سياسة الطلاب المفقودين وغير المشمولين بالحساب

1. النطاق والغرض

تنطبق هذه السياسة على جميع الطلاب الملتحقين ببرامج Language in Action في جميع مراكز المملكة المتحدة. وتضع إجراءات واضحة للاستجابة لأي موقف يتعذر فيه حصر مكان وجود طالب، سواء خلال الرحلات الخارجية، أو الجلسات الأكاديمية بالموقع، أو الأماكن السكنية (السكن أو الإقامة مع عائلة).

تنطبق أحكام خاصة على الطلاب الذين تقل أعمارهم عن 18 عامًا، والذين تتحمل شبكة "Language in Action" واجب الرعاية كولي أمر نيابة عنهم طوال فترة برنامجهم.

تعمل هذه السياسة بالتزامن مع وتخضع لسياسة المجموعة للحماية والمنع وملحق LiA. يجب تقييم أي حادث يثير هذا الإجراء بموجب سياسة الحماية من قبل مسؤول حماية البيانات.

تُضمّن هذه السياسة في دليل الموظفين ودليل المعلمين. ونظراً للطبيعة الموسمية لجميع موظفي المركز، تشكّل هذه السياسة وإجراءاتها جزءًا إلزاميًا من برنامج التأهيل قبل الموسم. ولا يجوز لأي موظف تحمل مسؤولية الإشراف على الطلاب قبل إكمال التأهيل. كما تُبلغ الإجراءات الرئيسية لجميع الطلاب وقادة مجموعات الوكالة عند الوصول.

2. الإطار التشريعي والتنظيمي

تستند هذه السياسة إلى ما يلي ويجب قراءتها جنبًا إلى جنب معها:

• قانون الطفل 1989 و 2004 - واجب الرعاية ورفاه الأطفال
• العمل معًا لحماية الأطفال (2023) — إطار العمل متعدد الوكالات لحماية الأطفال
• لائحة حماية البيانات العامة في المملكة المتحدة وقانون حماية البيانات لعام 2018 - الأساس القانوني لمعالجة البيانات الشخصية أثناء الحوادث، بما في ذلك إخطار الوالدين
• إطار اعتماد المجلس البريطاني — معايير الحماية S1–S8
• إرشادات أوفستد / آي إس آي بشأن الإشراف على القاصرين في المؤسسات التعليمية
• الحفاظ على سلامة الأطفال في التعليم (KCSIE) سبتمبر 2025 (لتحل محل KCSIE 2024)
• قانون التعليم لعام 2002 (المادتين 157 و 175)

3. الهيكل الإداري والأدوار

موظفو المركز (موسمي)

هيكل الحماية (دائم)

قادة مجموعات الوكالات

يتحمل قادة مجموعات الوكالة واجب رعاية مشترك تجاه الطلاب داخل مجموعتهم خلال الأنشطة التي تنظمها LiA. ومع ذلك، تقع مسؤولية الحماية النهائية خلال أي نشاط لـ LiA على عاتق موظف LiA المعني المذكور أعلاه، بغض النظر عن وجود قائد المجموعة. بالنسبة للطلاب المسجلين بشكل فردي والذين ليس لديهم قائد مجموعة مصاحب، يقع واجب الرعاية الكامل على عاتق موظفي LiA في جميع الأوقات.

4. الوقاية والاستعداد

قبل أي رحلة، يجب على منسق الرحلة التأكد من أن الطلاب وقادة مجموعات الوكالة قد تم إطلاعهم بالكامل على خط سير الرحلة. حيثما أمكن، يتم توزيع نشرة تحتوي على تفاصيل خط سير الرحلة على قادة مجموعات الوكالة والطلاب الأفراد.

يجب إعلام جميع الطلاب عند وصولهم بما يلي:

• نقطة الالتقاء المحددة لكل نوع من الأنشطة
• ماذا تفعل إذا انفصلت عن المجموعة (انظر القسم 5.أ)
• رقم طوارئ LiA
• متطلبات حمل بطاقة تحديد الهوية الخاصة بهم في جميع الأوقات وفي جميع السياقات

يجب على المرشدين السياحيين وقادة المجموعات في الوكالات إجراء عدٍّ منتظم للرؤوس خلال الرحلات، لا سيما عند نقاط الوصول والمغادرة، وكلما انفصلت المجموعات أو أعيد تجميعها. يجب على قادة الحرم الجامعي تطبيق نفس الممارسة خلال جميع الأنشطة في الموقع والإقامة.

5. إجراءات حسب السياق

A. في رحلة استكشافية

إجراءات فورية - على الطالب اتباعها في حال الانفصال:

1. اتصل بقائد مجموعتهم (أو صديق موثوق به في المجموعة)
2. اذهب إلى نقطة الالتقاء المحددة وانتظر
3. اتصل برقم طوارئ LiA
4. اعثر على ضابط شرطة وأظهر هويتك كطالب في برنامج "اللغة في العمل" (بطاقة هوية الحبل).

