İşe Alım Politikası

Giriş

Malvern International, çalışanlarının başarısının temel unsuru olduğunu kabul etmekte ve bu nedenle en yetkin personeli çekip elde tutabilmesi gerektiğini düşünmektedir; bunu başarmak için işe alım sürecinde stratejik ve profesyonel bir yaklaşım benimsemek hayati önem taşımaktadır.

Bu politikanın amacı, bu politikada belirtilen ilkelere dayalı olarak personel alımı ve seçimi için bir çerçeve sunmaktır; bu ilkelere ek olarak, Malvern International’ın Eşitlik, Çeşitlilik ve Kapsayıcılık Politikası’nın, 2010 tarihli Eşitlik Yasası’nın ve diğer tüm ilgili iş mevzuatının gerekliliklerini de karşılamaktadır.

Kapsam

Bu politika, işe alım ve seçim sürecinin bir parçası olan tüm faaliyetleri kapsar. Malvern International, “Language in Action” dahil. Buna uygundur tüm personel alımı. Politika ve prosedürün etkili olabilmesi için, personelin işe alınması ve/veya seçilmesi ile ilgili herhangi bir yönüyle ilgili olan her çalışanın bu belgeyi bildiğinden ve buna uyduğundan emin olmak esastır. Nihayetinde, bunun böyle olmasını sağlamak İK ile birlikte üst yönetim ekibinin sorumluluğundadır.

Temel ilkeler

Malvern International, personel alım sürecinde açık rekabet ilkesini benimsemektedir.

Malvern International, liyakat esasına dayalı olarak bu pozisyon için en uygun adayı işe almaya çalışacaktır. İşe alım ve seçme süreci, bu pozisyona ve Şirkete en uygun kişinin belirlenmesini sağlamalıdır.

Malvern International, engelli personelin işe alınmasını teşvik etmeyi amaçlamaktadır ve engelli bir adayın görevi üstlenebilmesi için işe alım sürecinin tüm aşamalarında ve gerektiğinde makul düzenlemeler yapacaktır.

Malvern International, personel alımı ve seçiminin profesyonel, zamanında ve esnek bir şekilde ve yürürlükteki iş mevzuatına uygun olarak yürütülmesini sağlayacaktır.

Malvern International, bu temel ilkeyi yerine getirmek amacıyla işe alım ve seçme faaliyetlerinde yer alan kişilere uygun eğitim, gelişim ve destek sağlayacaktır. Personel seçiminde görev alan tüm personel, uygun şekilde eğitilmiş olduklarından ve bu politika ile prosedürün gerekliliklerine uyabileceklerinden emin olmalıdır. Asgari gereklilik olarak, bu politika ve prosedür kapsamında herhangi bir faaliyete katılan tüm personel, öncelikle EDI eğitimini tamamlamış olmalıdır.

İşe alım ve seçme süreci hayati öneme sahip bir süreçtir ve Malvern International’nin itibarını güçlendirmelidir. Malvern International, sonuç ne olursa olsun adayların olumlu bir deneyim yaşamalarını sağlamak amacıyla tüm adaylara adil, eşit ve verimli bir şekilde, saygı ve nezaketle davranacaktır.

Malvern International, işe alım ve seçme süreçlerinde en iyi uygulamaları teşvik edecektir. Yeni fikirlerin ve yaklaşımların bu süreçlere dahil edilebilmesi için işe alım ve seçme uygulamalarını sürekli olarak geliştirecektir.

Malvern International, işe alım ve seçme sürecinin maliyet etkin olmasını sağlayacaktır.

İşe alım sürecinde yer alan bir personel, bir adayla yakın kişisel veya ailevi ilişkiye sahipse, bu durumun kişinin başvurusunu öğrendiği anda bildirmesi ve işe alım ve seçim karar alma sürecinden çekilmesi gerekmektedir.

Adaylarla ilgili tüm belgeler GDPR'a uygun olarak gizli tutulacaktır.

Başvurucular, GDPR'ye uygun olarak kendileri hakkındaki belgelere erişme hakkına sahip olacaktır.

İşe alım ve seçme prosedürü

İşe alım ve seçme sürecinde belirli ana aşamalar bulunmaktadır. Bu politika, ana aşamaları özetlemektedir. İnsan Kaynakları departmanından ek tavsiye ve rehberlik alınabilir.

Hazırlık aşaması

İşe alım ve seçim süreci, pozisyon ihtiyacının bölgenin stratejik planları ve bütçesiyle tam olarak değerlendirilmesi tamamlanana kadar başlamamalıdır.

Personel alımı sürecinde, Malvern International’nin yeni fikir ve yaklaşımlara olan ihtiyacı göz önünde bulundurulacak ve ayrıca, çeşitli öğrenci ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayabilmek amacıyla, temsil edilme oranı düşük grupları proaktif bir şekilde çekmeye çalışarak, Şirket’in çeşitlilik içeren bir işgücü oluşturma taahhüdünü desteklemelidir.

