutzen Sie Geräte, Sicherheitseinrichtungen und Schutzmaßnahmen gemäß den bereitgestellten Informationen, Anweisungen und Schulungen.
• Nichts, was im Interesse der Gesundheit und Sicherheit zur Verfügung gestellt wird, absichtlich oder leichtfertig stören oder missbrauchen.

Mitarbeiter müssen ihrem Vorgesetzten oder einem zuständigen Mitarbeiter auch unverzüglich Folgendes melden:

• Jede Arbeitssituation, die ihrer begründeten Ansicht nach eine ernsthafte und unmittelbare Gefahr für Gesundheit und Sicherheit darstellt.
• Jede Angelegenheit, von der sie vernünftigerweise annehmen, dass sie einen Mangel in den Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen oder Schutzmaßnahmen der Gruppe darstellt.

Durch die Erfüllung dieser Verantwortlichkeiten tragen die Mitarbeiter zur Aufrechterhaltung sicherer und unterstützender Arbeits- und Lernumgebungen in der gesamten Gruppe bei.

Lehrkörper

Lehrpersonal ist dafür verantwortlich, sichere Lernumgebungen aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Schüler während der Lehrtätigkeiten über relevante Gesundheits- und Sicherheitsverfahren informiert sind. Dazu gehört die angemessene Beaufsichtigung und die Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Bewältigung von Risiken, die mit Lehrtätigkeiten verbunden sind. Lehrpersonal sollte eine aktive Rolle bei der Aufrechterhaltung sicherer und ordentlicher Klassenzimmer spielen, einschließlich der Sicherstellung, dass Unterrichtsräume aufgeräumt, frei von vermeidbaren Gefahren und für das Lernen geeignet gehalten werden. Alle im Klassenzimmer oder in der Lernumgebung identifizierten Gefahren, Mängel oder unsichere Bedingungen müssen umgehend über die entsprechenden Meldeprozesse gemeldet werden, damit sie unverzüglich behoben werden können.

Studenten

Von den Studierenden wird erwartet, dass sie in angemessener Weise auf ihre eigene Gesundheit und Sicherheit achten und sich so verhalten, dass andere nicht gefährdet werden. Die Studierenden müssen die von den Mitarbeitern erteilten Gesundheits- und Sicherheitsanweisungen befolgen und die entsprechenden Vorschriften einhalten, während sie an Lehr-, Lern- oder Studienaktivitäten teilnehmen.

Insbesondere müssen Studierende:

• Machen Sie sich mit den Brandschutz- und Notfallentfluchtungsverfahren, die für das von ihnen genutzte Gebäude oder Gelände gelten, vertraut und halten Sie diese ein.
• Unterstützen Sie das Personal bei der Aufrechterhaltung sicherer und ordentlicher Lernumgebungen, indem Sie Klassenzimmer und Unterrichtsräume frei von unnötigen Gefahren halten.
• Benutzen Sie Geräte, Materialien oder Einrichtungen nur, wenn Sie dazu autorisiert sind und gemäß den Anweisungen des Personals.
• Benutzen Sie alle für Ihre Sicherheit bereitgestellten Geräte oder Schutzmaßnahmen gemäß den Anweisungen des Personals.
• Melden Sie umgehend einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin Gefahren, Mängel oder unsichere Zustände, die Sie innerhalb des Geländes oder der Einrichtungen feststellen.
• Melden Sie Unfälle, Zwischenfälle oder Beinaheunfälle so schnell wie möglich einem Mitarbeiter.
• Verhalten Sie sich verantwortungsbewusst und arbeiten Sie mit dem Personal zusammen, um eine sichere Lernumgebung zu gewährleisten.

Schülerinnen und Schüler dürfen nichts, was im Interesse der Gesundheit, Sicherheit oder des Wohlergehens zur Verfügung gestellt wird, wie z. B. Brandschutzausrüstung oder Sicherheitseinrichtungen, vorsätzlich missbräuchlich verwenden oder beeinträchtigen, noch dürfen sie sich verhalten, das sich selbst oder andere gefährden könnte.

Schülerinnen und Schüler erhalten im Rahmen ihrer Einführung und während relevanter Lehr- oder Programmaktivitäten angemessene Gesundheits- und Sicherheitsinformationen und -anleitungen, um sicherzustellen, dass sie ihre Verantwortlichkeiten verstehen.

Besucher und Auftragnehmer (einschließlich Vertretern)

Alle Besucher und Auftragnehmer sind verpflichtet, angemessene Sorgfalt für ihre eigene Gesundheit und Sicherheit walten zu lassen und Handlungen zu vermeiden, die sie selbst oder andere auf dem Gelände der Gruppe oder bei Gruppenaktivitäten gefährden könnten. Besucher und Auftragnehmer werden gebeten, alle relevanten Anweisungen des Personals zur Gesundheit und Sicherheit zu befolgen und die örtlichen Verfahren einzuhalten.

Insbesondere müssen Besucher und Auftragnehmer:

• Befolgen Sie Anweisungen von autorisiertem Personal oder Vertretern vor Ort.
• Manipulieren oder missbrauchen Sie keine Brandschutzausrüstung, Notrufsysteme oder andere Sicherheitsvorrichtungen.
• Melden Sie sich bei Ihrer Ankunft mit dem Gruppenbesucherverwaltungspaket an, das die Notfallkarte für das Gelände und die Sicherheitsunterweisung enthält.
• Tragen Sie während des Aufenthalts auf dem Gelände jegliche Besucher- oder Auftragnehmeridentifikation.
• Melden Sie alle Gesundheits- und Sicherheitsbedenken, Gefahren oder Vorfälle unverzüglich einem Mitarbeiter.
• Tragen Sie die vorgeschriebene persönliche Schutzausrüstung an den angegebenen oder angewiesenen Stellen.
• Melden Sie sich beim Verlassen des Geländes gemäß den geltenden Verfahren des Standorts ab.

Wo Auftragnehmer im Auftrag der Gruppe Arbeiten ausführen und nicht direkt von Mitarbeitern der Gruppe betreut werden, müssen ihnen geeignete Gesundheits- und Sicherheitsinformationen und, wo nötig, eine standortspezifische Einweisung vor Beginn der Arbeiten zur Verfügung gestellt werden.

Besucher und Auftragnehmer müssen auch die Gesundheits- und Sicherheitsverfahren der Gastinstitutionen befolgen, bei denen Gruppenaktivitäten auf dem Gelände von Partnern stattfinden.