إجراءات فورية – الموظفون:

بمجرد الإبلاغ عن فقدان طالب أو ملاحظة ذلك، يجب على المرشد السياحي الاتصال بمنسق الجولة ومدير المركز فورًا، ومواصلة محاولة الاتصال بالطالب عبر الهاتف المحمول. إذا كان الطالب ينتمي إلى مجموعة، يجب على المرشد السياحي أيضًا الاتصال بقائد المجموعة في الوكالة وإشراكهم في البحث.

إذا كان لا بد للمجموعة من المغادرة قبل العثور على الطالب، فيجب أن يبقى قائد المجموعة للطالب ومرشد سياحي واحد على الأقل في نقطة الالتقاء. يغادر الطلاب المتبقون مع المرشدين السياحيين الآخرين. يجب الحفاظ على نسب الإشراف من الموظفين إلى الطلاب في جميع الأوقات؛ ويجب طلب موظفين إضافيين إذا لزم الأمر.

جدول التصعيد الزمني:

ب. في الموقع - خلال الحصص الدراسية

إذا لم يحضر الطالب الذي لم يبلغ سن الثامنة عشرة للتسجيل في الفصل الدراسي، يجب على المعلم إبلاغ مدير شؤون الطلاب ومدير المركز على الفور.

سيحاول مدير المركز الاتصال بالطالب عبر الهاتف المحمول. إذا كان الطالب جزءًا من مجموعة، فسيتم الاتصال بقائد المجموعة في الوكالة بدلاً من ذلك. سيتم أيضًا تنبيه الموظفين في سكن الطالب على الفور.

جدول التصعيد الزمني:

ج. في الموقع – الأنشطة المسائية وغير الأكاديمية

إذا لم يعد الطالب من نشاط مسائي أو غير أكاديمي في الموقع أو فشل في الظهور فيه، يجب على قادة الحرم الجامعي إبلاغ منسق الحرم الجامعي فورًا، والذي سيقوم بإخطار مدير المركز.

سيحاول مدير المركز الاتصال بالطالب عبر الهاتف المحمول، أو قائد المجموعة في الوكالة إذا كان الطالب جزءًا من مجموعة.

جدول التصعيد الزمني:

د. في السكن

قواعد حظر التجول للطلاب دون سن 18:

• من الأحد إلى الخميس: 22:30
• الجمعة والسبت: 23:00

إذا فشل الطالب في العودة بعد الأنشطة بعد الظهر أو المساء، أو لم يصل في الوقت المحدد، يجب على قادة الحرم الجامعي إخطار منسق الحرم الجامعي ومدير المركز على الفور. سيحاول مدير المركز بعد ذلك الاتصال بالطالب مباشرة عبر الهاتف المحمول، أو قائد المجموعة الوكالة المعني حيث يسافر الطالب كجزء من مجموعة.

اللغة في العمل لا تقدم حاليًا ولا تعلن عن ترتيبات الإقامة مع العائلات. في حال تغير ذلك في المستقبل، سيتم تحديث هذه السياسة وفقًا لذلك.

جدول التصعيد الزمني:

6. حفظ السجلات

يجب تسجيل جميع الحوادث المتعلقة بطالب مفقود أو غير محسوب في سجل حوادث المركز وسجل حماية المجموعة في غضون 24 ساعة من حلها. يجب أن يتضمن السجل ما يلي:

• التاريخ والتوقيت والسياق الذي وقع فيه الحادث
• تفاصيل الطالب (الاسم، العمر، الانتماء للمجموعة إن وجد)
• جدول زمني للإجراءات المتخذة والاتصالات التي تمت
• النتيجة ووقت الحل
• أي خطوات متابعة أو إحالات؟

يجب الاحتفاظ بالسجلات لمدة 7 سنوات على الأقل، أو حتى يبلغ الطالب 25 عامًا إذا كان تحت سن 18 وقت وقوع الحادث، بما يتماشى مع اللائحة العامة لحماية البيانات في المملكة المتحدة (UK GDPR) وأفضل الممارسات المتعلقة بحماية الطفل.

7. مراجعة ما بعد الحادث

بعد أي حادث تم فيه الاتصال بالشرطة، أو أي حادث يعتبر خطيرًا من قبل مسؤول حماية الطفل (DSL)، يجب إجراء مراجعة ما بعد الحادثة في غضون 5 أيام عمل. يجب أن تتضمن المراجعة:

• تحديد أي ثغرات أو أوجه قصور في الإجراء
• خطة عمل مكتوبة حيث هناك حاجة إلى تحسينات
• يتم تقديمه مع سجل حوادث المركز
• ليتم مراجعته من قبل مدير المركز ومسؤول حماية الطفل (DSL)

عند تحديد نمط للحوادث عبر المراكز، يجب تصعيد النتائج إلى منسق حماية ومنع المجموعة لمراجعة السياسة على مستوى المجموعة.