Anexo de Seguridad y Salud LiA

Programa de Verano Language in Action - Adición de Salud y Seguridad

Este anexo es un complemento inicial específico del programa a la Política de Salud y Seguridad del Grupo Malvern International, versión 1.5, y está destinado a aplicarse a las operaciones del programa de verano para jóvenes de Language in Action que se llevan a cabo en diez centros del Reino Unido durante la actual temporada de verano. Language in Action ofrece sus centros como sedes de campamentos de verano para jóvenes en todo el Reino Unido, incluyendo alojamientos en universidades y en el centro de Londres, así como otros campus residenciales.

Propósito y estado

Este anexo debe leerse junto con la Política de Salud y Seguridad del Grupo, el marco del Grupo de Protección y Prevención, el Plan de Continuidad del Negocio, las evaluaciones de riesgos del sitio local, los procedimientos de emergencia de la institución anfitriona y los manuales de operación del programa. Está diseñado para traducir la política del Grupo en controles del programa que reflejen la entrega residencial de jóvenes, la supervisión de menores de 18 años, las excursiones, los movimientos de transporte, la respuesta de bienestar y el trabajo en sitios compartidos con lugares anfitriones.

La política del Grupo ya exige una evaluación de riesgos específica para los jóvenes, la notificación el mismo día de incidentes que involucren a estudiantes menores de 18 años, botiquines portátiles de primeros auxilios para actividades fuera del sitio, revisión anual de los arreglos de incendios y primeros auxilios, y una estrecha dependencia de los procedimientos de emergencia del sitio anfitrión cuando los programas operan en instalaciones de socios. Por lo tanto, este anexo establece los arreglos adicionales a nivel de centro y a nivel de programa que los gerentes de Language in Action deben aplicar antes de la apertura, durante la operación y al cierre de cada centro de verano.

Alcance

Este anexo se aplica a todos los centros de verano para jóvenes de Language in Action operados por Malvern International o en su nombre durante el período de verano, incluyendo las instalaciones de enseñanza, las residencias, los comedores, los puntos de llegada y salida, las rutas de las excursiones, los servicios de traslado y cualquier lugar de actividad contratado que se utilice para los estudiantes inscritos. Se aplica a todo el personal, gerentes, maestros, líderes de actividades, líderes de grupo cuando corresponda, personal de residencia, contratistas, visitantes y estudiantes que participen en el programa.

Para el verano actual, el anexo tiene como objetivo cubrir los once centros del Reino Unido promovidos a través del portafolio de centros de Language in Action, sujeto a la confirmación operativa final del Jefe de Juniors y del equipo de operaciones de verano. Una versión final controlada debe insertarse antes de su publicación. La lista de sitios confirmados, las fechas de apertura de los centros, los líderes locales designados, la cascada de contactos de emergencia y cualquier excepción específica del centro se incluyen en el Anexo A.

Contexto operativo

Language in Action ofrece programas junior para estudiantes jóvenes y comercializa programas de idiomas de verano para edades de 11 a 19 años en centros de Londres y otras partes del Reino Unido. La cartera de centros incluye una combinación de campus de estilo universitario y residencias en el centro de la ciudad. Una lista completa se proporciona en el Anexo A.

Dado que este modelo operativo combina la enseñanza, el alojamiento, la alimentación, la programación social y los viajes frecuentes fuera del recinto, los principales riesgos para la salud y la seguridad incluyen incendios y evacuaciones, fallas en la supervisión, incidentes de transporte y al cruzar las calles, situaciones en las que se pierden de vista a los estudiantes, emergencias médicas, incidentes durante las excursiones, resbalones y tropiezos, ausencias no autorizadas, incidentes de conducta y fallas en la comunicación entre el personal de Malvern y los equipos del lugar de acogida. Se debe prestar especial atención al transporte público, la densidad de personas, las vías con mucho tráfico, el desplazamiento de los estudiantes entre edificios y la superposición entre la protección de la salud y la seguridad que se genera durante el tiempo libre fuera del campus y las excursiones urbanas

Gobernanza y rendición de cuentas

La responsabilidad general recae en Malvern International, de conformidad con la Política de Salud y Seguridad del Grupo, mientras que la supervisión operativa está a cargo del Director de Operaciones y del Coordinador de Salud y Seguridad del Grupo. En el caso de las operaciones de Language in Action, el jefe del departamento de jóvenes debe asegurarse de que se publique este anexo, de que los equipos de los centros reciban información al respecto antes de la apertura y de que se completen y aprueben las evaluaciones de riesgos específicas de cada programa antes de la llegada de los estudiantes (aprobadas por el gerente del centro, el gerente del programa y el coordinador de Salud y Seguridad del Grupo).