Externe Berater für Gesundheit und Sicherheit (Sachverständige Personen)

Die Gruppe erkennt ihre Verpflichtung gemäß den Management of Health and Safety at Work Regulations 1999 an, eine oder mehrere kompetente Personen zu benennen, die bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit unterstützen.

Die Gruppe unterhält interne Kompetenzen zur Unterstützung eines effektiven Gesundheits- und Sicherheitsmanagements durch entsprechend geschultes Personal, das die Aufsicht, Koordination und Anleitung in Gesundheits- und Sicherheitsfragen im gesamten Unternehmen übernimmt.

Wo spezialisiertes Wissen, technisches Fachwissen oder unabhängige Zusicherungen erforderlich sind, wird die Gruppe entsprechend qualifizierte externe Berater oder Auftragnehmer beauftragen, um Beratung und Unterstützung zu leisten. Dies kann beispielsweise Spezialisten in Bereichen wie Brandschutz, Wasserhygiene, Gebäudesicherheit, Arbeitsschutz, Risikobewertung oder anderen gesetzlichen Inspektions- und Compliance-Aktivitäten umfassen.

Externe Berater können auch zeitweise beauftragt werden, um unabhängige Überprüfungen, Beratungen oder Audits der Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen des Konzerns durchzuführen, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Durch diese Kombination aus internen Fähigkeiten und Zugang zu externer Fachkompetenz stellt die Gruppe sicher, dass sie über die notwendige kompetente Beratung verfügt, um ihren Verpflichtungen im Bereich Gesundheit und Sicherheit nachzukommen.

Leistungsmessung

Die Gruppe misst die Leistung in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit, um sicherzustellen, dass diese Richtlinie und die damit verbundenen Regelungen in allen Tochtergesellschaften und operativen Standorten wirksam umgesetzt werden. Die Überwachung der Leistung ermöglicht es der Gruppe, die aktuellen Leistungsniveaus zu verstehen, verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren und sicherzustellen, dass geeignete Kontrollen wirksam bleiben.

Eine effektive Leistungsüberwachung ermöglicht es der Gruppe, wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) zu ermitteln, darunter: Gesamtzahl der pro Quartal und Standort/Abteilung erfassten Vorfälle; Anzahl der RIDDOR-meldepflichtigen Vorfälle; eingereichte Beinahe-Unfall-Berichte; durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss von Unfalluntersuchungen; Abschlussquote der obligatorischen Schulungen nach Rolle und Standort; Gültigkeit der Brandschutzbeauftragten-Zertifikate an allen Standorten; Gültigkeit der Ersthelfer-Zertifikate an allen Standorten; und überfällige offene Maßnahmen zur Risikobewertung an jedem Standort. Diese KPIs werden im jährlichen Gesundheits- und Sicherheitsbericht veröffentlicht und auf jeder Sitzung des Gesundheits- und Sicherheitsausschusses überprüft.

Die Leistungsüberwachung ermöglicht es der Gruppe, Folgendes zu ermitteln:

• Wo wir uns derzeit in Bezug auf Gesundheits- und Sicherheitsstandards befinden.
• Wo Verbesserungen erforderlich sind.
• Welche Maßnahmen sind notwendig, um sichere Arbeits- und Lernumgebungen zu erhalten?.

Die Überwachungsmaßnahmen der Gruppe bestehen aus zwei sich ergänzenden Ansätzen: aktiver Überwachung und reaktiver Überwachung.

Aktive Überwachung (Bevor Dinge schiefgehen)

Aktive Überwachung umfasst regelmäßige Prüfungen und Inspektionen, um sicherzustellen, dass die Gesundheits- und Sicherheitsstandards eingehalten werden und die Managementkontrollen wirksam funktionieren.

Die Gruppe unternimmt ein aktives Monitoring durch eine Reihe von Maßnahmen, darunter:

Arbeitsplatzbegehungen

Regelmäßige Arbeitsplatzinspektionen werden auf den Betriebsgeländen durchgeführt, um Gefahren zu identifizieren und zu bestätigen, dass die Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen wirksam umgesetzt werden. Inspektionen können vom Group H&S Coordinator, lokalen Managern oder anderem benannten Personal unter Verwendung geeigneter Inspektionschecklisten durchgeführt werden. Bereiche mit höherem Risiko können gegebenenfalls priorisiert werden. Ergebnisse von Inspektionen werden dokumentiert und alle identifizierten Maßnahmen müssen innerhalb vereinbarter Fristen umgesetzt werden. Der Fortschritt bei den Maßnahmen wird überwacht und im Rahmen der Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien der Gruppe berichtet.

Risikobewertungsüberprüfungen

Risikobewertungen werden periodisch und bei wesentlichen Änderungen von Arbeitsabläufen, Räumlichkeiten oder Tätigkeiten überprüft. Dies stellt sicher, dass die Kontrollmaßnahmen weiterhin geeignet und wirksam sind.

Spezialisten-Compliance-Inspektionen

Wo erforderlich, werden fachliche Inspektionen und gesetzliche Konformitätsprüfungen von sachkundigen Personen durchgeführt, darunter auch externe Auftragnehmer oder Berater. Diese Inspektionen können sich auf Angelegenheiten wie Brandschutzsysteme, Wasserhygiene, elektrische Sicherheit, Gebäudesicherheit oder andere gesetzliche Anforderungen beziehen.

Interne Überprüfung und Governance-Berichterstattung

Die Leistung im Bereich Gesundheit und Sicherheit wird im Rahmen interner Überwachungs- und Steuerungsprozesse überprüft. Für den Vorstand der Malvern International PLC wird ein jährlicher Gesundheits- und Sicherheitsbericht erstellt, der einen Überblick über die Leistung, wesentliche Vorfälle, Compliance-Maßnahmen und Verbesserungsmöglichkeiten bietet.

Reaktive Überwachung (Nachdem etwas schiefgegangen ist)

Reaktive Überwachung umfasst die Untersuchung von Zwischenfällen und die Überprüfung von Ergebnissen, um die Ursachen von Fehlern im Gesundheits- und Sicherheitsmanagement zu identifizieren und deren Wiederholung zu verhindern.

