Einstellungspolitik

Einleitung

Malvern International ist sich bewusst, dass seine Mitarbeiter für den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Daher muss das Unternehmen in der Lage sein, hochqualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden. Um dies zu erreichen, ist ein strategischer und professioneller Ansatz bei der Personalbeschaffung unerlässlich.

Ziel dieser Richtlinie ist es, einen Rahmen für die Personalbeschaffung und -auswahl auf der Grundlage der in dieser Richtlinie dargelegten Grundsätze zu schaffen, der zudem den Anforderungen der Richtlinie zu Gleichstellung, Vielfalt und Inklusion von Malvern International, dem Gleichstellungsgesetz von 2010 (Equalities Act 2010) sowie allen anderen einschlägigen arbeitsrechtlichen Vorschriften entspricht.

Umfang

Diese Richtlinie umfasst alle Aktivitäten, die Teil des Einstellungs- und Auswahlverfahrens für sind Malvern International, einschließlich „Language in Action“. Er ist anwendbar auf Alle Mitarbeitereinstellungen. Damit die Richtlinie und das Verfahren wirksam sind, ist es unerlässlich, dass alle Mitarbeiter, die an irgendeinem Aspekt der Personalbeschaffung und/oder -auswahl beteiligt sind, dieses Dokument kennen und befolgen. Letztendlich liegt es in der Verantwortung des Senior Management Teams, in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, sicherzustellen, dass dies der Fall ist.

Kernprinzipien

Malvern International verfolgt bei der Personalauswahl den Grundsatz des offenen Wettbewerbs.

Malvern International ist bestrebt, den besten Kandidaten für die Stelle auf der Grundlage seiner Leistungen auszuwählen. Das Einstellungs- und Auswahlverfahren soll sicherstellen, dass die Person gefunden wird, die für die Stelle und das Unternehmen am besten geeignet ist.

Malvern International möchte die Einstellung von Mitarbeitern mit Behinderungen fördern und wird in allen Phasen des Einstellungsverfahrens sowie bei Bedarf angemessene Anpassungen vornehmen, damit ein erfolgreicher Bewerber mit einer Behinderung die Stelle antreten kann.

Malvern International stellt sicher, dass die Personalbeschaffung und -auswahl professionell, zeitnah und bedarfsgerecht sowie unter Einhaltung der geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften erfolgt.

Malvern International wird den an Einstellungs- und Auswahlverfahren beteiligten Mitarbeitern angemessene Schulungen, Weiterbildungen und Unterstützung anbieten, um diesem Grundprinzip gerecht zu werden. Jedes an der Personalauswahl beteiligte Mitglied des Personals sollte sich vergewissern, dass es entsprechend geschult ist und die Anforderungen dieser Richtlinie und dieses Verfahrens erfüllen kann. Als Mindestanforderung muss jedes Mitglied des Personals, das an einer Tätigkeit im Rahmen dieser Richtlinie und dieses Verfahrens teilnimmt, zuvor die EDI-Schulung absolviert haben.

Die Personalbeschaffung und -auswahl ist ein zentraler Prozess und soll den Ruf von Malvern International stärken. Malvern International behandelt alle Bewerber fair, gerecht und effizient sowie mit Respekt und Höflichkeit, um sicherzustellen, dass die Erfahrung der Bewerber unabhängig vom Ergebnis positiv ist.

Malvern International wird bewährte Verfahren bei der Personalbeschaffung und -auswahl fördern. Das Unternehmen wird seine Praktiken in diesem Bereich kontinuierlich weiterentwickeln, um neue Ideen und Ansätze zu integrieren.

Malvern International wird sicherstellen, dass sein Einstellungs- und Auswahlverfahren kosteneffizient ist.

Wenn ein Mitarbeiter, der am Einstellungsprozess beteiligt ist, eine enge persönliche oder familiäre Beziehung zu einem Bewerber hat, muss er dies sofort melden, sobald er von der Bewerbung der Person erfährt, und jede Beteiligung am Auswahl- und Einstellungsentscheidungsprozess vermeiden.

Alle Unterlagen, die sich auf Bewerber beziehen, werden gemäß der DSGVO vertraulich behandelt.