İşe alım, bölgenin personel stratejisinin ayrılmaz bir parçası olmalı ve süreçteki herhangi bir ‘pozitif eylem’ girişimleri ihtiyacını dikkate almalıdır. ‘Pozitif eylem’, bu yasa kapsamında yasalara uygundur. Eşitlik Yasası 2010 işverenin işgücünün belirli bir alanında yeterince temsil edilmeyen korumalı bir özelliğe (örn. belirli bir cinsiyet veya ırk) sahip kişilerden başvuru teşvik etmek için atabileceği adımlara atıfta bulunur.

Tüm yeni veya değiştirilmiş yazılar reklam edilmeden önce resmi olarak incelenmelidir.

İşe alım sürecine başlamadan önce, İnsan Kaynakları departmanından temin edilebilen ‘İşe Alım Yetkisi’ formu doldurularak bir kadroya eleman alınması için resmi izin alınmalıdır.

Bir yönetici, bir pozisyona eleman bulmakta potansiyel zorluklar olabileceğine inanıyorsa, karşılaştırmalı piyasa oranları ve uygun eylem seçenekleri hakkında tavsiye ve rehberlik için İK ile iletişime geçmelidir.

İş tanımı ve Kişilik özellikleri

A İş tanımı Doldurulacak herhangi bir boş pozisyon için kişi özellikleri üretilmeli veya güncellenmelidir.

İş tanımı, pozisyonun unsurlarını doğru bir şekilde yansıtmalıdır.

Kişi özellikleri, işin becerileri, yetenekleri, bilgisi ve deneyimi açısından temel ve arzu edilen kriterleri belirtmeli, hepsi işle doğrudan ilgili olmalı ve tüm başvuru sahiplerine eşit şekilde uygulanmalıdır. Kişi özellikleri yazılırken, kullanılan herhangi bir kriterin belirli başvuru gruplarına dolaylı olarak ayrımcılık yapmadığından emin olmak için dikkatli olunmalıdır.

Reklamcılık

Minimum olarak tüm pozisyonlar normalde şirket içinde duyurulacaktır. Bu, fırsat eşitliğini en üst düzeye çıkarmaya yardımcı olacak ve personelin kariyer geliştirme fırsatları bulmasını sağlayacaktır, böylece mevcut personelin beceri ve uzmanlığını koruyacaktır. Olağanüstü durumlarda, İK ile istişare halinde bir departman ilan etme gerekliliğinden vazgeçebilir. Bu, İşe Alım Yöneticisinin kapsamlı bir arama yapıldığını ve aday gösterilen kişinin pozisyon için en uygun kişi olduğunu kanıtlayabileceği özel uzmanlık gerektiren pozisyonları içerebilir.

Bazı durumlarda bir işe alım ajansı kullanmak daha etkili olabilir. Bu, İK ile görüşülmeli ve üzerinde anlaşılmalıdır. Ancak bu, pozisyonu şirket içinde ilan etme gerekliliğini ortadan kaldırmayacaktır ve sürece yardımcı olan harici ajanslar veya danışmanlar, bu politikaya uygun olarak ve eşit fırsatlar gerekliliklerimize saygı duyarak hareket etmelidir.

Vekaleten görevlendirildikleri pozisyonun daha sonra boşalması durumunda, çalışanlar ilana çıkıldığında pozisyona başvurmak zorunda kalacaklardır, ancak bu gibi durumlarda istisnai hallerde pozisyon yalnızca iç duyuru yoluyla ilan edilebilir.

Tüm reklamlar, İK ile önceden resmi olarak anlaşılmış alternatif düzenlemeler olmadıkça, İK aracılığıyla yerleştirilmelidir.

Tümü reklamcılık maliyet etkin olmalı ve uygun platformlar aracılığıyla İK ile önceden anlaşılmış olmalıdır (özellikle belirli becerilere, bilgilere ve deneyimlere sahip adayları çekmek için EFL ve sektöre özgü web siteleri). 

Aday seçimi

Kısa listeye almak

Kısa listeye almak tüm paneli ilgilendirebilir ancak herhangi bir önyargı olasılığını önlemek için en az 2 kişi tarafından yürütülmelidir, bunlardan biri normalde doğrudan sicil amiri olur.

İnsan Kaynakları, İşe Alım Yöneticisinin talebi üzerine öncelikle iş için gereken beceri, deneyim ve niteliklere göre kısa listeyi oluşturabilir, aksi takdirde İnsan Kaynakları normalde bir panele dahil olmayacaktır, ancak bu üst düzey atamalar için bir panel ise. Gerekli durumlarda, yalnızca bir özgeçmiş ve niyet mektubu ile yetinmek yerine başvuru formlarının doldurulması gerekecektir.

uyarınca Eşitlik Yasası 2010, adayların ayrıca, seçme sürecine tam olarak katılabilmeleri için özel düzenlemeler veya makul uyarlamalar yapılıp yapılamayacağını bildirmeleri istenmelidir.

