Adendo de Saúde e Segurança LiA

Programa de Verão Language in Action Adendo de Saúde e Segurança

Este adendo é um complemento inicial específico do programa à Política de Saúde e Segurança do Grupo Malvern International, versão 1.5, e destina-se a ser aplicado às operações do programa de verão para jovens da Language in Action, realizadas em dez centros no Reino Unido durante a atual temporada de verão. A Language in Action apresenta seus centros como locais de acampamentos de verão para jovens em todo o Reino Unido, incluindo acomodações nas universidades e no centro da cidade de Londres, bem como em outros campi residenciais.

Propósito e status

Este adendo deve ser lido em conjunto com a Política de Saúde e Segurança do Grupo, o quadro de Salvaguarda e Prevenção do Grupo, o Plano de Continuidade de Negócios, as avaliações de risco do local, os procedimentos de emergência da instituição anfitriã e os manuais de operação do programa. Ele é projetado para traduzir a política do Grupo em controles de programa que reflitam a entrega residencial para jovens, supervisão de menores de 18 anos, excursões, movimentações de transporte, resposta de bem-estar e trabalho em local compartilhado com locais anfitriões.

A política do Grupo já exige avaliação de risco específica para jovens, comunicação no mesmo dia de incidentes envolvendo alunos menores de 18 anos, kits de primeiros socorros portáteis para atividades fora do local, revisão anual dos procedimentos de incêndio e primeiros socorros, e forte dependência dos procedimentos de emergência do local anfitrião onde os programas operam em instalações de parceiros. Este adendo, portanto, estabelece os procedimentos adicionais em nível de centro e em nível de programa que os gerentes da Language in Action devem aplicar antes da abertura, durante a operação e no encerramento de cada centro de verão.

Escopo

Este adendo se aplica a todos os centros de verão para jovens da Language in Action operados pela Malvern International ou em seu nome durante o período de verão, incluindo locais de ensino, residências, áreas de refeição, pontos de chegada e partida, percursos de excursões, serviços de transporte e quaisquer locais de atividades contratados utilizados pelos alunos matriculados. Aplica-se a todos os funcionários, gerentes, professores, coordenadores de atividades, líderes de grupo (quando aplicável), equipe de alojamento, prestadores de serviços, visitantes e alunos participantes do programa.

Para o verão atual, o adendo tem como objetivo cobrir os onze centros do Reino Unido promovidos através do portfólio dos centros Language in Action, sujeito à confirmação operacional final do Chefe de Juniores e da equipe de operações de verão. Uma versão final controlada deverá ser inserida antes da emissão. A lista confirmada de locais, datas de abertura dos centros, líderes locais designados, cascata de contatos de emergência e quaisquer exceções específicas do centro estão incluídas no Anexo A.

Contexto operacional

A Language in Action oferece programas juniores para jovens aprendizes e comercializa programas de línguas de verão para idades de 11 a 19 anos em centros em Londres e em outros locais do Reino Unido. O portfólio de centros inclui uma mistura de campi universitários e residências no centro da cidade. Uma lista completa é fornecida no Anexo A.

Como esse modelo operacional combina ensino, hospedagem, alimentação, programação social e viagens frequentes para fora do local, os principais riscos à saúde e à segurança incluem incêndio e evacuação, falhas na supervisão, incidentes de transporte e ao atravessar ruas, situações de alunos perdidos, emergências médicas, incidentes em excursões, escorregões e tropeços, faltas não autorizadas, incidentes comportamentais e falhas na comunicação entre a equipe do Malvern e as equipes do local anfitrião. Deve-se dar atenção especial ao transporte público, à densidade de pessoas, às vias movimentadas, à circulação dos alunos entre prédios e à sobreposição entre proteção, saúde e segurança gerada pelo tempo livre fora do campus e pelas excursões urbanas

Governança e responsabilidade

A responsabilidade geral recai sobre a Malvern e a International, em conformidade com a Política de Saúde e Segurança do Grupo, cabendo a supervisão operacional ao Diretor de Operações e ao Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo. Para as operações da Language in Action, o Chefe do Setor Juvenil deve garantir que este adendo seja emitido, que as equipes dos centros sejam informadas sobre ele antes da abertura e que as avaliações de risco específicas do programa sejam concluídas e aprovadas antes da chegada dos alunos (aprovadas pelo Gerente do Centro, pelo Gerente do Programa e pelo Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo).