Bewerber haben das Recht, gemäß der DSGVO auf alle sie betreffenden Dokumente zuzugreifen.

Rekrutierungs- und Auswahlverfahren

Es gibt eine Reihe von Schlüsselphasen im Einstellungs- und Auswahlprozess. Diese Richtlinie beschreibt die wichtigsten Phasen. Weitere Ratschläge und Anleitungen sind bei der Personalabteilung erhältlich.

Vorbereitungsphase

Der Einstellungs- und Auswahlprozess darf erst beginnen, wenn eine vollständige Bewertung des Bedarfs für die Stelle im Abgleich mit den strategischen Plänen und dem Budget des Bereichs abgeschlossen ist.

Bei der Personalrekrutierung wird dem Bedarf von Malvern International an neuen Ideen und Ansätzen Rechnung getragen; darüber hinaus soll sie das Engagement des Unternehmens für eine vielfältige Belegschaft unterstützen, indem proaktiv versucht wird, unterrepräsentierte Gruppen anzusprechen, um die Fähigkeit des Unternehmens, den vielfältigen Anforderungen der Studierenden gerecht zu werden, zu maximieren.

Die Rekrutierung sollte einen integralen Bestandteil der Personalkoordination für den Bereich darstellen und die Notwendigkeit aller ‘positiven Maßnahmen’ im Rahmen laufender Initiativen berücksichtigen. ‘Positive Maßnahmen’ sind gesetzlich zulässig gemäß Gleichstellungsgesetz 2010 und bezieht sich auf die Schritte, die ein Arbeitgeber unternehmen kann, um Bewerber von Personen zu fördern, die ein geschütztes Merkmal (z. B. ein bestimmtes Geschlecht oder eine bestimmte Rasse) aufweisen und in einem bestimmten Bereich der Erwerbsbevölkerung unterrepräsentiert sind.

Alle neuen oder geänderten Beiträge müssen vor der Veröffentlichung formell geprüft werden.

Die formelle Genehmigung zur Besetzung einer Stelle sollte vor Beginn des Rekrutierungsprozesses eingeholt werden, indem das Formular ‘Genehmigung zur Rekrutierung’ ausgefüllt wird, das beim Personalwesen erhältlich ist.

Wenn ein Manager glaubt, dass es Schwierigkeiten bei der Rekrutierung für eine Stelle geben könnte, sollte er sich an die Personalabteilung wenden, um Rat und Anleitung zu vergleichbaren Marktraten und Optionen für angemessene Maßnahmen zu erhalten.

Stellenbeschreibung & Anforderungsprofil

A Stellenbeschreibung und eine Personalspezifikation muss für jede vakante Stelle erstellt oder aktualisiert werden, die besetzt werden soll.

Die Stellenbeschreibung sollte die Elemente der Stelle genau widerspiegeln.

Die Personalanforderung sollte die wesentlichen und wünschenswerten Kriterien in Bezug auf Fähigkeiten, Eignungen, Kenntnisse und Erfahrungen für die Stelle darlegen, die sich alle direkt auf die Stelle beziehen und für alle Bewerber gleichermaßen gelten sollten. Bei der Erstellung der Personalanforderung ist darauf zu achten, dass die verwendeten Kriterien keine indirekte Diskriminierung bestimmter Bewerbergruppen zur Folge haben.

Werbung

Alle Stellen werden grundsätzlich intern ausgeschrieben. Dies dient der Maximierung gleicher Chancen und bietet den Mitarbeitern Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, wodurch die Fähigkeiten und das Fachwissen der vorhandenen Mitarbeiter erhalten bleiben. In Ausnahmefällen kann in Absprache mit der Personalabteilung auf eine Ausschreibung verzichtet werden. Dies gilt insbesondere für Stellen, die spezialisiertes Fachwissen erfordern, wenn der einstellende Manager der Abteilung nachweisen kann, dass eine umfassende Suche durchgeführt wurde und die vorgeschlagene Person die am besten geeignete für die Stelle ist.