Tüm adaylar (iç ve dış) belirlenen seçim kriterlerine göre objektif olarak değerlendirilmelidir Kişi Özellikleri, ve yalnızca tüm temel kriterleri karşılayan adaylar kısa listeye alınmalıdır. Dahili adayların nitelikleri hakkında varsayımlarda bulunulmamalıdır.

Seçim ve mülakat

Mülakatlar normalde en az iki kişi tarafından yürütülmeli ve bu kişilerden biri İşe Alım Yöneticisi olmalıdır. Panel üyelerinden biri Eğitimde Güvenli İşe Alım eğitimini tamamlamış olmalıdır.

Seçim süreci iki yönlü bir süreçtir: adaylar pozisyonu değerlendirirken, Malvern International de adayları değerlendirir. İşe alım sürecinde yer alan kişiler, olumlu bir imajı en iyi şekilde nasıl yansıtabileceklerini düşünmelidir.

İnsan spesifikasyonundaki temel ve arzu edilen kriterlerin her ikisini de değerlendirmeye uygun çeşitli seçim yöntemlerinin kullanılması önerilir, çünkü bu, yalnızca mülakatla zor olan objektif karar vermeyi geliştirecektir.

Mülakat soruları ve mülakatın yapısı tüm adaylara tutarlı bir şekilde uygulanmalıdır.

Adayların kişi özelliklerine göre değerlendirilmesi ve kararların alınması sırasında başvurulabilmesi için görüşme kayıtlarının alınması gerekir. Görüşme notları ve işe alım ve seçim süreci boyunca adayla ilgili alınan diğer notlar, seçim süreci sonrasında İnsan Kaynaklarına sunulmalı ve seçim sürecinden sonra en az 6 ay süreyle saklanmalıdır.

Adaylar seçim süreci performansları hakkında geri bildirim talep ederlerse, uygun durumlarda bunu panelin başka bir üyesine devretmelerine rağmen, İşe Alım Yöneticisi tarafından düzenlenmelidir.

Başarısız olan mülakat adaylarına karşı nazik ve duyarlı davranılmalı ve en azından seçim sürecinin sonucu hakkında telefonla veya yazılı bildirim almalıdırlar.

Hakemler

Hakemlerden talep edilecek bilgilerin işin gerektirdiği şartlara göre yapılandırılması ve iş tanımının sağlanması gerekir. Birçok kurumun kişisel referans vermeme politikası olduğu ve bu nedenle verilen referansların yalnızca mevcut görevin ayrıntılarını doğrulayabileceği unutulmamalıdır. Akademik görevler için daha kişisel bir niteliğe sahip referanslarda durumun böyle olma olasılığı çok daha düşüktür.

Tüm başvurular için iki referans alınacaktır, bunlardan biri mevcut işverenden alınacak bir iş referansı olmalıdır.

Randevu acil ise, İşe Alım Yöneticisi şunları elde etmeye çalışabilir: sözlü/telefon referansı başarılı aday için, bunu yapmaya yönelik standart prosedürler izlendiği takdirde. Sözlü referanslar, adayın işe başlama tarihinden itibaren 2 ay içinde yazılı referansla desteklenmelidir.

Adayın rızası olmadan hakemlerle iletişime geçilmemeli ve sağlanan bilgiler gizli tutulmalıdır.

Tüm referanslar, adayların 18 yaşın altındakilerle çalışmaya uygunluklarının (bilgileri dahilinde) onayını içermelidir.

Randevu almak

Seçim sürecinin hemen ardından, Malvern International’nin seçilen adayı işe alma yeteneğini artırmak amacıyla sözlü bir teklifte bulunulmasının birçok durumda arzu edilir olduğu kabul edilmektedir. Bu tür durumlarda sözlü teklif normalde İşe Alım Yöneticisi tarafından yapılır; ancak İşe Alım Yöneticisi, uygun gördüğü takdirde bu sorumluluğu başkasına devretme yetkisine sahiptir.

Atamalar, reklamı yapılan maaşın minimum seviyesinde yapılacaktır, doğrudan ilgili deneyim ek artışları haklı çıkarırsa bu durum değişebilir. İlanda belirtilen maaşın maksimum seviyesinde atama yapılması planlanıyorsa İK'dan tavsiye alınmalıdır.

