Политика набора персонала

Введение

Компания Malvern International осознает, что её сотрудники играют ключевую роль в её успехе, и поэтому ей необходимо привлекать и удерживать персонал высочайшего уровня; для достижения этой цели крайне важен стратегический и профессиональный подход к подбору кадров.

Цель настоящей политики заключается в создании рамок для найма и отбора персонала на основе принципов, изложенных в настоящем документе, которые также соответствуют требованиям Политики Malvern International в области равенства, разнообразия и инклюзивности, Закону о равенстве 2010 года и всем другим применимым нормам трудового законодательства.

Область применения

Эта политика охватывает все виды деятельности, являющиеся частью процесса найма и отбора для Malvern International, включая «Язык в действии». Он применим к подбор всего персонала. Чтобы политика и процедура были эффективными, необходимо, чтобы любой сотрудник, вовлеченный в какой-либо аспект найма и/или отбора персонала, был осведомлен об этом документе и следовал ему. В конечном итоге ответственность за это лежит на высшем руководстве совместно с отделом кадров.

Основные принципы

Компания Malvern International придерживается принципа открытого конкурса при подборе персонала.

Компания Malvern International стремится нанять лучшего кандидата на данную должность, руководствуясь принципом заслуг. Процесс найма и отбора должен обеспечить выявление кандидата, наиболее подходящего для данной должности и компании.

Компания Malvern International стремится содействовать приёму на работу сотрудников с ограниченными возможностями и готова внести разумные изменения на всех этапах процесса найма, а также при необходимости — для того, чтобы успешный кандидат с ограниченными возможностями мог приступить к исполнению должностных обязанностей.

Malvern International обеспечит, чтобы набор и отбор персонала осуществлялись профессионально, своевременно и с учетом потребностей, а также в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Malvern International обеспечит надлежащее обучение, профессиональное развитие и поддержку лицам, участвующим в мероприятиях по подбору и отбору персонала, с целью соблюдения данного основного принципа. Каждый сотрудник, участвующий в отборе персонала, должен убедиться, что он прошел соответствующее обучение и способен соблюдать требования настоящей политики и процедуры. В качестве минимального требования любой сотрудник, принимающий участие в любой деятельности в рамках настоящей политики и процедуры, должен сначала пройти обучение по вопросам равенства, разнообразия и инклюзивности (EDI).

Подбор и отбор персонала являются ключевым процессом и должны способствовать укреплению репутации компании Malvern International. Компания Malvern International будет относиться ко всем кандидатам справедливо, беспристрастно и оперативно, с уважением и вежливостью, стремясь обеспечить кандидатам положительный опыт участия в процессе, независимо от его результата.

Malvern International будет продвигать передовой опыт в области подбора и отбора персонала. Компания будет постоянно совершенствовать свои методы подбора и отбора персонала, чтобы учитывать новые идеи и подходы.

Компания Malvern International обеспечит экономическую эффективность своего процесса найма и отбора персонала.

Если сотрудник, участвующий в процессе найма, имеет близкие личные или семейные отношения с кандидатом, он должен заявить об этом, как только узнает о заявке этого лица, и избегать любого участия в процессе принятия решений по найму и отбору.

Вся документация, касающаяся заявителей, будет рассматриваться конфиденциально в соответствии с GDPR.

Заявители будут иметь право доступа к любой хранящейся о них документации в соответствии с GDPR.

Процедура подбора и отбора персонала

Существует ряд ключевых этапов в процессе найма и отбора. Настоящая политика описывает ключевые этапы. Дополнительные советы и рекомендации доступны в отделе кадров.

Подготовительный этап

Процесс найма и отбора не должен начинаться до полного анализа потребности в данной должности в соответствии со стратегическими планами и бюджетом отдела.

При наборе персонала будут учитываться потребности компании Malvern International в новых идеях и подходах; кроме того, этот процесс должен способствовать реализации стремления компании к обеспечению разнообразия персонала путем активного привлечения групп, недостаточно представленных в компании, с целью максимально эффективно удовлетворять разнообразные потребности студентов.