Cada centro possui um Gerente/Coordenador de Centro nomeado com responsabilidade diária pela implementação local deste adendo, articulação com a instituição anfitriã, verificação de providências de emergência e supervisão de relatórios locais de incidentes. 

Nos casos em que a instituição anfitriã controla as instalações, a equipe da Malvern deve considerar os procedimentos de emergência, os sistemas de combate a incêndio, os protocolos de segurança, os canais de comunicação de bem-estar e as restrições relativas a prestadores de serviços/local da instituição anfitriã como os principais controles das instalações, sem deixar de aplicar os próprios procedimentos de supervisão, notificação de incidentes e controles de risco para jovens da Malvern. Antes da abertura, a Language in Action deve obter, por escrito ou por e-mail, a confirmação dos procedimentos de incêndio, provisões de primeiros socorros, medidas de segurança, contatos de emergência e processo de escalonamento para incidentes fora do horário comercial do local anfitrião.

Controles pré-abertura do centro

Antes que qualquer centro seja inaugurado, um arquivo de abertura de centro deve ser preenchido e aprovado, contendo a avaliação de risco local para jovens, avaliações de risco do centro e de excursões, avaliação de risco da residência, quando aplicável, avaliação das necessidades de primeiros socorros, contatos de emergência, informações sobre incêndio e evacuação, escala de funcionários, plano de supervisão, resumo médico do aluno e arranjos de transporte. Nenhum centro deve ser aberto a alunos até que esses documentos tenham sido verificados pelo líder de operações de verão relevante. Isso faz parte do Pacote Operacional do Centro, que é preenchido para cada centro do Language in Action antes da entrega de verão.

A revisão pré-abertura deve confirmar que as salas de aula, residências, áreas comuns, instalações de alimentação e rotas externas utilizadas pelos alunos são seguras, claramente sinalizadas sempre que possível e adequadas para a faixa etária atendida. A revisão também deve confirmar como os alunos se deslocam entre as residências e os locais de ensino, especialmente onde os centros exigem rotas a pé ou curtas viagens entre a acomodação e as localizações de ensino.

Uma integração no local deve ser preparada para alunos e funcionários em cada centro e deve cobrir evacuação em caso de incêndio, pontos de reunião, toques de recolher (onde aplicável), segurança rodoviária, segurança de bens pessoais, expectativas de comportamento, procedimento para alunos perdidos, providências de primeiros socorros, contatos de bem-estar e regras para deixar atividades supervisionadas. Os alunos devem receber esta integração ao chegar e novamente antes de sua primeira excursão ou período de tempo livre não supervisionado, onde tal tempo livre for permitido pelas regras do programa e consentimento dos pais.

Pessoal e supervisão

A política do Grupo estabelece proporções de referência de 1:20 para sessões de ensino, 1:15 para atividades externas e excursões, e 1:15 para programas residenciais ou programas que envolvam alunos menores de 16 anos durante atividades externas, com padrões mais elevados a serem aplicados quando a avaliação de risco ou as regras do parceiro assim o exigirem. Este adendo adota essas proporções como ponto de partida mínimo para os centros Language in Action e exige que cada avaliação de risco do centro especifique qualquer proporção mais rigorosa para grupos mais jovens, necessidades de SEND, dias de chegada mista, transferências para o aeroporto, atividades noturnas, natação, visitas a cidades de alta densidade ou supervisão residencial noturna.

