Kritik Olay Müdahale Politikası

LiA Kritik Olay Müdahale Politikası

1. Amaç

Bu politika, Language in Action (“LiA”) programları sırasında meydana gelebilecek kritik olaylara etkili ve koordineli bir şekilde müdahale edilmesine yönelik kılavuz niteliğindedir. Bu politika, Language in Action’ın tüm yönetim kadrosu ve personelinin yanı sıra ev sahibi kuruluşlar ve öğrenci ajansları için de geçerlidir. Amaç, her aşamada net iletişim ve hesap verebilirliği sürdürürken tüm öğrencilerin, personelin ve ortakların güvenliğini ve refahını sağlamaktır. Bu politika, Malvern International PLC (“Grup”) İş Sürekliliği Politikası’na (“BCP”) ek niteliğindedir ve bu politikada belirtilen yaklaşım ve eskalasyon prosedürleriyle uyumludur.

2. Olay Azaltma ve Hazırlık

Language in Action, kritik bir olay durumunda riskleri en aza indirmek ve hazırlıklı olmayı sağlamak için proaktif hazırlıklara güçlü bir vurgu yapmaktadır.

2.1 Eğitim ve Farkındalık

• Tüm personel, programa başlamadan önce Koruyucu Eğitimden geçer.
• Tüm personel, Acil Hareket Planı'nı kullanma eğitimi alacak ve bu Kritik Olay Müdahale politikası hakkında detaylı bilgi edinecektir.
• Personel, çevrimiçi eğitim portalı aracılığıyla tüm ilgili politikalara ve eğitim materyallerine sürekli erişim sağlar.

2.2 Veri ve Kayıt Tutma

• Öğrencilerin acil durum iletişim bilgileri, tıbbi bilgileri ve onay formları, Malvern’nin Kayıt Ekibi tarafından kurum içi sürücülerde güvenli bir şekilde saklanmaktadır ve Genel Merkez tarafından erişilebilir durumdadır.
• İlgili operasyonel bilgiler (örneğin alerjiler, tıbbi notlar) yalnızca yetkili merkez yönetimi ekipleriyle, veri koruma ve GDPR gerekliliklerine uygun olarak paylaşılır.

2.3 CRT Ön Program Değerlendirmesi

Kritik Müdahale Ekibi, hazırlıklı olmayı ve anlayışı sağlamak amacıyla her yaz programı başlamadan önce politikaları gözden geçirmek, prosedürleri doğrulamak ve belirlenen görevleri netleştirmek için toplanır.

3. Kritik Olay Tanımı

Kritik olaylar, aşağıdaki özelliklerden bir veya daha fazlasını sergileyen olaylar olarak tanımlanır:

• Aniden ve beklenmedik: Uyarı vermeden ve olağan deneyimlerin dışında meydana gelir.
• Travmatik: Ciddi yaralanma, ölüm veya önemli hasar içerir.
• Başa çıkma mekanizmalarını aşan: Normal stratejiler kullanarak bireylerin veya kuruluşun yönetme kapasitesini aşar.
• Rahatsız Edici: Anında veya uzun vadede önemli duygusal veya psikolojik sıkıntıya neden olur.
• Önemli etki: Sağlığı, düşünceleri veya davranışları derinlemesine etkiler.
• Rahatsız edici: Güvenliği, refahı veya organizasyonel işleyişi tehdit eder.

4. Kritik Olay Tespiti ve Yükseltme

Tüm personel, paydaşlar ve tedarikçiler, herhangi bir olayı, uygun hareket tarzına karar verecek olan Merkez Yönetim Ekibine bildirmelidir. Bir olay yukarıda belirtilen özelliklerden herhangi birini gösteriyorsa, derhal yönetim zinciri aracılığıyla bildirilmelidir. Program Yöneticisinden itibaren herhangi bir aşamada, bu politikayı etkinleştiren Kritik Bir Olay ilan edilebilir.

Artan Zincir:

• Koordinatör – Uzman Koruma (Merkez Müdürü ve DDSL vekaleti)
• Merkez Müdürü – DDSL Merkezi
• Program Yöneticisi – Küme Yöneticisi (Dilde Eylem)
• LiA HO Eş Lider
• Gençlerin Başkanı
• ELT ve Malvern International PLC Genel Müdürü ve Operasyon Direktörü

Bu zincir İş Sürekliliği Planı (İSP) kapsamında faaliyet göstermektedir. Bu nedenle, İSP’nin 60 dakika ve 24 saatlik uyarı seviyeleri eşiğini karşılayan olaylar, bu kanallar aracılığıyla eş zamanlı olarak yükseltilir. Bu tetikleyiciler aşağıda tanımlanmıştır:

Önemli Olay öğrenci korunması ile ilgiliyse, olay aynı zamanda Grup Koruma ve Önleme Koordinatörü Giulia Mella'ya, grubun merkezi korunma gelen kutusu aracılığıyla – safeguarding@malvernplc.com adresine de kaydedilmelidir. Grup Koruma ve Önleme Politikasının Ek G'sine göre, korunma yükseltmesi doğrudan Merkez Müdürü'nden LiA DSL'e (Emiliano Sallustri) ve ardından Grup Koordinatörü'ne gider. Eğer korunma olayı aynı zamanda CIR'yi de tetiklerse, bu yapı içindeki rollerine göre zincirin diğer bölümlerine bilgi verilir.