In bestimmten Fällen kann es effektiver sein, eine Personalvermittlungsagentur zu beauftragen. Dies sollte mit der Personalabteilung besprochen und vereinbart werden. Dies entbindet jedoch nicht von der Notwendigkeit, die Stelle intern auszuschreiben, und externe Agenturen oder Berater, die bei diesem Prozess unterstützen, müssen gemäß dieser Richtlinie und unter Beachtung unserer Anforderungen an Chancengleichheit handeln.

Mitarbeiter, die vorübergehend eine Stelle bekleidet haben, die anschließend frei wird, müssen sich auf die Stelle bewerben, wenn sie ausgeschrieben wird. In solchen Fällen kann die Stelle in Ausnahmefällen nur intern ausgeschrieben werden.

Alle Anzeigen müssen über die Personalabteilung geschaltet werden, es sei denn, es wurden im Voraus formell andere Vereinbarungen mit der Personalabteilung getroffen.

Alle Werbung muss kosteneffizient sein und im Voraus mit der Personalabteilung unter Nutzung der entsprechenden Plattformen vereinbart werden, um Kandidaten mit spezifischen Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen (EFL- und branchenspezifische Websites) zu gewinnen. 

Auswahl der Kandidaten

Auswahl

Auswahl kann das gesamte Gremium betreffen, muss aber von mindestens 2 Personen durchgeführt werden, um jegliche Möglichkeit von Voreingenommenheit zu vermeiden. Einer davon ist normalerweise der direkte Vorgesetzte.

Die Personalabteilung kann auf Anfrage des einstellenden Managers zunächst eine Vorauswahl anhand der für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen treffen. Andernfalls ist die Personalabteilung normalerweise nicht Teil einer Auswahlkommission, es sei denn, es handelt sich um eine Auswahl für Führungspositionen. Bei Bedarf müssen Bewerbungsformulare ausgefüllt werden, anstatt sich nur auf die Einreichung eines Lebenslaufs und Anschreibens zu verlassen.

Gemäß dem Gleichstellungsgesetz 2010, Darüber hinaus sollten die in die engere Wahl gezogenen Kandidaten gebeten werden, mitzuteilen, ob besondere Vorkehrungen oder angemessene Anpassungen getroffen werden können, damit sie uneingeschränkt am Auswahlverfahren teilnehmen können.

Alle Kandidaten (intern und extern) sollten objektiv anhand der Auswahlkriterien bewertet werden, die in den Spezifikation der Person, und nur Kandidaten, die alle wesentlichen Kriterien erfüllen, sollten in die engere Wahl gezogen werden. Annahmen über die Qualitäten interner Kandidaten sollten nicht getroffen werden.

Auswahl und Vorstellungsgespräch

Interviews sollten normalerweise von mindestens zwei Personen durchgeführt werden, von denen eine die einstellende Führungskraft sein sollte. Eines der Mitglieder des Gremiums muss die Schulung „Sichere Rekrutierung im Bildungswesen“ absolviert haben.

Die Auswahl ist ein wechselseitiger Prozess: Die Bewerber beurteilen die Stelle und Malvern International. Die an der Personalbeschaffung Beteiligten sollten sich überlegen, wie sie ein positives Bild am besten vermitteln können.

Es wird empfohlen, eine Reihe von Auswahlmethoden zu verwenden, die für die Beurteilung sowohl der wesentlichen als auch der wünschenswerten Kriterien in der Personenbeschreibung geeignet sind, da dies die objektive Entscheidungsfindung verbessert, die allein durch Vorstellungsgespräche schwierig ist.

Die Interviewfragen und die Struktur des Vorstellungsgesprächs sollten für alle Kandidaten konsistent angewendet werden.

Notizen, die während des Vorstellungsgesprächs gemacht werden, sollten so angefertigt werden, dass sie bei der Beurteilung von Kandidaten anhand des Anforderungsprofils und bei der Entscheidungsfindung herangezogen werden können. Notizen des Vorstellungsgesprächs und alle anderen Notizen zu einem Kandidaten, die während des Einstellungs- und Auswahlverfahrens gemacht werden, sind dem Personalwesen nach Abschluss des Auswahlverfahrens zur Verfügung zu stellen und werden für mindestens 6 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens aufbewahrt.