Cada centro cuenta con un gerente/coordinador de centro con nombre, responsable de la implementación diaria de este anexo, del enlace con la institución anfitriona, de la verificación de los arreglos de emergencia y de la supervisión de los informes de incidentes locales. 

Cuando la institución anfitriona tenga el control de las instalaciones, el personal de Malvern deberá considerar los procedimientos de emergencia, los sistemas contra incendios, los protocolos de seguridad, las vías de notificación de bienestar y las restricciones para contratistas o del lugar de la institución anfitriona como los controles principales de las instalaciones, sin dejar de aplicar los propios controles de Malvern en materia de supervisión, notificación de incidentes y gestión de riesgos para los jóvenes. Antes de la apertura, Language in Action debe obtener, por escrito o por correo electrónico, la confirmación de los procedimientos contra incendios, la disponibilidad de primeros auxilios, las medidas de seguridad, los contactos de emergencia y el proceso de escalamiento para incidentes fuera del horario de atención del sitio anfitrión.

Controles previos a la apertura del centro

Antes de que se abra cualquier centro, se debe completar y aprobar un archivo de apertura de centro, que contenga la evaluación de riesgos de jóvenes local, las evaluaciones de riesgos del centro y de excursiones, la evaluación de riesgos de residencia donde corresponda, la evaluación de necesidades de primeros auxilios, los contactos de emergencia, la información de incendios y evacuación, el rol del personal, el plan de supervisión, el resumen médico del estudiante y los arreglos de transporte. Ningún centro debe abrir a los estudiantes hasta que estos documentos hayan sido verificados por el responsable de operaciones de verano correspondiente. Esto forma parte del Paquete de Operaciones del Centro que se completa para cada centro de Language in Action antes de la entrega de verano.

La revisión previa a la apertura debe confirmar que las aulas, residencias, áreas comunes, instalaciones de comedor y rutas externas utilizadas por los estudiantes son seguras, están claramente señalizadas siempre que sea posible y son adecuadas para el grupo de edad de los asistentes. La revisión también debe confirmar cómo se mueven los estudiantes entre la residencia y los sitios de enseñanza, especialmente cuando los centros requieren rutas a pie o un corto desplazamiento entre el alojamiento y los lugares de enseñanza.

Se debe preparar una inducción del sitio para estudiantes y personal en cada centro y debe cubrir evacuación por incendio, puntos de reunión, toques de queda (donde se apliquen), seguridad vial, seguridad de pertenencias personales, expectativas de comportamiento, procedimiento en caso de pérdida de un estudiante, disposición de primeros auxilios, contactos de bienestar y reglas para abandonar actividades supervisadas. Los estudiantes deben recibir esta inducción al llegar y nuevamente antes de su primera excursión o período de tiempo libre no supervisado, donde dicho tiempo libre esté permitido por las reglas del programa y el consentimiento de los padres.

Dotación de personal y supervisión

La política del Grupo establece proporciones de referencia de 1:20 para las sesiones de enseñanza, 1:15 para las actividades fuera del centro y excursiones, y 1:15 para los programas residenciales o programas que involucren a estudiantes menores de 16 años durante actividades fuera del centro, y se aplicarán estándares más altos donde la evaluación de riesgos o las reglas del socio lo requieran. Este anexo adopta esas proporciones como el punto de partida mínimo para los centros de Language in Action y requiere que cada evaluación de riesgos del centro especifique cualquier proporción más estricta para grupos de edad más jóvenes, necesidades de SEND, días de llegada mixtos, traslados al aeropuerto, actividades nocturnas, natación, visitas a ciudades con alta densidad de población o supervisión residencial durante la noche.

