Politica di reclutamento

Introduzione

Malvern International riconosce che i propri dipendenti sono fondamentali per il proprio successo e, pertanto, deve essere in grado di attrarre e fidelizzare personale di altissimo livello; a tal fine, è essenziale adottare un approccio strategico e professionale alle assunzioni.

Lo scopo della presente politica è quello di fornire un quadro di riferimento per il reclutamento e la selezione del personale sulla base dei principi in essa enunciati, che soddisfano inoltre i requisiti della Politica in materia di uguaglianza, diversità e inclusione di Malvern International, dell’Equalities Act 2010 e di tutte le altre normative vigenti in materia di lavoro.

Ambito di applicazione

Questa politica copre tutte le attività che fanno parte del processo di reclutamento e selezione per Malvern International, compreso “Language in Action”. È applicabile a reclutamento di tutto il personale. Affinché la politica e la procedura siano efficaci, è essenziale che ogni dipendente coinvolto in qualsiasi aspetto del reclutamento e/o della selezione del personale sia a conoscenza di questo documento e lo segua. In ultima analisi, è responsabilità del team di alta direzione, in collaborazione con le Risorse Umane, garantire che ciò avvenga.

Principi fondamentali

Malvern International adotta un approccio al reclutamento basato sul principio della libera concorrenza.

Malvern International si impegnerà a selezionare il candidato più idoneo per la posizione in base al merito. Il processo di reclutamento e selezione dovrà garantire l'individuazione della persona più adatta al ruolo e all'azienda.

Malvern International intende favorire l'assunzione di personale con disabilità e provvederà ad apportare adeguamenti ragionevoli in tutte le fasi del processo di selezione e, se necessario, affinché un candidato con disabilità selezionato possa ricoprire l'incarico.

Malvern International garantirà che il reclutamento e la selezione del personale siano condotti in modo professionale, tempestivo e attento alle esigenze, nel rispetto della normativa vigente in materia di lavoro.

Malvern International fornirà formazione, sviluppo professionale e supporto adeguati a coloro che sono coinvolti nelle attività di reclutamento e selezione, al fine di rispettare questo principio fondamentale. Ogni membro del personale coinvolto nella selezione del personale deve accertarsi di essere adeguatamente formato e in grado di rispettare i requisiti della presente politica e procedura. Come requisito minimo, ogni membro del personale che prenda parte a qualsiasi attività prevista dalla presente politica e procedura deve aver prima completato la formazione EDI.

Il processo di reclutamento e selezione è un’attività fondamentale e dovrebbe contribuire a rafforzare la reputazione di Malvern International. Malvern International tratterà tutti i candidati in modo imparziale, equo ed efficiente, con rispetto e cortesia, con l’obiettivo di garantire che l’esperienza dei candidati sia positiva, indipendentemente dall’esito.

Malvern International promuoverà le migliori pratiche in materia di reclutamento e selezione. Svilupperà costantemente le proprie procedure di reclutamento e selezione per consentire l'integrazione di nuove idee e approcci.

Malvern International garantirà che il proprio processo di reclutamento e selezione sia economicamente vantaggioso.

Se un membro del personale coinvolto nel processo di reclutamento ha una relazione personale o familiare stretta con un candidato, deve dichiararla non appena viene a conoscenza della candidatura dell'individuo ed evitare qualsiasi coinvolgimento nel processo decisionale di reclutamento e selezione.

Tutta la documentazione relativa ai candidati sarà trattata in modo confidenziale in conformità con il GDPR.

I candidati avranno il diritto di accedere a qualsiasi documentazione in loro possesso in conformità con il GDPR.

Procedura di reclutamento e selezione

Ci sono una serie di fasi chiave nel processo di reclutamento e selezione. La presente politica delinea le fasi chiave. Ulteriori consigli e indicazioni sono disponibili presso le Risorse Umane (HR).

Fase preparatoria

Il processo di reclutamento e selezione non dovrebbe iniziare finché non sarà stata completata una valutazione completa della necessità del ruolo rispetto ai piani strategici e al budget dell'area.

L’assunzione del personale terrà conto dell’esigenza di Malvern International di nuove idee e approcci e, inoltre, dovrà sostenere l’impegno dell’azienda a garantire una forza lavoro diversificata, cercando in modo proattivo di attrarre gruppi sottorappresentati, al fine di massimizzare la propria capacità di soddisfare le diverse esigenze degli studenti.

