Política de contratación

Introducción

Malvern International reconoce que sus empleados son fundamentales para su éxito y, por lo tanto, necesita poder atraer y retener a personal del más alto nivel; para lograrlo, es esencial contar con un enfoque estratégico y profesional en materia de reclutamiento.

El objetivo de esta política es establecer un marco para la contratación y selección de personal basado en los principios establecidos en la presente política, los cuales también cumplen con los requisitos de la Política de Igualdad, Diversidad e Inclusión de Malvern International, la Ley de Igualdad de 2010 y toda la demás legislación laboral pertinente.

Alcance

Esta política cubre todas las actividades que forman parte del proceso de reclutamiento y selección para Malvern International, incluyendo «Language in Action». Es aplicable a contratación de todo el personal. Para que la política y el procedimiento sean efectivos, es fundamental que cualquier empleado que participe en cualquier aspecto del reclutamiento y/o selección de personal conozca este documento y lo siga. En última instancia, es responsabilidad del equipo de alta dirección, en conjunto con RR. HH., asegurar que esto sea así.

Principios fundamentales

Malvern International aplica el principio de la competencia abierta en su proceso de selección de personal.

Malvern International buscará contratar al mejor candidato para el puesto basándose en sus méritos. El proceso de reclutamiento y selección debe garantizar la selección de la persona más adecuada para el puesto y para la empresa.

Malvern International desea fomentar la contratación de personal con discapacidad y realizará las adaptaciones razonables necesarias en todas las etapas del proceso de selección y según sea necesario, para que un candidato con discapacidad seleccionado pueda desempeñar el puesto.

Malvern International se asegurará de que el reclutamiento y la selección de personal se lleven a cabo de manera profesional, oportuna y flexible, y de conformidad con la legislación laboral vigente.

Malvern International brindará la capacitación, el desarrollo y el apoyo adecuados a quienes participen en las actividades de reclutamiento y selección, con el fin de cumplir con este principio fundamental. Todo miembro del personal que participe en la selección de personal debe asegurarse de contar con la capacitación adecuada y de poder cumplir con los requisitos de esta política y este procedimiento. Como requisito mínimo, todo miembro del personal que participe en cualquier actividad en el marco de esta política y este procedimiento debe haber completado previamente la capacitación en EDI.

El proceso de reclutamiento y selección es un ejercicio clave y debe contribuir a mejorar la reputación de Malvern International. Malvern International tratará a todos los candidatos de manera justa, equitativa y eficiente, con respeto y cortesía, con el objetivo de garantizar que la experiencia de los candidatos sea positiva, independientemente del resultado.

Malvern International promoverá las mejores prácticas en materia de reclutamiento y selección. Desarrollará continuamente sus prácticas de reclutamiento y selección para permitir la incorporación de nuevas ideas y enfoques.

Malvern International se asegurará de que su proceso de reclutamiento y selección sea rentable.

Si un miembro del personal involucrado en el proceso de reclutamiento tiene una relación personal o familiar cercana con un solicitante, debe declararlo tan pronto como tenga conocimiento de la solicitud del individuo y evitar cualquier participación en el proceso de toma de decisiones de reclutamiento y selección.

Toda la documentación relativa a los solicitantes será tratada de forma confidencial de acuerdo con el RGPD.

Los solicitantes tendrán derecho a acceder a cualquier documentación que obre en su poder de conformidad con el RGPD.

Procedimiento de reclutamiento y selección

Existen varias etapas clave en el proceso de reclutamiento y selección. Esta política describe las etapas clave. Asesoramiento y orientación adicionales están disponibles en RR. HH.

Etapa de preparación

El proceso de reclutamiento y selección no debe comenzar hasta que se haya completado una evaluación completa de la necesidad del rol frente a los planes estratégicos y el presupuesto del área.

La contratación de personal tomará en cuenta la necesidad de Malvern International de contar con nuevas ideas y enfoques y, además, deberá respaldar el compromiso de la empresa de garantizar una fuerza laboral diversa, buscando de manera proactiva atraer a grupos que están subrepresentados para maximizar su capacidad de satisfacer las diversas necesidades de los estudiantes.