Die Gruppe führt reaktive Überwachung durch mittels:

Vorfallsberichterstattung und -untersuchung

Alle Unfälle, Zwischenfälle und Beinaheunfälle werden gemäß den Gruppenrichtlinien gemeldet und untersucht. Ziel der Untersuchungen ist es, die Grundursachen zu ermitteln und sicherzustellen, dass geeignete Korrekturmaßnahmen umgesetzt werden.

Meldewesen für Vorfälle und Sicherheitsleistung

Unfallstatistiken und -trends werden im Rahmen der Gesundheits- und Sicherheitsmanagementprozesse der Gruppe überwacht und überprüft. Dies ermöglicht es der Organisation, Muster zu erkennen, wiederkehrende Probleme anzugehen und geeignete Verbesserungen umzusetzen.

Gesundheits- und Abwesenheitsüberwachung

Wo relevant, können Informationen über arbeitsbedingte Krankheiten oder Abwesenheiten überprüft werden, um festzustellen, ob es Sicherheits- und Gesundheitsprobleme gibt, die weitere Aufmerksamkeit erfordern.

Zusammen unterstützen diese aktiven und reaktiven Überwachungsprozesse die Gruppe bei der wirksamen Überwachung der Gesundheits- und Sicherheitsleistung und tragen zur kontinuierlichen Verbesserung ihrer Managementsysteme für Gesundheit und Sicherheit bei.

Abschnitt 3 – Vereinbarungen

Dieser Abschnitt beschreibt die operativen Regelungen und Verfahren, die zur Unterstützung der Umsetzung dieser Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinie getroffen werden. Diese Regelungen geben Aufschluss darüber, wie spezifische Risiken im Rahmen der Aktivitäten und auf dem Gelände der Gruppe gemanagt werden. Manager und Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass diese Regelungen in ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen verstanden und angewendet werden.

Unfälle, Zwischenfälle und Beinaheunfälle

Alle Unfälle, Zwischenfälle und Beinaheunfälle müssen gemäß den Berichtsverfahren der Gruppe umgehend gemeldet werden. Eine rechtzeitige Meldung ermöglicht es der Gruppe, Ereignisse zu untersuchen, zugrunde liegende Ursachen zu identifizieren und geeignete Korrekturmaßnahmen zur Verhinderung von Wiederholungen einzuleiten.

Manager sind dafür verantwortlich, dass Vorfälle in ihrem Zuständigkeitsbereich erfasst und angemessen untersucht werden. Soweit erforderlich, werden Vorfälle gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, einschließlich der Reporting of Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations (RIDDOR), gemeldet.

Die durch Vorfallmeldungen und Untersuchungen gesammelten Informationen tragen zur Überwachung der Gesundheits- und Sicherheitsleistung der Gruppe bei und unterstützen kontinuierliche Verbesserungen.

Training

Die Gruppe stellt sicher, dass die Mitarbeiter angemessene Gesundheits- und Sicherheitsinformationen, Anweisungen und Schulungen erhalten, die für ihre Rolle relevant sind. Schulungsanforderungen können eine Einarbeitungs Schulung, rollenspezifische Schulungen und gegebenenfalls Auffrischungsschulungen umfassen. Manager sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in ihren Bereichen die für die sichere Ausübung ihrer Aufgaben erforderlichen Schulungen erhalten haben.

Kommunikation mit Mitarbeitern

Eine effektive Kommunikation ist unerlässlich, um ein sicheres Arbeits- und Lernumfeld zu gewährleisten. Die Gruppe stellt sicher, dass relevante Gesundheits- und Sicherheitsinformationen über geeignete Kanäle an die Mitarbeiter kommuniziert werden, einschließlich Erstunterweisungen, internen Mitteilungen, Leitmaterialien und Management-Briefings.

Beratung von Mitarbeitern

Die Gruppe hat sich verpflichtet, die Mitarbeiter zu Themen, die ihre Gesundheit und Sicherheit betreffen, zu konsultieren. Die Konsultation kann über formelle und informelle Mechanismen erfolgen, einschließlich Mitarbeitersitzungen, Gesundheits- und Sicherheitsausschüssen oder anderen geeigneten Foren, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Bedenken zu äußern und zu Verbesserungen der Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen beizutragen.

Kontrolle von Auftragnehmern

Wo Auftragnehmer im Auftrag der Gruppe tätig sind, werden geeignete Vorkehrungen getroffen, um sicherzustellen, dass die Arbeiten sicher ausgeführt werden. Auftragnehmer müssen die einschlägigen Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen einhalten und können gegebenenfalls aufgefordert werden, Nachweise über Kompetenz, Risikobewertungen und Arbeitsmethoden vorzulegen. Auftragnehmer müssen auch die Gesundheits- und Sicherheitsverfahren der Gastinstitutionen einhalten, wenn Gruppenaktivitäten in den Räumlichkeiten von Partnern stattfinden.

Gefahrstoffverordnung (COSHH)

Wo Tätigkeiten den Umgang oder die Lagerung von Stoffen beinhalten, die ein Gesundheitsrisiko darstellen können, werden entsprechende Bewertungen gemäß den Control of Substances Hazardous to Health Regulations durchgeführt. Geeignete Kontrollmaßnahmen werden implementiert, um die Exposition zu minimieren und sicherzustellen, dass die Stoffe sicher verwendet, gelagert und entsorgt werden.

Kritische Vorfälle

Die Gruppe unterhält Verfahren zur Reaktion auf kritische Vorfälle, die die Sicherheit oder das Wohlergehen von Mitarbeitern, Studenten oder Besuchern beeinträchtigen können. Kritische Vorfälle umfassen schwere Unfälle, physische Krisen, größere Dienstunterbrechungen, Notfälle im Bereich des Kinderschutzes oder jedes Ereignis, das den Geschäftsbetrieb oder den Ruf erheblich beeinträchtigen könnte. Reaktionen auf kritische Vorfälle werden gemäß dem Business Continuity Plan (BCP/MIG/001) der Gruppe koordiniert, der die Eskalationsstruktur, den Rahmen des zentralen Führungsteams für Notfälle (CLET) und die Protokolle für das Vorfallmanagement festlegt. Diese H&S-Richtlinie und der BCP gelten parallel; ein H&S-Vorfall, der einen BCP-Alarmgrenzwert erreicht, muss gleichzeitig unter beiden Rahmenbedingungen behandelt werden.