En ningún momento los estudiantes del grupo junior deben quedarse sin personal responsable claramente identificado, y el traspaso entre los equipos de enseñanza, actividades y residencial debe documentarse a través de horarios, registros o informes de traspaso. Cualquier modelo de tiempo libre debe definir exactamente quién tiene permitido tiempo independiente, por cuánto tiempo, dentro de qué límites, con qué proceso de registro de salida y con qué controles de consentimiento parental y de contacto de emergencia implementados.

Todo el personal recibe capacitación antes de asumir sus funciones sobre procedimientos de emergencia locales, reporte de incidentes, escalamiento de salvaguardia, respuesta a estudiantes desaparecidos, respuesta médica, supervisión de transporte y expectativas de comportamiento. Los nuevos empleados que lleguen después de la apertura del centro deben completar una inducción abreviada pero registrada antes de trabajar sin supervisión con los estudiantes.

Salud estudiantil y arreglos médicos

La política del Grupo requiere la recopilación del consentimiento de los padres, al menos dos contactos de emergencia, información médica, información sobre alergias y consentimiento para el tratamiento médico de emergencia cuando no se pueda contactar a los padres. Para las operaciones de Language in Action, esta información se compila a través de nuestros procesos de admisión. Cuando los socios de la agencia recopilan esta información en nuestro nombre, Language in Action proporciona la plantilla de archivo para asegurar que la información correcta se recopile de acuerdo con nuestra política y las directrices externas (es decir, British Council). Esta información se almacena centralmente con nuestro equipo de admisiones de acuerdo con las directrices del RGPD.

Cada centro debe identificar a los estudiantes con necesidades médicas de alto riesgo antes de su llegada, incluidas alergias graves, asma, diabetes, epilepsia, preocupaciones de salud mental o medicamentos que puedan afectar la participación en deportes, viajes o actividades nocturnas. Se deben preparar planes individuales de atención médica o de apoyo cuando la evaluación de riesgos indique una necesidad, y el personal pertinente debe saber qué medidas tomar en caso de emergencia, incluido dónde se almacenan los medicamentos y quién los lleva. Esta información se almacena a nivel de centro como parte de las hojas de asignación maestra del centro y está disponible para todo el personal pertinente del centro en todo momento.

Los arreglos de medicamentos deben distinguir entre auto-administración, auto-administración supervisada y almacenamiento controlado por el personal, dependiendo de la edad, el riesgo y las instrucciones de los padres. El personal no debe administrar medicamentos recetados sin el consentimiento escrito de los padres e instrucciones claras, y cualquier incidente relacionado con medicamentos debe registrarse y escalarse según el requisito de notificación el mismo día para estudiantes menores de 18 años. Se mantiene un registro de medicamentos en cada centro para cada grupo de estudiantes.

Primeros auxilios y respuesta a emergencias

La política del grupo exige al menos una persona designada por sede durante el horario de operación, socorristas calificados cuando la evaluación de necesidades de primeros auxilios así lo indique, y botiquines de primeros auxilios portátiles para ser utilizados en las actividades. Para los centros de Language in Action, al menos un socorrista capacitado debe estar programado y ser localizable durante todo el horario del programa principal, todas las excursiones y todos los períodos residenciales nocturnos, con niveles de cobertura aumentados en los días de excursiones grandes y en los días de llegada o partida.

Los directores de los centros y los líderes de las excursiones deben llevar consigo tarjetas de respuesta ante emergencias, las cuales deben incluir la dirección del lugar, el centro de atención de urgencias o la sala de emergencias más cercano; la ruta de acceso, si está disponible; instrucciones para los servicios de emergencia; el contacto de emergencia del lugar anfitrión; los contactos de escalamiento Malvern; y el procedimiento para informar a los padres o tutores. Ante cualquier amenaza inmediata para la vida, el personal debe llamar primero al 999 y luego notificar a la dirección del centro y a los contactos de escalamiento del Grupo, de acuerdo con la política del Grupo y los planes de continuidad de operaciones.

