Politica sui reclami

Introduzione

Malvern International, compreso Language in Action, ritiene che quanto prima vengano sollevate eventuali preoccupazioni o reclami, tanto meglio sarà per tutte le parti coinvolte, al fine di evitare che la situazione degeneri.

I dipendenti sono incoraggiati a sollevare eventuali dubbi o lamentele il prima possibile con il proprio Line Manager in un contesto informale. Tuttavia, se la questione riguarda il Line Manager, il problema può essere sollevato con il Responsabile delle Risorse Umane, che fornirà indicazioni su come procedere.

L'Azienda riconosce che potrebbe non essere possibile o appropriato risolvere ogni preoccupazione informalmente. In tal caso, i dipendenti dovrebbero utilizzare la procedura di reclamo formale descritta di seguito.

Questa politica non fa parte del tuo contratto di lavoro con l'Azienda e può essere modificata di volta in volta.

Processo

Passaggio 1 – Reclamo scritto

Il reclamo deve essere presentato per iscritto al Manager del dipendente e/o al Responsabile delle Risorse Umane e deve fornire una spiegazione sufficiente della base del reclamo ed esporre l'esito desiderato.

Un reclamo dovrebbe normalmente essere sollevato entro tre mesi dalla data in cui il problema è sorto o l'incidente si è verificato.

Fase 2 – Indagine

Le risorse umane indagheranno o organizzeranno un'indagine appropriata sul reclamo, e potrebbe essere necessario organizzare una riunione investigativa con tutte le parti interessate.

Passo 3 – Incontro

Una riunione per la trattazione dei reclami può essere indetta per discutere il reclamo con il dipendente. La riunione si terrà normalmente entro dieci giorni lavorativi dalla presentazione formale del reclamo.

A seguito di ulteriori indagini, la Società confermerà la decisione per iscritto e spiegherà la procedura di ricorso entro 5 giorni lavorativi.

Passo 4 – Ricorso

Se il dipendente non è soddisfatto dell'esito, può presentare ricorso per iscritto alle Risorse Umane entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione della risposta dell'Azienda.

Un'udienza d'appello sarà normalmente fissata entro 10 giorni dal ricevimento della lettera di appello e la decisione d'appello sarà definitiva.

NB: Saranno necessari tutti gli sforzi ragionevoli per partecipare alle riunioni investigative, di reclamo e di ricorso. Se i dipendenti sono impossibilitati o non disposti a partecipare alle riunioni senza una valida ragione, l'azienda potrà prendere una decisione basata sulle prove disponibili in loro assenza.

Formato Riunione Reclami (se appropriato)

• In ogni fase, il dipendente riceverà una comunicazione scritta con la data concordata per l'incontro.
• Il dipendente deve, all'inizio di ogni riunione, presentare i motivi del proprio reclamo.
• Il responsabile, il rappresentante delle risorse umane e il rappresentante dei dipendenti (ove applicabile) possono sollevare domande.
• Il Manager aggiornerà la riunione per esaminare i punti sollevati.
• A seguito di un rinvio, il Manager presenterà le sue conclusioni di persona o direttamente per iscritto.

Mediazione

Nella maggior parte dei casi, sarà possibile risolvere i problemi sia attraverso discussioni informali sia attraverso il processo di reclamo descritto sopra.

Tuttavia, la mediazione può essere appropriata come processo alternativo o aggiuntivo. Entrambe le parti devono acconsentire alla mediazione.

La mediazione è un processo confidenziale che mira a trovare un terreno d'intesa per la risoluzione volontaria delle questioni sollevate. Può essere facilitata tramite le Risorse Umane o da una terza parte esterna come ACAS.

Il mediatore può suggerire modi per raggiungere una soluzione, ma non può imporre il proprio giudizio o la propria decisione sulla questione in disputa.

Approvazione della politica