BCP-Alarmgrenzwerte und Eskalationskontakte

Der Business Continuity Plan (BCP/MIG/001) der Gruppe legt die Warnschwellen von 60 Minuten und 24 Stunden, Eskalationskontakte und Richtlinien für die Meldung von RIDDOR bei Vorfällen im Bereich Gesundheit und Sicherheit fest. Die wichtigsten Ansprechpartner sind: Group H&S Coordinator — Matthew Huda (HSE@malvernplc.com); COO — James Findley (james.findley@malvernplc.com). In jeder Situation, in der unmittelbare Lebensgefahr besteht, rufen Sie zuerst die 999 an.

Eskalation von H&S-Vorfällen an CLET — Wichtige Kontakte

Wo ein H&S-Vorfall einen BCP-Alarmgrenzwert erreicht, benachrichtigen Sie Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) und Ihren direkten Vorgesetzten unverzüglich und leiten dann den entsprechenden BCP-Alarm ein. Der Group H&S Coordinator benachrichtigt den COO, pflegt die H&S-Vorfallsaufzeichnungen und stellt sicher, dass die RIDDOR-Meldepflichten zeitgleich mit den BCP-Verfahren erfüllt werden.

Ereigniskategorien und Anleitungen zur Notfallwiederherstellung im Katastrophenschutz

Der BCP enthält spezifische Leitlinien zum Vorfallmanagement für Szenarien im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz. Bei physischen Krisen (Brand, Überschwemmung, Explosion, Gebäudeeinsturz oder unkontrollierte Freisetzung von Gas) haben die Notfallverfahren auf Standortebene unmittelbaren Vorrang, gefolgt von der Benachrichtigung des CLET und der Eskalation gemäß dem BCP. Bei IT-Ausfällen oder Systemstörungen, die die Überwachung von oder die Reaktion auf Arbeitsschutzvorfälle beeinträchtigen, gelten die im BCP festgelegten Prioritäten für die Wiederherstellung der IT-Systeme, und der Arbeitsschutzkoordinator der Gruppe muss über jeden Zeitraum informiert werden, in dem die Meldemöglichkeiten für Vorfälle eingeschränkt sind. Bei Bedrohungen für Mitarbeiter oder Studierende (einschließlich Bombendrohungen, Gewalt oder Erpressung) gelten die Gesundheits- und Sicherheits- sowie Schutzpflichten parallel zur Eskalation gemäß dem BCP. Bei Ereignissen im Bereich der öffentlichen Gesundheit oder Pandemien, die die Betriebsfähigkeit beeinträchtigen, dient das Rahmenwerk der „Business Impact Analysis“ des BCP als Leitfaden für eine angemessene Reaktion. Detaillierte Aktionschecklisten, CLET-Zuständigkeiten und Kommunikationsprotokolle für die jeweilige Vorfallart sind direkt im BCP nachzulesen.

Überprüfung nach Zwischenfällen und gewonnenen Erkenntnissen

Nach einem kritischen Vorfall oder einer Aktivierung des BCP muss der Group H&S Coordinator eine Post-Incident H&S-Überprüfung in Verbindung mit dem BCP Lessons Learned-Prozess (BCP/MIG/001, Abschnitt 8) durchführen. Die Überprüfung bewertet, ob Risikobewertungen, Schulungen oder Verfahren überarbeitet werden müssen und ob die RIDDOR-Meldung korrekt gehandhabt wurde. Die Ergebnisse werden dem COO gemeldet und auf der nächsten Sitzung des H&S-Ausschusses vorgestellt.

Behinderte Mitarbeiter und medizinische Zustände

Die Gruppe setzt sich dafür ein, Mitarbeiter mit Behinderungen oder Krankheiten, einschließlich vorübergehender Erkrankungen, wo angebracht, zu unterstützen. Angemessene Anpassungen werden in Betracht gezogen, um Mitarbeitern die sichere und effektive Ausübung ihrer Tätigkeiten zu ermöglichen. Bei Bedarf können individuelle Risikobewertungen durchgeführt werden, um die Bereitstellung geeigneter Unterstützung sicherzustellen.

Studierende mit Behinderungen und medizinischen Bedingungen

Die Gruppe zielt darauf ab, sicherzustellen, dass Studierende mit Behinderungen oder medizinischen Bedingungen sicher an Lernaktivitäten teilnehmen können. Bei Bedarf werden geeignete unterstützende Regelungen getroffen, und die Mitarbeiter arbeiten mit relevanten Kollegen und Partnerinstitutionen zusammen, um sicherzustellen, dass geeignete Anpassungen und Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind.

Bildschirmarbeitsplatz

Die Gruppe erkennt an, dass viele Mitarbeiter Bildschirmausrüstung im Rahmen ihrer Arbeit nutzen. Es sind geeignete Vorkehrungen getroffen, um sicherzustellen, dass Arbeitsplätze sicher eingerichtet sind und dass die Mitarbeiter sich guter ergonomischer Praktiken bewusst sind, um das Risiko von Muskel-Skelett-Erkrankungen oder visueller Ermüdung zu verringern. Alle Mitarbeiter, die Bildschirmausrüstung regelmäßig als wesentlichen Teil ihrer Arbeit nutzen, müssen eine Selbsteinschätzung für Bildschirmausrüstung durchführen. Linienmanager und Zentrumsleiter sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Selbsteinschätzungen für Bildschirmausrüstung in ihren Bereichen durchgeführt werden und dass alle identifizierten Risiken angegangen werden. Wo eine Bewertung der Bildschirmausrüstung ein signifikantes Risiko identifiziert oder ein Mitarbeiter Beschwerden meldet, muss die Angelegenheit an den Koordinator für Gesundheit und Sicherheit der Gruppe eskaliert werden, der eine weitere Bewertung oder Überweisung an die Arbeitsmedizin veranlasst, je nach Bedarf. Der Koordinator für Gesundheit und Sicherheit der Gruppe führt eine zentrale Aufzeichnung von Bewertungen der Bildschirmausrüstung nach Standort.

Berufliches Fahren

Wo Mitarbeiter im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit fahren, müssen sie sicherstellen, dass sie ordnungsgemäß lizenziert sind, dass die für geschäftliche Zwecke genutzten Fahrzeuge in einem sicheren Zustand gehalten werden und dass Fahrten verantwortungsvoll und in Übereinstimmung mit den geltenden Straßenverkehrsgesetzen durchgeführt werden.

