Supplément de protection des données pour les étudiants de LiA

Supplément de protection des données pour les étudiants de LiA

1. Objet et portée

Le présent supplément applique la politique de protection des données « Malvern International » du RGPD au programme « Language in Action » (LiA) destiné aux moins de 18 ans. Il traite des catégories de données spécifiques au travail avec les enfants, des personnes habilitées à exercer les droits relatifs aux données au nom des élèves, ainsi que de l’interaction entre la législation sur la protection des données et la protection de l’enfance. Il s'applique à l'ensemble du personnel de LiA, aux prestataires et aux agences partenaires, et doit être lu conjointement avec la politique du Groupe. Le délégué à la protection des données (gdpr@malvernplc.com) reste l'interlocuteur pour toutes les demandes, réclamations et violations.

2. Données spéciales que nous traitons

Dans la prestation de programmes pour les moins de 18 ans, LiA traite régulièrement des données particulières en vertu de l'article 9 du RGPD britannique, notamment : des données de santé (allergies, conditions médicales, médicaments prescrits, dossiers de premiers secours et d'incidents médicaux), des exigences alimentaires qui peuvent révéler des convictions religieuses, des dossiers de protection et de bien-être, et des images d'élèves.

Ces données sont traitées dans les conditions d'intérêt public substantiel – protection des enfants et des personnes à risque (Data Protection Act 2018, Annexe 1, Partie 2) – et, en cas d'urgence, pour protéger les intérêts vitaux d'un étudiant. Les informations de santé collectées avant l'arrivée par le biais du processus d'inscription sont partagées uniquement avec le personnel qui en a besoin pour assurer la sécurité de l'étudiant (par exemple, la direction du centre et la restauration pour les allergies). Des identificateurs d'allergie visibles ne sont utilisés que lorsque cela est nécessaire pour protéger la sécurité de l'étudiant.

3. Droits des données des élèves de moins de 18 ans

Les élèves ne perdent pas leurs droits sur leurs données personnelles du fait qu'ils sont mineurs, et les parents ne les acquièrent pas automatiquement. Toute demande concernant les données d'un élève – émanant de l'élève, d'un parent ou tuteur, ou d'un mandataire – doit être immédiatement transmise au délégué à la protection des données, qui vérifiera l'identité et la qualité du demandeur avant de répondre. En règle générale, les parents ou tuteurs exercent les droits pour le compte des enfants les plus jeunes, tandis que les élèves plus âgés et d'une maturité suffisante peuvent exercer leurs propres droits ; le DPO évalue cela au cas par cas. Les demandes sont traitées dans un délai d'un mois, conformément à la loi.

4. Partage d'informations pour la protection

La loi sur la protection des données n'empêche pas le partage d'informations dans le but d'assurer la sécurité des enfants. La crainte de violer le RGPD du Royaume-Uni ne doit jamais entraver le signalement ou l'escalade d'une préoccupation en matière de protection, conformément au paragraphe 2025 de Keeping Children Safe in Education (KCSIE).

Conformément à la politique du Groupe en matière de protection et de prévention, et à l'addendum opérationnel de mise en œuvre de la politique en matière de protection et de prévention de LiA, les divulgations de protection — à la chaîne DSL, au responsable du service local désigné (LADO), à la police, aux services statutaires, ou aux parents et tuteurs d'un élève — ne nécessitent pas le consentement de la personne concernée. Ces divulgations sont effectuées sur la base du besoin d'en connaître et documentées conformément à l'addendum.

5. Règles de manipulation pratiques

• Accès basé sur le besoin d'en connaître : les données personnelles des étudiants ne sont accessibles qu'au personnel qui en a besoin pour exercer ses fonctions, conformément au principe de moindre privilège du Groupe.
• Les images et témoignages des étudiants sont utilisés à des fins publicitaires uniquement sur la base du consentement parental recueilli avant l'arrivée ; tout retrait de consentement est traité sans délai.
• Les registres de protection et de bien-être sont conservés pendant au moins sept ans, ou jusqu'à ce que l'étudiant atteigne l'âge de 25 ans, le plus tardif des deux étant retenu ; les autres registres d'étudiants suivent le calendrier de conservation du Groupe.
• Les données des élèves ne doivent jamais être stockées sur des appareils personnels ou partagées via des comptes ou des canaux personnels.
• Toute violation suspectée impliquant des données d'étudiants est immédiatement signalée à gdpr@malvernplc.com et, lorsque la protection des enfants peut être affectée, au DSL LiA en parallèle.

6. Documents connexes

• Malvern International Politique de protection des données conformément au RGPD
• Politique de protection du groupe et de prévention et Addendum à la mise en œuvre opérationnelle de la protection et de la prévention de LiA
• Politique de confidentialité (site web)
• Politique et procédure de traitement des plaintes des étudiants (Demandes d'accès aux données personnelles, Section 4)
• Politique et procédure de sécurité en ligne et de cyberharcèlement (informations personnelles en ligne)