El reclutamiento debe formar parte integral de la estrategia de personal del área y debe tener en cuenta la necesidad de cualquier iniciativa de ‘acción positiva’ en curso. La ‘acción positiva’ es legal según la Ley de Igualdad 2010 y se refiere a los pasos que un empleador puede tomar para alentar a los solicitantes de personas que comparten una característica protegida (por ejemplo, un cierto género o raza) que están subrepresentadas en un área particular de la fuerza laboral.

Todas las publicaciones nuevas o modificadas deben ser revisadas formalmente antes de ser anunciadas.

Se debe solicitar la autorización formal para contratar a un puesto antes de iniciar el proceso de reclutamiento completando el formulario de ‘Autorización para contratar’, disponible en Recursos Humanos.

Si un gerente cree que puede haber dificultades potenciales para cubrir un puesto, debe comunicarse con RR. HH. para recibir asesoramiento y orientación sobre las tasas de mercado comparativas y las opciones de acción apropiadas.

Descripción del puesto y especificación de la persona

A Descripción del puesto y la especificación de la persona debe ser producida o actualizada para cualquier puesto vacante que deba ser cubierto.

La descripción del puesto debe reflejar con precisión los elementos del cargo.

La especificación de la persona debe indicar los criterios esenciales y deseables en términos de habilidades, aptitudes, conocimientos y experiencia para el puesto, los cuales deben estar directamente relacionados con el mismo y aplicarse por igual a todos los solicitantes. Se debe tener cuidado al redactar la especificación de la persona para asegurar que cualquier criterio utilizado no discrimine indirectamente a ciertos grupos de solicitantes.

Publicidad

Como mínimo, todas las vacantes se anunciarán internamente. Esto ayudará a maximizar la igualdad de oportunidades y brindar a los empleados oportunidades de desarrollo profesional, manteniendo así las habilidades y la experiencia del personal existente. En circunstancias excepcionales, en consulta con Recursos Humanos, un departamento puede eximir de la necesidad de anunciar. Esto es probable que incluya puestos que requieran experiencia especializada donde el Gerente de Contratación del departamento pueda demostrar que se ha realizado una búsqueda exhaustiva y que el individuo nominado es la persona más adecuada para el puesto.

En ciertas circunstancias puede ser más eficaz utilizar una agencia de reclutamiento. Esto debe ser discutido y acordado con Recursos Humanos. Sin embargo, esto no eliminará la necesidad de anunciar el puesto internamente y cualquier agencia o consultor externo que asista en el proceso deberá actuar de acuerdo con esta política y con respeto a nuestros requisitos de igualdad de oportunidades.

Los empleados que hayan estado en un puesto en interinidad y que posteriormente quede vacante, deberán postularse para el puesto cuando este sea anunciado, pero en tales casos el puesto podrá ser anunciado, en circunstancias excepcionales, únicamente en forma interna.

Todos los anuncios deben ser colocados a través de Recursos Humanos, excepto cuando se hayan acordado formalmente arreglos alternativos con antelación con RR. HH.

Todo publicidad debe ser rentable y acordado de antemano con Recursos Humanos utilizando las plataformas apropiadas para atraer candidatos que puedan tener habilidades, conocimientos y experiencia específicos (sitios web de EFL y específicos de la industria). 

Selección de candidatos

Preselección

Preselección puede involucrar a todo el panel, pero debe ser llevado a cabo por un mínimo de 2 personas para evitar cualquier posibilidad de sesgo, una de las cuales normalmente sería el gerente directo.

Recursos Humanos puede preseleccionar inicialmente (a petición del Gerente de Contratación) basándose en las habilidades, la experiencia y las cualificaciones requeridas para el puesto. De lo contrario, Recursos Humanos normalmente no formará parte de un comité a menos que sea un comité para nombramientos de alto nivel. Cuando sea necesario, se requerirá que se completen formularios de solicitud en lugar de depender únicamente de la presentación de un CV y carta de presentación.