Elektrische Sicherheit

Die Gruppe stellt sicher, dass elektrische Geräte, die in ihren Räumlichkeiten verwendet werden, in einem sicheren Zustand gehalten werden. Mitarbeiter dürfen nur zugelassene elektrische Geräte verwenden und müssen Mängel oder Schäden sofort melden, damit entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können. Bezüglich der Prüfung tragbarer Geräte (PAT): Für von der Gruppe verwaltete Räumlichkeiten ist die Gruppe für die PAT-Prüfung ihrer eigenen Geräte und die Führung der Prüfprotokolle verantwortlich. Für Standorte, die in den Räumlichkeiten von Partnern untergebracht sind, ist die Gastinstitution für die PAT-Prüfung von Geräten im Besitz des Gebäudes verantwortlich; die Zentrumsleiter müssen die Vereinbarungen mit dem Gastgeber bestätigen. Persönliche Laptops und Geräte, die von Mitarbeitern an den Standort gebracht werden, unterliegen nicht den gesetzlichen PAT-Anforderungen und gelten als nicht betroffen, es sei denn, sie werden als primäres Arbeitsgerät des Mitarbeiters in von der Gruppe verwalteten Räumlichkeiten verwendet, in diesem Fall wird eine visuelle Sicherheitsprüfung empfohlen.

Homeoffice und hybrides Arbeiten

Wo Mitarbeiter remote oder in einem hybriden Arbeitsmodell arbeiten, wird die Gruppe Richtlinien bereitstellen, um sichere Heimarbeitsweisen zu unterstützen, einschließlich einer DSE-Selbsteinschätzung für den Heimarbeitsplatz. Mitarbeiter bleiben dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass ihr Arbeitsumfeld sicher und für die Ausübung ihrer Pflichten geeignet ist. Detaillierte Anleitungen zur sicheren Heimarbeit, einschließlich Einrichtung des Arbeitsplatzes, Beleuchtung und Meldeverfahren, finden Sie in den „Group Homeworking H&S Guidance“. Bis dahin sollten sich Mitarbeiter an Matthew Huda (HSE@malvernplc.com) wenden, wenn ihre Heimarbeitsregelung ein Gesundheits- oder Sicherheitsrisiko darstellt, das sie nicht eigenständig lösen können.

Alleinarbeit

Wo Mitarbeiter verpflichtet sind, allein zu arbeiten, müssen geeignete Vorkehrungen getroffen werden, um ihre Sicherheit zu gewährleisten. Dazu können Risikobewertungen, Kommunikationsverfahren und geeignete Aufsichtsregelungen gehören. Die Richtlinie der Gruppe zum Alleinarbeiten enthält detaillierte Anleitungen zu den Regelungen für Alleinarbeit, einschließlich Check-in-Verfahren und Eskalationswegen. Alle Mitarbeiter, die regelmäßig allein arbeiten, müssen diese Richtlinie kennen und einhalten.

Manuelle Handhabung

Wo manuelle Tätigkeiten nicht vermieden werden können, werden geeignete Maßnahmen ergriffen, um das Verletzungsrisiko zu minimieren. Mitarbeiter sollten sichere Handhabungspraktiken anwenden und bei Bedarf Hilfe in Anspruch nehmen. Angesichts des Umfelds mit geringem Risiko von Büro- und Lehrtätigkeiten im Konzern ist für die Mehrheit der Mitarbeiter keine formale Zertifizierung für manuelle Tätigkeiten erforderlich. Schulungen auf Sensibilisierungsniveau zu sicheren Techniken der manuellen Handhabung sind für die meisten Rollen ausreichend und im H&S-Einführungsprogramm enthalten. Wenn eine bestimmte Rolle eine erhebliche oder regelmäßige manuelle Tätigkeit beinhaltet, wird eine rollenspezifische Beurteilung durchgeführt und eine entsprechende Schulung angeboten.

Schwangere Arbeitnehmerinnen und junge Mütter

Die Gruppe wird für schwangere Arbeitnehmerinnen, frischgebackene Mütter und kürzlich entbundene Frauen, wo dies für ihre Arbeitsaktivitäten relevant ist, geeignete Risikobewertungen durchführen. Geeignete Anpassungen werden in Betracht gezogen, um sicherzustellen, dass die Risiken ordnungsgemäß gemanagt werden.

Rutsch- und Stolperunfälle

Rutsch- und Stolperunfälle gehören zu den häufigsten Gefahren am Arbeitsplatz. Von Mitarbeitern und Studierenden wird erwartet, dass sie dazu beitragen, ein ordentliches und sicheres Umfeld aufrechtzuerhalten. Jegliche Gefahren wie verschüttete Flüssigkeiten, beschädigte Bodenbeläge oder blockierte Gehwege sollten umgehend gemeldet werden.

Rauchen und Vaping

Rauchen und Dampfen ist in Gebäuden der Gruppe oder in Bereichen, in denen sie eine Gefahr für Gesundheit und Sicherheit darstellen können, nicht gestattet. Geeignete gekennzeichnete Bereiche können gemäß den örtlichen Regeln vorgesehen werden.

Gewalt und Aggression am Arbeitsplatz

Die Gruppe toleriert keine Gewalt, Drohungen oder aggressives Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Studenten oder Besuchern. Alle Vorfälle von Gewalt oder Aggression müssen umgehend gemeldet werden, damit entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können. Bei der Reaktion auf gewalttätige oder bedrohliche Situationen sollten die Mitarbeiter den Notfallaktionsplan (EAP) des Standorts befolgen. Jeder operative Standort muss über einen aktuellen EAP auf Standortebene verfügen, der vom Center Director oder Operations Manager unter Verwendung einer standardmäßigen Gruppenvorlage entwickelt und jährlich überprüft wird. Für Standorte, die auf dem Gelände von Partneruniversitäten oder Juniorprogrammen tätig sind, ist der primäre EAP der der Gastinstitution; Center Directors müssen eine Kopie des EAP des Gastgebers erhalten, bestätigen, dass dieser aktuell ist, und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter der Gruppe an diesem Standort damit vertraut sind. Matthew Huda ist für die Führung eines Verzeichnisses der EAPs nach Standorten und die Bestätigung ihrer Aktualität im Rahmen der jährlichen Sicherheitsüberprüfung (H&S) verantwortlich. Hinweis: Die Verpflichtungen der Gruppe gemäß dem Terrorism (Protection of Premises) Act 2025 (Martyn’s Law) werden derzeit überprüft. Rechtsberatung wird eingeholt und dieser Abschnitt wird aktualisiert, sobald die Verpflichtungen pro Standort bestätigt wurden.

