سياسة

سياسة الاستجابة للحوادث الحرجة من LiA

1. الغرض

تقدم هذه السياسة إرشادات للاستجابة الفعالة والمنسقة للحوادث الخطيرة التي قد تحدث خلال برامج “Language in Action” (LiA). وتسري هذه السياسة على جميع أعضاء الإدارة والموظفين في “Language in Action”، بالإضافة إلى الجهات المضيفة ووكالات الطلاب. والهدف من ذلك هو ضمان سلامة ورفاهية جميع الطلاب والموظفين والشركاء، مع الحفاظ على التواصل الواضح والمساءلة في كل مرحلة. تُعد هذه السياسة ملحقًا لسياسة استمرارية الأعمال (BCP) الخاصة بـ Malvern International PLC (“المجموعة”) وتتوافق مع النهج وإجراءات التصعيد الموضحة فيها.

2. التخفيف من آثار الحوادث والتأهب لها

تركز "Language in Action" بقوة على التأهب الاستباقي لتقليل المخاطر وضمان الاستعداد في حالة وقوع حادث حرج.

2.1 التدريب والتوعية

• يخضع جميع الموظفين لتدريب على حماية الأطفال قبل بدء البرنامج.
• يتلقى جميع الموظفين تدريباً على استخدام خطة العمل للطوارئ، بالإضافة إلى تفاصيل سياسة الاستجابة للحوادث الحرجة هذه.
• يحتفظ الموظفون بإمكانية الوصول المستمر إلى جميع السياسات والمواد التدريبية ذات الصلة عبر بوابة التدريب عبر الإنترنت.

2.2 البيانات وحفظ السجلات

• يتم تخزين بيانات الاتصال في حالات الطوارئ الخاصة بالطلاب، والمعلومات الطبية، ونماذج الموافقة بشكل آمن على محركات أقراص داخلية من قِبل فريق القبول في Malvern، ويمكن للمكتب الرئيسي الوصول إليها.
• تتم مشاركة المعلومات التشغيلية ذات الصلة (مثل الحساسية والملاحظات الطبية) فقط مع فرق الإدارة المصرح بها في المركز، تمشياً مع متطلبات حماية البيانات واللائحة العامة لحماية البيانات.

2.3 مراجعة ما قبل برنامج شاشة عرض الأنبوب الكاثودي

يجتمع فريق الاستجابة الحرجة قبل بدء كل برنامج صيفي لمراجعة السياسات وتأكيد الإجراءات وتوضيح الأدوار المحددة لضمان الاستعداد والفهم.

3. موجز لتعريف حدث خطير

الحوادث الحرجة تُعرّف على أنها أحداث تتميز بواحدة أو أكثر من الخصائص التالية:

• مفاجئ وغير متوقع: يحدث دون سابق إنذار وخارج النطاق الطبيعي للتجربة.
• صادم: يتضمن إصابة خطيرة أو وفاة أو ضررًا كبيرًا.
• يفوق آليات التأقلم: يتجاوز قدرة الأفراد أو المنظمة على التعامل باستخدام الاستراتيجيات العادية.
• مقلق: يسبب ضائقة عاطفية أو نفسية كبيرة، فورية أو طويلة الأمد.
• تأثير كبير: يؤثر بعمق على صحة الأفراد المتأثرين أو أفكارهم أو سلوكهم.
• مُزعزِع: يهدد السلامة أو الرفاهية أو الأداء التنظيمي.

4. تحديد الحوادث الحرجة وتصعيدها

يجب على جميع الموظفين والجهات المعنية ومقدمي الخدمات الإبلاغ عن أي حادث إلى فريق إدارة المركز، والذي سيحدد الإجراء المناسب. إذا كان الحادث يظهر أيًا من الخصائص المذكورة أعلاه، فيجب تصعيده فورًا عبر التسلسل الإداري. في أي مرحلة ابتداءً من مدير البرنامج فصاعدًا، يمكن الإعلان عن حادث حرج، مما يفعل هذه السياسة.

سلسلة التصعيد:

• منسق – متخصص في حماية الأفراد (لتغطية مسؤول المركز ونائب مسؤول حماية الطفل)
• مدير المركز - مركز DDSL
• مدير برنامج – مدير عنقود (اللغة في العمل)
• لي آه هيو القيادي المشارك
• رئيس قسم الناشئين
• المدير التنفيذي لشركة ELT & Malvern، والمدير التنفيذي للعمليات في شركة International PLC

تعمل هذه السلسلة ضمن خطة استمرارية العمل (BCP). وعليه، يتم تصعيد الحوادث التي تتجاوز عتبة مستويات الإنذار الخاصة بخطة استمرارية العمل لمدة 60 دقيقة و 24 ساعة في نفس الوقت عبر هذه القنوات. يتم تعريف هذه المحفزات على النحو التالي:

إذا كانت الحادثة الحرجة تتعلق بحماية الطلاب، فيجب أيضاً تسجيل الحادثة لدى منسقة الحماية والمكافحة في المجموعة، جوليا ميلا، عبر صندوق البريد المركزي للحماية في المجموعة – safeguarding@malvernplc.com. وفقاً للملحق زاي من سياسة الحماية والمكافحة في المجموعة، يتم تصعيد الحماية مباشرة من مدير المركز إلى مسؤول حماية الطلاب المعين (إميليانو سالوستري) ثم إلى منسقة المجموعة. إذا كانت حادثة الحماية تستدعي أيضاً تقرير الحوادث الحرجة، يتم إبلاغ الأجزاء الأخرى من السلسلة وفقاً لأدوارهم ضمن هذا الهيكل.

