Política de Reclamações

Introdução

A Malvern International, incluindo o programa “Language in Action”, acredita que quanto mais cedo forem levantadas quaisquer preocupações ou reclamações, melhor será para todos os envolvidos, a fim de evitar que a situação se agrave.

Os funcionários são incentivados a apresentar quaisquer preocupações ou queixas o mais rápido possível ao seu Gerente Direto em um ambiente informal. No entanto, se a questão envolver o Gerente Direto, o assunto pode ser apresentado ao Head de RH, que orientará sobre como proceder.

A Empresa reconhece que pode não ser possível ou apropriado resolver todas as preocupações informalmente. Quando for este o caso, os funcionários devem usar o procedimento formal de reclamação descrito abaixo.

Esta política não faz parte do seu contrato de trabalho com a Empresa e pode ser alterada de tempos em tempos.

Processo

Passo 1 – Reclamação por escrito

A reclamação deve ser feita por escrito ao Gerente e/ou Chefe de RH do funcionário e deve fornecer explicação suficiente sobre os motivos da reclamação, além de indicar o resultado desejado.

Uma reclamação deve ser normalmente apresentada dentro de três meses após o surgimento da questão ou a ocorrência do incidente.

Passo 2 – Investigação

O RH investigará ou providenciará que uma pessoa apropriada investigue a reclamação, e pode ser necessário agendar uma reunião de investigação com todas as partes envolvidas.

Passo 3 – Reunião

Uma reunião de reclamação poderá ser realizada para discutir a reclamação com o empregado. A reunião será normalmente realizada em até dez dias úteis após a formalização da reclamação.

Após qualquer investigação adicional, a Companhia confirmará a decisão por escrito e explicará o processo de recurso em até 5 dias úteis.

Passo 4 – Recurso

Caso o funcionário não concorde com o resultado, ele poderá apresentar um recurso por escrito ao RH em até 5 dias úteis após o recebimento da resposta da Empresa.

Uma audiência de apelação será normalmente marcada em até 10 dias após o recebimento da carta de apelação, e a decisão da apelação será final.

NB: Serão necessários todos os esforços razoáveis para comparecer a reuniões de investigação, reclamação e apelação. Se os funcionários não puderem ou não quiserem comparecer às reuniões sem um motivo justificável, a Companhia poderá tomar uma decisão com base nas evidências disponíveis em sua ausência.

Formato de Reunião de Reclamação (se apropriado)

• Em cada etapa, o funcionário será notificado da data de reunião acordada por escrito.
• O empregado deverá, a cada reunião, apresentar os motivos da queixa.
• O Gerente, o representante de RH e o representante dos funcionários (quando aplicável) podem fazer perguntas.
• O Gerente adiará a reunião para considerar os pontos levantados.
• Após uma suspensão, o Gerente apresentará suas descobertas pessoalmente ou por escrito.

Mediação

Na maioria dos casos, será possível resolver questões seja por meio de discussões informais ou através do processo de reclamação descrito acima.

No entanto, a mediação pode ser adequada como um processo alternativo ou adicional. Ambas as partes devem concordar com a mediação.

A mediação é um processo confidencial que visa encontrar um terreno comum para a resolução voluntária de questões levantadas. Pode ser facilitada através do RH ou por um terceiro externo, como o ACAS.

O mediador pode sugerir formas de se chegar a uma resolução, mas não pode impor seu julgamento ou acordo sobre a questão em disputa.

Aprovação de Política