Besucher

Besucher müssen die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften der Gruppe auf deren Gelände oder bei der Teilnahme an Gruppenaktivitäten einhalten. Besucher sind verpflichtet, die Anweisungen des Personals zu befolgen und alle beobachteten Sicherheitsbedenken zu melden.

Brandschutz

Die Gruppe verpflichtet sich, in allen ihren Räumlichkeiten und bei allen ihren Aktivitäten wirksame Brandschutzvorkehrungen gemäß der „Regulatory Reform (Fire Safety) Order 2005“ zu gewährleisten. Da der Großteil der Lehr- und Betriebsaktivitäten der Gruppe in den Räumlichkeiten von Partnern stattfindet, ist in der Regel die gastgebende Einrichtung für die Erstellung und Pflege der Brandrisikobewertung der Räumlichkeiten zuständig. Die Zentrumsleiter und akademischen Leiter müssen sich mit den jeweiligen Brandschutzvorkehrungen an jedem Standort vertraut machen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter und Studierenden der Gruppe diese einhalten. Wenn die Gruppe eigene Räumlichkeiten besitzt oder verwaltet, ist der Arbeitsschutzkoordinator der Gruppe dafür verantwortlich, dass eine angemessene und ausreichende Brandrisikobewertung vorliegt und regelmäßig überprüft wird.

Die Gruppe verlangt an jedem Betriebsgelände die folgenden Brandschutzvorkehrungen:

• Eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung für Brandgefahren für die Räumlichkeiten, entweder im Besitz der aufnehmenden Institution oder der Gruppe für von der Gruppe verwaltete Räumlichkeiten. Die Zentrumsleiter müssen dem H&S-Koordinator der Gruppe bis zum 31. Oktober jedes Jahres schriftlich bestätigen, dass die relevante Gefährdungsbeurteilung für Brandgefahren innerhalb der vorangegangenen zwölf Monate überprüft wurde und weiterhin aktuell ist. Diese schriftliche Bestätigung ist für Prüfungszwecke erforderlich und muss vom H&S-Koordinator der Gruppe für mindestens drei Jahre aufbewahrt werden.
• Mindestens ein benannter Brandschutzbeauftragter pro Lehr- oder Betriebsstätte, mit entsprechender Ausbildung, die mindestens alle drei Jahre aufgefrischt wird. Die Identität des Brandschutzbeauftragten an jedem Standort muss allen Mitarbeitern der Gruppe, die an diesem Ort arbeiten, mitgeteilt werden.
• Ein Evakuierungsplan für jeden Standort, entweder der Plan der Trägerinstitution oder ein Gruppen-spezifischer Plan, wo dies angebracht ist. Alle Gruppenmitarbeiter müssen über die Evakuierungswege und Sammelpunkte, die für ihren Standort relevant sind, während der Einarbeitung und bei jedem Umzug an einen neuen Standort informiert werden.
• Brandschutzübungen müssen gemäß den Anforderungen der Brandschutzrisikobewertung für jeden Standort durchgeführt werden. Für gruppenverwaltete Räumlichkeiten müssen die Übungen mindestens einmal jährlich stattfinden. Das Ergebnis jeder Brandschutzübung muss mit dem Gruppenprotokoll für Brandschutzübungen aufgezeichnet und innerhalb von fünf Arbeitstagen an den Gruppenkoordinator für Gesundheit und Sicherheit übermittelt werden.
• Verbesserte Brandschutzbestimmungen für Programme mit Studierenden unter 18 Jahren sind im Anhang zu Gesundheit und Sicherheit für Junioren und junge Erwachsene festgelegt.

Alle Mitarbeiter dürfen Feuerlöschgeräte nicht beeinträchtigen oder außer Betrieb setzen, Brandschutztüren nicht offen halten und müssen Mängel an Brandmelde-, Löschanlagen oder Warnsystemen unverzüglich dem zuständigen Ansprechpartner im Gebäude oder dem Group H&S Coordinator melden.

Erste Hilfe

Die Gruppe stellt sicher, dass an allen Standorten eine angemessene Erste-Hilfe-Versorgung gemäß den Health and Safety (First Aid) Regulations 1981 gewährleistet ist. Der H&S-Koordinator der Gruppe führt eine gruppenweite Aufzeichnung der Erste-Hilfe-Versorgung nach Standort und ist dafür verantwortlich, dass die Abdeckung den Aktivitäten und der Personalstärke an jedem Standort angemessen ist. Für jeden Standort muss eine Erste-Hilfe-Bedarfsanalyse durchgeführt und jährlich oder nach wesentlichen Änderungen der Aktivitäten oder des Personals überprüft werden.

Die minimale Erste-Hilfe-Ausstattung an jedem Standort ist wie folgt:

• Mindestens eine benannte Beauftragte Person pro Standort zu allen Zeiten während der Betriebszeiten.
• Wo die Erste-Hilfe-Bedarfsermittlung ein höheres Risiko oder eine größere Bevölkerung aufzeigt, muss ein qualifizierter Ersthelfer mit einem aktuellen, von der HSE genehmigten Zertifikat als Ersthelfer am Arbeitsplatz (FAW) oder Notfall-Ersthelfer am Arbeitsplatz (EFAW) vor Ort verfügbar sein. Als Standardgrenzwert erfordert jeder Standort mit mehr als 50 gleichzeitig anwesenden Schülern und Mitarbeitern mindestens einen qualifizierten FAW- oder EFAW-Ersthelfer während der Betriebszeiten vor Ort.
• An jedem Standort muss ein gut ausgestatteter Erste-Hilfe-Kasten vorhanden sein. Bei allen außerhäuslichen Aktivitäten, Ausflügen und Veranstaltungen des Sozialprogramms muss ein tragbarer Erste-Hilfe-Kasten von der die Aktivität leitenden Mitarbeiterin oder dem die Aktivität leitenden Mitarbeiter mitgeführt werden.
• Alle Unfälle, die Erste Hilfe erfordern, müssen in einem Verbandbuch oder einem gleichwertigen Verzeichnis aufgezeichnet und dem Group H&S Coordinator gemeldet werden.

Verschärfte Erste-Hilfe-Anforderungen für Programme mit Studierenden unter 18 Jahren sind im Leitfaden „Juniors and Young Persons H&S Addendum“ festgelegt. Dies schließt Anforderungen an Personal mit pädiatrischer Erste-Hilfe-Ausbildung während Aufenthalts- und Aktivitätsprogrammen ein.

