Richtlinie zur Bewältigung kritischer Vorfälle

LiA Richtlinie zur Reaktion auf kritische Vorfälle

1. Zweck

Diese Richtlinie enthält Leitlinien für eine effektive und koordinierte Reaktion auf kritische Vorfälle, die während der “Language in Action” (“LiA”)-Programme auftreten können. Sie gilt für die gesamte Geschäftsleitung und alle Mitarbeiter von Language in Action sowie für Gastgeber und Studentenagenturen. Ziel ist es, die Sicherheit und das Wohlergehen aller Studierenden, Mitarbeiter und Partner zu gewährleisten und gleichzeitig in jeder Phase eine klare Kommunikation und Verantwortlichkeit sicherzustellen. Diese Richtlinie ist ein Anhang zur Geschäftskontinuitätsrichtlinie (“BCP”) der Malvern International PLC („Gruppe“) und steht im Einklang mit dem darin festgelegten Ansatz und den Eskalationsverfahren.

2. Schadensminderung und Vorbereitung

Language in Action legt großen Wert auf proaktive Vorbereitung, um Risiken zu minimieren und die Bereitschaft im Falle eines kritischen Vorfalls zu gewährleisten.

2.1 Schulung und Sensibilisierung

• Alle Mitarbeiter nehmen vor Beginn des Programms an einer Schulung zum Schutz von Kindern teil.
• Alle Mitarbeiter erhalten Schulungen zum Notfallaktionsplan sowie Einzelheiten zu dieser Richtlinie zur Bewältigung kritischer Vorfälle.
• Mitarbeiter behalten über das Online-Schulungsportal ständigen Zugang zu allen relevanten Richtlinien und Schulungsmaterialien.

2.2 Daten und Aufzeichnungen

• Die Notfallkontaktdaten, medizinischen Informationen und Einverständniserklärungen der Schüler werden vom Zulassungsteam von Malvern sicher auf internen Laufwerken gespeichert und sind für die Zentrale zugänglich.
• Relevante operative Informationen (z. B. Allergien, medizinische Hinweise) werden, unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und der DSGVO, nur mit autorisierten Center-Management-Teams geteilt.

2.3 CRT Vorabprüfung des Programms

Das Kriseninterventions-Team trifft sich vor Beginn jedes Sommerprogramms, um Richtlinien zu überprüfen, Verfahren zu bestätigen und zugewiesene Rollen zu klären, um Einsatzbereitschaft und Verständnis sicherzustellen.

3. Definition eines kritischen Vorfalls

Kritische Vorfälle sind definiert als Ereignisse, die eines oder mehrere der folgenden Merkmale aufweisen:

• Plötzlich und unerwartet: Tritt ohne Vorwarnung und außerhalb des normalen Erfahrungsbereichs auf.
• Traumatisch: Beinhaltet schwere Verletzungen, Tod oder erhebliche Schäden.
• Überwältigende Bewältigungsmechanismen: Übersteigt die Kapazität von Einzelpersonen oder der Organisation, sie mit normalen Strategien zu bewältigen.
• Belastend: Verursacht erhebliches emotionales oder psychisches Leid, sofort oder langfristig.
• Erhebliche Auswirkungen: Beeinflusst die Gesundheit, Gedanken oder das Verhalten der Beteiligten tiefgreifend.
• Rücksichtslos: Gefährdet Sicherheit, Wohlbefinden oder Funktionsfähigkeit der Organisation.

4. Identifizierung und Eskalation kritischer Vorfälle

Alle Mitarbeiter, Stakeholder und Anbieter müssen jeden Vorfall dem Zentrum-Managementteam melden, das über das weitere Vorgehen entscheidet. Wenn ein Vorfall eine der oben genannten Eigenschaften aufweist, muss er sofort über die Managementkette eskaliert werden. Ab der Stufe des Programmmanagers kann jederzeit ein kritischer Vorfall erklärt werden, wodurch diese Richtlinie aktiviert wird.

Eskalationskette

• Koordinator – Spezialist Kinderschutz (Vertretung für Zentrumsmanager und stellvertretenden Kinderschutzbeauftragten)
• Zentrumsdirektor – Zentrum DDSL
• Programmmanager – Cluster Manager (Sprache in Aktion)
• LiA HO Co-Leiter
• Leiter der Abteilung Junioren
• Geschäftsführer von ELT & Malvern International PLC, COO

Diese Kette agiert innerhalb des BCP. Daher werden Vorfälle, die den Schwellenwert für die 60-Minuten- und 24-Stunden-Alarmstufen des BCP erreichen, gleichzeitig über diese Kanäle weitergeleitet. Diese Auslöser sind wie folgt definiert:

Wenn der kritische Vorfall sich auf den Schutz von Schülern bezieht, muss er auch beim Group Safeguarding and Prevent Coordinator, Giulia Mella, über den zentralen E-Mail-Posteingang für Kinderschutz der Gruppe – safeguarding@malvernplc.com – protokolliert werden. Gemäß Anhang G der Group Safeguarding & Prevent Policy erfolgt die Eskalation im Kinderschutz direkt vom Center Manager an den LiA DSL (Emiliano Sallustri) und dann an den Group Coordinator. Wenn der Vorfall im Kinderschutz auch den CIR auslöst, werden andere Teile der Kette gemäß ihren Rollen innerhalb dieser Struktur informiert.