Kritik Olay sağlık ve güvenlik ile ilgiliyse, olayın ayrıca Grup Sağlık ve Güvenlik Koordinatörü Matthew Huda'ya, Grubun merkezi İSG e-posta kutusu aracılığıyla – HSE@malvernplc.com adresine kaydedilmesi gerekmektedir. Kritik bir olayın ciddi yaralanma, tehlikeli bir durum veya ölümle sonuçlanması halinde, 2013 tarihli Yaralanmaların, Hastalıkların ve Tehlikeli Olayların Bildirimi Yönetmelikleri (RIDDOR) kapsamındaki yasal bildirim yükümlülükleri tetiklenebilir. RIDDOR yükümlülüklerinin değerlendirilmesi, Grup İSG Koordinatörü Matthew Huda'nın sorumluluğundadır ve CRT müdahalesi ile paralel olarak yürütülür.

Koruma ihlallerinde zarar eşiği aşıldığında, KCSIE 2025 ve Grup Koruma ve Önleme Politikası gereği, 1 iş günü içinde LADO'ya (Yerel Yönetim Atanmış Görevlisi) başvurulmalıdır. LADO iletişimi sorumluluğu, Grup Koruma Koordinatörü Giulia Mella ile koordinasyon halinde CRT Lideri ve LiA DSL olarak Emiliano Sallustri'ye aittir. Personel, tam raporlama kılavuzu için Grup Koruma ve Önleme Politikası Ek G bölümüne başvurmalıdır.

5. Acil Durum Müdahale Prosedürleri

Ciddi bir olay meydana geldiğinde, aşağıdaki adımlar gecikmeden atılmalıdır:

• Güvenliği sağlayın: Dahil olan tüm kişileri ani zarardan koruyun.
• Acil servislerle irtibata geçin: Duruma göre polis, ambulans veya itfaiye.
• Üst Yönetime Bildirim: Olayı ve alınan önlemleri raporlayın.
• Kanıtları saklayın: Olanları, kimlerin karıştığını ve ne zaman olduğunu kaydedin.
• Belge işlemleri: Tüm iletişimi, zamanlamaları ve kararları günlüğe kaydet.
• PKD'yi Devreye Sokun: Program Yöneticisi, PKD'ye (Kritik Olay Bildirim) haber verir ve uygun 60 dakikalık veya 24 saatlik uyarı e-posta adresini (ve gerektiğinde ek Koruma ve Sağlık & Güvenlik Grubu gelen kutularını) kullanarak kritik olayı kaydeder.
• Açık iletişim kurun: Paylaşılan bilgilerin gerçekçi, öz ve tutarlı olmasını sağlayın.

Herhangi bir kayıp, hasar veya sorumluluk potansiyeli içeren durumda, Grubun sigorta brokerına (Howdens, iletişim tek birim: Laura Penny) 24 saat içinde haber verilmeli ve uygulanabilir durumlarda 12 saat içinde ilk hasar değerlendirmesi yapılmalıdır. Bunun başlatılmasından sorumlu kişi, İKY'ye paralel olarak COO'dur.

6. LiA Eleştirel Müdahale Ekibi (CRT) Oluşumu

Kritik bir olayın ilan edilmesi üzerine, görevlendirilmiş Kritik Müdahale Ekibi (CRT) devreye sokulur. LiA CRT, program süresince günde 24 saat boyunca, ister şahsen ister uzaktan olsun, hizmet vermektedir. Tüm CRT üyelerinin iletişim bilgileri Genel Merkez Ekibi tarafından tutulmakta ve tüm merkez yönetim ekiplerinin erişimine açıktır.

