Politiques

Conditions d'utilisation

COMMENT RÉSERVER

Veuillez nous contacter pour demander une réservation provisoire, en précisant le nombre d'étudiants, la tranche d'âge et les dates du séjour. Après avoir rempli notre formulaire de devis, nous vous enverrons une offre personnalisée comprenant un résumé de notre calendrier de paiement et de nos conditions générales.

La liste des prix des cours comprend

Frais de scolarité complets, matériel de cours et certificat de fin de cours.
Programme d'activités et d'excursions comme indiqué en fonction de la saison et du forfait choisi
Hébergement et tous les repas
Utilisation des installations du campus lorsqu'elles sont disponibles (dans le cadre d'un programme programmé)

Le prix du cours ne comprend pas (mais peut être demandé en supplément) :

Transferts vers et depuis le centre
Frais d'examen et livre de cours spécifique à l'examen, par exemple Trinity ou Cambridge
Frais d'excursions facultatives
Assurance

Les réservations sont garanties dès le versement du premier acompte de 25%.

CONDITIONS GÉNÉRALES CALENDRIER DE PAIEMENT POUR LES PROGRAMMES D'ÉTÉ

Les paiements peuvent être effectués en totalité ou fractionnés comme suit :

25% frais d'acompte pour confirmer la réservation
35% du total à payer avant le 1er avril
Solde (40% restants) à payer avant le 1er juin

CALENDRIER DE PAIEMENT POUR LES PROGRAMMES HORS ÉTÉ

Les paiements peuvent être effectués en totalité ou fractionnés comme suit :

25% frais d'acompte pour confirmer la réservation
35% du total à payer 60 jours avant l'arrivée des étudiants
Solde (restant 40%) 30 jours avant l'arrivée des étudiants

Si le solde n'est pas reçu à la date d'échéance (1er juin pour les admissions en été et 30 jours avant pour les admissions hors été), la LiA peut suspendre les services et libérer les lits réservés. Les frais d'annulation applicables s'appliqueront à la partie non libérée.

Si le paiement intégral n'est pas reçu avant l'arrivée, les cours seront suspendus. Aucun étudiant individuel ou en groupe ne sera autorisé à participer au programme réservé tant que le paiement approprié n'aura pas été reçu comme spécifié.

Les paiements doivent être suffisants pour couvrir les frais bancaires éventuels, car ceux-ci ne seront pas déduits du montant total dû.

Tout montant non reçu à la date d'échéance portera intérêt au taux de 2% par mois (calculé quotidiennement). Si un solde reste impayé quinze (15) jours après la date d'échéance, la LiA peut suspendre les services et/ou libérer les lits réservés ; les frais d'annulation standard s'appliqueront à toutes les places libérées. Des frais d'annulation standard s'appliqueront à toutes les places libérées. Des frais administratifs de retard de paiement peuvent également être facturés.

EXCURSIONS ET ACTIVITÉS SUPPLÉMENTAIRES

Des excursions et des activités supplémentaires peuvent être ajoutées à votre forfait de groupe, en concertation avec l'équipe de Language in Action. Le coût supplémentaire de ces activités sera ajouté à votre devis et à votre contrat.

Si nous ne sommes pas en mesure d'obtenir les billets nécessaires pour les excursions et activités supplémentaires demandées, nous vous en informerons par écrit.

Lors de la signature du contrat, toute excursion ou activité supplémentaire n'est pas remboursable, même en cas d'annulation du groupe ou de réduction du nombre de participants (voir la politique d'annulation et de réduction ci-dessous).

Language in Action peut, à sa discrétion, être en mesure d'offrir un remboursement total ou partiel des billets d'excursion ou d'activité supplémentaires s'ils peuvent être vendus à un autre groupe à une date ultérieure.

POLITIQUE D'ANNULATION ET DE RÉDUCTION (AVANT L'ARRIVÉE)

Champ d'application et base. Les frais sont appliqués à la Valeur totale de la réservation (frais de scolarité, hébergement, repas et services réservés). Pourcentage inclure l'acompte non remboursable par place.

