A. En excursion
Le responsable d'activité doit s'assurer que les étudiants et les chefs de groupe de l'agence connaissent parfaitement l'itinéraire - dans de nombreux cas, les chefs de groupe de l'agence et les étudiants individuels recevront un dépliant contenant ces détails. Les étudiants doivent savoir où se trouve le point de rencontre et ce qu'ils doivent faire s'ils sont séparés du groupe.
S'ils se perdent lors d'un voyage, les élèves doivent être invités à.. :
Appeler le responsable du groupe de leur agence (ou leurs amis)
Se rendre au point de rencontre et attendre le groupe
Appeler le numéro d'urgence de la LiA
Trouvez un policier et montrez une pièce d'identité en tant qu'étudiant de Language in Action (sur la carte d'identité Lanyard).
Les responsables d'activités et les responsables de groupes d'agences doivent procéder à des comptages réguliers, en particulier aux points d'arrivée et de départ, ainsi que lors de la séparation et de la reformation des groupes.
Si un élève se perd, le responsable de l'activité doit immédiatement téléphoner à la direction du centre qui prendra les mesures nécessaires. Le responsable d'activité doit continuer à essayer de contacter l'étudiant sur son téléphone portable. Si l'étudiant fait partie d'un groupe, le responsable d'activité doit contacter le responsable du groupe de l'agence, l'informer du problème et s'assurer que le responsable du groupe de l'agence aide à localiser l'étudiant.
Si le groupe doit partir vers la fin de la journée, le responsable du groupe de l'agence de l'élève et/ou un responsable d'activité doit rester au point de rencontre pour localiser l'élève. Le reste du groupe doit partir avec les autres animateurs.
(Gardez à l'esprit les ratios d'encadrement entre le personnel et les élèves. Demandez à un autre membre du personnel de rejoindre le groupe si nécessaire).
Il n'est pas courant de manquer des élèves en excursion, mais cela peut arriver. Cependant, il est encore plus rare que nous ne les retrouvions pas rapidement, en particulier maintenant que les téléphones portables sont d'usage courant.
Autres actions
Le responsable du centre ou le responsable de l'aide sociale continuera à essayer d'appeler l'élève sur son téléphone portable.
Si l'élève n'a pas été localisé une heure après l'heure de rendez-vous convenue, l'école contactera les parents/tuteurs pour les informer de la disparition de l'enfant.
Si l'élève n'a pas été localisé dans un délai de deux heures pendant la journée, ou d'une heure et demie pendant la soirée ou la nuit après l'heure de la réunion, l'école contactera la police locale pour obtenir de l'aide.
B. Sur place
Classes
Si les élèves de moins de 18 ans ne se présentent pas en classe pour l'inscription, les enseignants doivent en informer immédiatement le DoS/le personnel de gestion du centre.
Dès que le personnel de gestion du Centre découvre qu'un étudiant est absent, il essaiera de contacter l'étudiant (ou le chef de groupe de l'agence si l'étudiant fait partie d'un groupe) par téléphone portable. Il contactera également le personnel des locaux où l'étudiant est hébergé.
Actions ultérieures
Si, au bout d'une heure, l'élève n'a toujours pas été localisé, le parent/tuteur sera contacté et informé. Si l'élève n'a pas été retrouvé dans les 3 heures, l'école contactera la police pour l'informer de la situation, mais s'il y a de réelles raisons de s'inquiéter, n'attendez pas trop longtemps pour l'informer. La police donnera des conseils sur les mesures à prendre.
C. Séjour en résidence ou à domicile
Les étudiants de moins de 18 ans sont soumis à un couvre-feu. Il s'agit de
Le couvre-feu pour les moins de 18 ans est fixé à 23 heures le vendredi et le samedi et à 22 h 30 les autres jours de la semaine. Les moins de 16 ans doivent rester dans leur famille d'accueil ou leur résidence une fois qu'ils sont rentrés le soir, sauf s'ils sont accompagnés par un chef de groupe.
Si les étudiants ne reviennent pas après les activités de l'après-midi ou du soir, ou s'ils ne reviennent pas à temps pour le couvre-feu, les responsables d'activités en informent le directeur du centre (dans le cas d'un séjour en famille d'accueil, il a été conseillé aux hôtes de contacter le numéro de téléphone d'urgence de la LiA).
Le personnel de la direction du centre essaiera alors de contacter l'étudiant (ou le chef de groupe de l'agence s'il fait partie d'un groupe) par téléphone.
S'ils ne parviennent pas à localiser l'élève dans un délai d'une heure, ils contacteront les parents ou le tuteur.
Si l'élève ne peut être localisé dans un délai de 1h30 après avoir manqué les activités de l'après-midi ou du soir ou le couvre-feu, l'école contactera la police.
Cette politique figure à la fois dans le manuel du personnel et dans le manuel de l'enseignant. Elle est expliquée à tous les membres du personnel (académique et opérationnel) lors de leur initiation. Cette procédure est également expliquée à tous les étudiants.