سياسة الإفصاح للصالح العام (الإبلاغ عن المخالفات)

مقدمة

تلتزم شركات Malvern وInternational و«Language in Action» بإدارة أعمالنا بأمانة ونزاهة، وننتظر من جميع الموظفين الالتزام بمعايير عالية. ومع ذلك، تواجه جميع المؤسسات خطر حدوث أخطاء من حين لآخر، أو التورط دون قصد في سلوك غير قانوني أو غير أخلاقي. إن ثقافة الانفتاح والمساءلة أمر ضروري لمنع حدوث مثل هذه المواقف أو التعامل معها عند حدوثها.

تهدف هذه السياسة إلى:

• شجع الموظفين على الإبلاغ عن أي مخالفات مشتبه بها في أقرب وقت ممكن، مع العلم بأنه سيتم أخذ مخاوفهم على محمل الجد والتحقيق فيها حسب الاقتضاء، وأنه سيتم احترام سريتهم.
• تزويد الموظفين بتوجيهات حول كيفية طرح تلك المخاوف.
• طمئن الموظفين بأنه ينبغي لهم أن يكونوا قادرين على طرح مخاوفهم المشروعة بحسن نية دون خوف من الانتقام، حتى لو تبين أنهم مخطئون.

تنطبق هذه السياسة على جميع الموظفين والعاملين والمتعاقدين في الشركة.

النطاق

تغطي هذه السياسة حق الموظف في إثارة مخاوف، تُعرف باسم الإفصاح، بشأن أي مخالفات مشتبه بها أو مخاطر في العمل. قد يشمل ذلك:

• جريمة جنائية.
• عدم الامتثال لالتزام قانوني أو متطلب تنظيمي.
• ظلم.
• تعريض صحة وسلامة الفرد للخطر.
• ضرر على البيئة.
• الرشوة (سواء بدفع الرشوة أو تلقيها).
• من المحتمل أن يضر بسمعتنا.
• الكشف غير المصرح به عن معلومات سرية.
• الاحتيال المالي أو سوء الإدارة.
• التعمد في إخفاء أي من الأمور المذكورة أعلاه.

لا ينبغي استخدام هذه السياسة في الشكاوى المتعلقة بالظروف الشخصية للموظفين، مثل معاملتهم في مكان العمل، حيث إن سياسة الشركة الخاصة بمعالجة الشكاوى تهدف إلى معالجة المخاوف في هذا المجال.

تلتزم شركة Malvern International بحماية الموظف من أي ادعاءات شخصية أو أي شكل من أشكال التمييز أو المضايقة أو التنمر نتيجة للإفصاح الذي يتم بحسن نية. إذا كنت غير متأكد مما إذا كان أمر ما يندرج ضمن نطاق هذه السياسة، فيجب عليك طلب المشورة من رئيس قسم الموارد البشرية.

إجراء

التقارير والتحقيقات

إذا كان لدى الموظف سبب يدعوه للاعتقاد بحدوث فعل يندرج ضمن نطاق هذه السياسة، فيجب عليه الإبلاغ عن هذه المسألة كتابةً إلى مديره المباشر، مع الإشارة إلى أن هذا الإبلاغ يتم بموجب أحكام سياسة الإبلاغ عن المخالفات. وإذا كان الشاغل يتعلق بمدير الموظف، فيجب إثارة الأمر مع شخص أعلى رتبة في المؤسسة.

يجب على الموظف تقديم تفاصيل الأسباب التي تدعوه إلى القلق. وليس من الضروري وجود دليل قاطع على أن مثل هذا الفعل يجري ارتكابه، أو قد ارتُكب بالفعل، أو من المحتمل أن يُرتكب؛ فعادةً ما يكفي وجود أدلة تدعم اعتقادًا معقولاً.

سيقوم المدير المباشر بإجراء التحقيق بدعم من رئيس قسم الموارد البشرية. وستُعقد اجتماعات التحقيق مع الموظف وأي أطراف أخرى ذات صلة. ويجوز للموظفين اصطحاب زميل أو ممثل معهم إلى الاجتماعات التي تُعقد بموجب هذه السياسة. ويجب على المرافق احترام سرية المعلومات التي يتم الكشف عنها وأي تحقيق لاحق.