L'acompte de 25% par place n'est pas remboursable dans tous les cas. Pour les places qui se présentent, l'acompte fait partie du prix et est crédité sur le solde.

Calendrier de conservation (par rapport à la date de début du programme)

≥ 60 jours : 25% de la valeur totale du paquet retenue (c'est-à-dire le dépôt).

59-28 jours : 40% de la valeur totale du paquet retenue.

27-7 jours : 75 la valeur totale du colis retenue.

< 7 jours : 90% de la valeur totale du paquet retenue.

Notes

Les réductions d'effectifs sont traitées au prorata comme des annulations de places réduites.
Conditions de refus de visa (le cas échéant) remplacer ce calendrier.
Aucun remboursement après le début des cours ou en cas de non-présentation (voir la politique d'abandon).

Exemple (à titre indicatif) : Total 10 000 £. Annulation 20 jours avant le début → £7,500 retenus ; £2,500 remboursés. Le dépôt de 2 500 £ fait partie des 7 500 £ retenues, il ne s'y ajoute pas.

Les conditions de refus de visa prévalent sur les conditions générales d'annulation. Les preuves (lettre de refus de l'UKVI + copie du passeport + preuve de paiement) doivent être reçues dans les sept (7) jours suivant la décision (voir ci-dessous pour plus d'informations).

VISAS

Certains étudiants ont besoin d'un visa d'étudiant ou d'un visa de touriste. Les étudiants/agents doivent contacter l'ambassade, le consulat ou le haut-commissariat de leur pays pour obtenir des informations supplémentaires et connaître les conditions d'entrée dans le pays de leur choix. L'obtention du visa adéquat relève de la seule responsabilité de l'étudiant ou de ses parents/tuteurs/agents.

Dépôts et lettres de soutien VISA

La documentation relative au VISA sera fournie lorsque nous aurons reçu les frais de dépôt de groupe 25% (étudiants en groupe) ou les frais de dépôt de visa de 300 livres sterling (étudiants individuels).

Délai de traitement du VISA

Report

Si le programme doit être reporté en raison de retards dans le traitement des visas, la LiA ne peut garantir que les allocations initiales seront appliquées et le changement de dates peut entraîner des frais supplémentaires.
Une communication écrite de report en raison de retards dans la délivrance des visas doit être reçue au plus tard deux semaines avant la date de début des cours.

Annulation pour cause de retard

Si l'agent souhaite annuler en raison de retards dans l'obtention du visa, les conditions suivantes seront appliquées :

Des frais de 300 £ par étudiant seront appliqués jusqu'à deux semaines avant le début des cours ;
500 £ par étudiant jusqu'à sept jours avant le début des cours ;
Le montant total sera facturé si l'annulation écrite est reçue moins de sept jours avant la date de début des cours.

Refus et annulation de VISA

Les annulations pour cause de refus de visa devront être accompagnées d'une copie du document de refus de visa et entraîneront les frais suivants :

Documents reçus 14 jours ou plus avant la date de début des cours : remboursement intégral moins 300 £ de frais de réservation par étudiant (groupes ou individus).
Les documents reçus 13 jours ou moins avant la date de début des cours entraîneront des frais de réservation de 300 £ par étudiant, plus 30% de la valeur totale du programme.

Veillez à prévoir suffisamment de temps pour le traitement des demandes de visa afin de minimiser les frais d'annulation résultant d'un refus de visa. La LiA ne peut être tenue responsable des décisions prises par les ambassades ou la police de l'immigration concernant les visas d'entrée ou les extensions de visa.