Подбор персонала должен быть неотъемлемой частью кадровой стратегии для данного направления и учитывать необходимость любых инициатив ‘позитивных действий’ в рамках процесса. ‘Позитивные действия’ являются законными в соответствии с Закон о равенстве 2010 года и относится к шагам, которые работодатель может предпринять, чтобы поощрить соискателей из числа лиц, имеющих защищенную характеристику (например, определенный пол или расу), которые недостаточно представлены в определенной области рабочей силы.

Все новые или измененные публикации должны проходить официальную проверку перед публикацией.

Официальное разрешение на найм на должность должно быть запрошено до начала процесса найма путем заполнения формы ‘Разрешение на найм’, доступной в отделе кадров.

Если руководитель полагает, что при подборе кандидатов на вакантную должность могут возникнуть потенциальные трудности, ему следует обратиться в отдел кадров за консультацией и рекомендациями относительно рыночных ставок в данной отрасли, а также возможных мер.

Описание должности и требования к кандидату

A Описание вакансии и спецификация лица должна быть разработана или обновлена для любой вакантной должности, которая подлежит заполнению.

Описание вакансии должно точно отражать элементы должности.

В описании должностных требований должны быть указаны обязательные и желательные критерии в отношении навыков, способностей, знаний и опыта, необходимых для данной должности; все эти критерии должны иметь непосредственное отношение к данной должности и применяться одинаково ко всем кандидатам. При составлении описания должностных требований следует проявлять осторожность, чтобы никакие из используемых критериев не приводили к косвенной дискриминации в отношении определенных групп кандидатов.

Реклама

Как минимум, все вакансии будут, как правило, публиковаться внутри компании. Это поможет максимально обеспечить равные возможности и предоставить сотрудникам возможности для карьерного роста, тем самым поддерживая навыки и опыт существующих сотрудников. В исключительных случаях, по согласованию с отделом кадров, отдел может отказаться от необходимости публиковать вакансию. Это, вероятно, коснется должностей, требующих специализированных знаний, где руководитель отдела найма может доказать, что был проведен всесторонний поиск и назначенный кандидат является наиболее подходящим для данной должности.

В определенных обстоятельствах может быть эффективнее использовать рекрутинговое агентство. Это следует обсудить и согласовать с отделом кадров. Однако это не устранит необходимость внутреннего размещения вакансии, и любые внешние агентства или консультанты, которые помогают в этом процессе, должны действовать в соответствии с данной политикой и с уважением к нашим требованиям равных возможностей.

Сотрудники, находившиеся на временной должности, которая впоследствии станет вакантной, должны будут подать заявление на эту должность, когда она будет объявлена. Однако в таких случаях должность может быть объявлена, в исключительных обстоятельствах, только на внутренней основе.

Все объявления должны размещаться через отдел кадров, за исключением случаев, когда заранее были официально согласованы иные условия с отделом кадров.

Все реклама должен быть экономически эффективным и согласован заранее с отделом кадров с использованием соответствующих платформ для привлечения кандидатов, обладающих специфическими навыками, знаниями и опытом (сайты EFL и отраслевые сайты). 

Отбор кандидатов

Отбор кандидатов

Отбор кандидатов может включать всю комиссию, но должен выполняться как минимум двумя лицами во избежание любой предвзятости, одним из которых обычно является непосредственный руководитель.

Отдел кадров может изначально (по запросу нанимающего менеджера) составить краткий список кандидатов на основе навыков, опыта и квалификации, необходимых для данной должности, в противном случае отдел кадров обычно не входит в состав комиссии, если только это не комиссия по назначению на руководящие должности. При необходимости потребуется заполнение анкеты, а не только предоставление резюме и сопроводительного письма.