Falls Kandidaten Feedback zu ihrer Leistung im Auswahlverfahren wünschen, sollte dies vom Hiring Manager organisiert werden, wobei er dies bei Bedarf an ein anderes Mitglied des Gremiums delegieren kann.

Erfolglos interviewte Kandidaten sollten höflich und sensibel behandelt werden und erhalten mindestens die telefonische oder schriftliche Benachrichtigung über das Ergebnis des Auswahlverfahrens.

Schiedsrichter

Die von den Referenten einzuholgenden Informationen sollten sich an den Anforderungen der Stelle orientieren und die Stellenbeschreibung sollte zur Verfügung gestellt werden. Es ist zu beachten, dass viele Organisationen die Richtlinie verfolgen, keine persönlichen Referenzen zu geben, und daher Referenzen nur die Einzelheiten der aktuellen Anstellung bestätigen können. Dies ist bei Referenzen für akademische Stellen, die persönlicher Natur sind, viel weniger wahrscheinlich der Fall.

Für alle Stellen werden zwei Referenzen eingeholt, von denen eine ein Arbeitszeugnis des aktuellen Arbeitgebers sein muss.

Wenn der Termin dringend ist, kann der Einstellungsmanager versuchen, den mündliche/telefonische Referenz für den erfolgreichen Kandidaten unter der Voraussetzung, dass die dafür vorgesehenen Standardverfahren befolgt werden. Mündliche Referenzen müssen innerhalb von 2 Monaten nach Antritt des Kandidaten durch schriftliche Referenzen bestätigt werden.

Referenzen sollten nicht ohne Zustimmung des Bewerbers kontaktiert werden und die bereitgestellten Informationen sollten vertraulich behandelt werden.

Alle Referenzen müssen eine Bestätigung der (nach bestem Wissen und Gewissen) Eignung der Kandidaten zur Arbeit mit Minderjährigen enthalten.

Einen Termin vereinbaren

Es ist allgemein anerkannt, dass es in vielen Fällen wünschenswert ist, sehr kurz nach dem Auswahlverfahren ein mündliches Angebot zu unterbreiten, um die Chancen von Malvern International auf die Einstellung des ausgewählten Bewerbers zu erhöhen. In solchen Fällen wird das mündliche Angebot in der Regel vom Personalverantwortlichen unterbreitet, wobei es diesem freisteht, diese Aufgabe zu delegieren, wenn er dies für angemessen hält.

Terminvereinbarungen erfolgen in der Regel zum Mindestgehalt des ausgeschriebenen Gehalts, es sei denn, direkt relevante Erfahrung rechtfertigt zusätzliche Gehaltsstufen. Bei beabsichtigter Einstellung am oberen Ende des ausgeschriebenen Gehaltsgehalts sollte eine Beratung durch die Personalabteilung eingeholt werden.

Sobald eine Auswahlentscheidung getroffen wurde, muss ein Anstellungsvertragsformular ausgefüllt und an die Personalabteilung zurückgeschickt werden. Die Personalabteilung erstellt dann ein schriftliches Anstellungsangebot. Anstellungsangebote unterliegen in der Regel zufriedenstellenden Referenzen, Überprüfungen von Qualifikationen und anderen geeigneten Überprüfungen, wie z. B. Überprüfungen des Arbeitsrechts, Strafregister, Lehrverbot und DBS-Überprüfungen.

Hinweis – Wenn bis zum Startdatum kein DBS-Zertifikat vorgelegt und verifiziert wurde, wird eine Risikobewertung durchgeführt und monatlich überprüft, bis das DBS-Zertifikat validiert wurde.

Wissenschaftliche Mitarbeiter sind eingeladen, den DBS-Aktualisierungsdienst jährlich in Anspruch zu nehmen. Die damit verbundenen Kosten werden während der Beschäftigung bei Malvern International gegen Vorlage einer Quittung erstattet.

Antragsteller für ein Visum der Fachkräfte-Route (allgemein) müssen ein polizeiliches Führungszeugnis vorlegen. Jeder ausländische Antragsteller benötigt eine ausländische Überprüfung des Strafregisterauszugs.

