Integrazione sulla protezione dei dati per studenti LiA

Integrazione sulla protezione dei dati per studenti LiA

1. Scopo e Ambito

Il presente supplemento applica la Politica sulla protezione dei dati Malvern International del GDPR al programma “Language in Action” (LiA) riservato ai minori di 18 anni. Esso tratta le categorie di dati specifiche relative al lavoro con i minori, chi esercita i diritti relativi ai dati per conto degli studenti e le interazioni tra la normativa sulla protezione dei dati e la tutela dei minori. Si applica a tutto il personale, ai collaboratori esterni e ai partner di agenzia di LiA e deve essere letto congiuntamente alla politica del Gruppo. Il Responsabile della protezione dei dati (gdpr@malvernplc.com) rimane il referente per tutte le richieste, i reclami e le violazioni.

2. Dati di Categorie Speciali che Elaboriamo

Nel fornire programmi per i minori di 18 anni, LiA elabora regolarmente categorie speciali di dati ai sensi dell'articolo 9 del UK GDPR, tra cui: dati sanitari (allergie, condizioni mediche, farmaci prescritti, registri di primo soccorso e incidenti medici), esigenze dietetiche che possono rivelare credenze religiose, registri di salvaguardia e benessere, e immagini degli studenti.

Questi dati vengono elaborati in condizioni di notevole interesse pubblico — salvaguardia dei minori e delle persone a rischio (Data Protection Act 2018, Schedule 1, Part 2) — e, in caso di emergenza, per proteggere gli interessi vitali di uno studente. Le informazioni sanitarie raccolte prima dell'arrivo tramite il processo di iscrizione vengono condivise solo con il personale che ne ha bisogno per garantire la sicurezza.

3. Diritti dei dati degli studenti minorenni

Gli studenti non perdono i diritti sui propri dati per il fatto di essere minori, né i genitori li acquisiscono automaticamente. Qualsiasi richiesta relativa ai dati di uno studente — da parte dello studente, di un genitore o tutore, o di un agente — deve essere immediatamente inoltrata al Responsabile della protezione dei dati, che verificherà l'identità e l'autorità del richiedente prima di rispondere. In generale, i genitori o tutori esercitano i diritti per conto dei figli minori, mentre gli studenti più grandi e di sufficiente maturità possono esercitare i propri diritti; il DPO valuta questo caso per caso. Le richieste vengono evase entro un mese, come richiesto dalla legge.

4. Condivisione di informazioni per la salvaguardia

La legge sulla protezione dei dati non impedisce la condivisione di informazioni ai fini della tutela dei minori. Il timore di violare il UK GDPR non deve mai ostacolare la segnalazione o l'escalation di una preoccupazione in materia di tutela, in linea con il Keeping Children Safe in Education (KCSIE) 2025.

Le divulgazioni di protezione — alla catena DSL, al Local Authority Designated Officer (LADO), alla polizia, ai servizi statutari o ai genitori e tutori di uno studente — seguono la Politica di Gruppo in materia di Safeguarding e Prevent e l'Addendum Operativo di Implementazione Safeguarding & Prevent di LiA e non richiedono il consenso dell'interessato. Tali divulgazioni vengono effettuate su base "need-to-know" (necessità di sapere) e documentate in linea con l'Addendum.

5. Regole pratiche di manipolazione

• Accesso su base di necessità di sapere: i dati personali degli studenti sono disponibili solo al personale che ne necessita per il proprio ruolo, in linea con il principio del privilegio minimo del Gruppo.
• Le immagini e le testimonianze degli studenti vengono utilizzate per scopi promozionali solo sulla base del consenso dei genitori raccolto prima dell'arrivo; qualsiasi revoca del consenso viene attuata senza indugio.
• I registri di salvaguardia e benessere sono conservati per un minimo di sette anni, o fino al compimento dei 25 anni da parte dello studente, a seconda di quale delle due scadenze sia successiva; altri registri degli studenti seguono il piano di conservazione del Gruppo.
• I dati degli studenti non devono mai essere archiviati su dispositivi personali o condivisi tramite account o canali personali.
• Qualsiasi violazione sospetta riguardante i dati degli studenti viene segnalata immediatamente a gdpr@malvernplc.com e, qualora la protezione dei minori possa essere compromessa, contestualmente al LiA DSL.

6. Documenti correlati

• Malvern International Informativa sulla protezione dei dati ai sensi del GDPR
• Politica di salvaguardia e prevenzione del Gruppo e Addendum all'attuazione operativa di salvaguardia e prevenzione di LiA
• Informativa sulla privacy (sito web)
• Politica e procedura di reclamo degli studenti (Richieste di accesso ai dati, Sezione 4)
• Politica e procedura di sicurezza elettronica e cyberbullismo (informazioni personali online)