Il reclutamento dovrebbe far parte integrante della strategia di personale dell'area e dovrebbe tenere conto della necessità di eventuali iniziative di ‘azione positiva’ in corso. L ‘azione positiva’ è lecita ai sensi del Equality Act 2010 e si riferisce ai passaggi che un datore di lavoro può intraprendere per incoraggiare la candidatura di persone che condividono una caratteristica protetta (ad esempio, un certo genere o razza) che sono sottorappresentate in una particolare area della forza lavoro.

Tutti i post nuovi o modificati devono essere formalmente revisionati prima di essere pubblicizzati.

L'autorizzazione formale all'assunzione per una posizione dovrebbe essere richiesta prima di iniziare il processo di selezione completando il modulo ‘Autorizzazione all'assunzione’, disponibile presso le Risorse Umane.

Se un responsabile ritiene che possano esserci potenziali difficoltà nel reclutamento per un posto, dovrebbe contattare le risorse umane per ottenere consulenza e indicazioni sui tassi di mercato comparativi e sulle opzioni per azioni appropriate.

Descrizione del lavoro e profilo del candidato

A descrizione del lavoro e il profilo professionale deve essere prodotto o aggiornato per qualsiasi posto vacante da coprire.

La descrizione del lavoro dovrebbe riflettere accuratamente gli elementi della posizione.

La specifica della persona dovrebbe indicare i criteri essenziali e desiderabili in termini di competenze, attitudini, conoscenze ed esperienze per il lavoro, tutti direttamente correlati al lavoro e applicati equamente a tutti i candidati. Bisogna prestare attenzione nella stesura della specifica della persona per garantire che eventuali criteri utilizzati non discriminino indirettamente determinati gruppi di candidati.

Pubblicità

Come minimo, tutte le posizioni saranno normalmente pubblicizzate internamente. Ciò contribuirà a massimizzare le pari opportunità e a fornire al personale opportunità di sviluppo professionale, mantenendo così le competenze e l'esperienza del personale esistente. In circostanze eccezionali, in consultazione con le Risorse Umane, un dipartimento può rinunciare alla necessità di pubblicizzare. Ciò includerà probabilmente posizioni che richiedono competenze specialistiche, laddove il Responsabile delle Assunzioni del dipartimento possa dimostrare che è stata condotta una ricerca approfondita e che la persona nominata è la più adatta per la posizione.

In determinate circostanze può essere più efficace avvalersi di un'agenzia di reclutamento. Ciò deve essere discusso e concordato con l'Ufficio Risorse Umane. Ciò, tuttavia, non eliminerà la necessità di pubblicizzare la posizione internamente e qualsiasi agenzia esterna o consulente che assista nel processo dovrà agire in conformità con questa politica e nel rispetto dei nostri requisiti di pari opportunità.

I dipendenti che sono stati in una posizione ad interim che diventa successivamente vacante dovranno candidarsi per la posizione quando verrà pubblicizzata, ma in tali casi la posizione può essere pubblicizzata, in circostanze eccezionali, solo a livello interno.

Tutte le pubblicità devono essere effettuate tramite le Risorse Umane, salvo diversi accordi formalmente concordati in anticipo con le Risorse Umane.

Tutti pubblicità deve essere conveniente e concordato in anticipo con le Risorse Umane utilizzando le piattaforme appropriate per attrarre candidati che possano avere competenze, conoscenze ed esperienze specifiche (siti web EFL e specifici del settore). 

Selezione dei candidati

Selezione preliminare

Selezione preliminare può coinvolgere l'intero panel ma deve essere svolto da un minimo di 2 persone per evitare ogni possibilità di parzialità, una delle quali sarebbe normalmente il diretto superiore.

Le Risorse Umane possono inizialmente (su richiesta del Manager Assumente) creare una rosa di candidati basandosi sulle competenze, sull'esperienza e sulle qualifiche richieste per il ruolo, altrimenti le Risorse Umane normalmente non faranno parte di una commissione a meno che non si tratti di una commissione per nomine senior. Ove necessario, sarà richiesto di compilare moduli di candidatura piuttosto che basarsi solo sull'invio di un curriculum vitae e di una lettera di presentazione.

