GDPR Politica di protezione dei dati

In sintesi

• Malvern International, compreso Language in Action, si impegna a rispettare la normativa in materia di protezione dei dati e a trattare i dati personali in conformità con i principi di protezione dei dati.
• Il Responsabile della Protezione dei Dati è responsabile del monitoraggio della conformità e può essere contattato all'indirizzo gdpr@malvernplc.com.
• Tutto il personale, gli appaltatori e i fornitori devono gestire i dati personali in modo appropriato e proteggere le proprie credenziali.
• Malvern International opera secondo il principio del “privilegio minimo” e il personale deve accedere solo ai dati pertinenti al proprio ruolo.
• Gli interessati hanno diritti riguardo ai propri dati personali, incluse le richieste di accesso gestite dal Responsabile della protezione dei dati.

Scopo

Malvern International si impegna a condurre la propria attività in conformità con tutte le leggi e le normative vigenti in materia di protezione dei dati e in linea con i più elevati standard di condotta etica.

Questa policy definisce i comportamenti e gli standard attesi da dipendenti e terze parti in relazione alla raccolta, all'uso, alla conservazione, al trasferimento, alla divulgazione e alla distruzione dei dati personali.

Ambito della Politica

La presente politica si applica a tutte le entità Malvern e International in cui vengono trattati i dati personali di un interessato e riguarda sia i registri elettronici che quelli manuali strutturati.

Applicazione delle politiche

Il Team di Leadership deve garantire che tutti i dipendenti e le terze parti che trattano dati personali rispettino questa policy. Saranno richieste garanzie appropriate prima di concedere a terze parti l'accesso ai dati personali.

Principi di protezione dei dati

Legalità, Correttezza e Trasparenza

I dati personali devono essere trattati in modo lecito, corretto e trasparente, con registrazioni chiare delle attività di trattamento mantenute dal Responsabile della protezione dei dati.

Limitazione dello scopo

I dati personali sono raccolti solo per finalità determinate, esplicite e legittime e non devono essere trattati in modo incompatibile con tali finalità.

Minimizzazione dei dati

Saranno raccolti e conservati solo i dati necessari per lo scopo dichiarato.

Precisione

I dati personali devono essere mantenuti accurati e aggiornati.

Limitazione di archiviazione

I dati devono essere conservati solo per il tempo necessario e in conformità con i calendari di conservazione.

Integrità e Riservatezza

• Non condividere password o credenziali.
• Non caricare o inoltrare dati aziendali a terzi non autorizzati.
• Non disabilitare i controlli di sicurezza o i sistemi antivirus.

Responsabilità

Malvern International e il suo personale hanno la responsabilità di dimostrare la conformità alla normativa in materia di protezione dei dati.

Responsabilità del personale aziendale

• Accedi solo ai dati personali necessari per i doveri autorizzati.
• Mantenere i dati personali sicuri e riservati.
• Utilizza password forti e blocca i dispositivi quando non sono sorvegliati.
• Non memorizzare dati aziendali su dispositivi personali.
• Smaltire i dati personali in modo sicuro quando non sono più necessari.

Raccolta dati

I dati personali devono essere raccolti normalmente direttamente dall'interessato, a meno che non sussista un'eccezione legittima. Gli interessati devono ricevere informazioni adeguate sulla privacy in linea con i requisiti legali.

Marketing digitale

Le comunicazioni promozionali devono essere conformi alla normativa sulla protezione dei dati. Gli individui devono sempre avere il diritto di opporsi alle attività di direct marketing.

Conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati solo per il tempo necessario a soddisfare i requisiti legali, contrattuali e commerciali.

Sicurezza e Riservatezza

• Impedire accessi non autorizzati ai sistemi.
• Riservato al personale autorizzato.
• Registra i log di accesso.
• Proteggere i dati durante la trasmissione elettronica.
• Fornire formazione obbligatoria al personale.

Diritti e Richieste dell'Interessato

Gli interessati possono richiedere:

• Accesso alle loro informazioni.
• Rettifica di dati inesatti.
• Cancellazione dei dati ove appropriato.
• Restrizione del trattamento.
• Portabilità dei dati.
• Opposizione al trattamento o ai processi decisionali automatizzati.

Le richieste devono essere trasmesse immediatamente al Responsabile della Protezione dei Dati.

Richieste e Divulgazioni delle Forze dell'Ordine

I dati personali possono essere divulgati senza consenso quando richiesto per la prevenzione di reati, obblighi legali, questioni fiscali o ordini del tribunale.

Formazione sulla protezione dei dati

Tutto il personale con accesso a dati personali deve completare la formazione obbligatoria sulla protezione dei dati come parte dell'induzione e dei requisiti di conformità continuativi.

Trasferimenti tra siti e terze parti

I trasferimenti di dati devono avvenire esclusivamente tramite canali autorizzati e essere supportati da accordi e garanzie appropriate.

Gestione dei reclami

I reclami relativi al trattamento dei dati personali devono essere indirizzati a gdpr@malvernplc.com.

Segnalazione delle violazioni

Qualsiasi sospetta violazione dei dati personali deve essere segnalata immediatamente a gdpr@malvernplc.com in modo da poter implementare le appropriate misure di indagine e risposta.

Approvazione della politica