Das Unternehmen kann nach eigenem Ermessen geeigneten erfolgreichen Kandidaten Umzugshilfe anbieten. Entscheidungen über Umzugskostenunterstützung werden von Fall zu Fall getroffen, wobei die Anforderungen der Stelle, die geschäftlichen Bedürfnisse und die individuellen Umstände berücksichtigt werden. Jedes angebotene Umzugspaket wird schriftlich als Teil des Arbeitsangebots bestätigt.

Alle neuen Rekruten müssen eine Schulung zu Safeguarding und Prevent auf der Stufe absolvieren, die für ihre Rolle relevant ist.

Induktion

Die Einarbeitung ist die letzte Phase des Einstellungsprozesses. Sobald der erfolgreiche Bewerber das Anstellungsangebot angenommen und ein Startdatum vereinbart hat, ist der Linienmanager für die Vorbereitung eines umfassenden Einarbeitungsprogramms für den neuen Mitarbeiter verantwortlich, das Schulungen zu Safeguarding, Prevent und Gesundheit & Sicherheit umfasst.

Verantwortlichkeiten

Leiter der Abteilung (kann zeitweise auch der einstellende Manager sein)

• Bewertung des Bedarfs an der/den Stelle(n) im Einklang mit dem Personalplan und Budget der Abteilung.
• Sicherstellung eines umfassenden Einarbeitungsprogramms für jeden neuen Mitarbeiter

Einstellungsmanager

• In Absprache mit dem Abteilungsleiter, der Personalabteilung und der Finanzabteilung feststellen, ob eine Stelle eine Nachbesetzung, eine Neuschaffung oder eine bestehende Stelle ist, die überarbeitet werden muss.
• Sicherstellen, dass alle neuen/überarbeiteten Stellen vor der Ausschreibung von Vakanzen ein Genehmigungsformular für die Rekrutierung (Authority to Recruit) ausgefüllt haben.
• Besprechung möglicher Schwierigkeiten bei der Rekrutierung mit HR.
• Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil und Entwurf einer Anzeige erstellen.
• Rekrutierungsplan und Zeitplan mit der Personalabteilung abstimmen.
• Eine engere Auswahl von Kandidaten für ein Vorstellungsgespräch zusammenstellen.
• Schriftliche Aufzeichnungen über alle Vorauswahlen, Interview-Notizen und Interview-Entscheidungen führen.
• Ein mündliches Einstellungsangebot machen.
• Feedback für nicht erfolgreiche kurzfristige Kandidaten auf Anfrage geben, unter Einhaltung der Anforderungen an Chancengleichheit.
• Sicherstellen, dass alle neuen/überarbeiteten Angebote vor der Ausstellung eines formellen Angebots oder Vertrags ein Formular für das ‘Anstellungsangebot’ ausgefüllt haben.
• Vorbereitung eines umfassenden Einarbeitungsprogramms für den neuen Mitarbeiter.
• Nachverfolgung ausstehender Dokumente vor dem Startdatum zur Sicherstellung der Compliance (HR wird die anfängliche Nachverfolgung durchführen)

Personalwesen

• Bereitstellung professioneller HR-Beratung zu Gehaltsbenchmarking, Inhalt von Stellenbeschreibungen/Anforderungsprofilen und Ausschreibungen.
• Stellenanzeigen schalten.
• Sicherstellen, dass alle Agenturen oder externen Berater, die am Einstellungsprozess mitwirken, die Einstellungsrichtlinien von Malvern International einhalten.
• Durchführung von Checks vor der Einstellung
• Ausstellung von schriftlichen Stellenangeboten und Arbeitsverträgen.
• Übernahme weiterer Aufgaben, die im Rahmen der mit dem Hiring Manager vereinbarten Rekrutierungszeitpläne vereinbart wurden.
• Erste Verfolgung von offenen Dokumenten / Papierkram zur Einhaltung der Vorschriften.
• Absolvieren der HR-Einführung mit allen neuen Mitarbeitern.
• Überwachung und Überprüfung des Rekrutierungsprozesses sowie unterstützender Richtlinien/Leitfäden.

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Politikgenehmigung