Политика рассмотрения жалоб

Введение

Программа «Malvern International», включая проект «Language in Action», считает, что чем раньше будут озвучены любые опасения или жалобы, тем лучше для всех участников процесса, поскольку это позволит предотвратить обострение ситуации.

Сотрудникам рекомендуется как можно скорее обсудить любые опасения или жалобы со своим непосредственным руководителем в неформальной обстановке. Однако, если вопрос касается непосредственного руководителя, его можно поднять перед руководителем отдела кадров, который посоветует, как действовать дальше.

Компания признает, что не всегда возможно или целесообразно решать каждую проблему в неформальном порядке. В таких случаях сотрудники должны использовать следующую формальную процедуру рассмотрения жалоб.

Настоящая политика не является частью вашего трудового договора с Компанией, и она может время от времени изменяться.

Процесс

Шаг 1 – Письменная жалоба

Жалоба должна быть подана в письменном виде руководителю сотрудника и/или начальнику отдела кадров и должна содержать достаточное обоснование жалобы, а также желаемый результат.

Жалоба должна быть подана в течение трех месяцев с момента возникновения проблемы или происшествия.

Шаг 2 – Расследование

Отдел кадров проведет расследование или назначит уполномоченное лицо для расследования жалобы, и может потребоваться организация следственного собрания со всеми заинтересованными сторонами.

Шаг 3 – Встреча

Может быть проведена встреча для рассмотрения жалобы с сотрудником. Встреча, как правило, проводится в течение десяти рабочих дней после подачи официальной жалобы.

По результатам дальнейшего расследования Компания письменно подтвердит свое решение и разъяснит порядок апелляции в течение 5 рабочих дней.

Шаг 4 – Апелляция

Если сотрудник недоволен результатом, он может подать письменную апелляцию в отдел кадров в течение 5 рабочих дней с момента получения ответа компании.

Слушание по апелляции, как правило, назначается в течение 10 дней с момента получения апелляционного письма, и решение по апелляции будет окончательным.

NB: Потребуются все разумные усилия для посещения совещаний по расследованию, рассмотрению жалоб и апелляций. Если сотрудники не могут или не желают посещать совещания без уважительной причины, Компания может принять решение на основании имеющихся доказательств в их отсутствие.

Формат совещания по рассмотрению жалоб (если применимо)

• На каждом этапе сотруднику будет письменно сообщено о согласованной дате встречи.
• Сотрудник должен в начале каждой встречи изложить причины своей жалобы.
• Руководитель, представитель отдела кадров и, где применимо, представитель работника могут задавать вопросы.
• Управляющий прервет заседание для рассмотрения поднятых вопросов.
• После перерыва руководитель представит свои выводы либо лично, либо непосредственно в письменном виде.

Посредничество

В большинстве случаев проблемы можно будет решить либо через неформальное обсуждение, либо через описанную выше процедуру рассмотрения жалоб.

Однако медиация может быть подходящим вариантом в качестве альтернативной или дополнительной процедуры. Обе стороны должны согласиться на медиацию.

Медиация — это конфиденциальный процесс, направленный на поиск взаимопонимания для добро.

Посредник может предлагать пути разрешения спора, но не может навязывать свое решение или урегулирование спорного вопроса.

Утверждение политики