CHANGEMENTS

Changements et substitutions de services

La LiA peut modifier les caractéristiques des services (y compris les cours, les horaires, les lieux, l'hébergement, les installations et les dates des programmes) lorsque cela est raisonnablement nécessaire en raison de circonstances indépendantes de la volonté de la LiA, de contraintes liées aux fournisseurs ou aux lieux, d'exigences en matière de santé et de sécurité ou de sauvegarde, de travaux de construction, ou lorsque le nombre minimum de participants n'est pas atteint.
Les modifications non matérielles sont des ajustements qui ne réduisent pas la valeur globale du programme. Il peut s'agir, par exemple, d'ajustements de l'emploi du temps qui préservent le nombre total d'heures de cours hebdomadaires, d'une réaffectation des salles de classe ou des installations, d'une rotation des activités, d'un changement de nationalité des étudiants ou d'un changement de résidence d'un niveau équivalent ou supérieur dans la même ville/région ou à moins de 30 minutes de trajet. Les modifications non matérielles seront notifiées par courrier électronique et ne nécessitent pas d'approbation ; elles ne constituent pas une violation et ne donnent pas lieu à des remboursements ou à des crédits.
Changements importants Il s'agit de changements qui affectent matériellement les éléments essentiels de la réservation, tels qu'un changement de ville, le passage d'une salle de bain en-suite à une salle de bain commune, un changement de formule de pension (par exemple, pension complète à demi-pension), une réduction du nombre total d'heures de cours hebdomadaires de plus de 10%, ou un décalage de la date. Lorsqu'un changement important est nécessaire, la LiA émettra un avis de changement par courriel dès que possible et proposera, à sa discrétion, l'une des solutions suivantes :
- placement dans un programme/résidence équivalent(e) ou supérieur(e) sans frais supplémentaires ; ou
- placement dans un programme/résidence raisonnablement comparable sans frais supplémentaires (la LiA organisera/couvrira tout transfert interne supplémentaire causé uniquement par le changement) ; ou
- une note de crédit pour les services concernés, valable pendant douze (12) mois.
  - Si LiA n'est pas en mesure d'offrir l'un des recours susmentionnés, le client peut annuler les services concernés et se faire rembourser les frais payés pour ces services uniquement. Aucun remboursement ne sera effectué pour les services fournis ou pour les coûts indirects (y compris les vols, les visas, l'assurance ou d'autres pertes consécutives).
Nombre minimum. Si un centre ou un cours n'atteint pas le nombre minimum notifié par la LiA, cette dernière peut regrouper le groupe dans un autre centre LiA situé dans la même ville/région. Si le client refuse une alternative raisonnable, les conditions d'annulation standard s'appliquent.
Acceptation. À moins que le client ne soulève une objection raisonnable par écrit dans les cinq (5) jours ouvrables suivant l'avis de modification (ou, si cela se produit plus tôt, avant le début des services concernés), la modification est réputée acceptée. Un avis de modification ne nécessite pas de signature et fait partie des conditions de réservation.
Les jours fériés, les cours peuvent être dispensés un autre jour et/ou des activités éducatives équivalentes seront proposées. Cela ne sera pas considéré comme un changement important.
Responsabilité. La responsabilité globale de la LiA découlant d'un changement ou en rapport avec celui-ci est limitée aux frais payés pour les semaines ou les services concernés. La LiA n'est pas responsable des pertes indirectes ou consécutives, y compris les frais de voyage ou de visa.

Les exemples de programmes présentés dans les documents de marketing sont fournis à titre d'illustration et la LiA se réserve le droit d'en modifier les détails sans préavis.

POLITIQUE DE RETRAIT

La LiA définit l'abandon comme la fin d'un programme d'études après la date de début des cours, y compris les absences. Aucun remboursement ne sera accordé une fois que le programme d'études aura commencé.

DÉTAILS DU VOYAGE

Les détails du voyage, y compris les heures et dates d'arrivée et de départ, les numéros de vol et la compagnie aérienne, doivent être envoyés par écrit au moins 14 jours avant la date d'arrivée prévue.

Si le préavis n'est pas reçu, la LiA peut ne pas être en mesure d'assurer le transfert et ne sera pas tenue responsable des problèmes qui en résulteraient. Les frais de transfert de groupe s'appliquent au nombre total de passagers d'un groupe arrivant et partant ensemble sur le même vol.

Les prix des transferts ne peuvent être garantis que lorsque les détails du vol sont reçus par le fournisseur dans les 14 jours précédant la date de début des vacances d'études. Après cette date, les prix peuvent varier en fonction des disponibilités et des frais supplémentaires peuvent être appliqués.