Jugendliche und U18 (Juniors und Pathways)

Die Gruppe betreibt Programme, an denen Schüler unter 18 Jahren teilnehmen, und zwar in zwei Bereichen: dem Bereich „Juniors“ sowie – im Rahmen von „Malvern House University Pathways“ – bei Schülern, die sich unter 18 Jahren für ein „Pathways“-Programm angemeldet haben. Die Verordnung über das Management von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz von 1999 erlegt Arbeitgebern spezifische Pflichten in Bezug auf junge Menschen auf. Diese Pflichten verlangen von der Gruppe, dass sie eine spezifische Risikobewertung durchführt, bevor ein junger Mensch an einem Programm oder einer Aktivität teilnimmt, und dabei insbesondere dessen Unerfahrenheit, mangelndes Risikobewusstsein sowie den Stand seiner körperlichen und psychischen Entwicklung berücksichtigt.

Die detaillierten betrieblichen Bestimmungen für Schüler unter 18 Jahren sind im Zusatz zu Gesundheit und Sicherheit für Junioren und junge Menschen festgelegt, der sowohl für die Junioren-Abteilung als auch für alle Pathways-Schüler unter 18 Jahren gilt. Dieser Zusatz ist Teil des Gruppen-Rahmens für Gesundheit und Sicherheit und muss zusammen mit dieser Richtlinie gelesen werden.

Risikobewertung vor Programmierbeginn

Für jedes Programm oder jede Kohorte, an der Schüler unter 18 Jahren beteiligt sind, muss vor Beginn des Programms eine spezielle Risikobewertung für junge Personen durchgeführt werden. Diese Bewertung muss folgende Punkte abdecken: die physische Umgebung und die Eignung des Standorts; die Aktivitäten und ob für Minderjährige eine spezielle Aufsicht oder Einschränkung erforderlich ist; die bestehenden Aufsichtsverhältnisse; bekannte medizinische Zustände, Behinderungen oder Unterstützungsbedarfe; die Regelungen für alleiniges Reisen und Transport; die Unterkunftsregelungen für Wohnprogramme; und Notfallmaßnahmen außerhalb der Geschäftszeiten. Die Risikobewertung muss vom zuständigen Centre Director oder Juniors Division Lead unterzeichnet und vor dem Startdatum des Programms an den Group H&S Coordinator übermittelt werden.

Aufsicht und Personalbesetzungsverhältnisse

Bei Programmen, an denen Schüler unter 18 Jahren teilnehmen, müssen jederzeit angemessene Aufsichtsverhältnisse eingehalten werden. Als Mindeststandard gilt: Während Unterrichtseinheiten gilt ein Verhältnis von nicht mehr als 1 Mitarbeiter auf 20 Schüler; bei Aktivitäten außerhalb des Geländes, Ausflügen oder sozialen Programmen gilt ein Mindestverhältnis von 1:10; bei Wohnprogrammen oder Programmen, an denen Schüler unter 16 Jahren teilnehmen, gilt bei allen Aktivitäten außerhalb des Geländes ein Mindestverhältnis von 1:8. Diese Verhältnisse sind Mindeststandards; die Risikobewertung kann höhere Verhältnisse vorschreiben, wenn die Aktivität oder individuelle Bedürfnisse dies erfordern. Wenn die Anforderungen einer Partnerorganisation strenger sind als diese Mindestwerte, gelten die höheren Standards des Partners.

Hinweis – Language in Action (LiA)-Programme: Adam Ennis muss die aktuellen Aufsichtsverhältniserfordernisse von LiA vor jeder Programmstaffel bestätigen und sicherstellen, dass Gruppenprogramme, die über LiA laufen, den höheren der beiden Standards erfüllen. Diese Bestätigung muss in der relevanten Risikobewertung des Programms dokumentiert werden.

Einverständnis der Eltern/Erziehungsberechtigten und Notfallkontakte

Vor der Einschreibung müssen die Erziehungsberechtigten oder gesetzlichen Vormundschaften aller Schüler unter 18 Jahren schriftlich ihre Zustimmung zur Teilnahme am Programm geben, einschließlich aller Aktivitäten, Ausflüge außerhalb des Geländes oder Aufenthaltsregelungen. Die Zustimmungsdokumentation muss Notfallkontaktdaten für mindestens zwei Erwachsene, medizinische Zustände, Allergien, Medikamente oder Unterstützungsbedarf sowie die Zustimmung zur medizinischen Notfallbehandlung enthalten. Diese Informationen müssen sicher aufbewahrt und für das zuständige Personal während der gesamten Programmzeiten zugänglich sein.

Medizinische Zustände und Gesundheitsinformationen

Gesundheitsinformationen für Schüler.

Außerhalb des Geländes Aktivitäten, Besuche und Ausflüge

Alle außerschulischen Aktivitäten, Besuche und Ausflüge, an denen Schüler unter 18 Jahren teilnehmen, erfordern eine spezifische Risikobewertung der Aktivität, die vor der Durchführung der Aktivität genehmigt werden muss. Die Risikobewertung muss die Routen- und Transportvereinbarungen, die Sicherheitsvorkehrungen am Veranstaltungsort, die Aufsichtsverhältnisse, die Notfallverfahren und die Bedürfnisse des Wohlbefindens berücksichtigen. Für alle außerschulischen Aktivitäten muss die Zustimmung der Eltern eingeholt werden.

Residenzprogramme

Wo Programme eine Wohnunterkunft für Studenten unter 18 Jahren beinhalten, muss eine Risikobewertung für Sicherheit und Gesundheit in der Unterkunft durchgeführt werden. Die Unterkunft muss angemessene Brandschutzstandards erfüllen, eine aktuelle Brandschutzbewertung haben und eine benannte Person für das Wohlergehen der Bewohner umfassen. Männer und Frauen müssen in getrennten Bereichen untergebracht werden, mit klaren Protokollen bezüglich des Zugangs. Notfallverfahren außerhalb der üblichen Geschäftszeiten müssen allen Studenten und Mitarbeitern mitgeteilt werden.

