Политика реагирования на критические инциденты

Политика LiA по реагированию на критические инциденты

1. Назначение

Настоящая политика содержит рекомендации по эффективному и скоординированному реагированию на чрезвычайные ситуации, которые могут возникнуть в ходе реализации программ Language in Action (“LiA”). Она распространяется на всех руководителей и сотрудников Language in Action, а также на принимающие организации и агентства по работе со студентами. Цель данной политики — обеспечить безопасность и благополучие всех студентов, сотрудников и партнеров, сохраняя при этом четкую коммуникацию и подотчетность на каждом этапе. Настоящая политика является дополнением к Политике обеспечения непрерывности деятельности (“BCP”) группы Malvern International PLC (“Группа”) и соответствует подходу и процедурам эскалации, указанным в ней.

2. Снижение рисков инцидентов и готовность к ним

Language in Action уделяет особое внимание упреждающей подготовке для минимизации рисков и обеспечения готовности в случае критического инцидента.

2.1 Обучение и повышение осведомленности

• Весь персонал проходит обучение по обеспечению безопасности перед началом программы.
• Все сотрудники проходят обучение по использованию Плана действий в чрезвычайных ситуациях, а также ознакомление с деталями настоящей политики реагирования на критические инциденты.
• Сотрудники имеют постоянный доступ ко всем соответствующим политикам и учебным материалам через онлайн-портал обучения.

2.2 Данные и ведение записей

• Контактные данные студентов на случай чрезвычайных ситуаций, медицинская информация и формы согласия надежно хранятся на внутренних дисках отделом приема студентов компании Malvern, и к ним имеет доступ головной офис.
• Соответствующая оперативная информация (например, аллергии, медицинские заключения) передается только уполномоченным руководителям центров в соответствии с требованиями защиты данных и GDPR.

2.3 Предварительный обзор программы КРТ

Критическая группа реагирования встречается перед началом каждой летней программы для рассмотрения политики, подтверждения процедур и уточнения назначенных ролей для обеспечения готовности и понимания.

3. Определение критического инцидента

Критические инциденты определяются как события, которые проявляют одну или несколько из следующих характеристик:

• Внезапный и неожиданный: Происходит без предупреждения и выходит за рамки обычного опыта.
• Травматический: Связан с серьезной травмой, смертью или значительным ущербом.
• Подавляет копинг-механизмы: Превышает возможности отдельных лиц или организации справиться с помощью обычных стратегий.
• Тревожное: Вызывает значительный эмоциональный или психологический стресс, немедленный или долгосрочный.
• Существенное влияние: Глубоко влияет на здоровье, мысли или поведение тех, кто участвует.
• Деструктивное: Угрожает безопасности, благополучию или функционированию организации.

4. Идентификация и эскалация критических инцидентов

Все сотрудники, заинтересованные стороны и поставщики обязаны сообщать о любом инциденте руководству Центра, которое определит надлежащий курс действий. Если инцидент соответствует любым из вышеуказанных характеристик, он должен быть немедленно передан по цепочке управления. На любом этапе, начиная с руководителя программы, может быть объявлен критический инцидент, что активирует данную политику.

Цепочка эскалации:

• Координатор – Специалист по охране (заместитель руководителя центра и заместитель главного специалиста по охране)
• Менеджер центра – Центр DDSL
• Программный менеджер – Менеджер кластера (Язык в действии)
• LiA HO Со-лидер
• Руководитель младшей группы
• Управляющий директор компании ELT & Malvern, операционный директор компании International PLC

Эта цепочка действует в рамках BCP. Таким образом, инциденты, достигающие порогового уровня 60-минутного и 24-часового оповещения BCP, одновременно передаются по этим каналам. Эти триггеры определяются следующим образом:

Если критический инцидент связан с обеспечением безопасности учащихся, он также должен быть зарегистрирован у Координатора по обеспечению безопасности и профилактике Группы Джулии Мелла через центральный почтовый ящик службы безопасности Группы – safeguarding@malvernplc.com. Согласно Приложению G к Политике Группы по обеспечению безопасности и профилактике, передача информации о случаях обеспечения безопасности осуществляется напрямую от Менеджера Центра к DSL LiA (Эмилиано Саллустри), а затем к Координатору Группы. Если инцидент, связанный с обеспечением безопасности, также инициирует CIR, то другие части цепочки информируются в соответствии с их ролями в этой структуре.