إذا كان الحادث الحرج يتعلق بالصحة والسلامة، فيجب أيضًا تسجيل الحادث لدى منسق الصحة والسلامة للمجموعة، ماثيو هودا، عبر صندوق البريد المركزي للصحة والسلامة للمجموعة - HSE@malvernplc.com. في حالة وقوع حادث حرج يتضمن إصابة خطيرة، أو حادث خطير، أو حالة وفاة، فقد يتم تفعيل التزامات الإبلاغ القانونية بموجب لوائح الإبلاغ عن الإصابات والأمراض والحوادث الخطيرة لعام 2013 (RIDDOR). يعد تقييم التزامات RIDDOR مسؤولية منسق الصحة والسلامة للمجموعة، ماثيو هودا، ويتم إجراؤه بالتوازي مع استجابة فريق الاستجابة للأزمات (CRT).

عندما يلتقي ادعاء الحماية بحد الضرر، يجب الاتصال بـ LADO (مسؤول الضابط المعين للسلطة المحلية) في غضون يوم عمل واحد، وفقًا لـ KCSIE 2025 وسياسة المجموعة للحماية ومنع التطرف. تقع مسؤولية الاتصال بـ LADO على عاتق إميليانو سالوستري بصفته قائد CRT ومسؤول حماية الأطفال (DSL) في LiA، بالتنسيق مع منسقة المجموعة للحماية، جوليا ميلا. يجب على الموظفين الرجوع إلى الملحق G من سياسة المجموعة للحماية ومنع التطرف للحصول على دليل الإبلاغ الكامل.

5. إجراءات الاستجابة الفورية

عند وقوع حادث حرج، يجب اتخاذ الخطوات التالية على الفور:

• تأكد من السلامة: احمِ جميع الأشخاص المعنيين من الأذى الفوري.
• اتصل بخدمات الطوارئ: الشرطة أو الإسعاف أو المطافئ حسب الاقتضاء.
• إبلاغ الإدارة العليا: إبلاغ بالحادث والإجراءات المتخذة.
• الحفاظ على الأدلة: الاحتفاظ بسجلات لما حدث، ومن شارك، ومتى.
• إجراءات الوثيقة: تسجيل جميع الاتصالات والتوقيتات والقرارات.
• تفعيل فريق الاستجابة للأزمات: يقوم مدير البرنامج بإبلاغ فريق الاستجابة للأزمات وتسجيل الحادث الحرج باستخدام عنوان البريد الإلكتروني المناسب للتنبيه لمدة 60 دقيقة أو 24 ساعة (وصناديق البريد الإضافية لمجموعات حماية الطفل والصحة والسلامة حسب الحاجة).
• تواصل بوضوح: تأكد من أن المعلومات المشتركة واقعية وموجزة ومتسقة.

في حال وقوع أي حادث ينطوي على خسارة أو تلف أو مسؤولية محتملة، يجب إخطار وسيط التأمين الخاص بالمجموعة (Howdens، جهة الاتصال: Laura Penny) في غضون 24 ساعة، مع تقديم تقييم أولي للخسائر في غضون 12 ساعة حيثما ينطبق ذلك. تقع مسؤولية بدء ذلك على عاتق الرئيس التنفيذي للعمليات (COO) تماشياً مع خطة استمرارية العمل (BCP).

6. تكوين فريق الاستجابة الحرجة (CRT) لقوة الدفاع الجوي الليبية

عند الإعلان عن حادث حرج، يتم تنشيط فريق الاستجابة للطوارئ المعين. فريق الاستجابة للطوارئ لـ LiA متاح على مدار 24 ساعة يوميًا خلال البرنامج، إما شخصيًا أو عن بُعد. تحتفظ الفرق في المكتب الرئيسي بتفاصيل الاتصال بجميع أعضاء فريق الاستجابة للطوارئ وهي متاحة لجميع فرق إدارة المراكز.