В соответствии с Закон о равенстве 2010 года, кандидатам из сокращенного списка также следует предложить сообщить, имеются ли какие-либо особые условия или разумные приспособления, которые могут быть сделаны для их полного участия в процессе отбора.

Все кандидаты (внутренние и внешние) должны объективно оцениваться на соответствие критериям отбора, изложенным в Спецификация персонала, и в краткий список должны быть включены только кандидаты, соответствующие всем основным требованиям. Не следует делать предположений о качествах внутренних кандидатов.

Отбор и собеседование

Собеседование обычно должны проводить как минимум два человека, один из которых — нанимающий менеджер. Один из членов комиссии должен пройти обучение по безопасному найму в образовании.

Отбор — это двусторонний процесс: кандидаты оценивают вакансию, а компания — кандидатов. Лица, занимающиеся подбором персонала, должны продумать, как наилучшим образом создать положительный имидж компании.

Рекомендуется использовать комплекс методов отбора, подходящих для оценки как обязательных, так и желательных критериев, изложенных в профиле должности, поскольку это повысит объективность принятия решений, что затруднительно только посредством собеседования.

Вопросы на собеседовании и его структура должны одинаково применяться ко всем кандидатам.

Заметки, фиксирующие ход собеседования, должны вестись таким образом, чтобы к ним можно было обратиться впоследствии при оценке кандидатов по требованиям к должности и при принятии решений. Заметки о собеседовании и любые другие заметки о кандидате, сделанные в процессе найма и отбора, должны быть предоставлены в отдел кадров после завершения процесса отбора и будут храниться в течение как минимум 6 месяцев после завершения процесса отбора.

В случае если кандидаты обратятся с просьбой предоставить отзыв об их выступлении в ходе отборочного процесса, этим должен заняться руководитель, ответственный за набор персонала, хотя при необходимости он может поручить это другому члену отборочной комиссии.

Неудачным кандидатам на собеседовании следует отвечать вежливо и тактично, и они, как минимум, получат телефонное уведомление или письменное извещение о результатах отборочного процесса.

Судьи

Информация, запрашиваемая у рекомендателей, должна быть структурирована с учетом требований вакансии, и должностная инструкция должна быть предоставлена. Следует отметить, что многие организации придерживаются политики отказа от предоставления личных рекомендаций, и поэтому предоставляемые рекомендации могут лишь подтверждать сведения о текущем назначении. Это гораздо менее вероятно в случае рекомендаций для академических должностей, которые имеют более личный характер.

По всем вакансиям будут взяты две рекомендации, одна из которых должна быть рекомендацией с места текущей работы.

Если назначение срочное, менеджер по найму может попытаться получить устная/телефонная рекомендация для успешного кандидата при условии соблюдения стандартных процедур. Любые устные рекомендации должны быть подтверждены письменными в течение 2 месяцев с даты начала работы кандидата.

Рефери не должны быть опрошены без согласия кандидата, и предоставленная информация должна считаться конфиденциальной.

Все рекомендации должны включать подтверждение пригодности (насколько это известно) кандидатов для работы с лицами младше 18 лет.

Запись на прием

Признается, что во многих случаях целесообразно сделать устное предложение в кратчайшие сроки после завершения отборочного процесса, чтобы повысить эффективность работы Malvern International по привлечению выбранного кандидата. В таких случаях устное предложение, как правило, делает руководитель отдела по подбору персонала, хотя он вправе по своему усмотрению делегировать эту обязанность, если сочтет это целесообразным.

Назначения обычно производятся с учетом минимальной заработной платы, указанной в объявлении, если только непосредственно релевантный опыт не оправдывает дополнительных надбавок. Следует получить консультацию от отдела кадров, если предполагается назначение на максимальный уровень заработной платы, указанной в объявлении.

После принятия решения о приеме на работу необходимо заполнить и вернуть в отдел кадров бланк предложения о работе. Затем отдел кадров подготовит письменное предложение о работе. Предложения о работе, как правило, зависят от удовлетворительных рекомендаций, проверки квалификации и любых других соответствующих проверок, таких как проверка права на работу, проверка судимости, запрета на преподавание и проверки DBS.

