Politica di divulgazione di pubblico interesse (whistleblowing)

Introduzione

Malvern, International e Language in Action si impegnano a condurre la propria attività con onestà e integrità e si aspettano che tutti i dipendenti mantengano standard elevati. Tuttavia, tutte le organizzazioni corrono il rischio che, di tanto in tanto, si verifichino degli errori o che, inconsapevolmente, si verifichino comportamenti illegali o non etici. Una cultura basata sulla trasparenza e sulla responsabilità è essenziale per prevenire il verificarsi di tali situazioni o per affrontarle quando si presentano.

Gli obiettivi della presente Politica sono:

• Incoraggiare i dipendenti a segnalare tempestivamente eventuali illeciti sospetti, con la consapevolezza che le loro preoccupazioni saranno prese seriamente e indagate come appropriato, e che la loro riservatezza sarà rispettata.
• Fornire ai dipendenti una guida su come sollevare tali preoccupazioni.
• Rassicurare i dipendenti sul fatto che dovrebbero essere in grado di sollevare preoccupazioni genuine in buona fede senza timore di ritorsioni, anche se dovessero rivelarsi errate.

La presente Politica si applica a tutti i dipendenti, lavoratori e collaboratori dell'Azienda.

Ambito di applicazione

Questa politica copre il diritto di un dipendente di sollevare un dubbio, noto come segnalazione, su qualsiasi sospetto illecito o pericolo sul posto di lavoro. Ciò può includere:

• Un reato.
• Mancato rispetto di un obbligo legale o di un requisito normativo.
• Un'ingiustizia.
• Il mettere in pericolo la salute e la sicurezza di un individuo.
• Danni all'ambiente.
• Corruzione (sia dare che ricevere tangenti).
• Condotta suscettibile di danneggiare la nostra reputazione.
• Divulgazione non autorizzata di informazioni riservate.
• Frode finanziaria o cattiva gestione.
• La reticenza deliberata di alcuno degli elementi di cui sopra.

Questa politica non dovrebbe essere utilizzata per reclami relativi alle circostanze personali dei dipendenti, come il loro trattamento sul lavoro, poiché la Politica di Reclamo dell'Azienda è destinata ad affrontare le preoccupazioni in quest'area.

Malvern International si impegna a tutelare i propri dipendenti da qualsiasi accusa personale o forma di ritorsione, molestia o bullismo derivante da una segnalazione effettuata in buona fede. In caso di dubbi sul fatto che una determinata situazione rientri nell’ambito di applicazione della presente politica, si raccomanda di rivolgersi al Responsabile delle Risorse Umane per un parere.

Procedura

Segnalazione e indagine

Qualora un dipendente abbia motivo di ritenere che sia in corso un’azione rientrante nell’ambito della presente policy, il dipendente dovrà segnalare il problema per iscritto al proprio responsabile, specificando che la segnalazione viene effettuata ai sensi della Policy sulla Segnalazione di Illeciti (Whistleblowing Policy). Se la preoccupazione riguarda il responsabile del dipendente, dovrà essere sollevata con una persona di livello superiore nell’organizzazione.

Il dipendente deve fornire dettagli sulle ragioni della sua preoccupazione. Non è necessario avere prove assolute che tale atto sia commesso, sia stato commesso o sia probabile che venga commesso; prove che supportano una credenza ragionevole saranno normalmente sufficienti.

Il responsabile diretto condurrà un’indagine con il supporto del responsabile delle risorse umane. Si terranno incontri investigativi con il dipendente e qualsiasi altra parte interessata. I dipendenti possono farsi accompagnare da un collega o da un rappresentante agli incontri organizzati ai sensi della presente politica. L’accompagnatore è tenuto a rispettare la riservatezza della segnalazione e di qualsiasi indagine successiva.

Qualora venga avanzata un’accusa infondata e si accerti che il dipendente sia colpevole, coinvolto nell’illecito o abbia sollevato segnalazioni in malafede o al di fuori dell’ambito di applicazione della presente politica, potranno essere adottate misure disciplinari che possono arrivare fino al licenziamento senza preavviso per grave negligenza.

Tempistiche

Ci impegneremo a tenere i dipendenti informati sull'avanzamento delle indagini e sui tempi probabili. Tuttavia, i requisiti di riservatezza potrebbero impedire la condivisione di dettagli specifici relativi a indagini o esiti disciplinari. I dipendenti devono trattare tutte le informazioni ricevute su un'indagine come riservate.

Risultati

Sebbene non possiamo sempre garantire l'esito che un dipendente potrebbe cercare, ci impegneremo ad affrontare tutte le preoccupazioni in modo equo e appropriato.

Se un dipendente non è soddisfatto del modo in cui è stata gestita la sua preoccupazione, può contattare Protect (precedentemente Public Concern at Work), l'ente di beneficenza indipendente per la segnalazione di illeciti:

• Telefono: 0203 117 2520
• E-mail: whistle@protect-advice.org.uk
• Sito web: www.protect-advice.org.uk

Riservatezza

L'Azienda manterrà la massima riservatezza possibile sull'identità del dipendente. Tuttavia, qualora fosse necessaria un'indagine penale, il dipendente potrebbe essere richiesto come testimone e sarà informato di qualsiasi impatto sulla riservatezza non appena possibile.

Non incoraggiamo segnalazioni anonime. Un'indagine appropriata potrebbe essere più difficile o impossibile se non si potessero ottenere ulteriori informazioni. È anche più difficile stabilire se le accuse siano credibili e.

In caso di dubbi, i dipendenti possono chiedere consiglio alle Risorse Umane o a Protect, l'organizzazione indipendente di segnalazione di illeciti, che offre una linea di assistenza confidenziale.

Informazioni esterne

Lo scopo di questa politica è fornire un meccanismo interno per la segnalazione, l'indagine e la risoluzione di illeciti sul posto di lavoro, e si incoraggiano i dipendenti a sollevare preoccupazioni internamente in prima istanza. Nella maggior parte dei casi, non dovrebbe essere necessario allertare parti esterne.

La legge riconosce che ci possono essere occasioni in cui è opportuno segnalare preoccupazioni a un ente esterno come un regolatore. Raramente, se non mai, sarà appropriato allertare i media. I dipendenti sono vivamente incoraggiati a chiedere consiglio prima di segnalare preoccupazioni esternamente.

Le segnalazioni di illeciti possono riguardare terze parti come clienti, fornitori o fornitori di servizi. La legge consente di effettuare divulgazioni in buona fede quando vi è la ragionevole convinzione che la segnalazione riguardi principalmente le azioni o le responsabilità legali di tali terze parti. Tuttavia, tali questioni dovrebbero normalmente essere segnalate prima internamente. I dipendenti dovrebbero contattare il proprio responsabile diretto o le risorse umane per ricevere indicazioni.

Approvazione della politica