LiA CRT لبرنامج 2026:

• بياتريس بيللينا – مديرة العمليات العليا، Language in Action
• دانييلي بلوشينو - نائب رئيس قسم الناشئين
• آدم إنيس – رئيس قسم الناشئين، اللغة في العمل
• إميليانو سالوستري - المدير الإداري ELT & LiA DSL
• جيمس فيندلي – مدير العمليات، شركة Malvern International PLC

يرأس فريق LiA CRT إميليانو سالوستري، الذي يتولى التنسيق والإشراف على جميع مجالات الاستجابة. وعلى مستوى مجموعة Malvern وInternational، يشغل جيمس فيندلي منصب رئيس فريق الأزمات بالمجموعة ومسؤول خطة استمرارية الأعمال (BCP). وبناءً على ذلك، فإن أي حادث يستوفي عتبات خطة استمرارية الأعمال (BCP) على مستوى مجموعة Malvern International، سواء كانت 60 دقيقة أو 24 ساعة، سيتم تصعيده على الفور إلى مستوى المجموعة أيضًا، حيث يتم تنسيق الاستجابة بين العمليات المحلية والمجموعة الأوسع نطاقًا بين إميليانو سالوستري وجيمس فيندلي.

7. مسؤوليات فريق الاستجابة للأزمات

ستدير لجنة إدارة الأزمات (LiA CRT) جميع جوانب الاستجابة، بما في ذلك تنسيق الأفراد والاتصالات والرعاية والمراجعة بعد الحادث. وهم مسؤولون عن ضمان استجابة هادئة وفعالة وموثقة جيدًا منذ بدء الحادث وحتى التعافي.

المسؤوليات الفردية:

• بياتريس بيللينا: إدارة استجابة الموظفين والإشراف عليهم، والتأكد من حصول جميع الموظفين على معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب، وتنسيق النقل الآمن إذا لزم الأمر.
• دانييلي بلوشينو: التواصل مع قادة المجموعات والوكالات والأوصياء/أولياء الأمور، وتنسيق الترجمات مع مديري المبيعات الإقليميين.
• آدم إنيس: التنسيق مع مقدمي خدمات الاستضافة وخدمات الطوارئ، وضمان الاتصال المستمر.
• إميليانو سالوستري: قيادة فريق LiA CRT وإدارة التواصل مع المساهمين والصحافة والشركة ككل. إدارة التواصل مع المجلس البريطاني والمجالس المحلية والهيئات التنظيمية (مثل LADO)، وتزويد فريق الإدارة العليا لـ Malvern بآخر المستجدات.
• جيمس فيندلي: مسؤول إدارة الأزمات بالمجموعة؛ يتولى تنسيق الاستجابات الفورية والمستمرة حسب الحاجة، بما يتماشى مع خطة استمرارية الأعمال (BCP) الخاصة بـ Malvern.

8. مبادئ الاتصال

يجب أن تلتزم جميع الاتصالات أثناء الحادث الحرج بالمبادئ التالية:

• الدقة: تأكيد الحقائق قبل النشر.
• الاتساق: تتوافق جميع الرسائل مع توجيهات CRT.
• السرية: احترام خصوصية وقوانين حماية البيانات.
• التعاطف: التواصل بحساسية مع المتضررين.
• السلطة: يُسمح فقط للممثلين المصرح لهم بالتحدث خارجيًا.

9. بروتوكول الإعلام ووسائل التواصل الاجتماعي

• يجوز للمدير العام لإدارة التدريب والمحتوى، أو الرئيس التنفيذي للعمليات، أو عضو لجنة الاستجابة الفنية المفوض فقط التواصل مع وسائل الإعلام.
• يُمنع الموظفون من النشر أو التعليق على وسائل التواصل الاجتماعي بشأن أي حادث.
• يجب إعادة توجيه جميع الاستفسارات الخارجية إلى قائد فريق إدارة علاقات العملاء.
• يجب أن تظل المراسلات الداخلية احترافية، واقعية، وسرية.

10. مراجعة ما بعد الحادث والدعم

سيجتمع فريق الاستجابة للأزمات (CRT) عقب أي حادث لإنتاج تقرير مفصل عن إدارة الاستجابة والنتائج. يتم تخزين التقارير بشكل آمن لمدة سبع سنوات على الأقل - أو حتى يبلغ الطالب سن 25 عامًا في حال تورط قاصر دون سن 18، بما يتماشى مع معايير الاحتفاظ بالبيانات لحماية الأطفال - ويمكن الوصول إليها فقط من قبل أعضاء فريق الاستجابة للأزمات، ويجب أن تتوافق جميع الوثائق مع معايير حماية البيانات والسرية.

ستقوم محكمة الأسرة بتقييم الاحتياجات النفسية والاجتماعية لجميع الأطراف المتضررة بشكل مباشر أو غير مباشر، وتقديم الدعم المناسب، والذي قد يشمل:

• توفر الاستشارة أو جلسات تفريغ للموظفين أو الطلاب المتأثرين.
• إجازة أو تعديل مهام للمتضررين.
• اجتماع إحاطة رسمي للتفكير وإثارة المخاوف.

11. مراجعة وتحسين مستمر

تتم مراجعة هذه السياسة سنويًا أو عقب أي حادث جسيم. سيقوم فريق الاستجابة للأزمات بتقييم الفعالية ودمج الدروس المستفادة في إجراءات وتدريب منقح. يتم إبلاغ جميع الموظفين وأصحاب المصلحة بالتحديثات لضمان التحسين المستمر.