Wenn der kritische Vorfall Gesundheit und Sicherheit betrifft, muss der Vorfall auch über das zentrale H&S-Postfach der Gruppe – HSE@malvernplc.com – beim Group Health & Safety Coordinator, Matthew Huda, protokolliert werden. Wenn ein kritischer Vorfall eine schwere Verletzung, ein gefährliches Vorkommnis oder einen Todesfall beinhaltet, können behördliche Meldepflichten gemäß den Reporting of Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations 2013 (RIDDOR) ausgelöst werden. Die Bewertung der RIDDOR-Pflichten liegt in der Verantwortung des Group H&S Coordinators, Matthew Huda, und erfolgt parallel zur Reaktion des CRT.

Wo eine Schutzbehauptung die Schwelle zur Schädigung erreicht, muss der LADO (Local Authority Designated Officer) gemäß KCSIE 2025 und der Group Safeguarding & Prevent Policy innerhalb eines Arbeitstages kontaktiert werden. Die Verantwortung für die Kontaktaufnahme mit dem LADO liegt bei Emiliano Sallustri als CRT Lead und dem LiA DSL in Abstimmung mit der Group Safeguarding Coordinator, Giulia Mella. Die Mitarbeiter sollten für die vollständige Berichterstattungsanleitung den Anhang G der Group Safeguarding & Prevent Policy konsultieren.

5. Sofortige Reaktionsverfahren

Wenn ein kritischer Vorfall eintritt, müssen unverzüglich folgende Schritte unternommen werden:

• Sicherheit gewährleisten: Alle Beteiligten vor unmittelbarer Gefahr schützen.
• Notruf wählen: Polizei, Krankenwagen oder Feuerwehr, je nach Situation.
• Benachrichtigen Sie die Geschäftsleitung: Melden Sie den Vorfall und die ergriffenen Maßnahmen.
• Beweise sichern: Halten Sie Aufzeichnungen darüber, was passiert ist, wer beteiligt war und wann.
• Dokumentationsaktionen: Protokolliere alle Kommunikationen, Zeitangaben und Entscheidungen.
• CRT aktivieren: Der Programmmanager benachrichtigt die CRT und protokolliert den kritischen Vorfall unter Verwendung der entsprechenden 60-Minuten- oder 24-Stunden-E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen (und zusätzliche E-Mail-Posteingänge für Safeguarding und Gesundheit & Sicherheit, falls erforderlich).
• Klar kommunizieren: Stellen Sie sicher, dass die geteilten Informationen sachlich, prägnant und konsistent sind.

Bei jedem Vorfall, der zu einem potenziellen Verlust, Schaden oder einer Haftung führen könnte, muss der Versicherungsmakler der Gruppe (Howdens, Ansprechpartner: Laura Penny) innerhalb von 24 Stunden benachrichtigt werden. Ein erster Schadensbericht ist, wenn anwendbar, innerhalb von 12 Stunden zu erstellen. Die Verantwortung für die Einleitung dieser Schritte liegt, im Einklang mit dem BCP, beim COO.

6. Bildung des LiA Critical Response Team (CRT)

Nach Erklärung eines kritischen Vorfalls wird ein benanntes kritischen Reaktionsteam (Critical Response Team, CRT) aktiviert. Das LiA CRT steht während des Programms rund um die Uhr zur Verfügung, entweder persönlich oder aus der Ferne. Kontaktdaten aller CRT-Mitglieder werden vom Hauptbüroteam aufbewahrt und stehen allen Zentrumsleitungsteams zur Verfügung.