In conformità con Equality Act 2010, i candidati preselezionati dovrebbero anche essere invitati a indicare se vi siano particolari accordi o ragionevoli accomodamenti che potrebbero essere apportati affinché possano partecipare pienamente al processo di selezione.

Tutti i candidati (interni ed esterni) devono essere valutati obiettivamente rispetto ai criteri di selezione stabiliti in Specifica personale, e solo i candidati che soddisfano tutti i criteri essenziali dovrebbero essere selezionati per la rosa ristretta. Non si dovrebbero fare supposizioni sulle qualità dei candidati interni.

Selezione e colloquio

Il colloquio dovrebbe essere normalmente condotto da un minimo di due persone, di cui una deve essere il Responsabile delle Assunzioni. Uno dei membri della commissione avrà completato la formazione Safer Recruitment in Education.

La selezione è un processo bidirezionale: i candidati valutano il ruolo e Malvern International. Chi si occupa delle assunzioni dovrebbe riflettere su come trasmettere al meglio un’immagine positiva.

Si raccomanda di utilizzare una gamma di metodi di selezione che siano adatti alla valutazione sia dei criteri essenziali che desiderabili nella persona specifica, in quanto ciò migliorerà il processo decisionale obiettivo, che è difficile da ottenere solo tramite colloquio.

Le domande del colloquio e la struttura del colloquio dovrebbero essere applicate in modo coerente a tutti i candidati.

Si devono prendere appunti durante il colloquio in modo che possano essere consultati in seguito per valutare i candidati rispetto alla descrizione della persona e per prendere decisioni. Gli appunti del colloquio e qualsiasi altra nota sul candidato presa durante il processo di reclutamento e selezione devono essere forniti all'Ufficio Risorse Umane dopo il processo di selezione e conservati per un minimo di 6 mesi dopo il processo di selezione.

Nel caso in cui i candidati richiedano un feedback sulle loro prestazioni nel processo di selezione, questo dovrà essere gestito dal Responsabile delle assunzioni, sebbene possa delegarlo a un altro membro del comitato, ove opportuno.

I candidati che non hanno superato il colloquio devono essere trattati con cortesia e sensibilità e riceveranno, come minimo, una notifica telefonica o scritta sull'esito del processo di selezione.

Arbitri

Le informazioni richieste ai referenti dovrebbero essere strutturate attorno ai requisiti del lavoro e dovrebbe essere fornita la descrizione del lavoro. Si noti che molte organizzazioni hanno una politica di non fornire referenze personali e pertanto le referenze fornite potrebbero solo confermare i dettagli dell'incarico attuale. È molto meno probabile che questo sia il caso delle referenze per incarichi accademici che sono di natura più personale.

Per tutti i posti, verranno richiesti due referenti, uno dei quali deve essere una referenza lavorativa del datore di lavoro attuale.

Se l'appuntamento è urgente, l'Hiring Manager può cercare di ottenere un riferimento verbale/telefonico per il candidato prescelto a condizione che vengano seguite le procedure standard. Qualsiasi referenza verbale dovrà essere confermata per iscritto entro 2 mesi dalla data di inizio dell'impiego del candidato.

Gli arbitri non devono essere contattati senza il consenso del candidato e le informazioni fornite devono essere trattate in modo confidenziale.

Tutti i riferimenti devono includere la conferma dell'idoneità (per quanto a loro conoscenza) dei candidati a lavorare con minori di 18 anni.

Fissare l'appuntamento

È risaputo che in molti casi è opportuno formulare un’offerta verbale subito dopo il processo di selezione, al fine di aumentare la capacità di Malvern International di assumere il candidato prescelto. In tali casi, l’offerta verbale viene solitamente formulata dal responsabile delle assunzioni, sebbene questi abbia la facoltà di delegare tale responsabilità qualora lo ritenga opportuno.

Gli appuntamenti verranno solitamente effettuati al minimo dello stipendio pubblicizzato, a meno che un'esperienza direttamente pertinente non giustifichi incrementi aggiuntivi. Si consiglia di chiedere consiglio alle Risorse Umane se l'intenzione è di nominare al massimo dello stipendio pubblicizzato.

Una volta presa una decisione in merito alla selezione, è necessario compilare un modulo di offerta di lavoro e restituirlo all'Ufficio Risorse Umane. L'Ufficio Risorse Umane produrrà quindi un'offerta di lavoro scritta. Le offerte di lavoro sono normalmente soggette a referenze soddisfacenti, verifica delle qualifiche e altre verifiche appropriate, come verifiche sul diritto al lavoro, controllo del casellario giudiziale, divieto di insegnamento e controlli DBS.