2026 Programı için LiA CRT:

• Beatrice Bellina – Kıdemli Operasyon Müdürü, Language in Action
• Daniele Pluchino – Gençler Takımı Yardımcı Sorumlusu
• Adam Ennis – Language in Action Gençler Bölümü Sorumlusu
• Emiliano Sallustri – ELT ve LiA DSL Yönetici Direktörü
• James Findley – Operasyon Direktörü, Malvern International PLC

LiA CRT’si, tüm müdahale alanlarında koordinasyon ve denetimi sağlayan Emiliano Sallustri tarafından yönetilmektedir. Malvern International grup düzeyinde ise James Findley, Grup Kriz Sorumlusu ve BCP sorumlusudur. Bu nedenle, Malvern International grup düzeyindeki BCP’nin 60 dakika ve 24 saat eşik değerlerini karşılayan herhangi bir olay, derhal grup düzeyine de yükseltilecek ve yerel operasyon ile daha geniş grup arasındaki müdahale, Emiliano Sallustri ve James Findley arasında koordine edilecektir.

7. Kritik Müdahale Ekibi Sorumlulukları

LiA Kriz Müdahale Ekibi (LiA CRT), insanların, iletişimin, refahın ve olay sonrası incelemenin koordinasyonu dahil olmak üzere müdahalenin tüm yönlerini yönetecek. Olayın başlangıcından iyileşme sürecine kadar sakin, etkili ve iyi belgelenmiş bir müdahale sağlamaktan sorumlu olacaklar.

Bireysel Sorumluluklar:

• Beatrice Bellina: Personel müdahalesini ve gözetimini yönetmek, tüm personelin doğru ve zamanında bilgi almasını sağlamak ve gerekirse güvenli yer değiştirmeyi koordine etmek.
• Daniele Pluchino: Grup Liderleri, Ajanslar ve Veliler/Vasi ile İletişim Kurmak ve Bölgesel Satış Yöneticileri ile Çevirileri Koordinasyonunu Sağlamak.
• Adam Ennis: Barındırma sağlayıcıları ve Acil Servislerle koordinasyon kurarak tutarlı iletişimi sağlamak.
• Emiliano Sallustri: LiA CRT’ye liderlik etmek ve hissedarlar, basın ve şirket geneliyle iletişimi yönetmek. British Council, yerel belediyeler ve düzenleyici kurumlarla (örn. LADO) iletişimi yönetmek ve Malvern SLT’yi bilgilendirmek.
• James Findley: Grup Kriz Sorumlusu; Malvern İş Sürekliliği Planı (BCP) uyarınca, gerektiğinde acil ve devam eden müdahale faaliyetlerini koordine eder.

8. İletişim İlkeleri

Kritik bir olay sırasındaki tüm iletişim aşağıdaki ilkelere uymalıdır:

• Doğruluk: Yayınlamadan önce gerçekleri teyit edin.
• Tutarlılık: Tüm mesajlar CRT kılavuzuna uygundur.
• Gizlilik: Gizlilik ve veri koruma yasalarına saygı gösterin.
• Empati: Etkilenenlere karşı hassasiyetle iletişim kurun.
• Yetki: Harici olarak yalnızca yetkili temsilciler konuşabilir.

9. Medya ve Sosyal Medya Protokolü

• Yalnızca Genel Müdür ELT, COO veya yetkilendirilmiş CRT üyesi medya kuruluşlarıyla iletişim kurabilir.
• Personelin herhangi bir olay hakkında sosyal medyada paylaşım yapması veya yorum yapması yasaktır.
• Tüm harici talepler CRT Liderine yönlendirilmelidir.
• Dahili mesajlaşma profesyonel, olgusal ve gizli kalmalıdır.

10. Olay Sonrası İnceleme ve Destek

Herhangi bir olaydan sonra CRT, müdahale yönetimi ve sonuçları hakkında ayrıntılı bir rapor hazırlamak üzere toplanacaktır. Raporlar, yedinci yıla kadar - veya 18 yaşın altındaki birinin karıştığı durumlarda öğrenci 25 yaşına gelene kadar, çocuk koruma saklama standartlarına uygun olarak - güvenli bir şekilde saklanır, yalnızca CRT üyeleri tarafından erişilebilir ve tüm belgeler veri koruma ve gizlilik standartlarına uygun olmalıdır.

CRT, doğrudan veya dolaylı olarak etkilenen tüm tarafların refahını ve psikolojik ihtiyaçlarını değerlendirecek ve aşağıdakileri içerebilecek ilgili desteği sağlayacaktır:

• Etkilenen personel veya öğrencilere yönelik danışmanlık veya bilgilendirme hizmetlerine erişim.
• Etkilenenler için izin veya görev düzenlemesi.
• Yansıtmak ve endişeleri dile getirmek için resmi bir özet toplantısı.

11. Gözden Geçirme ve Sürekli İyileştirme

Bu politika yıllık olarak veya kritik bir olaydan sonra gözden geçirilir. CRT, etkinliği değerlendirecek ve öğrenilen dersleri revize edilmiş prosedürlere ve eğitime dahil edecektir. Sürekli iyileştirmeyi sağlamak için güncellemeler tüm personele ve paydaşlara iletilir.