Em nenhum momento os alunos do grupo júnior devem ficar sem pessoal responsável claramente identificado, e a transição entre as equipes de ensino, atividades e residência deve ser documentada através de rotas, listas de presença ou registros de transição. Qualquer modelo de tempo livre deve definir exatamente quem tem permissão para tempo independente, por quanto tempo, dentro de quais limites, com qual processo de registro de saída e com qual consentimento dos pais e controles de contato de emergência implementados.

Todos os funcionários são treinados antes de assumir funções em procedimentos de emergência locais, relato de incidentes, escalonamento de salvaguarda, resposta a alunos desaparecidos, resposta médica, supervisão de transporte e expectativas de comportamento. Novos funcionários que chegam após a abertura do centro devem completar uma indução abreviada, mas gravada, antes de trabalhar sem supervisão com os alunos.

Saúde do estudante e providências médicas

A Política do Grupo exige a coleta de consentimento parental, pelo menos dois contatos de emergência, informações médicas, informações sobre alergias e consentimento para tratamento médico de emergência quando os pais não puderem ser contatados. Para as operações do Language in Action, essas informações são compiladas por meio de nossos processos de admissão. Quando parceiros de agências coletam essas informações em nosso nome, o Language in Action fornece o arquivo modelo para garantir que as informações corretas sejam coletadas em conformidade com nossa política e diretrizes externas (por exemplo, British Council). Essas informações são armazenadas centralmente com nossa equipe de admissões, em conformidade com as diretrizes do GDPR.

Cada centro deve identificar estudantes com necessidades médicas de alto risco antes da chegada, incluindo alergias graves, asma, diabetes, epilepsia, problemas de saúde mental ou medicação que possa afetar a participação em esportes, viagens ou atividades noturnas. Planos individuais de saúde ou de apoio devem ser preparados onde a avaliação de risco indicar a necessidade, e a equipe relevante deve saber que ação tomar em uma emergência, incluindo onde a medicação é armazenada e quem a carrega. Esta informação é armazenada no nível do centro como parte das planilhas de alocação mestre do centro e está disponível para toda a equipe relevante do centro a qualquer momento.

Os arranjos de medicação devem distinguir entre autoadministração, autoadministração supervisionada e armazenamento controlado por funcionários, dependendo da idade, risco e instruções dos pais. Os funcionários não devem administrar medicamentos prescritos sem consentimento escrito dos pais e instruções claras, e qualquer incidente com medicação deve ser registrado e escalado sob o requisito de relato no.

Primeiros socorros e resposta de emergência

A política do Grupo exige pelo menos uma pessoa designada por local durante o horário de funcionamento, socorristas qualificados onde a avaliação das necessidades de primeiros socorros indicar, e kits de primeiros socorros portáteis a serem usados em atividades. Para os centros Language in Action, pelo menos um socorrista treinado deve estar escalado e em contato durante todo o horário principal do programa, todas as excursões e todos os períodos de pernoite, com níveis de cobertura aumentados em dias de grandes excursões e em dias de chegada ou partida.

Os cartões de resposta a emergências devem ser portados pelos gerentes do centro e pelos líderes de excursão e devem incluir o endereço do local, o posto de atendimento de urgência ou pronto-socorro mais próximo; o trajeto, quando disponível; instruções para os serviços de emergência; o contato de emergência do local anfitrião; os contatos de escalonamento Malvern; e o procedimento para informar os pais ou responsáveis. Em caso de qualquer ameaça imediata à vida, a equipe deve ligar primeiro para o 999 e, em seguida, notificar a direção do centro e os contatos de escalonamento do Grupo, de acordo com a política do Grupo e os procedimentos de Continuidade de Negócios.

Todos os tratamentos de primeiros socorros, acidentes, incidentes e quase acidentes devem ser registrados prontamente, com notificação no mesmo dia ao Coordenador de Saúde e Segurança do Grupo e ao líder de operações de verão relevante, caso um estudante menor de 18 anos esteja envolvido. Incidentes sérios ou potencialmente notificáveis devem ser escalados imediatamente para que a avaliação RIDDOR e os limites de continuidade dos negócios possam ser considerados sem demora.

