Politique de règlement des griefs

Introduction

Malvern International, y compris « Language in Action », estime que plus les préoccupations ou les réclamations sont soulevées tôt, mieux c'est pour toutes les personnes concernées, afin d'éviter que la situation ne s'aggrave.

Les employés sont encouragés à signaler rapidement toute préoccupation ou tout grief à leur responsable hiérarchique dans un cadre informel. Cependant, si la question concerne le responsable hiérarchique, le problème peut être porté à l'attention du responsable des ressources humaines, qui conseillera sur la marche à suivre.

L'Entreprise reconnaît qu'il peut ne pas être possible ou approprié de résoudre toutes les préoccupations de manière informelle. Dans ce cas, les employés doivent utiliser la procédure de réclamation formelle décrite ci-dessous.

Cette politique ne fait pas partie de votre contrat de travail avec l'Entreprise et peut être modifiée de temps à autre.

Processus

Étape 1 – Réclamation écrite

La réclamation doit être formulée par écrit auprès du responsable de l'employé et/ou du responsable des ressources humaines et doit expliquer suffisamment le motif de la réclamation et indiquer le résultat souhaité.

Une réclamation doit normalement être soulevée dans un délai de trois mois à compter de l'apparition du problème ou de la survenance de l'incident.

Étape 2 – Enquête

Les RH mèneront ou délégueront l'enquête sur la plainte à une personne appropriée, et il pourrait être nécessaire d'organiser une réunion d'enquête réunissant toutes les parties concernées.

Étape 3 – Réunion

Une réunion de grief peut être tenue pour discuter du grief avec l'employé. La réunion aura normalement lieu dans les dix jours ouvrables suivant le dépôt formel du grief.

Suite à toute investigation plus approfondie, la Société confirmera la décision par écrit et expliquera la procédure d'appel dans un délai de 5 jours ouvrables.

Étape 4 – Recours

Si l'employé n'est pas satisfait du résultat, il peut faire appel par écrit auprès des ressources humaines dans les 5 jours ouvrables suivant la réception de la réponse de l'entreprise.

Une audience d'appel sera normalement organisée dans les 10 jours suivant la réception de la lettre d'appel, et la décision d'appel sera définitive.

Remarque : Tous les efforts raisonnables seront nécessaires pour assister aux réunions d'enquête, de grief et d'appel. Si les employés sont incapables ou refusent d'assister aux réunions sans motif valable, la Société pourra prendre une décision sur la base des éléments disponibles en leur absence.

Modèle de réunion de grief (si approprié)

• À chaque étape, l'employé sera informé par écrit de la date de réunion convenue.
• Le salarié doit, au début de chaque réunion, présenter les motifs de sa réclamation.
• Le Directeur, le représentant des RH et le représentant des employés (le cas échéant) peuvent soulever des questions.
• Le Directeur ajournera la réunion pour examiner les points soulevés.
• Suite à un ajournement, le responsable présentera ses conclusions soit en personne, soit directement par écrit.

Médiation

Dans la plupart des cas, il sera possible de résoudre les problèmes par le biais de discussions informelles ou de la procédure de grief décrite ci-dessus.

Toutefois, la médiation peut constituer une solution alternative ou complémentaire appropriée. Les deux parties doivent accepter de recourir à la médiation.

La médiation est un processus confidentiel qui vise à trouver un terrain d'entente pour la résolution volontaire des problèmes soulevés. Elle peut être facilitée par les RH ou par un tiers externe tel que l'ACAS.

Le médiateur peut suggérer des moyens de parvenir à une résolution, mais il ne peut pas imposer son jugement ou un règlement du différend.

Approbation de la politique