Если критический инцидент связан с охраной труда и техникой безопасности, он также должен быть зарегистрирован у Координатора Группы по охране труда и технике безопасности Мэтью Худа через центральный почтовый ящик Группы по охране труда и технике безопасности – HSE@malvernplc.com. В случаях, когда критический инцидент связан с серьезной травмой, опасным происшествием или смертельным случаем, могут возникнуть законодательные обязательства по отчетности в соответствии с Правилами отчетности о травмах, заболеваниях и опасных происшествиях 2013 года (RIDDOR). Оценка обязательств RIDDOR является ответственностью Координатора Группы по охране труда и технике безопасности Мэтью Худа и проводится параллельно с реагированием CRT.

Когда обвинение в защите достигает порога вреда, LADO (офицер, назначенный местным органом власти) должен быть уведомлен в течение одного рабочего дня, в соответствии с KCSIE 2025 и Групповой политикой по защите и предотвращению. Ответственность за установление контакта с LADO возлагается на Эмилиано Саллустри в качестве руководителя CRT и DSL LiA, совместно с координатором групповой защиты Джулией Мелла. Сотрудники должны обратиться к Приложению G Групповой политики по защите и предотвращению для получения полного руководства по отчетности.

5. Процедуры немедленного реагирования

При возникновении критического инцидента необходимо незамедлительно предпринять следующие шаги:

• Обеспечьте безопасность: Защитите всех вовлеченных от непосредственной опасности.
• Свяжитесь с экстренными службами: полицией, скорой помощью или пожарными, в зависимости от ситуации.
• Уведомить Высшее Руководство: Сообщить об инциденте и предпринятых действиях.
• Сохраняйте доказательства: ведите записи о том, что произошло, кто участвовал и когда.
• Документируйте действия: регистрируйте все сообщения, временные отметки и решения.
• Активировать КРТ: Менеджер программы уведомляет КРТ и регистрирует экстренный случай, используя соответствующий адрес электронной почты для оповещения (60-минутное или 24-часовое) и, при необходимости, дополнительные почтовые ящики службы по охране детства и группы по охране здоровья и безопасности.
• Общайтесь ясно: убедитесь, что предоставляемая информация является фактической, краткой и последовательной.

При любом происшествии, связанном с потенциальной потерей, ущербом или ответственностью, страховой брокер группы (Howdens, контакт: Laura Penny) должен быть уведомлен в течение 24 часов, при этом первоначальная оценка убытков должна быть предоставлена в течение 12 часов, где это применимо. Ответственность за выполнение этого возлагается на главного операционного директора в соответствии с планом обеспечения непрерывности бизнеса (BCP).

6. Формирование Кризисной группы реагирования (КГР) LiA

При объявлении критического инцидента активируется назначенная Группа реагирования на чрезвычайные ситуации. Группа реагирования на чрезвычайные ситуации LiA доступна 24 часа в сутки в течение программы, как лично, так и удаленно. Контактные данные всех членов Группы реагирования на чрезвычайные ситуации находятся в Отделе главного управления и доступны всем группам управления центрами.