LiA CRT für das Programm 2026:

• Beatrice Bellina – Senior Operations Manager, Language in Action
• Daniele Pluchino – Stellvertretender Leiter der Junioren
• Adam Ennis – Leiter der Junioren, Language in Action
• Emiliano Sallustri – Geschäftsführer ELT & LiA DSL
• James Findley – COO, Malvern International PLC

Das LiA CRT wird von Emiliano Sallustri geleitet, der für die Koordination und Überwachung aller Bereiche der Krisenbewältigung sorgt. Auf Konzernebene (Malvern, International) ist James Findley als Group Crisis Lead und BCP-Verantwortlicher tätig. Daher würde jeder Vorfall, der die im BCP der Malvern- und International-Gruppe festgelegten Schwellenwerte von 60 Minuten und 24 Stunden erfüllt, sofort auch auf Konzernebene eskaliert werden, wobei die Reaktion zwischen dem lokalen Betrieb und dem gesamten Konzern von Emiliano Sallustri und James Findley koordiniert wird.

7. Aufgaben des Krisenreaktionsteams

Das LiA CRT wird alle Aspekte der Reaktion steuern, einschließlich der Koordination von Personen, der Kommunikation, des Wohlergehens und der Überprüfung nach dem Vorfall. Sie sind dafür verantwortlich, eine ruhige, effektive und gut dokumentierte Reaktion vom Beginn des Vorfalls bis zur Erholung zu gewährleisten.

Individuelle Verantwortlichkeiten

• Beatrice Bellina: Verwaltung der Reaktion und Überwachung des Personals, Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter genaue und rechtzeitige Informationen erhalten, und Koordination der sicheren Umsiedlung, falls erforderlich.
• Daniele Pluchino: Kommunikation mit Gruppenleitern, Agenturen und Eltern/Erziehungsberechtigten sowie Koordination von Übersetzungen mit regionalen Vertriebsleitern.
• Adam Ennis: Abstimmung mit Hosting-Anbietern und Rettungsdiensten zur Sicherstellung einer konsistenten Kommunikation.
• Emiliano Sallustri: Leitung des LiA CRT und Betreuung der Kommunikation mit Aktionären, der Presse und dem gesamten Unternehmen. Betreuung der Kommunikation mit dem British Council, den Kommunalverwaltungen und den Aufsichtsbehörden (z. B. LADO) sowie Unterrichtung der Malvern-Führungsspitze.
• James Findley: Leiter des Krisenstabs der Gruppe; koordiniert bei Bedarf sofortige und laufende Maßnahmen gemäß dem Malvern-Notfallplan.

8. Kommunikationsprinzipien

Alle Kommunikationen während eines kritischen Vorfalls müssen folgende Grundsätze einhalten:

• Genauigkeit: Fakten vor der Veröffentlichung bestätigen.
• Konsistenz: Alle Nachrichten stimmen mit den CRT-Richtlinien überein.
• Vertraulichkeit: Beachten Sie die Gesetze zum Schutz der Privatsphäre und zum Datenschutz.
• Empathie: Kommunizieren Sie sensibel mit den Betroffenen.
• Befugnis: Nur autorisierte Vertreter dürfen sich extern äußern.

9. Medien- und Social-Media-Protokoll

• Nur der Geschäftsführer ELT, COO oder ein delegiertes CRT-Mitglied dürfen mit Medienpublikationen kommunizieren.
• Mitarbeitern ist es untersagt, sich auf Social-Media-Plattformen zu Vorfällen zu äußern oder Kommentare dazu abzugeben.
• Alle externen Anfragen müssen an den CRT-Leiter weitergeleitet werden.
• Interne Nachrichten müssen professionell, sachlich und vertraulich bleiben.

10. Überprüfung und Unterstützung nach einem Vorfall

Das CRT wird sich nach jedem Vorfall treffen, um einen detaillierten Bericht über das Reaktionsmanagement und die Ergebnisse zu erstellen. Die Berichte werden mindestens sieben Jahre lang sicher aufbewahrt – oder bis das Kind 25 Jahre alt ist, wenn ein Minderjähriger betroffen ist, im Einklang mit den Aufbewahrungsstandards für den Kinderschutz – und sind nur für CRT-Mitglieder zugänglich. Alle Dokumentationen müssen den Standards für Datenschutz und Vertraulichkeit entsprechen.

Die CRT wird die fürsorglichen und psychologischen Bedürfnisse aller direkt oder indirekt betroffenen Parteien beurteilen und entsprechende Unterstützung anbieten, die Folgendes umfassen kann:

• Zugang zu Beratung oder Nachbesprechung für betroffenes Personal oder Studenten.
• Freistellung oder angepasste Aufgaben für Betroffene.
• Ein formelles Nachbesprechungstreffen zur Reflexion und Äußerung von Bedenken.

11. Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung

Diese Richtlinie wird jährlich oder nach einem kritischen Vorfall überprüft. Das CRT bewertet die Wirksamkeit und integriert die gewonnenen Erkenntnisse in überarbeitete Verfahren und Schulungen. Aktualisierungen werden allen Mitarbeitern und Interessengruppen mitgeteilt, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.