Des frais d'arrivée tardive peuvent être appliqués aux transferts liés à des vols atterrissant après 22h00 ou partant avant 09h00.

1. Code de conduite et santé et sécurité

Les élèves doivent respecter les règles et le code de conduite de l'école. Tout manquement à ces règles peut entraîner la suspension de l'élève et, dans les cas extrêmes, son expulsion. Nous inscrivons les étudiants en supposant qu'ils sont en bonne santé. Toute condition préexistante et/ou régime alimentaire particulier doit nous être communiqué au préalable. En fonction de la nature de ces conditions, nous pouvons, à notre discrétion, demander des informations et des documents supplémentaires afin qu'une évaluation complète des risques puisse être effectuée pour garantir la sécurité des étudiants pendant le programme.

Lorsque le risque est jugé trop élevé pour que l'étudiant puisse participer au programme en toute sécurité, nous pouvons

refuser l'inscription de l'étudiant au programme
mettre en place une exonération de responsabilité entre nous et l'agence, indiquant que les exigences supplémentaires en matière de bien-être ne relèvent pas de notre responsabilité en matière de bien-être de l'élève

Les étudiants qui ont besoin de l'aide d'un soignant sont pris en compte dans les ratios habituels des chefs de groupe et des frais supplémentaires peuvent s'appliquer.

Le fait de ne pas divulguer toute condition médicale préexistante, y compris les médicaments prescrits dont les étudiants ont besoin, qui affecte la sécurité et le bien-être de l'étudiant et la capacité de notre personnel à assurer sa sécurité, peut entraîner le retrait de l'étudiant du programme et l'agence sera responsable de tous les coûts liés au retour de l'étudiant dans son pays d'origine.

Aucun remboursement n'est dû en cas d'expulsion ou de suspension d'un client d'un programme pour comportement irrégulier, antisocial ou perturbateur.

2. Pertes, dommages et assurances

Nous conseillons vivement à tous les clients de s'assurer ou d'être assurés contre les risques habituels liés aux voyages à l'étranger, tels que les accidents personnels, les blessures ou les maladies (frais médicaux et d'hospitalisation), les annulations, les retards, la perte de bagages ou de biens, etc.

Une assurance voyage peut être souscrite auprès de Malvern International PLC moyennant des frais supplémentaires - l'équipe chargée des admissions peut vous aider à souscrire cette assurance si vous en avez besoin. Malvern International PLC n'est pas un courtier d'assurance et la couverture d'assurance sera assurée par notre fournisseur tiers (GuardMe Insurance - souscrit par White Horse Insurance UK Limited).

Les étudiants qui s'inscrivent à des programmes de langues en action à titre individuel doivent fournir une preuve d'assurance voyage couvrant la durée de leur voyage au plus tard quatorze (14) jours avant leur arrivée au Royaume-Uni.

Nous n'acceptons aucune responsabilité en cas de perte ou de détérioration des biens des étudiants.

Bien que nous fassions tout notre possible pour que les biens des étudiants soient en sécurité à tout moment et récupérés avant le départ, nous n'acceptons aucune responsabilité pour toute perte ou dépense due à des changements dans les transports publics, à la météo, à une quarantaine, à une maladie, à une grève ou à toute autre cause indépendante de la volonté de l'école.

3. Jours fériés

Lorsque les jours fériés tombent un jour de semaine, l'école n'organise pas de cours. L'école ne rattrapera pas les cours manqués en raison des jours fériés. Les installations du campus seront ouvertes ces jours-là à des heures réduites.

Jours fériés pour cette année

Jour de l'an Vendredi saint Lundi de Pâques

Début mai Congé bancaire Congé bancaire de printemps Boxing Day

Jour férié de Noël

4. Admission des étudiants et consentement parental

L'Agence doit fournir à la LiA l'ensemble des informations relatives à l'étudiant nécessaires à l'inscription et à la protection, ainsi que le consentement parental signé pour chaque participant, au plus tard trente (30) jours avant la date de début du programme (et dans les délais de mise à jour notifiés ultérieurement par la LiA).