LiA CRT для программы 2026 года:

• Беатрис Беллина – Старший операционный менеджер, Language in Action
• Даниэле Плучино – заместитель руководителя молодежного отдела
• Адам Эннис – Руководитель отдела младших классов, Language in Action
• Эмилиано Саллустри – управляющий директор ELT и LiA DSL
• Джеймс Финдли — операционный директор компании Malvern International PLC

Группой LiA CRT руководит Эмилиано Саллустри, который обеспечивает координацию и контроль во всех сферах реагирования. На уровне группы Malvern International Джеймс Финдли является руководителем по кризисным ситуациям и ответственным за план обеспечения непрерывности деятельности (BCP). Таким образом, любой инцидент, соответствующий пороговым значениям ПКЧ на уровне группы Malvern International (60 минут и 24 часа), немедленно эскалируется также на уровень группы, при этом координацию действий между местным подразделением и всей группой осуществляют Эмилиано Саллустри и Джеймс Финдли.

7. Обязанности группы оперативного реагирования

ЛАС КРК будет управлять всеми аспектами реагирования, включая координацию людей, связи, обеспечение благополучия и анализ после инцидента. Они несут ответственность за обеспечение спокойного, эффективного и хорошо документированного реагирования с момента возникновения инцидента до момента восстановления.

Индивидуальные обязанности:

• Беатрис Беллина: Управление реакцией и надзором за персоналом, обеспечение персонала точной и своевременной информацией, а также координация безопасного переселения при необходимости.
• Даниэле Плучино: Общение с руководителями групп, агентствами и родителями/опекунами, а также координация переводов с региональными менеджерами по продажам.
• Адам Эннис: Взаимодействие с хостинг-провайдерами и службами экстренного реагирования, обеспечение постоянной коммуникации.
• Эмилиано Саллустри: Руководит группой LiA CRT и отвечает за взаимодействие с акционерами, прессой и другими подразделениями компании. Осуществляет взаимодействие с Британским советом, местными советами и регулирующими органами (например, LADO), а также информирует руководство Malvern.
• Джеймс Финдли: руководитель группы по кризисным ситуациям; координирует принятие неотложных и последующих мер в соответствии с планом обеспечения непрерывности деятельности (BCP) «Malvern».

8. Принципы общения

Все коммуникации во время критического инцидента должны соответствовать следующим принципам:

• Точность: Проверяйте факты перед публикацией.
• Последовательность: все сообщения соответствуют рекомендациям CRT.
• Конфиденциальность: Соблюдайте законы о защите конфиденциальности и данных.
• Эмпатия: Общайтесь с чуткостью к тем, кого это затрагивает.
• Власть: Только уполномоченные представители могут выступать от имени компании.

9. Протокол СМИ и социальных сетей

• Только Управляющий директор ELT, COO или уполномоченный член CRT могут общаться со СМИ.
• Сотрудникам запрещается публиковать сообщения или оставлять комментарии в социальных сетях относительно любых инцидентов.
• Все внешние запросы должны быть перенаправлены руководителю CRT.
• Внутренние сообщения должны оставаться профессиональными, фактическими и конфиденциальными.

10. Разбор инцидента и поддержка

КРТ будет собираться после любого инцидента для составления подробного отчета об управлении реагированием и результатах. Отчеты надежно хранятся в течение минимум семи лет — или до достижения студентом 25-летнего возраста, если речь идет о несовершеннолетнем, в соответствии со стандартами хранения данных о безопасности — доступ к ним имеют только члены КРТ, и вся документация должна соответствовать стандартам защиты данных и конфиденциальности.

КРТ оценит потребности всех сторон, прямо или косвенно вовлеченных, в плане благополучия и психологической поддержки, которая может включать:

• Доступ к консультированию или обработке информации для пострадавших сотрудников или студентов.
• Отпуск или измененные обязанности для тех, кого это затронуло.
• Официальная встреча для подведения итогов, анализа и выражения обеспокоенности.

11. Обзор и постоянное совершенствование

Данная политика пересматривается ежегодно или после любого критического инцидента. КТГ оценит эффективность и включит полученные уроки в пересмотренные процедуры и обучение. Обновления сообщаются всему персоналу и заинтересованным сторонам для обеспечения непрерывного совершенствования.