Segurança contra incêndio e evacuação

A política do Grupo exige uma avaliação atualizada do risco de incêndio para cada local, pelo menos um responsável designado pela segurança contra incêndios por local e planos de evacuação confirmados, comunicados por meio do treinamento de integração. Como a maioria dos centros da Language in Action opera em instalações de terceiros, a equipe da Language in Action obtém os procedimentos de incêndio do anfitrião, confirma como serão realizadas as chamadas de presença para os grupos de crianças e garante que a equipe Malvern compreenda os pontos de encontro, os sinais de alarme, as rotas de evacuação e quaisquer restrições de permanência no local ou de evacuação em etapas relevantes para o local.

Para centros residenciais, os arranjos de resposta a incêndios noturnos devem ser explícitos e incluir a localização dos quartos dos funcionários, responsabilidades de despertar e varredura, método de chamada, gerenciamento de assembleia e escalonamento para pais ou responsáveis onde uma evacuação afeta materialmente o bem-estar dos alunos ou a continuidade da acomodação. Para grupos com menores de 18 anos, controles adicionais de chamada devem ser usados nos pontos de assembleia para que cada grupo de quartos, grupo de turma ou grupo de excursão possa ser reconciliado rapidamente com um registro atualizado.

Quando um centro utiliza mais de um edifício ou um modelo de residência e estudo dividido, o centro deve documentar os arranjos separados de evacuação e reagrupamento para cada edifício e o processo para confirmar que todos os alunos foram contabilizados em todo o programa, não apenas dentro de um edifício. Isso é particularmente importante para centros em Londres, onde a acomodação e o ensino podem ocorrer em locais próximos diferentes.

Excursões e atividades externas

A política do Grupo exige uma avaliação de risco de atividade específica para todas as atividades fora do local que envolvam estudantes menores de 18 anos e afirma que a avaliação deve abordar rota, transporte, arranjos de segurança do local, proporção de supervisão, procedimentos de emergência e necessidades de bem-estar dos participantes. Para o programa Língua em Ação, o planejamento da excursão deve incluir também um itinerário escrito, listas de grupo, pontos de contagem, pontos de encontro, contingência de transporte, resposta para alunos perdidos, intervalos para bem-estar e banheiros, planejamento de refeições quando relevante e arranjos claros para alunos que fiquem doentes ou precisem sair da atividade mais cedo.

Excursões em Londres exigem controles aprimorados porque os grupos podem estar se movendo por espaços públicos lotados, estações, ônibus e rotas de metrô. As equipes do centro devem realizar planejamento específico da rota para travessias de estrada, intercâmbios de estação, segurança de plataforma, gerenciamento de multidões, exposição ao calor, hidratação e riscos de separação.

Antes da partida, os líderes devem orientar os alunos sobre comportamento, dupla onde aplicável, números de contato de emergência, horários de encontro, conduta proibida, regras de fotografia ou segurança na água, conforme relevante, e o que fazer em caso de separação do grupo. Pelo menos um membro da equipe em cada excursão deve portar a lista completa de alunos, contatos de emergência, informações de consentimento relevantes para a viagem e quaisquer medicamentos ou resumo médico necessários para os alunos participantes. Consulte a Política de Alunos Perdidos e Não Localizados do Language in Action para mais informações específicas sobre isso.

Transporte e transferências

Os traslados de aeroporto, traslados de ônibus e movimentações de transporte local devem ser cobertos por procedimentos escritos e avaliações de risco relevantes antes do início do programa. Os planos de traslado devem definir as responsabilidades de supervisão na coleta e entrega, verificações de identidade dos alunos que chegam, controle da área de espera, manuseio de bagagem, procedimentos para chegada tardia e escalonamento caso o transporte contratado falhe ou um aluno não chegue como esperado.