Si l'agence utilise son propre système d'admission, elle ne peut le faire que s'il saisit tous les champs requis par la LiA, permet l'exportation vers le modèle de la LiA et le transfert sécurisé vers la LiA, et fournit les données et les consentements dans les mêmes délais. La LiA peut vérifier que les échantillons sont complets.

Le fait de ne pas fournir les données ou les consentements requis dans les délais impartis peut entraîner la suspension de l'inscription et/ou la libération des lits réservés ; les frais correspondants restent dus conformément aux conditions de paiement et d'annulation. L'Agence garantit qu'un consentement parental ou tutélaire valide a été obtenu et que le partage des données avec la LiA et ses fournisseurs est conforme au GDPR britannique ; des preuves doivent être fournies sur demande.

5. Chefs de groupe

Tous les groupes doivent être accompagnés d'au moins un chef de groupe. Si aucun chef de groupe n'est inscrit, les étudiants seront inscrits en tant qu'étudiants individuels et des frais supplémentaires s'appliqueront (voir la liste des prix).

Pour les grands groupes, nous fournirons gratuitement une place de responsable de groupe pour 15 étudiants.

Les animateurs supplémentaires sont facturés 575 £ NET par animateur et par semaine, dans la limite d'un animateur pour 7 élèves dans le groupe.

Pour les chefs de groupe supplémentaires dépassant ce ratio, 75% du prix NET pour grand groupe par semaine pour le forfait (de luxe ou essentiel) au centre sera facturé.

Par exemple, le prix net du forfait de luxe pour grands groupes de l'UEL Docklands est de 900 livres sterling par semaine - le coût supplémentaire de l'animateur au-dessus du ratio est de 675 livres sterling (75% du prix du forfait).

Tous les chefs de groupe doivent respecter le code de conduite des chefs de groupe.

Tous les animateurs doivent être présents sur place chaque jour. Les étudiants et les animateurs doivent fournir au personnel un numéro de téléphone portable sur lequel ils peuvent être contactés pendant le séjour. Bien que nous fassions de notre mieux pour fournir aux animateurs des chambres individuelles et des salles de bain privées, nous ne pouvons pas garantir qu'elles seront toujours disponibles.

Tous les chefs de groupe sont tenus de fournir un certificat de leur pays de résidence comme preuve de leur aptitude à travailler avec des étudiants de moins de 18 ans. Ce certificat doit avoir l'équivalence d'un contrôle renforcé du Disclosure and Barring Service (DBS) au Royaume-Uni, conformément aux directives du ministère de l'Intérieur britannique. La liste des certificats équivalents acceptés par pays est disponible ici.

Pays A - F https://www.gov.uk/government/publications/criminal-records-checks-for-overseas-applicants/countries-a-to-f-applying-for-a-criminal-records-check-for-someone-from-overseas

Pays G - P https://www.gov.uk/government/publications/criminal-records-checks-for-overseas-applicants/countries-g-to-p-applying-for-a-criminal-records-check-for-someone-from-overseas

Pays Q - Z - https://www.gov.uk/government/publications/criminal-records-checks-for-overseas-applicants/countries-q-z

Une copie scannée du certificat de bonne conduite de chaque responsable de groupe (équivalent à un DBS renforcé) doit être envoyée au service des admissions au plus tard 14 jours avant l'arrivée. L'Agence signe le formulaire de confirmation du chef de groupe pour confirmer que les originaux ont été vus.

Si l'un des documents requis pour le chef de groupe est manquant ou incomplet après la date limite indiquée (14 jours avant l'arrivée), la LiA peut suspendre la participation de ce chef et/ou restreindre l'accès à l'hébergement et aux activités jusqu'à ce qu'elle reçoive des documents satisfaisants. Les remplacements de dernière minute ne sont acceptés que si la documentation complète est reçue au moins soixante-douze (72) heures avant l'arrivée. Lorsque les ratios minimaux ne peuvent être respectés en raison d'une documentation tardive ou incomplète, la LiA peut libérer des lits réservés ou inscrire des étudiants à titre individuel ; les frais correspondants restent dus conformément aux conditions de paiement et d'annulation. Des frais administratifs peuvent être appliqués en cas de traitement tardif.