De conformidad con el Ley de Igualdad 2010, Los candidatos preseleccionados también deberán ser consultados sobre si existen arreglos o adaptaciones razonables que se puedan hacer para que puedan participar plenamente en el proceso de selección.

Todos los candidatos (internos y externos) deben ser evaluados objetivamente según los criterios de selección establecidos en Especificación de la persona, y solo se deben preseleccionar los candidatos que cumplan con todos los criterios esenciales. No se deben hacer suposiciones sobre las cualidades de los candidatos internos.

Selección y entrevista

La entrevista normalmente debe ser realizada por un mínimo de dos personas, una de las cuales debe ser el Gerente de Contratación. Uno de los miembros del panel habrá completado la capacitación de Contratación Segura en Educación.

La selección es un proceso recíproco: los candidatos evalúan el puesto y Malvern International. Quienes participan en el proceso de reclutamiento deben pensar en la mejor manera de transmitir una imagen positiva.

Se recomienda utilizar una variedad de métodos de selección adecuados para evaluar tanto los criterios esenciales como los deseables en la especificación de la persona, ya que esto mejorará la toma de decisiones objetiva, la cual es difícil de lograr solo mediante una entrevista.

Las preguntas de la entrevista y la estructura de la misma deben aplicarse consistentemente a todos los candidatos.

Se deben tomar notas de la entrevista para poder consultarlas al evaluar a los candidatos en comparación con la especificación del puesto y al tomar decisiones. Las notas de la entrevista y cualquier otra nota sobre el candidato tomada durante el proceso de reclutamiento y selección se proporcionarán a RR. HH. después del proceso de selección y se conservarán durante un mínimo de 6 meses posteriores al proceso de selección.

En caso de que los candidatos soliciten retroalimentación sobre su desempeño en el proceso de selección, esta deberá ser gestionada por el Gerente de Contratación, aunque podrá delegarla a otro miembro del panel cuando sea apropiado.

Los candidatos no seleccionados en la entrevista deberán ser tratados con cortesía y sensibilidad, y como mínimo, recibirán una notificación telefónica o escrita sobre el resultado del proceso de selección.

Árbitros

La información que se solicite a los referees debe estar estructurada en torno a los requisitos del puesto y se debe proporcionar la descripción del mismo. Cabe señalar que muchas organizaciones tienen una política de no proporcionar referencias personales y, por lo tanto, las referencias proporcionadas pueden confirmar solo los detalles del nombramiento actual. Es mucho menos probable que este sea el caso con las referencias para puestos académicos, que son de carácter más personal.

Para todas las postulaciones, se tomarán dos referencias, una de las cuales debe ser una referencia laboral del empleador actual.

Si la cita es urgente, el Gerente de Contratación puede buscar obtener una referencia verbal/telefónica para el candidato seleccionado, siempre que se sigan los procedimientos estándar para ello. Cualquier referencia verbal debe ser complementada con una referencia escrita dentro de los 2 meses posteriores a la fecha de inicio del candidato.

Los árbitros no deben ser contactados sin el consentimiento del candidato y la información proporcionada debe ser tratada como confidencial.

Todas las referencias deben incluir confirmación de la idoneidad (hasta donde sea de su conocimiento) de los candidatos para trabajar con menores de 18 años.

Hacer la cita

Se reconoce que, en muchos casos, es conveniente realizar una oferta verbal poco después del proceso de selección para mejorar la capacidad de Malvern International de contratar al candidato seleccionado. En tales casos, la oferta verbal normalmente la realizará el gerente de contratación, aunque este tiene la facultad de delegar esta responsabilidad si lo considera apropiado.

Las contrataciones se realizarán generalmente al salario mínimo anunciado, a menos que la experiencia directamente relevante justifique incrementos adicionales. Se debe solicitar asesoramiento a RR. HH. si la intención es contratar al máximo del salario anunciado.

Una vez que se ha tomado una decisión de selección, se debe completar y devolver al departamento de Recursos Humanos un formulario de oferta de empleo. Recursos Humanos emitirá entonces una oferta de empleo escrita. Las ofertas de empleo suelen estar sujetas a referencias satisfactorias, verificaciones de cualificaciones y cualquier otra verificación que sea apropiada, como verificaciones del derecho al trabajo, antecedentes penales, prohibición de ejercer la enseñanza y verificaciones DBS.