Примечание. Если до начала срока действия не будет предоставлен и проверен сертификат DBS, будет проводиться оценка рисков, которая будет пересматриваться ежемесячно до тех пор, пока сертификат DBS не будет подтвержден.

Преподавателям предлагается ежегодно проходить обновление данных в системе DBS. Расходы, связанные с этим, будут возмещены при условии, что они работают в компании Malvern International, и после представления чека.

Заявители на визу по маршруту квалифицированного рабочего (общий) должны предоставить справку об отсутствии судимости. Любой иностранный заявитель потребует справку о несудимости из-за рубежа.

Компания может по своему усмотрению предложить успешным кандидатам помощь в переезде, где это уместно. Решения относительно поддержки при переезде будут приниматься в каждом конкретном случае, с учетом требований к должности, потребностей бизнеса и индивидуальных обстоятельств. Любой предложенный пакет помощи при переезде будет письменно подтвержден в рамках предложения о работе.

Все новые сотрудники обязаны пройти обучение по программам Safeguarding и Prevent соответствующего уровня, исходя из их должности.

Индукция

Индукция – это заключительный этап процесса найма. После того, как успешный кандидат принял предложение о работе и согласована дата начала, менеджер линейного подразделения (руководитель) отвечает за подготовку всеобъемлющей программы адаптации для нового сотрудника, которая будет включать обучение по вопросам защиты, предупреждения и охраны труда и техники безопасности.

Обязанности

Руководитель отдела (также может быть менеджером по найму)

• Оценка необходимости должности (должностей) в соответствии с планом укомплектования штата и бюджетом отдела.
• Обеспечение комплексной программы вводного инструктажа для любого нового сотрудника

Менеджер по найму

• Взаимодействие с руководителем отдела, отделом кадров и финансовым отделом для определения того, является ли вакансия вакансией на замену, новой вакансией или существующей вакансией, требующей пересмотра.
• Гарантировать, что все новые/измененные должности будут иметь заполненную форму «Разрешение на найм» до объявления каких-либо вакансий.
• Обсуждение любых потенциальных трудностей в найме с HR.
• Подготовка описания вакансии, профиля кандидата и проекта объявления о найме.
• Согласование плана найма и сроков с HR.
• Подготовка краткого списка кандидатов для собеседования.
• Ведение письменных записей обо всех этапах отбора, заметок к собеседованиям и принятых решениях по итогам собеседований.
• Сделать устное предложение о работе.
• Предоставление обратной связи неуспешным кандидатам, прошедшим в краткий список, по их запросу, обеспечивая соблюдение требований равных возможностей.
• Гарантия того, что все новые/пересмотренные предложения должны иметь заполненную форму ‘предложение о работе’ перед выдачей любого официального предложения или контракта.
• Подготовка комплексной программы адаптации для нового сотрудника.
• Получение недостающих документов до начала работы для обеспечения соблюдения требований (первоначальную переписку осуществляет отдел кадров).

ЧР

• Предоставление профессиональных консультаций по кадровым вопросам, включая бенчмаркинг заработной платы, содержание должностных инструкций/профилей должностей и рекламу.
• Размещение объявлений о вакансиях.
• Обеспечение соблюдения политики найма Malvern International всеми агентствами и внешними консультантами, участвующими в процессе найма.
• Проведение проверок перед приемом на работу
• Выдача письменных предложений о работе и трудовых договоров.
• Выполнение любых других задач, согласованных в рамках сроков подбора персонала, как это согласовано с нанимающим менеджером.
• Первоначальный поиск и сбор недостающих документов / бумажной работы для соблюдения требований.
• Проведение ознакомления с отделом кадров со всеми новыми сотрудниками.
• Мониторинг и пересмотр процесса подбора персонала и поддерживающих политик/руководств.

______________________________________________________________________

Одобрение политики