إذا تم رفع ادعاء كاذب وتبين أن الموظف مذنب، أو متورط في مخالفة، أو أثار مخاوف بقصد سيئ أو خارج نطاق هذه السياسة، فقد يتم اتخاذ إجراءات تأديبية تصل إلى الفصل دون إشعار لسوء سلوك جسيم.

الجداول الزمنية

وسنسعى إلى إطلاع الموظفين على سير التحقيق والجدول الزمني المتوقع له. ومع ذلك، قد تحول متطلبات السرية دون الكشف عن تفاصيل محددة تتعلق بالتحقيقات أو النتائج التأديبية. ويجب على الموظفين التعامل مع جميع المعلومات التي يتلقونها بشأن أي تحقيق على أنها سرية.

نتائج

ورغم أننا لا نستطيع دائمًا ضمان تحقيق النتيجة التي قد يسعى إليها الموظف، فإننا سنبذل قصارى جهدنا لمعالجة جميع الشواغل بطريقة عادلة ومناسبة.

إذا كان الموظف غير راضٍ عن الطريقة التي تم بها التعامل مع شكواه، فيمكنه الاتصال بـ«بروتيكت» (المعروفة سابقًا باسم «ببليك كونسيرن آت وورك»)، وهي مؤسسة خيرية مستقلة معنية بالإبلاغ عن المخالفات:

• الهاتف: 0203 117 2520
• البريد الإلكتروني: whistle@protect-advice.org.uk
• الموقع الإلكتروني: www.protect-advice.org.uk

السرية

تحتفظ الشركة بسرية هوية الموظف قدر المستطاع. ومع ذلك، عندما يكون التحقيق الجنائي مطلوبًا، قد يحتاج الموظف كشاهد وسيتم إبلاغه بأي تأثير على السرية في أقرب فرصة.

نحن لا نشجع الإفصاحات المجهولة. قد يصبح التحقيق السليم أكثر صعوبة أو مستحيلاً إذا تعذر الحصول على مزيد من المعلومات. كما أنه من الأصعب التحقق مما إذا كانت المزاعم ذات مصداقية وتمت بحسن نية. يجب على الموظفين القلقين بشأن الانتقام التواصل مع الموارد البشرية لاتخاذ التدابير المناسبة للحفاظ على السرية.

في حالة وجود أي شك، يمكن للموظفين طلب المشورة من قسم الموارد البشرية أو من «بروتيكت» (Protect)، وهي مؤسسة خيرية مستقلة معنية بالإبلاغ عن المخالفات، والتي توفر خط مساعدة سريًّا.

الإفصاحات الخارجية

يهدف هذا السياسة إلى توفير آلية داخلية للإبلاغ عن المخالفات في مكان العمل والتحقيق فيها ومعالجتها، ويتم تشجيع الموظفين على طرح المخاوف داخليًا في المقام الأول. في معظم الظروف، لا ينبغي أن يكون من الضروري تنبيه الأطراف الخارجية.

يقر القانون بأنه قد تكون هناك حالات يكون من المناسب فيها الإبلاغ عن المخاوف إلى جهة خارجية مثل هيئة تنظيمية. ونادرًا ما يكون من المناسب، إن كان ذلك ممكنًا أصلاً، إخطار وسائل الإعلام. ويُشجَّع الموظفون بشدة على طلب المشورة قبل الإبلاغ عن المخاوف إلى جهات خارجية.

قد تتعلق الشكاوى المقدمة في إطار الإبلاغ عن المخالفات بأطراف ثالثة مثل العملاء أو الموردين أو مقدمي الخدمات. ويسمح القانون بالإبلاغ بحسن نية عندما يكون هناك اعتقاد معقول بأن الشكوى تتعلق بشكل أساسي بأفعالهم أو مسؤولياتهم القانونية. ومع ذلك، ينبغي عادةً الإبلاغ عن مثل هذه الأمور داخليًّا أولاً. ويجب على الموظفين الاتصال بمديرهم المباشر أو قسم الموارد البشرية للحصول على التوجيه اللازم.

موافقة على السياسة