Meldung von Vorfällen bei Schülern unter 18 Jahren

Jeder Unfall, Zwischenfall oder Beinaheunfall, an dem ein Student unter 18 Jahren beteiligt ist, muss noch am selben Tag, an dem er eintritt, dem Group H&S Coordinator und dem zuständigen Centre Director oder Juniors Division Lead gemeldet werden. Eltern oder Erziehungsberechtigte müssen unverzüglich nach jedem Vorfall, der zu einer Verletzung, medizinischer Behandlung oder einem erheblichen Wohlfahrtsbedenken führt, benachrichtigt werden. Wo Kinderschutzbedenken entstehen, muss die Designated Safeguarding Lead unverzüglich informiert werden und die Group’s Safeguarding and Prevent Policy hat Vorrang.

Ergänzung für Sicherheit und Gesundheitsschutz von Junior-Mitarbeitern und Jugendlichen

Der Anhang für Junioren und junge Erwachsene bietet detaillierte operative Anleitungen, die diese Richtlinie für alle Aktivitäten mit Schülern unter 18 Jahren ergänzen. Er umfasst die Junioren-Abteilung und die Schüler der Pathways-Programme unter 18 Jahren und wird vom Leiter der Junioren-Abteilung in Absprache mit dem Koordinator für Gesundheit und Sicherheit der Gruppe entwickelt. Bis zur Veröffentlichung des Anhangs gelten die Bestimmungen dieses Abschnitts und die Gruppenrichtlinie für Kinderschutz und Prävention für alle Aktivitäten von Minderjährigen.

Wohlfahrtseinrichtungen und Arbeitsplatzumgebung

Die Gruppe stellt sicher, dass für Mitarbeiter und Studierende, wo dies zweckmäßig und wirtschaftlich zumutbar ist, angemessene Sozialräume gemäß den Workplace (Health, Safety and Welfare) Regulations 1992 zur Verfügung stehen. Dies umfasst den Zugang zu geeigneten Sanitäranlagen, Trinkwasser, Ruheräumen und einem Arbeitsumfeld, das Gesundheit, Sicherheit und Wohlbefinden fördert. Für von der Gruppe verwaltete Räumlichkeiten ist die Gruppe direkt für die Erfüllung der Mindeststandards verantwortlich. Für Partner.

Ausschüsse für Gesundheit und Sicherheit und Verwaltungsstruktur

Die Gruppe unterhält über ein System von Bereichs- und Zentralen Komitees für Gesundheit und Sicherheit einen strukturierten Ansatz für das Management von Gesundheit und Sicherheit. Diese Komitees unterstützen die wirksame Umsetzung der Richtlinie für Gesundheit und Sicherheit, überwachen die Leistungen im Bereich Gesundheit und Sicherheit und ermöglichen die Konsultation von Führungskräften und Mitarbeitern im gesamten Unternehmen.

Angesichts der Art der Aktivitäten der Gruppe und ihres risikoarmen Umfelds finden formelle Sitzungen des Gesundheits- und Sicherheitsausschusses halbjährlich statt. Bei Bedarf können zusätzliche Sitzungen einberufen werden, als Reaktion auf bedeutende Vorfälle, aufkommende Risiken oder betriebliche Anforderungen.

Der H&S Koordinator der Gruppe ist verantwortlich für die Koordination der Ausschussstruktur, die Überwachung von Maßnahmen, die sich aus Besprechungen ergeben, und die Verwaltung laufender Gesundheits- und Sicherheitsfälle oder Untersuchungen zwischen den Sitzungen, falls erforderlich.

Die Ergebnisse, wichtigsten Themen und Empfehlungen aus den Ausschüssen werden im Rahmen des Governance-Systems der Gruppe berichtet und an den Vorstand der Malvern International PLC weitergeleitet, der monatlich zusammentritt.

Ausschussstruktur

Die Gruppe unterhält folgende Struktur des Gesundheits- und Sicherheitsausschusses:

Abteilungsweite Gesundheits- und Sicherheitsausschüsse

• Universitärer Gesundheits- und Sicherheitsausschuss
• Arbeitssicherheitsausschuss

Diese Ausschüsse überprüfen Angelegenheiten der Gesundheit und Sicherheit, die für ihre jeweiligen Tätigkeiten relevant sind, einschließlich Vorfälle, Betriebsrisiken und Compliance-Anforderungen. Angelegenheiten, die eine breitere Aufsicht oder organisatorische Maßnahmen erfordern, werden an den Zentralen Ausschuss für Gesundheit und Sicherheit eskaliert.

Zentraler Ausschuss für Gesundheit und Sicherheit

Der Zentrale Gesundheits- und Sicherheitsausschuss bietet eine konzernweite Aufsicht über Gesundheits- und Sicherheitsangelegenheiten und prüft Themen, die von den Bereichsausschüssen eskaliert werden. Der Ausschuss befasst sich mit der Gesamtleistung, neu entstehenden Risiken und Compliance-Themen im gesamten Unternehmen und gibt die Zusicherung, dass angemessene Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Meeting-Frequenz

• Gesundheits- und Sicherheitsausschüsse der Division: Mindestens zweimal jährlich
• Zentraler Arbeits- und Gesundheitsschutzausschuss: Mindestens zweimal pro Jahr
• Zusätzliche Treffen können bei Bedarf ad hoc abgehalten werden

Ausschussmitgliedschaft

Die Mitgliedschaft in den Ausschüssen wird in der Regel Vertreter des operativen Managements, der akademischen Leitung und relevanter unterstützender Funktionen umfassen. Die Mitgliedschaft kann je nach Umfang und operativer Anforderungen des Ausschusses variieren.

Der H&S Koordinator der Gruppe wird normalerweise als Sekretariat fungieren und die Sitzungsverwaltung unterstützen, Protokolle führen und Maßnahmen verfolgen.

Standardagenda für Sitzungen des Gesundheits- und Sicherheitsausschusses

1. Willkommen und Entschuldigung
2. Überprüfung des Protokolls und des Maßnahmenprotokolls
3. Vorfallüberprüfung
   • Unfälle, Zwischenfälle und Beinaheunfälle
   • Laufende Ermittlungen
4. Gesundheits- und Sicherheitsleistung
   • Inspektionsergebnisse
   • Compliance-Aktualisierungen
5. Risikomanagement
   • Überprüfung von Risikobewertungen
   • Neue Risiken
6. Schulung und Sensibilisierung
   • Aktualisierungen der Schulungen für Gesundheit und Sicherheit
7. Operationelle Aktualisierungen
   • Betriebliche oder sicherheitstechnische Belange
8. Regulatorische oder politische Aktualisierungen
9. Sonstiges
10. Zusammenfassung der Aktionen und Datum des nächsten Treffens