Todo tratamiento de primeros auxilios, accidentes, incidentes y cuasi accidentes debe registrarse con prontitud, con notificación el mismo día al Coordinador de Grupo de H&S y al jefe de operaciones de verano correspondiente cuando un estudiante menor de 18 años esté involucrado. Los incidentes graves o que puedan ser notificables deben escalarse de inmediato para que la evaluación RIDDOR y los umbrales de continuidad del negocio puedan considerarse sin demora.

Seguridad contra incendios y evacuación

La política del Grupo exige una evaluación actualizada del riesgo de incendio para cada sede, al menos un responsable de seguridad contra incendios designado por sede y planes de evacuación confirmados que se comuniquen durante la capacitación inicial. Dado que la mayoría de los centros de Language in Action operan en instalaciones de terceros, el equipo de Language in Action obtiene los procedimientos contra incendios del anfitrión, confirma cómo se realizarán los pases de lista para los grupos de menores y se asegura de que el personal de Malvern comprenda los puntos de reunión, las señales de alarma, las rutas de evacuación y cualquier restricción de permanecer en el lugar o de evacuación por etapas relevante para la sede.

Para los centros residenciales, los planes de respuesta a incendios nocturnos deben ser explícitos e incluir la ubicación de las habitaciones del personal, las responsabilidades de despertar y barrido, el método de pase de lista, la gestión de la reunión y la escalada a los padres o tutores cuando una evacuación afecte materialmente el bienestar de los estudiantes o la continuidad del alojamiento. Para los grupos menores de 18 años, se deben utilizar controles adicionales de pase de lista en los puntos de reunión para que cada grupo de habitaciones, grupo de clase o grupo de excursión pueda ser reconciliado rápidamente con un registro actualizado.

Donde un centro utilice más de un edificio o un modelo combinado de residencia y estudio, el centro deberá documentar los arreglos de evacuación y reagrupamiento por separado para cada edificio y el proceso para confirmar que todos los estudiantes están contabilizados en todo el programa, no solo dentro de un edificio. Esto es particularmente importante para los centros de Londres, donde el alojamiento y la enseñanza pueden estar en diferentes locales cercanos.

Excursiones y actividades fuera del sitio

La política del Grupo requiere una evaluación de riesgos específica para cada actividad fuera del sitio que involucre a estudiantes menores de 18 años y establece que la evaluación debe abordar la ruta, el transporte, los arreglos de seguridad del lugar, las proporciones de supervisión, los procedimientos de emergencia y las necesidades de bienestar de los participantes. Para "Language in Action", la planificación de excursiones también debe incluir un itinerario escrito, listas de grupo, puntos de recuento, puntos de encuentro, contingencia de transporte, respuesta a estudiantes perdidos, pausas de bienestar y para ir al baño, planificación de comidas cuando sea relevante, y arreglos claros para estudiantes que se enfermen o necesiten abandonar la actividad antes de tiempo.

Las excursiones en Londres requieren controles mejorados porque los grupos pueden estar moviéndose a través de espacios públicos concurridos, estaciones, autobuses y rutas subterráneas. Los equipos del centro deben realizar una planificación específica de la ruta para cruces de carreteras, intercambios de estaciones, seguridad de andenes, gestión de multitudes, exposición al calor, hidratación y riesgos de separación.

Antes de la partida, los líderes deben informar a los estudiantes sobre el comportamiento, la compañía (si se utiliza), los números de contacto de emergencia, los horarios de reunión, la conducta prohibida, las reglas de fotografía o seguridad en el agua (si corresponde), y qué hacer si se separan del grupo. Al menos un miembro del personal en cada excursión debe tener el registro completo de los estudiantes, contactos de emergencia, información de consentimiento relevante para el viaje y cualquier medicamento o resumen médico requerido para los estudiantes participantes. Consulte la Política de Estudiantes Perdidos o No Contabilizados de "Language in Action" para obtener información específica adicional sobre esto.

Transporte y traslados

Las transferencias de aeropuerto, las transferencias de autocar y los movimientos de transporte local deben cubrirse mediante procedimientos escritos y evaluaciones de riesgos relevantes antes de que comience el programa. Los planes de transferencia deben establecer las responsabilidades de supervisión en la recogida y entrega, la verificación de identidad de los estudiantes que llegan, el control del área de espera, la manipulación de equipaje, los procedimientos para llegadas tardías y la escalada si el transporte contratado falla o un estudiante no llega según lo esperado.