Todos os arranjos de transferência são gerenciados por Ariosto Ponterio, nosso Gerente de Marketing e Processos, que faz a ligação com nossos fornecedores e a equipe da Gerência do Centro sobre o fornecimento de transporte adequado, conforme exigido por nossos programas.

Onde o transporte público for utilizado, os funcionários se posicionarão para supervisionar efetivamente o embarque e desembarque, impedir que os alunos se separem com o fechamento das portas ou o fluxo de multidões, e realizar contagens de todos antes da partida e imediatamente após a chegada. Nenhum aluno deverá ser autorizado a viajar de forma independente fora do modelo normal de supervisão do programa, a menos que isso tenha sido especificamente avaliado quanto aos riscos e permitido mediante consentimento escrito dos pais ou responsáveis.

Caso sejam utilizados treinadores externos ou prestadores de serviços de transporte, o Gerente do Centro ou o líder de operações garantirá que os detalhes da reserva, informações de contato de emergência, pontos de embarque e expectativas dos prestadores sejam documentados e compartilhados com a equipe supervisora. Qualquer incidente próximo relacionado ao transporte, atraso com consequências de bem-estar ou incidente de separação de alunos deve ser registrado e revisado como parte do monitoramento reativo do centro.

Acomodação residencial

A política do Grupo exige uma avaliação de risco de saúde e segurança residencial, um responsável designado pelo bem-estar residencial (para Language in Action, este é o Gerente do Centro ou Coordenador do Campus), procedimentos claros de emergência fora do horário de expediente e arranjos de acomodação adequados para estudantes menores de 18 anos. Para Language in Action, cada centro residencial mantém listas de ocupação dos quartos, plantas baixas ou guias de localização, quando disponíveis, procedimentos de toque de recolher e horários de silêncio, controles de acomodação apropriados para o gênero e idade, regras de entrada e saída, restrições de visitantes e cobertura de pessoal durante a noite, proporcional ao número e idade dos alunos.

As equipes residenciais realizam verificações de bem-estar em conformidade com a avaliação de risco do programa e devem registrar preocupações, incluindo doenças, sofrimento emocional, ausência do quarto, comportamento inseguro ou danos que possam criar um risco à saúde e segurança. Qualquer mudança de quarto, arranjo de isolamento de bem-estar ou acomodação alternativa temporária deve ser aprovada pelo Gerente do Centro/Coordenador do Campus e documentada com o motivo, plano de supervisão e ações de comunicação tomadas.

Salvaguarda de sobreposição

Muitos incidentes de programas de verão envolvem considerações de saúde e segurança e de proteção, especialmente quando a questão diz respeito a alunos desaparecidos, ausência não autorizada, conduta entre pares, contato online, assédio, indicadores de automutilação ou arranjos inseguros de tempo livre. Onde essa sobreposição existir, o procedimento de proteção tem precedência para ação imediata de proteção à criança, enquanto o relatório e a investigação de saúde e segurança continuam em paralelo.

Por favor, consulte o Addendum Operacional de Salvaguarda 2026 do Language in Action e especificamente a cadeia de escalonamento (§8 Tabela 11) e a estrutura OOH (§3.3) para mais informações. Questões de salvaguarda escalam via DSL do Language in Action, Emiliano Sallustri, em coordenação com a Coordenadora de Safeguarding & Prevent do Grupo, Guilia Mella.

A equipe do centro deve saber quem são os contatos designados para salvaguarda em nível de programa e grupo, e como eles se relacionam com o Gerente de Centro/Coordenador de Campus e contatos de escalonamento de grupo. Os limites de supervisão de alunos, regras de saída, regras de acesso a salas e resposta de bem-estar noturno devem ser consistentes no plano local de Saúde e Segurança e no plano de salvaguarda, para que os funcionários não recebam instruções conflitantes.

Resposta para aluno ausente e falta autorizada

O procedimento para alunos desaparecidos está descrito na Política LIA de Alunos Desaparecidos e Não Localizados v2.0, Seção 5. Este adendo reconhece que as considerações de Segurança e Saúde no momento de um evento de aluno desaparecido exigem a resposta elevada definida nessa política.