Nota: si no se ha proporcionado y verificado un Certificado DBS antes de la fecha de inicio, se realizará una Evaluación de Riesgos que se revisará mensualmente hasta que el Certificado DBS haya sido validado.

Se invita a los profesionales académicos a inscribirse en el servicio de actualización del DBS cada año. Los gastos relacionados con este servicio serán reembolsados mientras estén empleados por Malvern International y previa presentación de un recibo.

Los solicitantes de la visa de Trabajador Calificado (General) deben presentar un certificado de antecedentes penales. Cualquier solicitante extranjero requerirá un certificado de antecedentes penales de su país de origen.

La Compañía puede, a su discreción, ofrecer asistencia de reubicación a los candidatos exitosos cuando sea apropiado. Las decisiones con respecto al apoyo de reubicación se tomarán caso por caso, teniendo en cuenta los requisitos del puesto, las necesidades del negocio y las circunstancias individuales. Cualquier paquete de reubicación ofrecido se confirmará por escrito como parte de la oferta de empleo.

Todos los nuevos reclutas deberán completar la capacitación en Protección y Prevención al nivel relevante para su función.

Inducción

La inducción es la etapa final del proceso de reclutamiento. Una vez que el candidato seleccionado ha aceptado la oferta de empleo y se ha acordado una fecha de inicio, el gerente de línea es responsable de preparar un programa de inducción completo para el nuevo empleado, que incluirá capacitación en Salvaguarda, Prevención y Salud y Seguridad.

Responsabilidades

Jefe de Departamento (puede ser también el Gerente de Contratación)

• Evaluando la necesidad de los puestos en línea con el plan de dotación de personal y el presupuesto del departamento.
• Garantizar un programa de inducción completo para cualquier nuevo empleado

Gerente de contratación

• Coordinar con el Jefe de Departamento, Recursos Humanos y Finanzas para determinar si una vacante es un puesto de reemplazo, un puesto nuevo o un puesto existente que requiere revisión.
• Asegurar que todas las publicaciones nuevas o revisadas tengan un formulario de Autorización para Reclutar completo antes de que se anuncien las vacantes.
• Discutiendo cualquier dificultad potencial en el reclutamiento con RR. HH.
• Preparando una descripción de puesto, especificación de personal y borrador de anuncio.
• Acordar el plan de reclutamiento y los plazos con RR. HH.
• Preparando una lista corta de candidatos para entrevistar.
• Mantener registros escritos de toda la preselección, notas de entrevista y decisiones de entrevista.
• Hacer una oferta verbal de empleo.
• Proporcionar retroalimentación a los candidatos preseleccionados no exitosos si se solicita, asegurando que se cumplan los requisitos de igualdad de oportunidades.
• Asegurar que todas las ofertas nuevas/modificadas tengan un formulario de ‘oferta de empleo’ completado antes de emitir cualquier oferta formal o contrato.
• Preparación de un programa integral de inducción para el nuevo empleado.
• Perseguir documentos pendientes previos a las fechas de inicio para garantizar el cumplimiento (RR. HH. realizará la persecución inicial)

RRHH

• Proporcionar asesoramiento profesional de Recursos Humanos sobre benchmarking salarial, contenido de descripciones de puestos/perfiles de puestos y publicidad.
• Publicar anuncios de empleo.
• Asegurarse de que todas las agencias o consultores externos que colaboren en el proceso de reclutamiento cumplan con la Política de reclutamiento de Malvern International.
• Llevar a cabo verificaciones previas al empleo
• Emitir ofertas de empleo y contratos de trabajo por escrito.
• Llevar a cabo cualquier otra tarea acordada como parte de los plazos de contratación, según lo acordado con el Gerente de Contratación.
• Persecución inicial de documentos/papeleo pendiente para el cumplimiento.
• Completar la inducción de RR. HH. con todos los nuevos empleados.
• Monitorear y revisar el proceso de reclutamiento y las políticas/guías de apoyo.

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Aprobación de política