Todos los acuerdos de traslado son gestionados por Ariosto Ponterio, nuestro Gerente de Marketing y Procesos, quien coordina con nuestros proveedores y el personal de la Gerencia del Centro la provisión de transporte adecuado según lo requieran nuestros programas.

Donde se utilice transporte público, el personal se posicionará para supervisar de manera efectiva el embarque y desembarque, evitar que los estudiantes se separen por el cierre de puertas o el flujo de gente, y realizar recuentos antes de la salida y de inmediato tras la llegada. Ningún estudiante deberá ser autorizado a viajar de forma independiente fuera del modelo normal de supervisión del programa, a menos que esto haya sido específicamente evaluado con un análisis de riesgos y permitido bajo el consentimiento escrito de los padres o tutores.

Si se utilizan entrenadores externos o proveedores de transporte, el Gerente del Centro o el líder de operaciones se asegurará de que los detalles de la reserva, la información de contacto de emergencia, los puntos de recogida y las expectativas del proveedor se documenten y se compartan con el personal supervisor. Cualquier cuasi accidente relacionado con el transporte, retraso con consecuencias para el bienestar o incidente de separación de estudiantes debe registrarse y revisarse como parte del monitoreo reactivo del centro.

Alojamiento residencial

La política del Grupo requiere una evaluación de riesgos de salud y seguridad en residencias, un responsable designado de bienestar en residencias (para Language in Action, este es el Gerente del Centro o el Coordinador del Campus), procedimientos claros de emergencia fuera de horario, y acuerdos de alojamiento adecuados para estudiantes menores de 18 años. Para Language in Action, cada centro residencial mantiene listas de habitaciones, planos de planta o guías de ubicación donde estén disponibles, procedimientos de toque de queda y horas de silencio, controles de alojamiento apropiados por género y edad, reglas de registro de entrada y salida, restricciones de visitantes y cobertura de personal durante la noche proporcional al número y la edad de los estudiantes.

Los equipos residenciales realizan controles de bienestar en línea con la evaluación de riesgos del programa y deben registrar las preocupaciones, incluidas enfermedades, angustia emocional, ausencia de la habitación, comportamiento inseguro o daños que puedan crear un riesgo para la salud y la seguridad. Cualquier cambio de dormitorio, arreglo de aislamiento por bienestar o alojamiento alternativo temporal debe ser aprobado por el Gerente del Centro/Coordinador del Campus y documentado con el motivo, el plan de supervisión y las acciones de comunicación tomadas.

Salvaguardando solapamiento / solapamiento de salvaguardias

Muchos incidentes en programas de verano involucran consideraciones de salud y seguridad, así como de protección, especialmente cuando el problema se relaciona con estudiantes desaparecidos, ausencias no autorizadas, conductas entre compañeros, contacto en línea, acoso, indicadores de autolesión o acuerdos de tiempo libre inseguros. Cuando existe esta superposición, el procedimiento de protección tiene prioridad para la acción inmediata de protección infantil, mientras que los informes e investigaciones de salud y seguridad continúan en paralelo.

Consulte el Anexo Operativo de Safeguarding 2026 de Language in Action y, específicamente, la cadena de escalada (Tabla 11, §8) y la estructura de OOH (3.3, §) para obtener más información. Los asuntos de safeguarding se escalan a través del DSL de Language in Action, Emiliano Sallustri, en coordinación con la Coordinadora de Safeguarding y Prevent del Grupo, Guilia Mella.

El equipo del centro debe conocer quiénes son los contactos designados para la protección en los niveles de programa y grupo, y cómo interactúan con el Gerente del Centro/Coordinador del Campus y los contactos de escalada de grupo. Los límites de supervisión de estudiantes, las reglas de registro de salida, las reglas de acceso a las habitaciones y la respuesta de bienestar nocturna deben ser coherentes en el plan local de salud y seguridad y en el plan de protección, para que al personal no se le den instrucciones contradictorias.

Respuesta ante ausencia de estudiante y ausencia no autorizada

El procedimiento para estudiantes desaparecidos se detalla en la Política LIA de Estudiantes Desaparecidos y No Localizados v2.0, Sección 5. Este anexo reconoce que las consideraciones de Seguridad y Salud en el momento de un evento de estudiante desaparecido requieren la respuesta elevada definida en dicha política.