Bem-estar, comportamento e condições ambientais

A equipe deve gerenciar ativamente a fadiga, o calor, a desidratação, a má nutrição e o sofrimento emocional, pois essas questões podem rapidamente se tornar incidentes de saúde e segurança em programas de verão intensivos. O planejamento diário do programa deve incluir acesso à água potável, pausas em locais com sombra ou em ambientes fechados em climas quentes, pausas adequadas para refeições, tempos de deslocamento realistas e um processo para reduzir a participação quando um aluno estiver doente ou sobrecarregado.

Os ajustes do programa serão feitos e as avaliações de risco atualizadas em linha com as orientações governamentais sobre condições climáticas adversas, incluindo alertas de ondas de calor e tempestades.

Os arranjos de gestão de comportamento devem apoiar a segurança em salas de aula, residências, refeitórios e locais públicos, incluindo regras claras sobre correr, brincadeiras bruscas, interferir em equipamentos de incêndio, deixar grupos sem permissão e conduta perigosa em estradas ou transporte público. Sanções por comportamento inseguro devem estar alinhadas com o código de conduta do aluno e o quadro de salvaguarda, com infrações graves ou repetidas escaladas para a liderança do centro e, quando apropriado, para pais, responsáveis ou líderes de grupo.

Contratados, visitantes e prestadores de serviços externos

A Política do Grupo exige controle adequado de empreiteiros e procedimentos de registro de visitantes, incluindo briefing local e conformidade com os procedimentos do local. Para os centros da Language in Action, todos os fornecedores de atividades externas, fornecedores de transporte, contatos de locais e empreiteiros de curto prazo devem estar sujeitos a verificações proporcionais pré-uso, incluindo confirmação de seus arranjos de segurança, detalhes de contato, status de seguro, quando relevante, e a divisão de responsabilidades durante a atividade.

Os visitantes das áreas residenciais ou de ensino devem ser controlados por meio de procedimentos locais de registro ou medidas de segurança do anfitrião e não devem ter acesso sem supervisão a alunos menores de 18 anos, a menos que sejam devidamente autorizados e avaliados de acordo com o quadro mais amplo de proteção. Os líderes de grupo que acompanham os alunos devem ser orientados sobre os limites de suas funções, incluindo em que momentos a equipe do Malvern mantém o controle de supervisão sobre as decisões relacionadas ao ensino, à residência, ao transporte e às emergências.

Monitoramento, auditoria e revisão

A política do Grupo exige monitoramento ativo por meio de inspeções e monitoramento reativo por meio de revisão de incidentes, com descobertas relatadas por meio da estrutura de governança de Saúde e Segurança (H&S). Durante o verão, cada centro do Language in Action deve concluir uma breve revisão semanal de saúde e segurança cobrindo incidentes, quase acidentes, problemas de excursão, verificações de incêndio e primeiros socorros, lacunas de pessoal, preocupações médicas e ações pendentes. Esta informação é registrada no Diário de Incidentes do centro e está disponível para o Coordenador de H&S do Grupo revisar durante a temporada.

A equipe de liderança dos Juniores deve analisar os padrões de incidentes em todos os centros para identificar temas recorrentes como atrasos no transporte, separação de alunos, riscos de tropeços repetidos, problemas com medicamentos ou preocupações residenciais noturnas. Tendências significativas ou incidentes graves devem ser escalados através da estrutura do Comitê de Saúde e Segurança (H&S) dos Juniores e, quando necessário, para as rotas de governança de Continuidade de Negócios e Salvaguarda do Grupo.

Este adendo deve ser tratado como um documento operacional dinâmico para o verão atual e revisado após as duas primeiras semanas de operação do centro e novamente no final da temporada, com as lições aprendidas utilizadas para produzir uma Versão 1.0 controlada para os anos futuros.

Anexo A – Language in Action Verão 2026 Lista do Centro Júnior e Equipe Nomeada do Centro