6. Sauvegarde

Les agents doivent remplir et signer le "LiA Group Leader confirmation form", une déclaration selon laquelle ils ont lu les documents originaux de contrôle de police concernant chaque membre de leur personnel (y compris les enseignants accompagnateurs) et qu'ils sont aptes à accompagner un groupe de mineurs.

Les agents doivent également déclarer qu'ils ont lu et compris la politique de sauvegarde et de protection de l'enfance et qu'ils acceptent que le chef de groupe agisse conformément à cette politique et respecte les lignes directrices.

Le formulaire doit être complété par le conseiller pédagogique au nom de chaque membre du personnel et renvoyé au personnel de la LiA.

8. Demandes spéciales

Il incombe au groupe d'informer l'école de toute demande spéciale, telle qu'un régime alimentaire particulier, des allergies ou des excursions spécifiques, bien avant la date de début des cours. Nous ferons toujours de notre mieux pour répondre aux demandes spéciales, mais cela dépend de la disponibilité et ne peut être garanti.

9. Matériel publicitaire

Language in Action peut prendre des photos des étudiants ou enregistrer leurs commentaires. En acceptant ces conditions générales, vous donnez votre accord pour que ces images et témoignages soient utilisés dans notre publicité. Si vous ne souhaitez pas que nous le fassions, veuillez nous en informer par écrit avant le début des cours.

10. Force Majeure

Aucun remboursement n'est prévu en cas d'annulation ou d'incapacité à fournir des services en raison de facteurs indépendants de notre volonté, par exemple une guerre, une émeute, une pandémie mondiale, des annulations de compagnies aériennes ou tout autre "cas de force majeure".

11. Politiques et procédures

Tous les clients doivent adhérer à nos politiques et procédures.

Une liste complète peut être consultée sur notre site web à l'adresse suivante lien suivant.

12. Conditions générales

Les conditions ci-dessus s'appliquent aux agents représentant les étudiants, sauf si des variations sont expressément convenues entre l'agent et Language in Action/Malvern International PLC. Les conditions générales actuelles remplacent toutes les conditions générales précédentes qui étaient applicables au moment de la réservation de l'étudiant. Les conditions générales les plus récentes peuvent être consultées sur notre site Internet à la page des politiques à l'adresse suivante lien suivant.

POLITIQUE DES REPAS À L'ARRIVÉE ET AU DÉPART

Arrivée

Enregistrement : Les chambres sont garanties disponibles à partir de 16h30 le jour de l'arrivée. Si des chambres se libèrent plus tôt, nous nous efforcerons, dans la mesure du possible, de procéder à un enregistrement anticipé.

Déjeuner : inclus si l'heure d'atterrissage prévue au Royaume-Uni n'est pas postérieure à 12h00 (midi), sous réserve des horaires de service du lieu.

Dîner : toujours inclus. Si la cantine est fermée à l'arrivée, la LiA fournira un panier repas ou une alternative appropriée, sous réserve de disponibilité.

Départ

Départ : Tous les étudiants doivent quitter leur chambre avant 9 heures le jour de leur départ.

Petit-déjeuner : toujours inclus (emballé si le départ a lieu avant le début du service de petit-déjeuner).

Déjeuner : inclus si le départ du vol est prévu après 12h00 (midi) et que le groupe reste sur place pendant le service de déjeuner. Pour les départs plus tôt, le déjeuner ne peut pas être fourni et aucun crédit ne s'applique.

Extras

Tout repas demandé en dehors de ces conditions peut être organisé sous réserve de disponibilité et sera facturé au tarif normal.

Modifications des horaires de vol

En cas de modification des horaires de vol ayant une incidence sur le plan de repas, veuillez en informer la LiA au moins 48 heures avant l'arrivée/le départ. Les changements notifiés plus tard sont soumis à disponibilité et des frais supplémentaires peuvent s'appliquer.