Bienestar, comportamiento y condiciones ambientales

El personal debe gestionar activamente la fatiga, el calor, la deshidratación, la mala nutrición y la angustia emocional, ya que estos problemas pueden convertirse rápidamente en incidentes de salud y seguridad en programas intensivos de verano. La planificación diaria del programa debe incluir acceso a agua potable, descansos en la sombra o en interiores durante el clima cálido, descansos adecuados para comer, tiempos de desplazamiento realistas y un proceso para reducir la participación cuando un estudiante está indispuesto o abrumado.

Se realizarán ajustes en el programa y se actualizarán las evaluaciones de riesgo de acuerdo con las directrices gubernamentales sobre condiciones climáticas adversas, incluidas las alertas por olas de calor y tormentas eléctricas.

Los arreglos de gestión del comportamiento deben respaldar la seguridad en las aulas, residencias, comedores y lugares públicos, incluyendo reglas claras sobre correr, juegos bruscos, manipular equipos contra incendios, abandonar grupos sin permiso y conductas peligrosas en carreteras o transporte público. Las sanciones por comportamiento inseguro deben estar alineadas con el código de conducta estudiantil y el marco de protección, con infracciones graves o repetidas escaladas al liderazgo del centro y, cuando corresponda, a padres, tutores o líderes de grupo.

Contratistas, visitantes y proveedores externos

La Política de Grupo exige un control adecuado de los contratistas y los arreglos de registro de visitantes, incluida la capacitación local y el cumplimiento de los procedimientos del sitio. Para los centros de Language in Action, todos los proveedores de actividades externas, proveedores de transporte, contactos de locales y contratistas a corto plazo deben estar sujetos a controles proporcionales previos al uso, incluida la confirmación de sus arreglos de seguridad, datos de contacto, estado del seguro cuando sea relevante y la división de responsabilidades durante la actividad.

El acceso de los visitantes a las áreas residenciales o de enseñanza debe gestionarse mediante registros locales o medidas de seguridad establecidas por el anfitrión, y no deben tener acceso sin supervisión a los estudiantes menores de 18 años, a menos que cuenten con la autorización adecuada y hayan sido sometidos a una verificación de antecedentes conforme al marco general de protección. Los líderes de grupo que acompañen a los estudiantes deben recibir instrucciones sobre los límites de su función, incluyendo en qué casos el personal de Malvern mantiene el control de supervisión en lo que respecta a la enseñanza, la residencia, el transporte y las decisiones de emergencia.

Monitoreo, auditoría y revisión

La política del Grupo requiere monitoreo activo a través de inspecciones y monitoreo reactivo a través de la revisión de incidentes, con hallazgos informados a través de la estructura de gobernanza de Salud y Seguridad (H&S). Durante el verano, cada centro de Language in Action debe completar una breve revisión semanal de salud y seguridad que abarque incidentes, cuasi accidentes, problemas relacionados con excursiones, controles de incendios y primeros auxilios, brechas de personal, preocupaciones médicas y acciones pendientes. Esta información se registra en el registro de incidentes del centro y está disponible para que el Coordinador de H&S del Grupo la revise durante la temporada.

El equipo de liderazgo de Juniors debe revisar los patrones de incidentes en todos los centros para identificar temas recurrentes como retrasos en el transporte, separaciones de estudiantes, peligros de tropiezo repetidos, problemas de medicación o preocupaciones residenciales nocturnas. Las tendencias significativas o los incidentes graves deben escalarse a través de la estructura del Comité de H&S de Juniors y, cuando sea necesario, a las rutas de gobernanza de Continuidad del Negocio y salvaguarda del Grupo.

Este anexo debe tratarse como un documento operativo en tiempo real para el verano actual y revisarse después de las primeras dos semanas de operación del centro y nuevamente al final de la temporada, y las lecciones aprendidas se utilizarán para producir una versión controlada 1.0 para los próximos años.

Anexo A – Listado de Jóvenes del Centro "Language in Action" Verano 2026 y Personal Designado del Centro