Beschwerderichtlinie

Einleitung

Malvern International, einschließlich „Language in Action“, ist der Ansicht, dass es für alle Beteiligten umso besser ist, je früher Bedenken oder Beschwerden geäußert werden, um eine Eskalation der Situation zu verhindern.

Mitarbeiter werden ermutigt, Bedenken oder Beschwerden so schnell wie möglich in einem informellen Gespräch mit ihrem direkten Vorgesetzten anzusprechen. Wenn sich die Angelegenheit jedoch auf den direkten Vorgesetzten bezieht, kann das Problem mit dem Leiter der Personalabteilung besprochen werden, der Ratschläge zum weiteren Vorgehen geben wird.

Das Unternehmen erkennt an, dass es möglicherweise nicht möglich oder angemessen ist, jedes Anliegen informell zu klären. In diesem Fall sollten die Mitarbeiter das unten dargelegte formelle Beschwerdeverfahren nutzen.

Diese Richtlinie ist kein Bestandteil Ihres Arbeitsvertrags mit dem Unternehmen und kann von Zeit zu Zeit geändert werden.

Prozess

Schritt 1 – Schriftliche Beschwerde

Die Beschwerde sollte schriftlich beim Manager und/oder Personalleiter des Mitarbeiters eingereicht werden und eine ausreichende Erklärung der Beschwerdegründe sowie das gewünschte Ergebnis enthalten.

Eine Beschwerde sollte normalerweise innerhalb von drei Monaten nach Entstehung des Problems oder dem Vorfall eingereicht werden.

Schritt 2 – Untersuchung

Die Personalabteilung wird die Beschwerde untersuchen oder eine geeignete Person mit der Untersuchung beauftragen, und es kann notwendig sein, ein Untersuchungstreffen mit allen Beteiligten zu vereinbaren.

Schritt 3 – Treffen

Ein Beschwerdegremium kann einberufen werden, um die Beschwerde mit dem Arbeitnehmer zu besprechen. Das Treffen findet in der Regel innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Einreichung der formellen Beschwerde statt.

Nach weiteren Ermittlungen wird das Unternehmen die Entscheidung schriftlich bestätigen und das Berufungsverfahren innerhalb von 5 Werktagen erläutern.

Schritt 4 – Berufung

Sollte der Mitarbeiter mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein, kann er innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Erhalt der Antwort des Unternehmens schriftlich bei der Personalabteilung Einspruch einlegen.

Eine Berufungsverhandlung wird normalerweise innerhalb von 10 Tagen nach Eingang des Berufungsschreibens angesetzt, und die Berufungsentscheidung ist endgültig.

Hinweis: Es werden alle zumutbaren Anstrengungen unternommen, um an Ermittlungs-, Beschwerde- und Berufungsbesprechungen teilzunehmen. Wenn Mitarbeiter nicht in der Lage oder nicht willens sind, an Besprechungen teilzunehmen, ohne triftigen Grund, kann das Unternehmen in ihrer Abwesenheit eine Entscheidung auf der Grundlage der verfügbaren Beweise treffen.

Beschwerdebesprechungsformat (falls zutreffend)

• Bei jedem Schritt wird der Mitarbeiter schriftlich über den vereinbarten Besprechungstermin informiert.
• Der Mitarbeiter muss zu Beginn jeder Besprechung seine Gründe für die Beschwerde darlegen.
• Der Manager, der HR-Vertreter und der Arbeitnehmervertreter (falls zutreffend) können Fragen stellen.
• Der Manager wird die Sitzung vertagen, um die angesprochenen Punkte zu prüfen.
• Nach einer Vertagung wird der Manager seine Ergebnisse entweder persönlich oder schriftlich präsentieren.

Mediation

In den meisten Fällen ist es möglich, Probleme entweder durch informelle Gespräche oder durch das oben beschriebene Beschwerdeverfahren zu lösen.

Jedoch kann Mediation als alternatives oder zusätzliches Verfahren in Frage kommen. Beide Parteien müssen der Mediation zustimmen.

Mediation ist ein vertraulicher Prozess, der darauf abzielt, eine gemeinsame Basis für die freiwillige Beilegung von aufgeworfenen Problemen zu finden. Dies kann durch die Personalabteilung oder eine externe dritte Partei wie ACAS erleichtert werden.

Der Mediator kann Vorschläge zur Lösungsfindung unterbreiten, darf aber sein Urteil oder seine Entscheidung in der strittigen Angelegenheit nicht aufzwingen.

Richtlinien-Genehmigung