Nota – se un certificato DBS non è stato fornito e verificato entro la data di inizio, verrà effettuata una valutazione del rischio che sarà revisionata mensilmente fino alla convalida del certificato DBS.

I professionisti del settore accademico sono invitati a iscriversi al servizio di aggiornamento DBS con cadenza annuale. I relativi costi saranno rimborsati fintanto che saranno dipendenti di Malvern International e previa presentazione di una ricevuta.

I richiedenti del visto Skilled Worker route (generale) devono fornire un certificato penale. Qualsiasi richiedente straniero necessiterà di un certificato penale estero.

L'Azienda potrà, a sua discrezione, offrire assistenza per il trasferimento ai candidati selezionati, ove opportuno. Le decisioni relative al supporto per il trasferimento saranno prese caso per caso, tenendo conto dei requisiti della posizione, delle esigenze aziendali e delle circostanze individuali. Qualsiasi pacchetto di trasferimento offerto sarà confermato per iscritto come parte dell'offerta di lavoro.

Tutti i nuovi reclute sono tenuti a completare la formazione su Safeguarding e Prevent al livello pertinente al loro ruolo.

Induzione

L'inserimento è la fase finale del processo di reclutamento. Una volta che il candidato prescelto ha accettato l'offerta di impiego e la data di inizio è stata concordata, il line manager è responsabile della preparazione di un programma di inserimento completo per il nuovo dipendente che includerà formazione su Safeguarding, Prevent e Salute e Sicurezza.

Responsabilità

Responsabile di dipartimento (potrebbe anche essere a volte il Responsabile delle assunzioni)

• Valutare la necessità del/dei posto/i in linea con il piano organico e il budget del dipartimento.
• Garantire un programma di inserimento completo per ogni nuovo dipendente

Responsabile delle assunzioni

• In collaborazione con il Capo Dipartimento, le Risorse Umane e la Finanza per determinare se un posto vacante sia una sostituzione, un nuovo posto o un posto esistente che richiede una revisione.
• Assicurare che tutti gli annunci di lavoro nuovi/modificati abbiano un modulo di Autorizzazione alle Assunzioni completato prima della pubblicazione di eventuali posizioni vacanti.
• Discutendo eventuali difficoltà nel reclutamento con le risorse umane.
• Preparazione di una descrizione del lavoro, specifica della persona e bozza di annuncio.
• Concordare il piano di reclutamento e le tempistiche con le risorse umane.
• Preparare una lista ristretta di candidati per il colloquio.
• Tenere registri scritti di tutte le fasi di selezione, sugli appunti dei colloqui e sulle decisioni relative ai colloqui.
• Fare un'offerta verbale di impiego.
• Fornire un feedback ai candidati non selezionati e inclusi nella short-list, su loro richiesta, assicurando che siano rispettati i requisiti di pari opportunità.
• Assicurare che tutte le nuove/revisionate offerte abbiano un modulo di ‘offerta di impiego’ completato prima del rilascio di qualsiasi offerta formale o contratto.
• Preparare un programma di inserimento completo per il nuovo dipendente.
• Inseguire i documenti cartacei in sospeso prima delle date di inizio per garantire la conformità (le Risorse Umane effettueranno il primo sollecito)

Risorse Umane

• Fornire consulenza professionale HR in materia di benchmarking salariale, contenuto delle descrizioni delle mansioni/profili professionali e pubblicità.
• Pubblicare annunci di lavoro.
• Garantire che tutte le agenzie o i consulenti esterni che collaborano al processo di selezione rispettino la Politica di selezione di Malvern International.
• Eseguire controlli pre-assunzione
• Emissione di offerte scritte di assunzione e contratti di lavoro.
• Svolgere qualsiasi altro compito concordato come parte delle tempistiche di reclutamento, come concordato con il Responsabile delle assunzioni.
• Inseguimento iniziale di documenti e pratiche in sospeso per la conformità.
• Completamento dell'orientamento HR con tutti i nuovi dipendenti.
• Monitoraggio e revisione del processo di reclutamento e delle relative politiche/linee guida di supporto.

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Approvazione politica