Bir seçim kararı alındıktan sonra, bir iş teklifi formu doldurulmalı ve İK'ya iade edilmelidir. İK daha sonra yazılı bir iş teklifi hazırlayacaktır. İş teklifleri normalde tatmin edici referanslara, niteliklerin kontrol edilmesine ve uygun görülen diğer kontroller, örneğin Çalışma Hakkı kontrolleri, Sabıka Kaydı, Öğretmenlikten Yasaklanma ve DBS kontrolleri şartına bağlıdır.

Not - Başlangıç tarihine kadar bir DBS Sertifikası sağlanmamış ve doğrulanmamışsa, DBS Sertifikası onaylanana kadar aylık olarak bir Risk Değerlendirmesi yapılacaktır.

Akademik personel, her yıl DBS güncelleme hizmetine katılmaya davet edilmektedir. Bu hizmetle ilgili masraflar, Malvern International’de istihdam edildikleri süre boyunca ve makbuz ibrazı üzerine geri ödenecektir.

Nitelikli İşçi (Genel) vizesi başvuru sahipleri adli sicil kaydı sunmalıdır. Yurt dışından başvuran herkesin yurt dışı adli sicil kayıtları kontrol edilecektir.

Şirket, uygun görülen başarılı adaylara kendi takdirine bağlı olarak taşınma yardımı teklif edebilir. Taşınma desteğine ilişkin kararlar, görevin gereklilikleri, iş ihtiyaçları ve bireysel durumlar dikkate alınarak duruma göre alınacaktır. Teklif edilen herhangi bir taşınma paketi, iş teklifinin bir parçası olarak yazılı olarak onaylanacaktır.

Tüm yeni stajyerlerin, görevlerine uygun seviyede Koruma ve Önleme eğitimini tamamlamaları beklenmektedir.

İndüksiyon

İşe alım süreci, işe başlamanın son aşamasıdır. Başarılı aday iş teklifini kabul ettiğinde ve işe başlama tarihi kararlaştırıldığında, hat yöneticisi, Yeni çalışana yönelik Koruma, Önleme ve Sağlık & Güvenlik eğitimlerini içeren kapsamlı bir oryantasyon programı hazırlamakla sorumludur.

Sorumluluklar

Bölüm Başkanı (bazen İşe Alım Yöneticisi de olabilir)

• Personel planı ve bütçe doğrultusunda pozisyon(lar)ın ihtiyacını değerlendirmek.
• Yeni bir çalışana kapsamlı bir oryantasyon programı sağlamak

İşe Alım Yöneticisi

• Başkanlık, İK ve Finans departmanlarıyla irtibata geçerek bir pozisyonun bir yedek pozisyon mu, yeni bir pozisyon mu yoksa revizyon gerektiren mevcut bir pozisyon mu olduğunu belirlemek.
• Tüm yeni/revize edilmiş ilanların, herhangi bir boş pozisyon duyurulmadan önce İşe Alım Yetkilendirme formunun doldurulmasını sağlamak.
• İşe alımda olası zorlukları İK ile görüşmek.
• İş Tanımı, Personel Özellikleri ve taslak iş ilanı hazırlama.
• İşe alım planı ve zaman çizelgelerini İK ile onaylamak.
• Mülakat yapılacak adayların kısa listesini hazırlama.
• Kısa listeye alma, mülakat notları ve mülakat kararlarının tümünü yazılı olarak kaydetmek.
• Sözlü iş teklifi yapmak.
• Talep edilmesi halinde, kısa listeye kalan başarısız adaylara geri bildirimde bulunulması ve eşit fırsatlar gerekliliklerine uyulmasının sağlanması.
• Tüm yeni/revize edilmiş tekliflerin, herhangi bir resmi teklif veya sözleşme düzenlenmeden önce bir ‘istihdam teklifi’ formunun doldurulmasının sağlanması.
• Yeni çalışan için kapsamlı bir oryantasyon programı hazırlamak.
• Başlangıç tarihlerinden önce uyumluluğu sağlamak için eksik belgeleri takip etmek (İK ilk takibi yapacak)

İKY

• Maaş karşılaştırması, iş tanımları/özellikleri içeriği ve ilancılık konularında profesyonel İK danışmanlığı sağlamak.
• İş ilanları vermek.
• İşe alım sürecine destek veren tüm ajansların veya dış danışmanların Malvern International’nin İşe Alım Politikasına uymalarını sağlamak.
• İşe alım öncesi kontrollerin yürütülmesi
• Yazılı iş teklifleri ve iş sözleşmeleri düzenlenmesi.
• İşe Alım Yöneticisi ile anlaşılan işe alım zaman çizelgelerinin bir parçası olarak üzerinde anlaşılmış diğer görevleri yerine getirmek.
• Uyumluluk için eksik belgelerin / evrakların ilk takibi.
• Tüm yeni çalışanlarla İK Oryantasyonunu tamamlama.
• İşe alım sürecinin ve destekleyici politikaların/rehberliklerin izlenmesi ve gözden geçirilmesi.

______________________________________________________________________

Politika onayı